TARJOUSPYYNTÖ SASTAMALAN KAUPUNGIN MUUTOSKITKASTA ELINVOIMAAN KEHITTÄMISHANKKEEN (MUKI KEHITTÄMISHANKE) OSTOPALVELUISTA 1. Hankintayksikön perustiedot Sastamalan kaupunki Konsernihallinto PL 23 (Aarnontie 2 A) 38201 SASTAMALA 2. Hankittava palvelu Tarjouspyyntö koskee Sastamalan kaupungin Muutoskitkasta elinvoimaan kehittämishankkeen asiantuntijapalveluja ostopalveluina, jotka on tarkemmin kerrottu tämän tarjouspyynnön kohdassa 9 ja tarjouspyynnön liitteessä nro 3. 3. Sastamalan kaupunkikonsernin organisaatio ja lähiaikojen organisaatiomuutokset Sastamalan kaupunki on perustettu 1.1.2009 kolmen kunnan (Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä) kuntaliitoksen yhteydessä. Vuoden 2013 alussa myös Kiikoisten kunta liittyi Sastamalan kaupunkiin. Sastamalan asukasluku on vuoden 2017 alussa noin 25 100. Vakinaista henkilöstöä kaupungin palveluksessa on noin 1350 ja määräaikaisia noin 500. Kaupungin toimintakate oli vuoden 2015 tilinpäätöksessä 133,8 miljoonaa euroa ja taseen loppusumma 195,4 miljoonaa euroa. Kaupungin palvelutuotantoa toteutetaan seuraavina kokonaisuuksina/toimialoina: - Konsernihallinto - Sosiaali- ja terveyspalvelut (Sotesi) - Kasvu ja kulttuuri - Yhdyskunta ja ympäristö. Sastamalan kaupunki toimii sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta-alueen isäntäkuntana. Sastamalan kuntakonserniin kuuluu vuoden 2017 alussa yhteensä 10 tytäryhteisöä ja kaupunki on jäsenenä neljässä kuntayhtymässä. Organisaatiomuutokset Sastamalan kaupungin luottamushenkilöorganisaatio uudistuu 1.6.2017 alkaen. Uudistuksen yhteydessä lautakuntien ja johtokuntien määrä vähenee nykyisestä kahdestatoista kahdeksaan. Kaupungin omat ja kaupungin järjestämisvastuun piirissä olevat työterveyspalvelut on ulkoistettu Suomen Terveystalo Oy:lle 1.1.2017 lukien. Kaupungin Työterveys Akaasia liikelaitoksen toiminta päättyi samassa yhteydessä. Elinkeinopalvelut siirtyivät 1.1.2017 lukien Sastamalan seudun Yrityspalvelu Oy:ltä kaupungin omaksi toiminnaksi. Kaupunki tuottaa elinkeinopalveluita myös Punkalaitumen kunnalle. SASTAMALAN KAUPUNKI Aarnontie 2 A, PL 23, 38201 SASTAMALA, puh. (03) 521 31, faksi (03) 5213 4099 sastamala@sastamala.fi, etunimi.sukunimi@sastamala.fi, Y-tunnus 0144411-3, www.sastamala.fi
Kaupungin toimintamalli ja konsernikokonaisuus on esitetty tarjouspyynnön liitteenä (liite 1). Hallintosäännön uudistustyö on meneillään Kuntaliiton hallintosääntömallin pohjalta. Sote- ja maakuntauudistuksen vaikutus kaupungin toimintaan Sastamalan kaupunki hoitaa seuraavia sote- ja maakuntauudistuksen yhteydessä maakunnalle siirtyviä tehtäviä: - Sosiaali- ja terveyspalvelut: Sastamalan kaupunki tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita sopimusperusteisesti myös Punkalaitumen kunnalle. - Ympäristöterveydenhuolto: Sastamalan kaupunki tuottaa ympäristöterveydenhuollon palveluita sopimusperusteisesti myös Punkalaitumen, Ikaalisten, Parkanon ja Kihniön kunnille/kaupungeille. - Maaseutuviranomaispalvelut: Sastamalan kaupunki hoitaa Maaseutuviraston kanssa tekemänsä sopimuksen mukaisesti maksatusvirastotehtäviä Sastamalan, Ikaalisten ja Hämeenkyrön yhteistoiminta-alueella. - Lomituspalvelut: Sastamalan kaupunki hoitaa Melan kanssa tekemänsä sopimuksen mukaisesti lomituspalvelut myös Hämeenkyrön, Ikaalisten, Nokian, Ylöjärven, Virtain ja Ruoveden kuntien/kaupunkien alueilla. - Työllisyyspalvelut: Sastamalan kaupunki tuottaa työllisyyspalveluita sopimusperusteisesti myös Punkalaitumen kunnalle. Sastamalan kaupunki on yhdessä Tampereen seutukunnan kuntien kanssa hyväksytty työvoima- ja yrityspalveluiden alueelliseen kokeiluun, jossa valmistaudutaan ko. palveluiden toteuttamiseen maakuntauudistuksen jälkeen. Maakuntaan siirtyvien tehtävien osuus kaupungin toimintakatteesta on noin 90 miljoonaa euroa eli noin 65 prosenttia. Maakuntaan siirtyvä henkilöstömäärä on noin 740 vakinaista ja 180 määräaikaista eli noin 50 prosenttia kaupungin koko henkilöstömäärästä. 4. Sovellettavat säädökset ja hankintamenettely Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) ja tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen tarjous tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista. 5. Tarjousten laatimismenettely Hankinnasta on lähetetty ilmoitus 27.1.2017 sähköiseen verkkopalveluun HILMAan: www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen on lisäksi tämän jälkeen julkaistu kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.sastamala.fi. Tarjoukset tulee laatia käyttäen liitteenä olevia ostopalvelutarjouslomakkeita, joihin tarjoaja liittää omat tarvittavat liitteensä. 2
Ellei ostopalvelutarjousta ole laadittu tarjouspyynnön sekä sen liitteiden mukaisesti, se voidaan jättää huomioon ottamatta. 6. Tarjouksen ja tarjoajan kelpoisuus Ennen tarjouksen kokonaistaloudellisuuden arviointia selvitetään tarjouksen ja tarjoajan kelpoisuus. Tarjoaja tai tarjous voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta seuraavissa tapauksissa: tarjous on tullut perille myöhästyneenä tarjoajaa ei todeta kelpoiseksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen tarjouksessa on lisäehtoja, jotka ovat tarjouspyynnön ja/tai sen perusteena olevan ohjeistuksen vastaisia tarjoukseen liitettäviä asiakirjoja puuttuu. 7. Vähimmäisehdot / Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Ehdottomat vaatimukset: - Vähimmäisvaatimuksena on asiantuntijoiden soveltuva korkeakoulututkinto tai soveltuva opistotasoinen tutkinto. - Ostopalvelujen tuottajalla tulee olla koko sopimuskauden kattava vastuuvakuutus. - Tarjoajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. Kirjallinen selvitys ostopalvelujen tuottajan kuulumisesta kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tulee toimittaa viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. 8. Hankinta-asiakirjojen julkiseksi tuleminen Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 6 :n mukaisesti hankintaasiakirjat (ostopalvelutarjoukset ja vertailupöytäkirja) tulevat julkisiksi siltä osin kuin ne eivät ole lain 24 :n mukaisesti salassa pidettäviä, kun ostopalvelun hankintasopimus on allekirjoitettu. Hyväksytyn tarjouksen toteuttamissuunnitelma julkistetaan ostopalvelusta tiedotettaessa. Asianosaisella on kuitenkin oikeus ennen ostopalvelun hankintasopimuksen allekirjoitusta saada viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 11 :n mukaisesti tieto toisen tarjoajan tarjouksen sisällöstä lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia. Kokonaishinta ei ole liike- ja ammattisalaisuus. 9. Ostopalvelujen laajuus ja sisältö Ostopalvelu koskee kehittämishankkeen kaikkia kuutta tehtäväkokonaisuutta: TP1. Tehtävä 1. Yhteistyön tiivistäminen elinkeinoelämän ja kolmannen sektorin kanssa TP1. Tehtävä 2. Elinvoimapalvelujen tuottaminen yhdessä muiden toimijoiden kanssa. Kokeilut. TP2. Tehtävä 1. Kaupungin johtamisen kehittäminen uudessa tilanteessa. TP2. Tehtävä 2. Kaupungin prosessien tarkistaminen ja kehittäminen. TP2. Tehtävä 3. Perhepalveluverkoston kehittäminen. TP3. Tehtävä 1. Elinvoimamittarin rakentaminen. 3
Tehtäväkokonaisuuksien toteuttamiseen arvioimme tarvittavan enintään seuraavan määrän konsulttipäiviä asiantuntijapalveluna: TP1. Tehtävä 1. TP1. Tehtävä 2. TP2. Tehtävä 1. TP2. Tehtävä 2. TP2. Tehtävä 3. TP3. Tehtävä 1. 25 konsulttipäivää 30 konsulttipäivää 30 konsulttipäivää 30 konsulttipäivää 18 konsulttipäivää 7 konsulttipäivää Konsulttipäivän pituus on 7,25 tuntia. Jokaista tehtäväkokonaisuutta on kuvattu tarkemmin liitteessä nro 3. Jokaisesta tehtäväkokonaisuudesta on ilmoitettu myös kehittämishankkeessa tavoiteltava tulos ja asiantuntijoiden konsulttityönä tämän tarjouspyynnön mukaisesti hankittava ostopalvelu. Tarjoajan tulee edellä mainittujen tietojen perusteella esittää kunkin tehtäväkokonaisuuden toteuttamista koskeva toteuttamissuunnitelma. Toteuttamissuunnitelma kuvataan tarjouksessa kokonaisuudessaan. Toteuttamissuunnitelmassa arvostetaan ennen kaikkea osallistavia/toiminnallisia menetelmiä, menetelmien räätälöintiä kohderyhmille sopiviksi sekä konkreettisten tulosten tuottamista tavoitteiden mukaisesti. Tarjouksen tulee koskea kaikkia edellä mainittuja tehtäviä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Edellä mainitut konsulttipäivien määrät ovat arvioita ja enimmäismääriä kuhunkin tehtäväkokonaisuuteen ja niitä täsmennetään tarvittaessa hankkeen toteutusajan / sopimuskauden aikana hankkeen toteutukseen liittyen. Kaikkia tehtäväkokonaisuuksia ei toteuteta yhtäaikaisesti, vaan niiden aikatauluttamisesta ja jaksottamisesta sovitaan erikseen tarkemmin valitun tarjoajan kanssa hankkeen toteutuksen yhteydessä. Tarjoaja on tarjouksessaan nimettävä tarjoamiensa asiantuntijapalveluiden vastuuhenkilö. 10. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Kaupunki tekee ostopalvelujen hankintapäätöksen seuraavien kokonaistaloudellisten arviointiperusteiden mukaan. Arviointikriteerejä on neljä ja ne ovat: - hinta, konsulttipäivien yhteishinta (arvioidut konsulttipäivät x konsulttipäivän hinta) - ostopalvelujen tuottajan aiemmat referenssit - ostopalvelujen tuottajan osaaminen ja henkilöstö - ostopalvelujen tuottajan ehdotus kehittämishankkeen kunkin tehtäväkokonaisuuden toteuttamissuunnitelmasta. Konsulttipäivän hinnan tulee sisältää mahdolliset matka- ja majoituskustannukset sekä tarjoajan teknisten työvälineiden käytön. Tilaaja vastaa kokousten ja muiden tilaisuuksien tila- ja tarjoilujärjestelyistä sekä niistä aiheutuvista kustannuksista. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein: 4
Hinta (pisteet enintään 40) 1. Kokonaishinta kehittämishankkeen kaikkien tehtäväkokonaisuuksien toteuttamiseen liittyvistä asiantuntijapalveluista konsulttipäivinä tämän tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa. Kokonaishinta = Konsulttipäivät yhteensä x konsulttipäivän hinta (konsulttipäivän hinta voi olla erisuuruinen eri tehtäväkokonaisuuksissa), alv 0 % Kokonaishinnaltaan halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjoukset suhteutetaan halvimpaan tarjoukseen seuraavasti: halvin tarjous / muu tarjous x 40 pistettä. 40 % Laatu (pisteet enintään 60) 2. Kehittämishankkeen tehtäväkokonaisuuksien toteuttamissuunnitelmat Toteuttamissuunnitelmat arvioidaan tehtäväkohtaisesti seuraavasti: 32 % TP1. Tehtävä 1. max.6 pistettä 1. Toteuttamissuunnitelmassa kuvatut toimenpiteet ovat konkreettisia ja tulostavoitteen mukaisia. Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 1 piste, Hyvin 2 pistettä. 2. Toteuttamissuunnitelmassa käytetyt menetelmät ovat osallistavia. 3. Toteuttamissuunnitelman toimenpiteet on räätälöity eri kohderyhmille: TP1. Tehtävä 2. max. 6 pistettä 4. Toteuttamissuunnitelmassa kuvatut toimenpiteet ovat konkreettisia ja tulostavoitteen mukaisia. Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 1 piste, Hyvin 2 pistettä. 5. Toteuttamissuunnitelmassa käytetyt menetelmät ovat osallistavia. 6. Toteuttamissuunnitelman toimenpiteet on räätälöity eri kohderyhmille: TP2. Tehtävä 1. max. 6 pistettä 7. Toteuttamissuunnitelmassa kuvatut toimenpiteet ovat konkreettisia ja tulostavoitteen mukaisia. Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 1 piste, Hyvin 2 pistettä. 8. Toteuttamissuunnitelmassa käytetyt menetelmät ovat osallistavia. 9. Toteuttamissuunnitelman toimenpiteet on räätälöity eri kohderyhmille: TP2. Tehtävä 2. max. 6 pistettä 10. Toteuttamissuunnitelmassa kuvatut toimenpiteet ovat konkreettisia ja tulostavoitteen mukaisia. Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 1 piste, Hyvin 2 pistettä. 11. Toteuttamissuunnitelmassa käytetyt menetelmät ovat osallistavia. 12. Toteuttamissuunnitelman toimenpiteet on räätälöity eri räätälöity 5
eri kohderyhmille: Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 1 piste, Hyvin 2 pistettä. TP2. Tehtävä 3. max. 4 pistettä 13. Toteuttamissuunnitelmassa kuvatut toimenpiteet ovat konkreettisia ja tulostavoitteen mukaisia. Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 1 piste, Hyvin 2 pistettä. 14. Toteuttamissuunnitelmassa käytetyt menetelmät ovat osallistavia. TP3. Tehtävä 1. max. 4 pistettä 15. Toteuttamissuunnitelmassa kuvatut toimenpiteet ovat konkreettisia ja tulostavoitteen mukaisia. Pisteytys: Ei 0 pistettä, Osittain 2 piste, Hyvin 4 pistettä. 3. Tarjoajan asiantuntijaresurssit Asiantuntijaresurssien arvioinnissa otetaan huomioon asiantuntijoiden riittävyys, pätevyys ja käytettävyys tarjouspyynnön kohteena olevan hankkeen toteutukseen. Valitun tarjoajan tulee toimittaa asiantuntijoiden cv-tiedot. Palvelun toteuttamiseen osallistuvien henkilöiden vastuualueet tulee määritellä tarjouksessa. Palveluntuottaja sitoutuu käyttämään palvelun toteutuksessa tarjouksessa ilmoittamiansa henkilöitä tai pätevyydeltään vastaavia henkilöitä. Vastuuhenkilöiden pätevyyksien arvioimiseksi pyydetään vapaamuotoista kuvausta asiantuntijoiden koulutuksesta ja työkokemuksesta hanketta vastaavissa asiantuntijatehtävissä. 14 % Asiantuntijaresurssien pisteytys: TP1: max. 6 pistettä - Vähintään 2 asiantuntijaa, joilla on soveltuva korkeakoulututkinto ja yli 10 vuoden työkokemus vastaavan aihealueen asiantuntijatehtävissä: 6 pistettä. - Vähintään 2 asiantuntijaa, joilla on soveltuva korkeakoulututkinto ja yli 5 vuoden työkokemus vastaavan aihealueen asiantuntijatehtävissä: 3 pistettä. TP2: max. 6 pistettä - Vähintään 2 asiantuntijaa, joilla on soveltuva korkeakoulututkinto ja yli 10 vuoden työkokemus vastaavan aihealueen asiantuntijatehtävissä: 6 pistettä. - Vähintään 2 asiantuntijaa, joilla on soveltuva korkeakoulututkinto ja yli 5 vuoden työkokemus vastaavan aihealueen asiantuntijatehtävissä: 3 pistettä. TP3: max. 2 pistettä - Vähintään 1 asiantuntija, jolla on soveltuva korkeakoulututkinto ja yli 10 vuoden työkokemus asiantuntijatehtävissä: 2 pistettä. 6
4. Tarjoajan asiakasreferenssit Asiakasreferenssien arvioinnissa huomioidaan asiantuntijapalvelua tarjoavan yrityksen aiemmat näytöt vastaavista onnistuneista hanketoteutuksista. Asiakasreferenssien arvioimiseksi on liitettävä tiedot aiemmista asiakkaista, heidän yhteystietonsa ja lyhyt, vapaamuotoinen kuvaus näille asiakkaille toteutetuista asiantuntijapalvelusta. 14 % Asiakasreferenssien pisteytys: TP1: max. 6 pistettä - Kaksi tai useampi asiakasreferenssi vastaavan aihealueen hankkeista: 6 pistettä. - Yksi asiakasreferenssi vastaavan aihealueen hankkeesta: 3 pistettä.. TP2: max. 6 pistettä - Kaksi tai useampi asiakasreferenssi vastaavan aihealueen hankkeista: 6 pistettä - Yksi asiakasreferenssi vastaavan aihealueen hankkeesta: 3 pistettä. - TP3: max. 2 pistettä - Vähintään yksi asiakasreferenssi vastaavan aihealueen hankkeesta: 2 pistettä. 11. Muita tarjouksen laatimiseen liittyviä seikkoja Osatarjouksia ei hyväksytä. Kaikki välttämättömät kustannukset on sisällytettävä ostopalvelun hintaan. Tarjous on allekirjoitettava. Ostopalvelun tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Palvelujen tuottajalla ei ole oikeuttaa vaatia kaupungilta korvausta tarjouksen tekemisestä. Palveluntuottajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksen liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin (viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain eli ns. julkisuuslain 24 ) ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Toteuttamissuunnitelmat eivät ole liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja. Hankintayksikkö päättää mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta on julkinen tieto. Hankintapäätös lähetetään sähköisesti (pdf-muodossa) kaikille tarjouksen jättäneille. Tarjoajan on tarjouslomakkeessa ilmoitettava sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7
Palvelun siirtäminen, peruuntuminen tai hankkimatta jättäminen ei aiheuta maksuvelvollisuutta ostajalle. Palvelun tuottajalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta kolmannelle. 12. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Hankintasopimus koskee hankkeen toteutusaikaa 1.1.2017 31.12.2018 allekirjoituspäivästä lukien hankkeen päättymiseen saakka. Hankintasopimukseen sisältyy kahden (2) kuukauden irtisanomismahdollisuus. 13. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Ostopalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Konsulttipäivien yksikköhintojen on oltava kiinteät koko sopimuskauden ajan. Laskutus- ja maksuehdot Laskutus suoritetaan tehdyn työn perusteella kuukausittain jälkikäteen. Laskuissa tulee eritellä työn suorittajan nimi, työn ajankohta, määrä (päivää/tuntia), yksikköhinta ja työn sisältö. Maksuehto 21 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Sastamalan kaupungin laskut tulee toimittaa verkkolaskuina. Kaupungin OVT-tunnus on 00370144411301. Laskun loppusummaan lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. 14. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi ne tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana, ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata ostopalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 15. Muut sopimusehdot Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolelle. Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään ensisijaisesti sopijaosapuolien neuvotteluilla ja vasta toissijaisesti Pirkanmaan käräjäoikeudessa. 16. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjoukseen liitettävät lomakkeet Perustiedot/kansilehti: Tarjouksen tekijä ja yhteystiedot Lomake 1: Ehdottomat vaatimukset Lomake 2: Hintatiedot: kokonaishinta ja erittelyt Lomake 3: Tehtäväkokonaisuuksien toteuttamissuunnitelmat 8
Lomake 4: Selvitykset ja kuvaukset Lomake 5: Asiantuntijaresurssit ja asiakasreferenssit Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 31.3.2017 saakka Ennen hankintasopimuksen tekemistä tarkistetaan tiedot verojen ja julkisten maksujen maksamisesta. 17. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan suljettuna kirjeenä tai sähköpostitse 16.2.2017 klo 12.00 mennessä. Postiosoite: Sastamalan kaupunki Konsernihallinto PL 23 38201 Sastamala tai sähköpostitse sastamala@sastamala.fi. Kuoren päälle tai sähköpostin aiheeksi merkintä Tarjous MUKI -kehittämishanke. 18. Lisätiedot Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tulee esittää 8.2.2017 mennessä sähköpostilla sastamala@sastamala.fi. Sähköpostin otsikoksi tulee merkitä Lisätietopyyntö / MUKI-hanke. Kysymykset vastauksineen julkaistaan viimeistään 10.2.2017 klo 15 mennessä Sastamalan kaupungin www-sivuilla tarjouspyyntöasiakirjojen yhteydessä http://www.sastamalankaupunki.fi/tiedotepalsta/index.tmpl?sivu_id=3694 19. Tarjouspyynnön liitteet 1. Sastamalan kaupungin toimintamalli (liite 1, tarjouspyynnön yhteydessä) 2. Sastamalan konsernirakenne (liite 2, tarjouspyynnön yhteydessä) 3. Kehittämishankkeen tehtäväkokonaisuuksien kuvaukset, tavoitetulokset ja ostopalveluna hankittavat asiantuntijapalvelut (liite 3, tarjouspyynnön yhteydessä) 4. Tarjouslomakkeet (ks. edellä kohta 16, eri tiedostoina) Sastamalassa 27.1.2017 SASTAMALAN KAUPUNKI Jarkko Malmberg kaupunginjohtaja Tapio Rautava hallintojohtaja 9
TARJOUSPYYNNÖN LIITE 1: SASTAMALAN KAUPUNGIN TOIMINTAMALLI 10
TARJOUSPYYNNÖN LIITE 2: SASTAMALAN KAUPUNGIN KONSERNIKOKONAISUUS 11
TARJOUSPYYNNÖN LIITE 3: KEHITTÄMISHANKKEEN TEHTÄVÄKOKONAISUUKSIEN KUVAUKSET, TAVOITETULOKSET JA OSTOPALVELUNA HANKITTAVAT ASIANTUNTIJAPALVELUT TP1. Sastamala palveluintegraattorina Prosessissa syntyy malli siitä, miten Sastamala toimii palveluintegraattorina. Elinvoimaan liittyvien toimivien yhteistyöverkostojen luominen, yhteistyön kehittäminen ja saumattomien toimintatapojen vakiinnuttaminen. TP1. Tehtävä 1. Yhteistyön tiivistäminen elinkeinoelämän ja kolmannen sektorin kanssa Yhtenä keskeisenä tekijänä elinvoiman kehittämisessä nähdään kaupungin ja elinvoimaan liittyvien muiden toimijoiden keskinäisen toiminnan sujuvuus ja määrätietoisuus. Yhtenä merkittävänä rajapintana nähdään Sastamalan ja ympäröivän elinkeinotoiminnan yhteistyön vahvistaminen ja laajentaminen. Ts. halutaan vahvistaa ja kehittää elinkeinoelämän toimintaedellytyksiä Sastamalan alueella, joka samalla vahvistaa alueen elinvoimaisuutta. Kehittäminen tapahtuu vuorovaikutteisena, osallistavana kehittämistyönä, johon osallistuu kaupungin lisäksi ympäröivä elinkeinoelämä ja kolmas sektori. Tulos: Tuloksena syntyy toimintamalli sujuvasta, monipuolisesta ja itseään uudistavasta yhteistyöstä, jonka pohjalta elinvoimaa tuottavia ideoita ja kokeiluja syntyy sekä projektin aikana että sen päättymisen jälkeen. Asiantuntijapalvelut ostopalveluna: Ostetaan asiantuntijapalvelua, johon kuluu tehtävään sisältyvien työpajojen ja tapaamisten fasilitointi sekä hankkeen vastuuhenkilöiden sparraus eri osa-alueiden toteutuksessa: - Asiantuntijoiden ohjaamat osallistavat työpajat, joiden tuloksena syntyy uusia ideoita eri toimijoiden välisistä yhteistyötoimintatavoista ja yhteistyön aiheista. - Työpajoissa tunnistettujen ideoiden jatkokehittäminen pienemmissä ohjatuissa työryhmissä ja kehitettyjen toimintatapojen kokeilu. - Onnistuneiden kokeilujen muokkaaminen pysyviksi toimintamalleiksi ja niiden käyttöönotto. TP1. Tehtävä 2. Elinvoimapalvelujen tuottaminen yhdessä muiden toimijoiden kanssa. Kokeilut. Toimivan yhteistyön pohjalta havaitaan uusia mahdollisuuksia ja palvelujen tuottamisen tapoja, joita toteutetaan yhteistyössä kaupungin henkilökunnan ja ulkoisten toimijoiden kesken. - Kokeilut elinvoimapalvelujen tuottamiseksi yhdessä muiden toimijoiden (yritykset, kolmas sektori) kanssa - Toimivien palvelukokonaisuuksien rakentaminen. 12
Tulos: - Löydetään uusia palvelujen tuottamisen tapoja, ja tuotetaan niitä entistä enemmän yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. - Uusi toimintamalli elinkeinopalvelujen järjestämisessä (toiminta siirtyy kaupungin tytäryhtiöltä kaupungin omaksi toiminnaksi). Asiantuntijapalvelut ostopalveluna: Ostetaan asiantuntijapalvelua Sastamalan kaupungin tulevaisuuden elinvoimapalvelujen tunnistamiseen, konseptointiin ja tuottamiseen hyödyntäen yhteistoiminnallisia menetelmiä: - Osallistavat työpajat sidosryhmille tulevaisuuden elinvoimapalvelujen tunnistamiseksi - Elinvoimapalvelujen kehittäminen ja konseptointi kaupungin työntekijöiden ja muiden toimijoiden kanssa. - Uuden toimintamallin luominen elinkeinopalveluille ja tarvittavien prosessien kuvaaminen elinvoimapalveluiden tuottamiseksi. TP2. Sastamalan kaupungin organisaation valmistautuminen ja kehittäminen lähiajan muutoksiin Selvitetään, miten tulevat muutokset vaikuttavat kaupungin sisäiseen toimintaan, johtamiseen ja prosesseihin. Tunnistetaan ja nimetään rajapinnat niin maakuntaan kuin sote-toimijoihin päin. TP2. Tehtävä 1. Kaupungin johtamisen kehittäminen uudessa tilanteessa Kuntasektorin suuri muutos haastaa erityisesti johtamisen. Elinvoimaisuuden kehittämiseen on tarkoituksenmukaista sisällyttää myös johtamisen kehittämisen näkökulma. Tässä tehtävässä kehitetään uudessa tilanteessa olevassa organisaatiossa tarvittavaa johtamista, jotta elinvoimanäkökulma on mukana päivittäisessä johtamistyössä. Uudet johtamisjärjestelmän periaatteet on Sastamalan kaupungissa hyväksytty. Hallintosääntö hyväksytään alkuvuonna 2017. Johtamisjärjestelmän käyttöönotto ja kehittäminen ajoittuu projektin ajalle. TP2. Tehtävä 2 tukee tätä työtä. Tulos: - Johdon toimijat tunnistavat oman roolinsa uudessa kuntien tilanteessa. Mukana on mm. uusi johtamisjärjestelmä, prosessit, sisäinen asiakkuus, verkostot ja näiden asioiden vaikutus johtamiseen. Asiantuntijapalvelut ostopalveluna: Johdon työnohjaus ja valmennus uuteen johtamiseen. Erimuotoisia työpajoja ja ohjausprosesseja tarpeen mukaan, tarkentuvat projektin alkuvaiheessa. Valmennus verkostojen johtamiseen linjaorganisaation ja ulkopuolisten toimijoiden välillä. 13
TP2. Tehtävä 2. Kaupungin prosessien tarkistaminen ja kehittäminen Tarkistetaan kaupungin vastuulle jäävien prosessien rakenne ja toimivuus, sekä päivitetään strategian valintoja erityisesti elinvoiman näkökulmasta. Tarkastelua suoritetaan nimenomaan elinvoiman näkökulmasta. Samalla tehtävässä vahvistetaan prosessiajattelua ja sisäistä asiakkuutta ( siiloista pois). Myös rajapintojen tunnistaminen niin maakuntaan kuin sote-toimijoihin tunnistetaan ja kuvataan. Organisaation tehokkaalla, asiakaslähtöisellä, funktionaaliset rajat ylittävällä toiminnalla osaltaan vahvistetaan kaupungin elinvoimaisuutta. Tulos: - Tarkistetut toiminnalliset prosessikuvaukset. - Tunnistetut ja määritellyt rajapinnat maakuntaan ja sote-toimijoihin. Asiantuntijapalvelut ostopalveluna: Ostetaan asiantuntijapalvelua sisäinen asiakkuus- ja prosessiajattelun vahvistamiseksi kaupungin organisaatiossa sekä tulevaisuuden toimintaprosessien kuvaamisen toteuttamiseen: - Valmennukset prosessijohtamisesta valituille kohderyhmille kaupungin organisaatiosta - Työpajat tulevien kaupungin toimintaprosessien ja rajapintojen tunnistamiseksi - Vastuuhenkilöiden ohjaaminen prosessikuvauksien tekemisessä. TP2. Tehtävä 3. Perhepalveluverkoston kehittäminen Kehitetään perhepalveluverkoston rakenne vastaamaan tulevaa uutta sote-mallia. Tämä tarkoittaa niiden toimintojen tarkistamista ao. osa-alueella (erityisesti sivistystoimi, nuorisotoimi, vapaa-aikapalvelut), mitkä jäävät kaupungin vastuulle ja toiminnan kehittämistä vastaamaan uutta tilannetta. Hankkeella varmistetaan kaupungin vastuulle jäävien perhepalveluiden tehokas ja maakunta-/ sote-malliin nivoutuva toimintatapa, mikä lisää kaupungin elinvoimaisuutta perheille tärkeiden palveluiden toteutuessa tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti. Tulos: - Toimiva perhepalveluverkosto yhteensovittaen uuteen sote-malliin. Asiantuntijapalvelut ostopalveluna: Verkosto-ohjaus. Muut tarvittavat työtavat, jotka tarkentuvat projektin alkuvaiheessa. TP3. Elinvoimamittaristo Sastamalan kaupungin elinvoimamittariston rakentaminen TP3. Tehtävä 1. Elinvoimamittarin rakentaminen Johto yhdessä ulkopuolisen toimijan kanssa määrittelee mitattavat asiat. Kehittämistyöhön osallistuminen ja mittariston käyttöönotto. 14
Tulos: - Saadaan keskeinen työkalu strategian toteutumisen seurantaan. - Saadaan tulevaisuudessa kootusti tietoa siitä miten olemme onnistuneet elinvoiman kannalta keskeisissä asioissa. Asiantuntijapalvelut ostopalveluna: Ostetaan asiantuntijapalvelua kaupungin strategian toteutusta kuvaavien elinvoimamittarin/- mittarien tunnistamiseksi, valittujen mittarien mittaus- ja vertailutiedon hankkimiseksi sekä toimintatavan luontiin pysyvään mittaamiseen ja mittarien seuraamiseen. 15