TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) SÄHKÖINEN OPPIMISYMPÄRISTÖPALVELU Hankinnan kohde ja kuvaus Sopimuskausi Espoon kaupunki pyytää tarjousta sähköisestä oppimisympäristöpalvelusta. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 5 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Oppimisympäristöpalvelun käyttöliittymän tulee olla ruotsinkielinen. Eri toimintoihin liittyvät kielivaatimukset on listattu liitteessä 3.1. Toimitukseen ja palveluun sisältyy oppimisympäristöpalvelun toimitusprojektin ja käyttöönoton määrittely, palvelun tarpeen mukainen pääkäyttäjien ja henkilökunnan koulutus, käyttöönotto, käyttöönoton jälkeinen palvelun jatkuva ylläpito ja kehittäminen ja käyttäjätuki. Tarkempi kuvaus hankittavasta palvelusta on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. Kuvaus sähköisen oppimisympäristön nyky- ja tavoitetilasta on kuvattu liitteessä 1. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassaolevaksi. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus ja hankintailmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 2.8.2013 Klo 12:00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena (hintalomake suljettuna erilliseen kirjekuoreen tarjousasiakirjojen sisään) on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen ja tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Sähköinen oppimisympäristöpalvelu Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä: SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjous on jätettävä myös sähköisenä joko CD-levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Tarjottua palvelua tullaan vertailemaan Espoon arviointiryhmän toimesta osana kokonaistaloudellista edullisuutta ja vertailuperusteita. Tarjoajan on toimitettava tarjottavan oppimisympäristöpalvelun käytettävyyden ja pedagogisten ominaisuuksien arvioimiseksi testitunnukset korkeintaan kymmenelle käyttäjälle liitteen 3.2. ohjeistuksen mukaisesti. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2013 asti ja voittaneen tarjouksen osalta siihen asti kunnes sopimukset on allekirjoitettu. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 8. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjouksen hintatiedot Tarjousten vertailu Tilaaminen Verkkolasku Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 4. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa kaksitoista kuukautta takuuajan päättymisestä lukien. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteissä 3, 3.1. ja 3.2. Tarjoajien tulee toimittaa tarjouksen yhteydessä testitunnukset kymmenelle henkilölle ruotsinkielisen oppimisympäristö palvelun arvioimiseksi (liite 3.2.). Testitunnusten tulee olla käytettävissä hankintapäätökseen asti. Kaikki kelpoisuusehdot ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden vertailun täyttäneiden tarjoajien palvelut tullaan pisteyttämään liitteen 3.2. mukaisilla vertailuperusteilla osana kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjoajien tulee huolehtia, että testitunnukset toimivat ja palvelua voidaan voidaan vertailla. Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Valittavan toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Tuote- ja hintatiedot annetaan liitteenä olevalla Excel -taulukolla. Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 - muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Sopimusehdot Muut ehdot Asiakirjojen julkisuus Lisätiedot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisen hallinnon IThankintojen sopimusehtoja (JIT 2007). Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta tai tarjotun oppimisympäristöpalvelun koekäytöstä. Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 5.7.2013 kello 9:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 10.7.2013.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä ja tarjousajan päättymistä. Espoossa Outi Saloranta-Eriksson vs. Opetustoimen johtaja, Sivistystoimi / Svensk dagvård och utbildning LIITTEET Liite 1. Kuvaus oppimisympäristön nyky- ja tavoitetilasta Liite 2. Kelpoisuusehdot (palautettava liitetiedostoineen tarjouksen mukana) Litie 3. Vertailuperusteet (palautettava liitetiedostoineen tarjouksen mukana) Liite 3.1. Tekniset, toiminnalliset ja tietoturvavaatimukset (palautetaan tarjouksen mukana liitetiedostoineen) Liite 3.2. Käytettävyyden ja pedagogisten ominaisuuksien arviointi (palautettava tarjouksen mukana täydennettynä välilehtien b. ja c. osalta) Liite 4. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana, voittaneen tarjouksen liite tullaan liittämään sopimuksen hintaliitteeksi) Liite 5. Palvelusopimus Liite 5.1. Toimitussopimus Liite 5.2. Palvelutasot Liite 5.2. Hallinnointimalli Liite 6. Käyttöönottosuunnitelman sisällysluettelo, malli (tarjoajan suunnitelma palautetaan tarjouksen mukana) Liite 7. Espoon kaupungin tietoturvapolitiikka Liite 8. Yhteystietolomake (palautettava tarjouksen mukana)