Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimukset kolmen toimittajan kanssa riittävien resurssien varmistamiseksi.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Valokuvauspalveluiden hankinta Hankinnan kohde ja kuvaus Heinolan kaupunki pyytää tarjousta valokuvauspalveluista kaupungin konsernihallinnon hallinnoimien rakennemuutoshankkeiden käyttöön (mm. Heinola Resort -hanke, Luovan Yritystoiminnan Kasvuohjelma, Teollisuuden Uudet toimialat). Kuvauskohteet tulevat olemaan pääasiallisesti tapahtumakuvia, henkilökuvauksia ja miljöökuvauksia. Kuvamateriaalia käytetään erilaisissa julkaisuissa mm. esitteissä, julisteissa, lehdissä sekä internet-sivuilla. Heinolan kaupunki varaa oikeuden perustellusta syystä käyttää yksittäisissä erikoiskuvauksissa myös muita kuin sopimustoimittajia. Heinolan kaupunki varaa oikeuden käyttää myös täydentäviä kuvapalveluita/- pankkeja omien tarpeidensa mukaisesti. Heinolan kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimukset kolmen toimittajan kanssa riittävien resurssien varmistamiseksi. Heinolan kaupungin konsernihallinnon hallinnoimat rakennemuutoshankkeet sekä yhteistyökunnat Heinola, Hartola ja Sysmä voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 3 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Sopimuskausi Sopimuskausi on vuoden 2013 loppuun. Optioehto on 1 vuosi. Heinolan kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Heinolan kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Heinolan kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Heinolan kaupungin internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi.

2 Tarjouksen hylkääminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa valokuvauskategoriaa. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset vertaillaan kuvauskategorioittain. Hinta, painotus 60 pistettä Vertailtava hinta on tarjotun valokuvauskategorian esimerkkityön kokonaishinta. Esimerkkityöt on määritelty tarkemmin alla. Esimerkkityöt ovat kuvitteellisia ja niitä käytetään ainoastaan hintavertailussa. Kaupunki voi kuitenkin tilata vastaavan tyyppisiä töitä, jolloin ne on hinnoiteltava samoin perustein kuin tarjotut esimerkkityöt. Halvimman hinnan tarjonnut (X) saa lopulliseen vertailuun 60 pistettä. Muiden tarjousten (Y) vertailupisteet lasketaan kaavalla X/Y* Tapahtumakuvaus Aihe: Heinolassa Jyrää 5.8. Paikka: Jyrängön rantamaisemat Aika: Sunnuntai klo Ohjeistus: 50 julkaisukelpoista kuvaa. Kuvissa näkyy luontoa ja yleisöä. Osasta kuvia tulee näkyä Heinolaksi tunnistettava maamerkki.

3 2. Henkilökuvaus Aihe: Hanketoimijoiden kuvaus Paikka: Heinolan kaupungintalo, Heinola Aika: arkipäivä Ohjeistus: viiden henkilön puolivartalokuvat. Kolme julkaisukelpoista kuvaa per kuvattava henkilö. Aikaa min/henkilö. Kuvaus tapahtuu sisätiloissa valkoista taustaseinää vasten. 3. Miljöökuvaus Aihe: Heinola Resort -sivuston kuvamaailman mukainen tunnelmakuva Heinolasta, Hartolasta tai Sysmästä Aika: arkipäivä Ohjeistus: kuusi julkaisukelpoista kuvaa eri kuvakulmista ja etäisyyksiltä. Tarjouksessa tulee lisäksi eritellä valokuvauksen ja kuvankäsittelyn tuntihinnat, joihin esimerkkityön kokonaishinta perustuu. Tarjoaja sitoutuu noudattamaan näitä tuntihintoja mahdollisella sopimuskaudella. Tuntihintoja ei kuitenkaan sellaisenaan vertailla. Hinnoittelussa tulee huomioida seuraavat palvelun laatumäärittelyt: kuvat ovat julkaisukelpoisia, korkeatasoisiin ja kookkaisiinkin painotuotteisiin, kuten esim. 70x100 cm julisteisiin, esitteisiin, vuosikertomukseen sekä verkkokäyttöön (760x210 pikseliä) soveltuvia. Heinolan kaupungilla, kaupungin konsernihallinnon hallinnoimilla rakennemuutoshankkeilla sekä yhteistyökunnilla Hartola ja Sysmä on kuviin täydet käyttöoikeudet. Laatu, painotus 40 pistettä Laatuvertailua varten pyydämme lähettämään kolme referenssikuvaa/tarjottu kuvauskategoria. Kuvien tulee olla viimeisen kahden vuoden ajalta. Kuvaaja voi toimittaa referenssikuvat sähköisessä muodossa tai lähettää linkin esim. extranet-sivustolleen, johon Heinolan kaupunki pääsee katsomaan referenssikuvia. Jälkimmäisessä tapauksessa tarjoajan on selkeästi ilmoitettava, mitkä kuvat hän ilmoittaa laatuvertailuun. Arviointiryhmä arvioi kuvien laatua niiden teknisen tason ja kuvien sisällön perusteella. Pisteytyksessä käytetään asteikkoa 0-3. Teknisen laadun lisäksi tapahtumakuvissa kiinnitetään huomiota tunnelman välittämiseen (0= kuva on lavastusmainen, tunnelma ei välity) ja henkilökuvauksissa kuvattavan henkilön persoonallisuuden esiintuomiseen (0 = kuva on jäykän asetelmallinen ja persoonaton). Miljöökuvissa kiinnitetään huomiota tunnelman ja yksityiskohtien välittämiseen Heinola Resort -sivustolla (0= tunnelma ei välity, kohde jää etäiseksi). Eniten laatupisteitä saanut tarjous (X) saa lopulliseen vertailuun 40 pistettä. Muiden tarjousten (Y) vertailupisteet lasketaan kaavalla Y/X*40. Hinta- ja laatupisteet lasketaan lopuksi yhteen. Kategoriassaan eniten pisteitä saanut valitaan sopimustoimittajaksi. Loput toimittajat valitaan kategorioiden yhteenlaskettujen pisteiden perusteella, niin että sopimustoimittajia tulee yhteensä kolme.

4 Tarjouksen hintatiedot Tarjouksen hintatiedot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa asti. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 keskeisiin sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan kelpoisuusehdoissa. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osilta. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Heinolan kaupungin konsernihallinnon hallinnoimien rakennemuutoshankkeiden hankinnoissa noudatetaan hyvän hallinnon periaatteita, kuntalakia ja EY:n perustamissopimuksen periaatteita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT ( Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Heinolan kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen satu.viljakainen@heinola.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Heinolan kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.

5 Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Heinolan kaupunki Kirjaamo Rauhankatu HEINOLA Tarjouksen voi toimittaa määräaikaan mennessä myös sähköpostitse osoitteeseen: tarjoukset@heinola.fi. Tarjouskuoreen/sähköpostin otsikkokenttään sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Valokuvauspalveluiden hankinta. Laatuvertailua varten pyydetyt kuvanäytteet on toimitettava CD-ROM-levyllä tai muistitikulla tai linkkinä extranet-sivustoon, johon Heinolan kaupunki pääsee kuvia katsomaan. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Heinolassa Satu Viljakainen viestintäkoordinaattori LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot ja referenssitiedot 2. Hintaliite 3. Keskeiset sopimusehdot