Espoon kaupunki Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 1 (8) TARJOUSPYYNTÖ nro 3088/ /2012

Transkriptio

1 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 1 (8) KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA Espoon kaupungin Hankintapalvelut järjestää tarjouskilpailun kopiopapereiden hankinnasta Espoon ja Vantaan kaupunkien puolesta. Yhteinen tarjouspyyntö perustuu Espoon ja Vantaan solmimaan sopimukseen pääkaupunkiseudun yhteishankinnoista. Espoon ja Vantaan kaupunkien konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 4 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Kopio- ja tulostuspaperitoimittajaksi valitaan yksi toimittaja. Hankinnan kohde ja kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Espoon ja Vantaan kaupungit pyytävät tarjoustanne kopiopapereista. Tarkemmat tiedot papereista löytyvät Liitteestä 1 Hintaliite sekä Liite 2 Laatuominaisuudet. Tarjottujen tuotteiden tulee olla mainittujen liitteiden mukaisia. Espoon kaupungin toiminta-alue ulottuu Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen alueelle. Espoon kaupungilla on n. 450 toimipistettä. Espoo tekee tilaukset pääasiallisesti toimipisteistä käsin. Toimittaja toimittaa 1-6 laatikon tilauksen/vastaanottaja Itellan postikeskukseen Pasilaan ja sitä suuremmat erät suoraan tilauksessa olevaan toimitusosoitteeseen. Vantaan kaupunki tekee tällä hetkellä tilaukset keskitetysti logistiikkakeskuksen kautta. Vantaan kaupungilla on 460 toimipistettä. Toimittaja toimittaa 1-6 laatikon tilauksen/vastaanottaja Vantaan kaupungin Logistiikkakeskukseen. Tätä suuremmat erät toimitetaan suoraan tilauksessa olevaan toimitusosoitteeseen. Espoo ja Vantaa tarkentavat tilaustapaansa sopimuksen tekovaiheessa. Toimittajan tulee varautua siihen että myös Vantaan osalta tilaukset tehdään hajautetusti toimipisteistä käsin. Espoon ja Vantaan kaupungit tekevät tilaukset omien toiminnanohjausjärjestelmiensä kautta. Oleellinen osa sähköistä tilauskäytäntöä on toimittajan tuotetietojen ja niihin jatkossa tulevien muutosten vieminen näihin järjestelmiin.

2 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 2 (8) Laskut tulee lähettää Espoon ja Vantaan kaupungeille verkkolaskuina. Käytännöistä ja aikatauluista tullaan sopimaan sopimusneuvotteluiden aikana kaupunkikohtaisesti. Tarjouksesta tulee ilmetä, että toimittajalla on valmius lähettää laskut sähköisessä muodossa. Kopiopapereita tilattiin vuonna 2011 Espoossa ja Vantaalla yhteensä noin riisiä. Kaupungit eivät sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Sopimukseen voivat liittyä kaupunkien harkinnan mukaisesti myös Espoon ja Vantaan kaupunkien konserniyhteisöt tai muut yhteisöt, joissa ao. kaupungilla on määräysvalta. Liittymisestä sovitaan erillisellä liitteellä. Sopimuskausi Hankintapäätös Hankintasopimus Sopimuskausi on kolme (3) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi viimeistään Sopimuskautta voidaan kaupunkien niin halutessa pidentää yhdellä (1) optiovuodella. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintapäätöksen kaikkien kaupunkien puolesta tekee Espoon kaupungin hankintapalvelujen johtaja. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimuksen allekirjoittaa kaikkien kaupunkien puolesta hankintapäätöksen tekijä. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kaupunkien ja valitun toimittajan kesken. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Valitun toimittajan ja kaupunkien välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.

3 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 3 (8) Hankintamenettely Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus ja hankintailmoitus julkiset hankinnat (HILMA) sähköisessä tietokannassa Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Tarjoaja tekee esitarjouksen mennessä. Määräaikaan mennessä esitarjouksen jättäneet tarjoajat, joiden tarjoukset täyttävät tarjouspyynnössä olevat kelpoisuusehdot ja joiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaiset, kutsutaan mukaan sähköiseen huutokauppaan. Lopullinen toimittaja valitaan sähköisellä huutokaupalla. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen huutokauppa Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan liitteessä kaksi (2) kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Huutokauppa Tiedot käytettävistä sähköisistä järjestelmistä ja viestintäyhteyksistä Huutokauppa toteutetaan Noventia esourcing Solution huutokauppasovelluksella. Noventia esourcing solution on sähköisen hankinnan ohjelmisto, jonka kautta voidaan tehdä mm. sähköisiä huutokauppoja ja tarjouspyyntöjä. Ohjelmisto on www-sovellus, joka toimii Internet-osoitteessa Huutokauppaan osallistuminen vaatii tunnuksen ja salasanan, jotka lähetetään kelpoisuusehdot täyttäneille tarjoajille sähköpostitse.

4 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 4 (8) Osallistumiseen tarvitaan Internet-selain: - IE9 tai uudempi - Chrome 18 tai uudempi - Firefox 11 tai uudempi Tarjoajalle annettavat tiedot huutokaupan aikana Kirjauduttuaan järjestelmään tarjoajat näkevät markkinat ja niiden perustiedot Markkinat -välilehdellä. Huutokaupan käynnistyttyä tarjoajat saavat tietoja markkinatilanteesta heti, kun ovat tehneet oman ensimmäisen tarjouksensa. Huutokaupan aikana tarjoajat saavat seuraavat tiedot - johtaa/ei johda - sijanumero - johtavan tarjouksen arvo Huutokaupan kulku Kutsu huutokauppaan lähetetään sähköpostitse viimeistään kaksi päivää ennen huutokaupan käynnistämistä. Kutsudokumentissa on tietoa huutokauppamenettelystä: - kohde - aikataulu - vaiheet - tekniset tiedot - käytettävät matemaattiset kaavat - lopettaminen - vaatimukset ja ehdot - rakenne - osallistumisohjeet Huutokaupassa tarjoajat tekevät tarjouksia, näkevät tilanteen markkinat -välilehdellä ja voivat tehdä vastatarjouksia. Huutokaupan peruskesto on 20 minuuttia. Huutokaupassa käytetään jatkoaikoja. Mikäli viimeisen 3 minuutin aikana tehdään tarjous, käynnistyy jatkoaika ja kaikilla tarjoajilla on taas 3 minuuttia aikaa tehdä tarjouksia. Jatkoaikojen määrää ei ole rajoitettu. Kun viimeiseen 3 minuuttiin ei tule tarjouksia, huutokauppa päättyy.

5 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 5 (8) Huutokauppatarjouksen tekemisen edellytykset Kaikki huutokauppaan hyväksytyt tarjoajat voivat tehdä tarjouksia huutokauppakellon sallimissa rajoissa. Huutokaupassa omaa edellistä tarjousta on parannettava euroa. Valintaperuste Valintaperusteena on huutokaupassa annettu halvin hinta tarjouspyynnön hintaliitteen 1 mukaiselle hintakorille. Huutokaupan pohjaksi laitetaan esitarjouksessa annettu hinta. Tarjouksen hintatiedot Sopimusehdot Tarjoushinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%) tarjouspyynnön liitteenä yksi (1) olevalla vertailuhintalomakkeella. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset, kuten kuljetuskustannukset. Huutokaupassa tarjottujen hintojen on oltava kiinteinä voimassa asti. Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti tarjouspyynnön liitteen neljä (4) Keskeisiin sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnoissa noudatetaan liitteenä olevien sopimusehtojen lisäksi täydentävin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 (TAVARAT). Mainitut yleiset hankintaehdot ovat löydettävissä Internetistä osoitteesta:

6 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 6 (8) Muut ehdot Maksu- ja toimitusehto Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Toimitusehto: TOP kaupunki Finnterms Lisäksi Toimittaja vastaa pakkausjätteiden pois kuljetuksesta. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa pientoimituslisää. Toimitusehdot määritellään tarkemmin kaupunkikohtaisissa liitteissä jotka liitetään sopimukseen. Toimitusaika Toimitusaika on enintään kaksi (2) työpäivää tilauksen vastaanottamisesta. Raportointi Toimittaja sitoutuu antamaan tilaajalle vähintään kaksi kertaa vuodessa kaupunkikohtaiset raportit. Raporttien tulee olla toimipiste- ja tuotekohtaiset ja niistä tulee käydä ilmi ostojen euromääräinen arvo (alv 0) ja toimitusmäärät riiseinä. Asiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena.

7 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 7 (8) Tarjouksen voimassaoloaika Tiedottaminen Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava mennessä osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot, tarjouspyynnön numero ja viite 3088/ /2012 Kopiopapereiden hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa viimeistään Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa internet -osoitteessa Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjousten jättäminen Tarjousten on oltava perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjous on toimitettava paperiversiona 2 kappaleena sekä tiedostoversiona CD-levyllä, DVD-levyllä tai USB-tikulla osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen.

8 Hankintapalvelut KOPIOPAPEREIDEN HANKINTA 8 (8) Kuoreen tulee laittaa merkintä: 3088/ /2012 Kopiopapereiden hankinta. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, sähköposti). Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Espoossa Marjo Ojala VS Hankintapalvelujen johtaja LIITTEET 1. Hintaliite 2. Laatuominaisuudet 3. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 4. Keskeiset sopimusehdot 5. Tarjoajan perustietolomake