Tarjouspyynnön liitteellä 1 on tarkemmat kohteiden kuvaukset.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) Kolme lajittelevaa palautusautomaattia Espoon kaupunginkirjastoon Espoon kaupunki pyytää tarjousta kolmesta lajittelevasta palautusautomaatista Espoon kaupunginkirjaston Saunalahden, Soukan ja Sellon toimipisteiden kirjastoihin. Laitteiden tulee soveltua sijoitettavaksi tarjouspyynnössä kuvattuihin tiloihin ja Saunalahden kirjastossa liitteillä 7 ja 8 olevien piirustusten mukaiseen tilaan. Kunkin laitteen tulee sijoittua tilaan siten, että kirjastohenkilökunta pystyy vaivattomasti toimimaan tilassa ja siirtämään palautusautomaattiin kuuluvia kirjalaatikoita. Sellon ja Soukan laitteet sijoittuvat kirjastosaliin. Pyydämme toimittamaan piirroksen, josta selviävät kokoonpanon ulkomitat, jotta voimme löytää parhaan sijoituspaikan. Koska Sellon ja Soukan automaatit sijoittuvat asiakastilaan, liikkuvat osat sekä kirjalaatikot tulee tarjota katettuina ja lukittavina. Tarjouspyynnön liitteellä 1 on tarkemmat kohteiden kuvaukset. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi toimittaja kullekin osa-alueelle A-C toteuttamaan hankinta sekä kullekin varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Toimittaja/t valitaan kokonaistaloudellisín perustein. 1. Sopimuskausi Laitteet tulee toimittaa täysin käyttökuntoon asennettuna ja koekäytettynä niin, että ne voidaan ottaa tuotantokäyttöön, kunkin kirjaston osalta sovittuna aikana. Tämän lisäksi solmitaan laitteiden ylläpito- ja huoltosopimus laitteiden elinkaaren (8 vuotta) ajaksi. 2. Tarjouspyynnön liitteet Liite 1, hankinnan yksilöinti osa-alueet A-C Liite 2, kelpoisuusehdot (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 3 hintaliite (osa-alueet A-C) (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 4, laitevaatimukset (osa-alueet A-C)(täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 5, sopimusliite Liite 6, toimittajakortti (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liitteet 7 ja 8, tila- ja laitesijoituspiirustusluonnokset Saunalahden kirjasto 3. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) 4. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. 5. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 6. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Tarjous annetaan kahtena suomenkielisenä (2) kappaleena ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Kolme lajittelevaa palautusautomaattia Espoon kaupunginkirjastoon,. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 7. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset hyväksytään siten, että tarjous voidaan antaa yhdestä, kahdesta tai kolmesta laitteesta (A, B, C osa-alue). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 8. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. 9. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) 10. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu 11. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 12. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Kunkin osa-alueen tarjotun palautusautomaatin tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja sijoitettavaan tilaan sopiva. 13. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 14. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 6. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 15. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3. Hintaliitteestä ei saa poistaa eikä siihen lisätä rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Ylläpito- ja huoltohintojen on oltava kiinteänä voimassa vähintään asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) 16. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 2, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. 17. Tilaaminen Lajittelevat palautusautomaat tilataan välittömästi päätöksen tultua lainvoimaiseksi. Huoltotilaukset tehdään toimittajan huoltopyyntöjärjestelmän kautta, sähköpostitse tai puhelimitse. 18. Toimitusehto TOP, Espoo paikalleen käyttökuntoon asennettuna pakkausmateriaalit poisvietynä, FIN01 Saunalahden kirjaston laitteen asennus voi alkaa viikolla 32. Asennuksen tulee olla valmis Soukan kirjaston laitteen toimitusajasta sovitaan tarkemmin tilattaessa. Laite tulee korvaamaan rikkoutuneen laitteen, joten toimitusaika on tai mahdollisimman pian. Sellon kirjaston palautusautomaatin toimitusaika on vuoden 2012 aikana ja siitä sovitaan tilattaessa tarkemmin. 19. Verkkolasku Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. 20. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisiltaosin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. 21. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT ja JYSE 2009 PALVELUT JYSE sopimusehdot ( Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 22. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 23. Lisätiedot Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sito@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Helena Värri va. vapaan sivistystyönjohtaja