1 KALAJOEN KAUPUNKI Dnro: 174/02.08.00/2015 Päiväys: 22.6.2015 TARJOUSPYYNTÖ TARJOUSPYYNTÖ KALAJOEN KAUPUNGIN VERKKOSIVUJEN TOTEUTTAMISESTA Kalajoen kaupunki uudistaa kunnan verkkosivut. Kunta pyytää nyt tarjouksia verkkosivujensa www.kalajoki.fi suunnittelusta, toteutuksesta ja ylläpidosta. HANKINTAYKSIKKÖ Kalajoen kaupunki Hallintopalvelut Kalajoentie 5 85100 Kalajoki Yhteyshenkilöt: Tiina Koivuranta Puh. 044 4691 360 tiina.koivuranta@kalajoki.fi Minna Saarela Puh. 044 4691 203 minna.saarela@kalajoki.fi HANKINTAMENETTELY Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joten hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä Hankintailmoitus on julkaistu 22.6.2015 Hilma-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu Kalajoen kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.kalajoki.fi. Hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat: a) Tarjousten avaaminen b) Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen c) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen d) Tarjousten vertailu e) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen f) Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamalla.
2 HANKINNAN TAUSTAA JA TAVOITTEET Kalajoen kaupunki sijaitsee Pohjois-Pohjanmaalla, Perämeren rannalla, Valtatie 8 varrella. Kaupungissa asui vuonna 2014 12 632 asukasta. Kalajoen kaupungin verkkopalvelu toimii keskeisenä kunnan tiedonvälityskanavana. Verkkopalvelun kautta tarjotaan ajankohtaista ja oikeaa tietoa kuntalaisille, muille sidosryhmille ja kunnasta kiinnostuneille. Tiedonvälityksen lisäksi verkkopalvelu toimii asiointi- ja vuorovaikutuskanavana. Verkkoviestinnällä vaikutetaan myös kaupungin imagoon ja houkuttelevuuteen. Verkkopalvelun uudistuksen tavoitteena on tammikuuhun 2016 mennessä luoda uusi verkkosivusto, joka sisällöltään, käytettävyydeltään ja ulkoasultaan palvelee kuntalaisia ja kaikkia muita kunnan sidosryhmiä. HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 1. Verkkosivujen suunnittelu, toteutus ja ylläpito (hosting) - Toimittaja suunnittelee yhteistyössä Kalajoen kaupungin kanssa uudet verkkosivut alusta alkaen, niin että ne muodostavat toiminnallisen kokonaisuuden, joka on Kalajoen kaupungin käyttäjien hallinnoitavissa. - Toimittaja vastaa verkkosivujen ylläpidosta ja voi tarjota käyttäjätukea. - Toimittaja tarjoaa avoimeen lähdekoodiin perustuvan julkaisualustan. - Verkkosivujen pakolliset tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet esitellään vaatimusmäärittelyssä, liite 1. - Toimittajalla tulee olla valmius ylläpitää julkaistua verkkosivustoa sopimuskauden ajan. - Kalajoen kaupunki aikoo julkaista uudet verkkosivut 31.1.2016 mennessä. Tarjoaja esittelee hankesuunnitelman ja tavoitteiden toteutusaikataulun. 2. Verkkosivujen visuaalinen ilme - Toimittaja suunnittelee verkkosivujen visuaalisen ilmeen. Toimittaja vastaa siitä, että visuaalinen ilme pohjautuu Kalajoen kaupungin graafiseen ohjeistukseen, liite 2. 3. Sisällöntuottajien verkkopäivityskoulutus - Toimittaja järjestää Kalajoen kaupungin sisällöntuottajille verkkosivujen käyttö- ja perehdytyskoulutuksen tilaajan hyväksymänä ajankohtana joko sähköisesti tai paikanpäällä Kalajoella. Kalajoen kaupunki vastaa verkkosivujen kaikesta teksti- ja kuvamateriaalista. OPTIOHANKINTA: Lisäksi pyydämme tarjoustanne seuraavista mahdollisesti hankittavista verkkosivutoiminnallisuuksista. 1. Uutiskirjetyökalu 2. Kysymyspalsta
3 PROJEKTIN VASTUUT 1. Sisältörakenteen suunnittelu: tilaajalta raamit / alustava sisältörakenne, jonka pohjalta toimittaja ja tilaaja yhdessä tekevät lopullisen rakenteen. 2. Sivuston konsepti- ja rautalankasuunnittelu: toimittajalta, tilaaja kommentoi ja hyväksyy. 3. Sivuston ulkoasun suunnittelu: toimittajalta, tilaaja kommentoi ja hyväksyy. 4. Sivuston tekninen toteutus: toimittaja vastaa, ohjaa ja seuraa. 5. Sisällöntuotanto ja sisällönsyöttö: tilaajalta. 6. Testaus ja julkaisu hyväksynnän jälkeen: tilaaja, toimittaja ja mahdollinen alihankkija. TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjoukseen on sisällyttävä: 1. Tarjouksessa tulee kuvata verkkopalvelun tekninen toteutussuunnitelma ja projektisuunnitelma. 2. Tarjoajan tulee ilmoittaa, monenko sivupohjan suunnittelu sisältyy tarjoukseen ja luetella ehdotetut sivupohjat. Tarjouksen tulee sisältää tarvittavien sivupohjien lisäksi viisi ylimääräistä sivupohjaa. 3. Aikataulutus: - Esitys aikataulusta. Tavoitteena on julkaista verkkosivut 31.1.2016. Uusien verkkosivujen rakenteen tulee olla käyttövalmis sisällönsyöttämistä varten viimeistään 12.11.2015. 4. Työn organisoinnin kuvaus - työmenetelmän kuvaus - hankkeeseen osallistuvien henkilöiden lukumäärä - hankkeessa työskentelevien henkilöiden tiedot (hankevastaava, muu henkilöstö, asiantuntijat, mahdolliset alikonsultit), ammatilliset ansiot sekä yksilöllinen ja erityinen osaaminen ja pätevyys, työkokemus ja kokemus vastaavista tehtävistä - muutoksenhallinnan kuvaus 5. Organisaation lyhyt kuvaus 6. Tarjoukseen on sisällyttävä selvitys alihankkijoiden käytöstä sekä kuvattava alihankkijoiden hallinta. 7. Vähintään kolme nyt kilpailutettavan hankkeen kannalta relevanttia referenssikohdetta vastaavista verkkosivuhankkeista. Referenssien tulee olla viimeisen kolmen vuoden sisällä tehdyistä projekteista. 8. Verkkosivujen ylläpidon malli ja käyttäjätuen kuvaus - henkilöstöresurssit, varmistusmallit, vastausajat 9. Yhteystiedot, mihin sähköpostiosoitteeseen tieto hankintapäätöksestä lähetetään. 10. Tarjouksen kokonaishinta (euroa netto, alv 0 %) tuotteen suunnittelusta, toteutuksesta ja julkaisemisesta, sekä kuukausihinnat ylläpidosta, käyttäjätuesta ja käytettävyydestä sopimusajalta. - Kokonaishinnan lisäksi tarjouksessa on esitettävä ylläpidon, käyttäjätuen ja mahdollisten lisätyötuntien ja lisäsivupohjien yksikköhinnat. - Optiot tulee hinnoitella erikseen. - Erillisiä laskutus-, matkakorvaus-, tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä.
4 - Hankkeeseen mahdollisesti liittyvien lisätoimintojen/moduulien kustannukset on ilmoitettava erillisessä hinnastossa. Lisätoiminnot on hyväksytettävä etukäteen kunnalla ennen toteuttamista tai tilaamista alihankkijoilta. Tarjous on tehtävä koko hankinnasta. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. VALINTAPERUSTEET JA ARVIOINTIKRITEERIT Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Kunta ei korvaa kuluja, joita tarjouksen laatimisesta mahdollisesti aiheutuu. Tarjousten valintaperusteena on hinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavasti: Laatu 70 % Hinta 30 % Kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa tarjoukset pisteytetään seuraavasti: 1 % = 1 piste. Laadun arvioinnin valintaperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. 15 % Tekninen toteutussuunnitelma - 5 % suorituskyky - 5 % modulaarisuus - 5 % semanttisuus 2. 10 % Projektisuunnitelma 3. 10 % Osaaminen ja kokemus 4. 5 % Sisällönhallintajärjestelmä 5. 10 % Palvelun ominaisuudet 6. 10 % Projektinhallinnan laatu 7. 5 % Tietoturva 8. 5 % Aikataulu Arviointi tehdään liitteenä olevan arviointitaulukon mukaisesti. (Liite 4) Kriteerit 1. Toteutussuunnitelma - Suorituskyky: miten huolehditaan? Backend (datan käsittely, välimuistitus ulkoisille kyselyille) Frontend (kävijälle välittyvä sivun koko, optimointi jne.) - Modulaarisuus: Backend: Design patterni jolla PHP on koodattu: tulee olla module patternin mukainen, jotta laajennettavuus, muokattavuus ja luku on selkeää ja ymmärrettävissä kenen tahansa osaavan koodarin puolesta. Frontend: uudelleen käytettävät html elementit, tyylit sekä JavaScriptit - Semanttisuus HTML5 spesifikaation mukainen merkkaus Esteettömyys wai-aria rooleilla
5 Hakukoneystävällisyys hierarkkisella merkkauksella, wai-aria rooleilla, micro-data tiedoilla sekä optimoinneilla kuviin jne. 2. Projektisuunnitelma 3. Osaaminen ja kokemus - Toimittajan kokemus vastaavista projekteista, projektiin osallistuvien henkilöiden kokemus ja osaaminen, referenssit 4. Sisällönhallintajärjestelmä - Käyttäjäystävällisyys; tietojen päivittäminen ilman ohjelmointitaitoja 5. Palvelun ominaisuudet - Vaatimusmäärittelyssä kuvattujen ominaisuuksien toteutuksen arviointi 6. Projektinhallinnan laatu - Tarjoajan toteutusprosessin kuvaus, työmenetelmät - Projektiviestintä / mukana olevien tahojen sitouttaminen - Käytettävät projektinhallinnan järjestelmät 7. Tietoturva - Miten toimittaja on ottanut huomioon vaatimusmäärittelyssä esitetyt tietoturvavaatimukset. 8. Aikataulu - Miten hyvin toimittaja pystyy vastaamaan tarjouksessa ehdotettuun aikatauluun. Halvin ilmoitettu hinta saa 30 pistettä. Muiden tarjousten pisteet lasketaan kaavalla halvin tarjottu hinta / vertailtava tarjous x 30 pistettä. TARJOAJAN KELPOISUUS Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan Y-tunnus sekä hänen tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen, lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan on esitettävä tarjouksen yhteydessä seuraavat asiakirjat: verovelkatodistus ja todistus lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisesta. Todistukset eivät saa olla kolme kuukautta vanhempia. TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. LASKUTUS Maksu suoritetaan erissä seuraavasti: - 20 % maksetaan hankesopimuksen allekirjoittamisen jälkeen - 30 % maksetaan, kun rakenne on valmis ja sivuille päästään syöttämään sisältöä - 30 % kun sivusto on julkaistu - 20 % kun projektin päätöskokous on pidetty Maksuaika on vähintään 21 päivää. Viivästyskorko korkolain mukaisesti.
6 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksestä ilmoitetaan sähköisesti. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mihin sähköpostiosoitteeseen tieto hankintapäätöksestä lähetetään. ALIHANKINTA Alihankintakumppanit ja sovitut vastuusuhteet on ilmoitettava tarjouksessa tai sen liitteissä. Toimittaja vastaa alihankkijan töistä kuin omistaan. HYLKÄÄMISPERUSTEET Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhässä. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen, lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on kolme vuotta ja se alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksesta. Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella (2) optiovuodella. Sopimusta on mahdollisuus jatkaa varsinaisen sopimuskauden päättymisen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana, mikäli molemmat osapuolet yhteisesti näin sopivat. Neuvottelu sopimuksen mahdollisesta jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana käydään viimeistään sopimuskauden viimeisenä vuotena. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos palvelun laatu ei vastaa sopimuksessa vaadittua tasoa eikä palveluntuottaja huomautuksen jälkeenkään korjaa tilannetta. SOPIMUS Sopimus syntyy, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnassa noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1) hankintasopimus 2) tarjous mahdollisine liitteineen 3) tarjouspyyntö liitteineen 4) Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) 5) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA SALASSAPITO Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjous on laadittava siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksia on tarjoukseen sisällytettävä, tulee liike-
7 ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä tai ne tulee olla selkeästi merkitty. Tarjouksen hinta tai yksikköhinnat eivät ole liike- tai ammattisalaisuuksia. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Kirjalliset tarjoukset toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo@kalajoki.fi Tarjouksen liitteineen tulee olla perillä viimeistään 19.8.2015 klo 15.00 mennessä. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. Tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei huomioida. TIEDUSTELUT Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 16.8.2015 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@kalajoki.fi. Sähköpostin otsikkona tulee olla Kalajoen verkkosivuston tarjoukseen liittyvät tiedustelut. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan Kalajoen kaupungin verkkosivuilla osoitteessa www.kalajoki.fi/ajankohtaista/kalajoen-verkkosivujen-kilpailutus. Kysymyksiin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian. Puhelintiedusteluihin ei vastata. LIITTEET Liite 1 Kalajoen kaupungin verkkosivujen vaatimusmäärittely Liite 2 Kalajoen kaupungin graafinen ohjeistus Liite 3 Kalajoen kaupungin strategia Liite 4 Kalajoen verkkosivujen tarjousten arviointitaulukko