Tarjouspyyntö 1 (5) TARJOUSPYYNTÖ KUNNAN VERKKOSIVUISTA www.korsholm.fi/www.mustasaari.fi Mustasaaren kunta uudistaa kunnan verkkosivut sekä henkilökunnalle tarkoitetun intranetin ja luottamushenkilöille tarkoitetun extranetin. Kunta pyytää nyt tarjouksia verkkosivujensa www.korsholm.fi ja www.mustasaari.fi ja niihin liittyvien intranetin ja extranetin suunnittelusta, toteutuksesta ja ylläpidosta. Hankintayksikkö Mustasaaren kunta Konsernihallinto Keskustie 4, 65610 Mustasaari Yhteyshenkilöt: Elinkeinosihteeri Matias Båsk, puh. 06 327 7121, 050 518 1154, sähköposti matias.bask(at)mustasaari.fi Tekniseen toteutukseen liittyvissä asioissa: IT-asiantuntija Mikael Torp, puh. 06 327 7112, 050 518 1170, sähköposti mikael.torp(at)mustasaari.fi Hankintamenettely Avoin menettely. Tarjouspyyntö on julkaistu 5.5.2014 osoitteessa www.mustasaari.fi. Hankinnan kohde A. Verkkosivujen www.korsholm.fi ja www.mustasaari.fi suunnittelu, toteutus ja ylläpito. - Toimittaja suunnittelee yhteistyössä kunnan kanssa uudet verkkosivut alusta alkaen, niin että ne muodostavat toiminnallisen kokonaisuuden, joka on Mustasaaren kunnan käyttäjien hallinnoitavissa loogisesti ja käyttäjäystävällisesti. - Toimittaja vastaa siitä, että verkkosivujen ulkoasu noudattaa kunnan graafista profiilia. - Toimittaja tarjoaa avoimeen lähdekoodiin perustuvan julkaisualustan. Lähdekoodi siirtyy asiakkaan omistukseen. - Toimittajan tarjoaman julkaisualustan tekniset ratkaisut mahdollistavat sen, että verkkosivuihin voidaan liittää jatkossa erilaisia e-palveluja, jotka ovat joko kunnan itsensä kehittämiä tai muiden yritysten toimittamia. - Toimittaja vastaa verkkosivujen ylläpidosta ja voi tarjota käyttäjätukea. - Toimittaja vastaa siitä, että kunnan verkkosivut ovat käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa 7 päivänä viikossa (high availability). Toimittaja esittelee ratkaisuja tarjouksessaan. - Toimittaja vastaa siitä, että käyttäjätuki toteutetaan edellä mainitun käytettävyys-kohdan mukaisesti. - Toimittaja vastaa siitä, että verkkosivut ovat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla ja että sisällön varmuuskopiointi on riittävää. Toimittaja esittelee ratkaisuja tarjouksessaan. - Mustasaaren kunta aikoo julkaista uudet verkkosivut 1.3.2015. Uusien verkkosivujen rakenteen tulee olla käyttövalmis 1.10.2014, minkä jälkeen kunnan henkilöstö aloittaa teksti- ja kuvamateriaalin syötön. Tarjoaja esittelee hankesuunnitelman ja tavoitteiden toteutusaikataulun. - Toimittajalla tulee olla valmius ylläpitää julkaistuja verkkosivuja sekä niihin liittyvää intranetiä ja extranetiä viiden vuoden ajan sivujen julkaisemisen jälkeen eli 1.3.2020 saakka. Ylläpidosta tehdään sopimus yhden vuoden irtisanomisajalla. Viiden vuoden jälkeen kunta neuvottelee toimittajan kanssa tarvittaessa sopimuksen jatkamisesta. B. Mustasaaren kunnan henkilöstölle tarkoitetun intranetin suunnittelu, toteutus ja ylläpito. Tarkempi kuvaus on teknisissä vaatimuksissa. C. Mustasaaren kunnan poliittisille päättäjille tarkoitetun extranetin suunnittelu, toteutus ja ylläpito. Tarkempi kuvaus on teknisissä vaatimuksissa.
Tarjouspyyntö 2 (5) Verkkosivujen pakolliset tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet esitellään teknisissä vaatimuksissa (liite 1). Uusien verkkosivujen suunnittelussa on noudatettava Mustasaaren kunnan graafista profiilia (liite 2). Mustasaaren kunta vastaa verkkosivujen, intranetin ja extranetin kaikesta teksti- ja kuvamateriaalista. Valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous edellyttäen, että tarjous täyttää tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset. Vertailuperusteita painotetaan seuraavasti: kokonaishinta 70 %, laatu 30 %. Kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa tarjoukset pisteytetään seuraavasti (1 % = 1 piste): Hinnan arvioinnissa halvin tarjous saa 70 pistettä, ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan niin, että halvimman tarjouksen hinta jaetaan vertailtavan tarjouksen hinnalla, minkä jälkeen tulos kerrotaan maksimipistemäärällä eli 70 pisteellä. Laadun arviointitekijät 15 % palvelun ominaisuudet: käyttäjäystävällisyys, tarkoituksenmukaisuus ja käytettävyys 10 % osaaminen ja kokemus: - Kohdan Tarjoajaa koskevat pakolliset vaatimukset vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus, minkä tarjoaja voi todentaa. - Intranet- ja extranet-ratkaisujen erityisosaaminen. - Tarjoajan laadunvarmistus ja asiakaspalvelumalli verkkosivujen, intranetin ja extranetin ylläpidon yhteydessä. Kaikki asiakaspalvelu tulee antaa ruotsin ja suomen kielellä. 5 % tarjoajan hankesuunnitelman ja aikataulun sisältö, eri työvaiheiden työmäärä tunteina, menettelytavat, tilaajan tarpeiden huomioiminen Tarjouksen sisältö Tarjoukseen on sisällyttävä 1. hankesuunnitelman ja aikataulun kuvaus sisältö, aikataulu, arvio työpanoksesta (tunteina) yhteensä ja työvaiheittain. Tavoitteena on julkaista verkkosivut 1.3.2015. Uusien verkkosivujen rakenteen tulee olla käyttövalmis 1.10.2014. 2. työn organisoinnin kuvaus - hankkeessa työskentelevien henkilöiden tiedot (hankevastaava, muu henkilöstö, asiantuntijat, mahdolliset alikonsultit), ammatilliset ansiot sekä yksilöllinen ja erityinen osaaminen ja pätevyys - hankkeeseen osallistuvien henkilöiden lukumäärä - kunkin henkilön arvioitu kokonaistyömäärä (tunteina ja tuntien osuus hankkeen kokonaistuntimäärästä) - työkokemus ja kokemus vastaavista tehtävistä - miten toimittaja varmistaa hankkeen toteuttamisen sekä ruotsin- että suomenkielisenä, sillä kunnan pääasiallinen työkieli on ruotsi 3. organisaation lyhyt kuvaus 4. vähintään kaksi nyt kilpailutettavan hankkeen kannalta relevanttia referenssikohdetta vastaavista verkkosivuhankkeista 5. verkkosivujen ylläpidon malli ja ruotsin- ja suomenkielisen käyttäjätuen kuvaus (henkilöstöresurssit, varmistusmallit, vastausajat)
Tarjouspyyntö 3 (5) 6. malli, jolla osoitetaan, että kunnan verkkosivut ovat käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa 7 päivänä viikossa (high availability) 7. käytettävien verkkopalvelinten kuvaus ja miten sisällön varmuuskopiointi toteutetaan 8. tarjouksen kokonaishinta (euroa netto, alv 0 %) tuotteen suunnittelusta, toteutuksesta ja julkaisemisesta sekä ylläpidosta, käyttäjätuesta ja käytettävyydestä viiden (5) vuoden sopimusajalla. 9. Tarjous on laadittava ruotsiksi ja/tai suomeksi. Kokonaishintaan tulee sisältyä kokonaispalkkio Mustasaaren kunnalle tehdystä työstä, matkakustannukset sekä kaikki muut mahdolliset välittömät ja välilliset kustannukset. Tarjouksen kokonaishinnassa on huomioitava tarjoajan osallistuminen kokouksiin (viisi) ja työpajoihin (kaksi) ohjausryhmän ja viiteryhmän kanssa. Kokonaishintaan sisältyvät käännöskustannukset. Tarjous on tehtävä koko hankinnasta. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen kiinteän kokonaishinnan on oltava voimassa sovitun ajanjakson. Hankkeeseen mahdollisesti liittyvien lisätoimintojen/moduulien kustannukset on ilmoitettava erillisessä hinnastossa. Lisätoiminnot on hyväksytettävä etukäteen kunnalla ennen toteuttamista tai tilaamista alikonsulteilta. Tarjouksessa on myös eriteltävä yksikköhinnat (hinta/työtunti) lisätyöstä ja osallistumisesta niihin kokouksiin, jotka ylittävät edellä mainitut kokousmäärät. Tarjoukseen on sisällyttävä selvitys alikonsulttien käytöstä. Maksuehdot Maksu suoritetaan erissä niin, että 20 % maksetaan sen jälkeen, kun hankesopimus on allekirjoitettu ja hankintapäätös on saanut lainvoiman. Loput 80 % maksetaan kolmessa erässä sitä mukaa kuin työ edistyy, niin että viimeinen erä maksetaan sen jälkeen, kun kunta on julkaissut uudet verkkosivut sekä intranetin ja extranetin. Maksuaika on vähintään 21 päivää. Viivästyskorko korkolain mukaisesti. Laskun tulee vastata arvonlisäverolain asettamia vaatimuksia. Laskutusosoite: Mustasaaren kunta, Ostoreskontra 134, Keskustie 4, 65610 Mustasaari. Kunta hyväksyy myös sähköiset laskut. Tarjouksen voimassaoloaika: Tarjouksen on oltava voimassa kaksi kuukautta tarjousajan päättymisestä. Tarjoajaa koskevat pakolliset vaatimukset Tarjoajalla on oltava riittävät taloudelliset, tekniset ja ammatilliset edellytykset toimeksiannon suorittamiseen. Edellytykset todennetaan tarjouksessa. Tarjoajalla on kokemusta vastaavista hankkeista ja voi esitellä vähintään kaksi kunnan kannalta relevanttia verkkosivuhanketta. Tarjoajalla on edellytykset toteuttaa hanke ruotsin- ja suomenkielisenä. Tarjoajan on esitettävä seuraavat selvitykset: - Selvitys siitä, onko valittu tarjoaja merkitty ennakkoperintälain (20.12.1996/1118) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (30.12.1993/1501) mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin.
Tarjouspyyntö 4 (5) - Valitun toimittajan tulee pyynnöstä esittää selvitys siitä, että verot ja lakisäteiset vakuutusmaksut on suoritettu. - Otteet ja todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Tarjousten jättäminen Kirjalliset tarjoukset toimitetaan postitse osoitteeseen: Mustasaaren kunta Konsernihallinto Keskustie 4 65610 Mustasaari Tarjouksen voi lähettää myös sähköpostitse osoitteeseen linda.jakobsson-pada(at)mustasaari.fi. Tarjouksiin merkintä Uudet verkkosivut 2015. Tarjousten on oltava perillä Mustasaaren kunnassa viimeistään 26.5.2014 klo 16.00. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. Tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei huomioida. Tarjoukset on laadittava sellaisessa muodossa, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Tarjoaja esittää henkilötiedot ja liikesalaisuuksiksi katsottavat tiedot erillisellä liitteellä, johon tarjoaja merkitsee Ei julkinen. Tiedustelut Kysymykset tarjouspyynnön tarkentamiseksi voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen matias.bask@mustasaari.fi viimeistään 13.5.2014. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan 16.5.2014 Mustasaaren kunnan verkkosivuilla tarjouspyynnön yhteydessä. Puhelintiedusteluihin ei vastata. Hankintapäätös Asiasta päättää Mustasaaren kunnan hallintojohtaja. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan sähköisesti. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mihin sähköpostiosoitteeseen tieto hankintapäätöksestä lähetetään. Julkisessa hankinnassa hinnat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty, ja yleisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mustasaaren kunta pidättää itselleen oikeuden hyväksyä tai hylätä annetut tarjoukset. Kunta ei korvaa kuluja, joita tarjouksen laatimisesta mahdollisesti aiheutuu. Mikäli tarjoaja haluaa selvitys-/havainnemateriaalin palautettavaksi, siitä on mainittava tarjouksessa. Sopimus Sopimus syntyy, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnassa noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1) hankintasopimus 2) tarjouspyyntö liitteineen 3) tarjous mahdollisine liitteineen 4) Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) 5) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut)
Tarjouspyyntö 5 (5) Liitteet Verkkosivujen tekniset vaatimukset, liite 1 Mustasaaren kunnan graafinen profiili, liite 2