TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) 6/ / Henkilöarviointipalveluiden hankinta

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Henkilöarviointipalveluiden hankinta Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta henkilövalintoihin liittyvien soveltuvuusarviointien hoitamisesta. Henkilöarvioinnin kohderyhmänä ovat kaupungin ylimmän johdon tehtäviin, muihin esimiestehtäviin ja vaativiin asiantuntijatehtäviin hakevat henkilöt. Palveluun voidaan sisällyttää myös muuta rekrytointiprosessissa avustamista. Puitejärjestely Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 4 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely kolmen toimittajan kanssa riittävien palveluresurssien takaamiseksi. Sopimuskausi Hankintapäätös Hankintasopimus Sopimus on määräaikainen optiovuosi. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi. Hankinnan arvo on noin euroa. Hankintamenettely Hankinnassa käytetään avointa menettelyä.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Hankintailmoitus on tehty Hilma-portaalissa ja Espoon internet-sivuilla. Kyseessä on hankintalain B-liitteen mukainen toissijainen palveluhankinta. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 2. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat pyydetään ilmoittamaan tarjouspyynnön liitteellä 3. Soveltuvuusarvioinnin hinta on ilmoitettava kolmelle eri tehtävätasoryhmälle kokonaishintana per arvioitava henkilö ja sisältäen kaikki liitteellä 1 kuvatut työvaiheet. Myös valintaprosessissa avustamisen tuntihinta tulee ilmoittaa, mutta sitä ei vertailla. Lisäksi pyydämme ilmoittamaan mahdollisen arvioinnin jälkiseurannan hinnan. Hintojen tulee sisältää kaikki sivukulut, kuten esim. matka- ja materiaalikulut ja ylityölisät.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Hinnoitteluliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä saa poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava voimassa asti. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus arvioituna seuraavasti. Hinta; painotus 40 pistettä Vertailtava hinta on soveltuvuusarviointien yhteishinta liitteellä 3. Halvimman hinnan tarjonnut (X) saa lopulliseen vertailuun 40 pistettä. Muiden tarjousten (Y) vertailupisteet lasketaan kaavalla X/Y*40. Laatu; painotus 60 pistettä Maksimipisteet laatuosiossa ovat yhteensä 60. Jokainen kolme osiota vertaillaan erikseen. Osion 1 jokainen kohta pisteytetään asteikolla 0-3. Eniten pisteitä 1. osiossa saanut tarjoaja (X) saa osiosta 30 pistettä, johon muiden tarjousten (Y) pisteet suhteutetaan kaavalla Y/X*30. Osion 2 pisteet saadaan laskemalla yhteen referenssiasiakkaiden antamat pisteet. Eniten pisteitä 2. osiossa saanut (X) saa vertailupisteiksi 20 ja muut tarjoukset (Y) suhteutetaan siihen kaavalla Y/X*20. Osio 3 pisteytetään asteikolla 0-3. Eniten pisteitä saanut saa vertailupisteiksi 10, ja muut tarjoukset suhteutetaan siihen kuten edellä. Lopuksi laatupisteet lasketaan tarjouksittain yhteen. 1. Arvioinnissa käytettävät lomakkeet ja raportit. Jokainen kohta pisteytetään erikseen asteikolla alkupalaverissa käytettävä, tehtävän valintakriteerien määrittelyä ohjaava lomake. Lomakkeen selkeys, ohjaavuus, monipuolisuus ja helppokäyttöisyys ovat arviointiperusteina. (Lomake ei ole käytettävissä sähköisesti =0 pistettä.) 1.2. malli arviointiraportista sekä selvitys siitä, miten hakuilmoituksen valintakriteerit huomioidaan arviointiraportissa. Valintakriteereiden huomioimista arvioidaan sekä selvityksen että malliraportin pohjalta. Arviointiraportin selkeys ja valintakriteerien huomiointi ovat laadullisen arvioinnin perusteina. (Valintakriteerejä ei ole huomioitu = 0 pistettä.) 1.3. vertailutaulukko; hakijoiden vertailu taulukkomuodossa hakukriteerien mukaan. Taulukon tulee sisältää valintasuositus

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) ja kuvaus siitä, millaisia riskitekijöitä tuloksiin sisältyy. Vertailutaulukon käytettävyys, selkeys ja luettavuus ovat laadullisen arvioinnin perusteena. (Vertailu ei ole taulukkomuodossa =0 pistettä.) 2. Espoon kaupungille nimettyjen konsulttien palvelu arvioituna asiakastyytyväisyyskyselyjen perusteella. Ilmoitetuista referensseistä valitaan sattumanvaraisesti viisi/tarjous, joille lähetetään asiakastyytyväisyyttä kartoittava kysely. Jokaisesta kysymyskohdasta voi saada pisteitä asteikolla 1-5. (Ei vastauksia= 0 pistettä). 3. Selvitys siitä, miten yritys seuraa arviointiensa onnistumista. Selvityksessä tulee kuvata arviointijärjestelmän toteutustapa, kuinka usein seurantaa tehdään ja missä muodossa tulokset ilmoitetaan. (Seurantaa tai suunnitelmaa ei ole olemassa = 0 pistettä). Vertailun perusteella saadut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen ja valinta suoritetaan saatujen yhteispisteiden perusteella. Tilaaminen Tilaukset tehdään ERP -järjestelmän kautta. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT( Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena ja sisältäen hintaliitteen joko muistitikulla tai CD-ROMilla on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen:

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Henkilöarviointipalveluiden hankinta. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. ESPOON KAUPUNKI Reijo Tuori rahoitusjohtaja LIITTEET 1. Palvelun yksilöinti 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 3. Hinnoitteluliite 4. Referenssiliite 5. Sopimusehdot 6. Kevennetty kilpailutus puitejärjestelyn sisällä