Kehotus osallistumishakemuksen jättämiseen

Transkriptio

1 1 Espoon kaupunki Kehotus osallistumishakemuksen jättämiseen Espoon kaupungin kiinteistöjen ja yleisten alueiden toiminnanohjausjärjestelmä

2 2 1. Hankintayksikkö Hankinnan kuvaus Hankintamenettely Osallistumishakemuksen jättäminen Osallistumishakemusten käsittely... 7 a. Kelpoisuuden arviointi... 7 b. Hankintailmoituksen mukaisuuden tarkistaminen... 8 c. Osallistumishakemusten vertailu Osallistumishakemuksen sisältö ja rakenne Sopimuskausi Hankintapäätös ja -sopimus Asiakirjojen julkisuus Hankinnan aikataulu Lisätiedot Liitteet... 11

3 3 Espoon kaupunki pyytää osallistumishakemustanne koskien kaupungin kiinteistöjen ja yleisten alueiden toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa. 1. Hankintayksikkö Espoon kaupunki Espoo on Suomen toiseksi suurin kaupunki, joka tarjoaa kuntalaisten elämäntilanteeseen sopivia palveluita molemmilla kotimaisilla kielillä. Asukkaita on yli Espoon kaupungin palveluksessa työskentelee noin työntekijää sosiaali- ja terveystoimessa, sivistystoimessa, teknisessä ja ympäristötoimessa, palveluliiketoimessa sekä konsernihallinnossa. Espoon kaupunki on Suomen mittakaavassa suuri monipalvelukonserni, jossa palvelutoiminnan jatkuvuus ja tehokkuus edellyttää tieto- ja viestintätekniikkaratkaisuilta toimintavarmuutta ja kapasiteetiltaan riittävää toteutusta. Espoon erityispiirre on viiteen eri keskukseen tukeutuva kaupunkirakenne, jossa yhdistyvät urbaani, pientalovaltainen ja maaseutumainen asuminen. Espoolle ominaista ovat laajat luontoalueet: merenrannat, saaristo, suojelualueiden erämaat, järviylängön vesistöt. Espoon kulttuurimaisemat, rakennetut ympäristöt ja luontoalueet muodostavat kuin Suomen pienoiskoossa. Espoo on kiinteästi liittynyt pääkaupunkiseudun joukkoliikenneverkostoon. Tekninen ja ympäristötoimi sekä Palveluliiketoimi Hankittavan järjestelmän ja palvelun käyttäjinä ovat erityisesti Espoon kaupungin Tekninen ja ympäristötoimi sekä Palveluliiketoimi. Tekninen ja ympäristötoimi (TYT) Tekninen ja ympäristötoimi luo toimivat ja viihtyisät edellytykset asumiselle ja yrittämiselle. Toimialan 600 työntekijää kehittävät kaupunkirakennetta, kaavoittavat sekä suunnittelevat ja rakennuttavat liikenneväyliä ja muuta kunnallistekniikkaa. He huolehtivat myös ympäristöstä, kaupunkikuvasta ja hallinnoivat kaupungin koko kiinteistömassaa.

4 4 Hankittavaa järjestelmää käyttäisivät erityisesti seuraavat keskukset ja yksiköt: Tike Tilakeskus KVP Katu- ja viherpalvelut Palveluliiketoimi (PALI) Palveluliiketoimi on kaupungin oma palveluntuottaja, joka rakentaa katuja ja puistoja, hoitaa ja ylläpitää kaupungin rakennuksia, katuja ja puistoja sekä pitää kaupunkia siistinä. Palveluliiketoimessa hoidetaan myös kaupungin sisäiset palvelut. Hankittavaa järjestelmää käyttäisivät erityisesti seuraavat keskukset ja yksiköt: EKA - Espoo Kaupunkitekniikka EKI - Espoo Kiinteistöpalvelut 2. Hankinnan kuvaus Espoon kaupunki on vuoden 2011 alusta lähtien tuottanut kiinteistöjen hallintaan sekä katu- ja viherpalveluihin liittyvät palvelut tilaaja-tuottajamallin mukaisesti. Tekninen ja ympäristötoimi (TYT) vastaa tilaajatoiminnoista, Palveluliikelaitosten toimiala (PALI) vastaa palveluiden tuottamisesta. Toimintaprosessien ja vastuiden tarkentuminen edellyttää uutta järjestelmää tukemaan toimintaa. Tällä hankinnalla Espoon kaupunki hankkii toiminnanohjausjärjestelmän, joka tukee työnohjausta ja työtuntien kirjausta, projektointia aliprojekteineen, varastonhallintaa, sisäistä ja ulkoista laskutusta sekä raportointia ja seurantaa konsernihallintomallin mukaisesti. Hankinnan tavoitteet Hankinnan tavoitteena on, että Espoolla on jatkossa käytössään toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee Espoon toimintaa palvelujen hankkijana ja tuottajana. Järjestelmä virheiden ja päällekkäisyyksien välttämiseksi integroidaan useisiin muihin Espoon järjestelmiin, erityisesti taloudenohjaus- ja kiinteistöhoidon järjestelmiin. Hankinnan kohde

5 5 Hankittava kokonaisuus pitää sisällään seuraavat: Määrittelyn tarkennus Järjestelmän toteutus Integraatioiden määrittely ja toteutus Järjestelmän asennus testi- ja tuotantoympäristöihin Tietojen konvertointi Testaus Käyttöönotto moduuleittain: käyttöönoton suunnittelu ja tuki Koulutus (pääkäyttäjät/avainkäyttäjät) Takuu, 6 kk kunkin moduulin käyttöönoton jälkeen Tarvittavat lisenssit (käyttäjä- ja/tai ohjelmistolisenssit) arvio: jopa erillistä käyttäjää erilaisilla rooleilla Järjestelmän tuki, ylläpito ja kehitys, vähintään 3 vuotta Eduksi katsotaan, että toimittaja voi tarjota järjestelmäratkaisunsa Espoon kaupungin palvelinympäristössä ja vaihtoehtoisesti omasta palvelinympäristöstään. Valittavasta toimitusmallista tullaan neuvottelemaan toimittajaehdokkaiden kanssa neuvottelumenettelyssä. Valintaan vaikuttavat mm. ratkaisun integroitavuus sekä datan siirrettävyys. Järjestelmän tulee olla siirrettävissä toisen palvelutoimittajan ylläpidettäväksi sopimuskauden päättyessä. Hankinnan kohde sekä sen sisältö (ja alustavat vaatimukset) on määritelty tarkemmin hankintailmoituksen liitteessä Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään neuvottelumenettelyä. Hankinnassa käytetään neuvottelumenettelyä, koska näin voidaan pienentää hankinnan riskisyyttä. Hankinnan kohteena on monia toiminnallisuuksia ja integraatioita sisältävä järjestelmä ja

6 6 sitä käyttäviä osapuolia useita, jonka vuoksi hankintayksikkö ei ole voinut tehdä riittävän yksityiskohtaista vaatimusmäärittelyä avoimen menettelyn käyttämiseksi. Neuvotteluissa pystytään tarkentamaan Espoon kaupungin näkemystä hankittavasta kokonaisuudesta, sekä varmistamaan, että tarjoajat ymmärtävät vaatimukset sekä hankinnan ehdot oikein ennen lopullisen hinnoittelunsa tekemistä. Espoon kaupunki julkaisee hankinnasta ilmoituksen, johon kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Espoon kaupunki valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden tarjoajien joukosta ne ehdokkaat, jotka kutsutaan osallistumaan neuvotteluihin ja tarjouskilpailuun. Tarjouskilpailuun kutsutaan 3 hyväksyttyä ehdokasta. Tarjoamaan hyväksyttävien ehdokkaiden valinta tehdään noudattamalla hankintailmoituksessa liitteessä 2 esitettyjä ehdokkaiden soveltuvuutta koskevia vaatimuksia sekä objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita. Mikäli saaduista osallistumishakemuksista yksikään ei vastaa hankinnan tavoitteita ja hankintailmoitusta Espoon kaupungin edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet hankintaprosessin ja tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Espoon kaupunki voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, Espoon kaupunki voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Mikäli hankinta keskeytetään, on tästä annettava asianosaisille kirjallinen, perusteltu päätös ja tieto siitä, kuinka oikeusturvakeinot ovat käytettävissä. Osallistumishakemuksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankintailmoitusja tarjousmateriaalit ovat saatavissa suomen kielellä. 4. Osallistumishakemuksen jättäminen Osallistumishakemus tulee jättää hankintailmoituksen ja sen liitteiden mukaisesti. Osallistumishakemusten jättöaika päättyy klo Suomenkielinen osallistumishakemus liitteineen kahtena kappaleena sekä sähköisessä muodossa joko CD-levyllä tai muistitikulla on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen:

7 7 Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Kuoreen sekä osallistumishakemukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Espoon kaupungin kiinteistöjen ja yleisten alueiden toiminnanohjausjärjestelmä,. Tarjoajan yhteystiedot ja yhteyshenkilö on merkittävä osallistumishakemukseen. Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa vähintään saakka. Paperimuotoinen hakemus on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Myöhästynyttä osallistumishakemusta ei oteta huomioon. 5. Osallistumishakemusten käsittely Osallistumishakemusten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi hankintailmoituksen mukaisuuden tarkistaminen osallistumishakemusten vertailu Hankintailmoitusta vastaamaton tarjous hylätään. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. a. Kelpoisuuden arviointi Tarjoajan on täytettävä liitteessä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta se pääsisi varsinaiseen osallistumishakemusten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä.

8 8 b. Hankintailmoituksen mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata hankintailmoitusta ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Osallistumishakemuksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia osallistumishakemuksen jättöpäivästä laskettuna. c. Osallistumishakemusten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä toimittajia on enemmän kuin tarjouskilpailuun valittavien määrä, osallistumishakemukset vertaillaan liitteessä 2 esitetyin vertailuperustein. 6. Osallistumishakemuksen sisältö ja rakenne Osallistumishakemusten tulee noudattaa alla kuvattua rakennetta: 1. Yhteenveto (enintään 3 sivua) 2. Tarjoajan esittely 3. Hakemuksen voimassaolo 4. Yhteyshenkilöt, hakemuksen allekirjoitus 5. Kelpoisuusvaatimukset ja vertailuperusteet (liite 2 ja 3 täytettyinä) 7. Sopimuskausi Hankinnasta laaditaan kaksi sopimusta kilpailutuksen voittaneen tarjoajan kanssa: projektisopimus toteutusprojektin osalta sekä palvelusopimus järjestelmän tuesta ja ylläpidosta. Palvelusopimus solmitaan toistaiseksi voimassaolevana. Tilaaja/sopijaosapuolet voi kuitenkin irtisanoa sopimuksen päättymään aina 12 kuukauden jakson päättyessä, ilmoittaen siitä vähintään 6 kuukautta aikaisemmin, kuitenkin niin, että sopimus voidaan irti-

9 9 sanoa päättymään aikaisintaan kun 36 kuukautta on kulunut sopimuksen allekirjoittamisesta. 8. Hankintapäätös ja -sopimus Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Espoon kaupunki voi käyttää hankintamenettelyn eri vaiheissa apunaan ulkopuolisia konsultteja. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. 9. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään osallistumishakemuksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen.

10 Hankinnan aikataulu Hankinnan arvioitu tavoiteaikataulu on seuraava: Hankinnan vaihe Aikatauluarvio Hankintailmoitus 1 / 2013 Osallistujien esikarsinta 3 / 2013 Neuvottelukutsu 3 / 2013 Toimittajaneuvottelut 3-4 / 2013 Tarjouspyyntö 4 / 2013 Lopulliset tarjoukset 5 / Lisätiedot Tarjousvertailu 5 / 2013 Hankintapäätös 6 / 2013 Sopimusneuvottelut 6 / 2013 Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja hankintailmoitukseen mahdollisesti tehdyt tarkennukset on tavoitteena julkaista Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset osallistumiskehotusasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen osallistumishakemuksen jättämistä. Espoossa Olli Isotalo Kehittämisjohtaja

11 Liitteet 1. Hankinnan kuvaus 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (palautettava tarjouksen mukana) 3. Referenssilomake (palautettava tarjouksen mukana)