TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) 2384/ /2013. Palvelunhallintajärjestelmän hankinta SaaS-palveluna

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) Palvelunhallintajärjestelmän hankinta SaaS-palveluna Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta palvelunhallintajärjestelmän toimittamisesta SaaS-palveluna. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankinta-sopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 6 ja sen alaliitteinä olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Espoon kaupunki on Suomen mittakaavassa suuri monipalvelukonserni, jonka hyvin erilaiset toiminnot edellyttävät toimintavarmaa ja joustavaa tieto- ja viestintäteknistä perustaa. Perustietotekniikan ratkaisujen on tuettava Espoon strategian toteutumista, joka tapahtuu kokonaisarkkitehtuuria noudattaen. Palvelunhallinnan on tuettava kriittisten palvelujen toimintavarmuutta ja suurien volyymien aiheuttamia tehokkuusvaatimuksia. Toisaalta uusien tarpeiden vaatimia palveluja ja teknisiä ratkaisuja on kyettävä rakentamaan testaamalla, liittämällä ja myös poistamalla turvallisesti ja joustavasti tuotannon siitä häiriintymättä. Espoon kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakas. Kuntien Tiera Oy kehittää kuntasektorin ICT-palveluja verkostomaisesti yhteistyössä kuntien kanssa. Espoon kaupunki voi halutessaan siirtää sopimuksen hallinnoinnin Kuntien Tiera Oy:n vastuulle. Mikäli Asiakas päättää siirtää tämän sopimuksen hallinnoinnin Kuntien Tiera Oy:lle, on Tarjoaja velvollinen sopimaan hallinnoinnin siirtoon liittyvistä yksityiskohdista hyvässä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Kilpailutuksen kohteena oleva hankinta mahdollistaa kustannustehokkaan ja Espoon tarpeita mahdollisimman hyvin tukevan ICT palvelunhallintajärjestelmän hankinnan, joka on välttämätön osa nykyaikaista ja liiketoimintalähtöistä ICT-palvelutuotantoa. Tietotekniikkapalvelut-yksikkö tuottaa työasema-, tietoliikenne-, puhelin-, tietojärjestelmä- ja asiantuntijapalveluja. Asiakkaita ovat kaupungin johto, toimialat ja niiden tulosyksiköt, konserniyhteisöt sekä luottamushenkilöorganisaatiot. Perustietotekniikkapalvelut ovat keskeinen osa Tietotekniikkapalvelutyksikön tuottamia palvelutuotteita. Perustietotekniikkapalveluista muodostuu yhdessä kaupungin puhe- ja tietoliikennepalveluiden kanssa yhteinen ICT-infrastruktuuri, jonka pitää olla toimintavarma ja tietoturvallinen ja jota pitää pystyä kehittämään palvelutuotannon tarpeita vastaavaksi koko sopimuskauden ajan. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi on vaatimuksia vastaavalla palvelunhallintajärjestelmällä keskeinen rooli.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Tällä tarjouspyynnöllä kilpailutetaan palvelunhallintajärjestelmä: Palvelun tulee sisältää seuraavat osa-alueet 1. Palvelunhallintaa tukeva tietojärjestelmä SaaS-palveluna 2. Palvelunhallinnan kehittämiseen liittyvä asiantuntijatyö / asiantuntijat Palvelunhallinnan nyky- ja tavoitetila on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 (nyky- ja tavoitetila). Kilpailutettavan palvelun sisältö on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. Tarjoajan on tarjottava yhtä (1) SaaS-pohjaista palvelunhallinnan järjestelmäratkaisua, joka täyttää asetetut vaatimukset liitteen 4 mukaisesti. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen palvelusopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimuskausi Sopimuskausi on optiovuosi palvelusopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä viimeistään 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Palvelusopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo 12:00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena (hintaliite suljettuna erilliseen kirjekuoreen tarjousasiakirjojen sisään) on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL Espoon kaupunki Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Palvelunhallintajärjestelmän hankinta Tarjous on jätettävä myös muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä täydentävine liitetiedostoineen. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 8. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 5. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa vähintään vuoden ajan sopimuksen allekirjoittamisesta. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 3. Tilaaminen Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDFmuotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Valittavan toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut palvelut Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Hintatiedot annetaan liitteenä 5 olevalla Hintaliite -Excel -taulukolla. Hintaliite liitetään lopullisen sopimuksen liitteeksi. Verkkolasku Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 6 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita, JIT 2007 yleisiä sopimusehtoja, JIT 2007 erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista ja JIT 2007 erityisehtoja palveluista ja konsultointipalveluista (

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä viimeistään 2 kello 16 sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan: Palvelunhallintajärjestelmän hankinta Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja

7 TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Liitteet 1. Palvelunhallinnan nyky- ja tavoitetila 2. Kelpoisuusehdot (palautetaan täytettynä liitteineen tarjouksen mukana) 3. Vertailuperusteet, selostus 3.1. Kokemus ja osaaminen (palautetaan täytettynä liitteineen tarjouksen mukana jokaisesta kolmesta henkilöstä) 4. Palvelunhallintajärjestelmän vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet (palautetaan täytettynä liitteineen tarjouksen mukana) 5. Hintaliite (palautetaan täydennettynä tarjouksen mukana) 6. Palvelusopimus 6.1. Palvelutasokuvaus 6.2. Hallinnointimalli 7. Käyttöönottoprojekti (tehdään sopimuksenteon yhteydessä) 8. Tietoturvasitoumus (tehdään sopimuksenteon yhteydessä) 9. Yhteystietolomake (palautetaan täydennettynä tarjouksen mukana)