TARJOUSPYYNTÖ VIITASAAREN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA

Transkriptio

1 VIITASAAREN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ VIITASAAREN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Viitasaaren kaupungin tarkastuslautakunta pyytää tarjousta kuntalain 122 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosilta Tarjouspyyntö sisältää myös seuraavat muut tarkastuspalvelut: - tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät - erityistehtävien tai hankkeiden tarkastus. Tarjoushinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina. Viitasaaren kaupunginvaltuusto päättää tilintarkastusyhteisön valinnasta. Hankintayksikön yhteystiedot: Viitasaaren kaupungin tarkastuslautakunta Keskitie 10, Viitasaari Y-tunnus sähköposti: viitasaaren.kaupunki@viitasaari.fi 1. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Viitasaaren kaupunki on n asukkaan kaupunki pohjoisessa Keski-Suomessa. Viitasaaren kaupungin henkilöstömäärä on n Vuoden 2015 tilinpäätös ja toimintakertomustiedot sekä vuosien 2016 ja 2017 talousarviotiedot löytyvät kaupungin kotisivuilta Viitasaaren kaupunki on aloittanut v alusta ns. Wiitaunioni yhteistyön Pihtiputaan kunnan kanssa siten, että kunnat ovat edelleen itsenäisiä yksiköitä, joilla on oma keskushallinto, mutta lautakunnat ovat yhteisiä. Viitasaari tuottaa molemmille kunnille teknisen toimen ja perusturvan palvelut ja Pihtiputaan kunta tuottaa vastaavasti molemmille kunnille sivistyspalvelut sekä hallinnoi tukipalvelut ja kansalaisopiston. Taloushallinto kuuluu tukipalveluihin ja palvelut tuottaa siis Pihtiputaan kunta ja taloushallinnon työntekijät toimivat Pihtiputaalla. Hallintokuntien henkilöstö on siirtynyt isäntäkunnan palvelukseen vuoden 2012 alusta lähtien, palvelutuotantojen johtavat viranhaltijat ovat kuntien yhteisiä. Teknisen toimen osalta henkilöstösiirrot on kuitenkin myöhemmin purettu. 1

2 Vuoden 2013 alusta lähtien Viitasaaren kaupunki on toiminut isäntäkuntana ympäristöterveydenhuollon, ympäristönsuojelun ja rakennusvalvonnan yhteistoimintaalueella, johon Viitasaaren kaupungin lisäksi kuuluvat Pihtiputaan, Kannonkosken, Karstulan, Kinnulan, Kivijärven ja Kyyjärven kunnat sekä Saarijärven kaupunki. Vuoden 2013 alusta lukien Viitasaaren kaupunki on kuulunut yhteiseen maaseutuhallintoalueeseen Pihtiputaan, Karstulan, Kinnulan, Kivijärven ja Kyyjärven kuntien kanssa. Yhteistoiminta-alueen isäntäkuntana toimii Pihtiputaan kunta. 2. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö Tarkastuspäivän pituudeksi tarjouksessa oletetaan 7 työtuntia. Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 10 tarkastuspäivää vuodessa. Edellä olevasta yhteensä vähintään 6 päivää tulee olla JHT-tilintarkastajan suorittamaa tarkastusta ja vähintään 3 päivää tulee olla vastuullisen JHT-tilintarkastajan suorittamaa tarkastusta. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista lautakunnan päättämin määräajoin. Tilintarkastajan tulee olla pyydettäessä läsnä niissä tarkastuslautakunnan kokouksissa, joissa tilintarkastajan raportteja ja ilmoituksia käsitellään tai milloin lautakunta pitää sitä muulloin tarpeellisena. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään yhden kirjallisen väliraportin. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 7 kokousta vuodessa. Yhden kokouksen kesto on noin kaksi tuntia. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelusta vastaa JHT tilintarkastaja. Sihteerin tehtäviin kuuluu esim. esityslistan/kokouskutsun lähettäminen, asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin, pöytäkirjan pitäminen sekä arviointikertomuksen kokoaminen. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelun sihteerintehtävien laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on arviolta 35 työtuntia vuodessa. Erityistehtävien tai hankkeiden tarkastus JHT-tilintarkastajan tulee tarkastaa muita erityisiä kohteita. Kohteita arvioidaan olevan 4 tarkastuspäivää vuodessa, jonka perusteella tarjoukset vertaillaan. Muissa erityistehtävien tarkastuksissa tilintarkastajan asiantuntemusvaatimus määräytyy tehtävän mukaan. Ostaja osoittaa tarjoajalle työpisteet Viitasaaren kaupungintalon ja Pihtiputaan kunnantalon tiloissa. Ostaja vastaa näistä kustannuksista. Tarkastajalla on mahdollisuus käyttää apunaan kaupungin toimistohenkilökuntaa tarkastuslautakunnan kokousjärjestelyihin, kopiointiin, postitukseen ja muihin vastaaviin rutiiniluonteisiin avustaviin työtehtäviin. 2

3 3. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan kelpoisuus - Tarjoajan tulee olla kuntalain 122 :ssä tarkoitettu tilintarkastusyhteisö. - Vastuullisen tilintarkastajan tulee olla JHT-tilintarkastaja. - Tilintarkastusyhteisöllä ja vastuullisella tilintarkastajalla tulee olla vähintään neljän vuoden kokemus kuntien tai kuntayhtymien tilintarkastuksesta vuosilta Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. - Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla koko sopimuskauden kattava vastuuvakuutus. - Tarjoajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. - Tarkastusyhteisön tulee kuulua kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. 4. Tarkastustyötä koskevat ehdottomat vaatimukset - Tarjouspyynnön mukaisia palveluja ei voi suorittaa alihankintana. - Osatarjouksia ei hyväksytä. 5. Tarjouksen valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja painoarvoin: 1. Hinta (painoarvo yhteensä 65%) Tarjousvertailuun huomioidaan tarjouspyynnön kohdan Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö mukaisen kokonaisuuden kokonaishinta sopimuskaudella (tilikaudet ). 2. Laatu (painoarvo yhteensä 35%) 2.1. Vastuunalaisen tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien konsernitilinpäätösten tarkastamisesta vuosina (painoarvo 25%). Tarjouksessa on ilmoitettava kuntakonsernin tai kuntayhtymän nimi sekä tilivuosi, jolta konsernitilinpäätös on tarkastettu Vastuunalaisen tilintarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta, vähimmäisvaatimuksen (3 tarkastuspäivää) ylittävä osuus (painoarvo 10%) Hintapisteiden laskenta: Halvin tarjous saa pistemäärän 65. Muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan: halvin tarjous/tarjoajan tarjous * maksimipisteet. 3

4 Laatupisteiden laskenta: 2.1. Vertailu tehdään siten, että lasketaan ensin yhteen kokemusvuodet kussakin tarjouksessa. Eniten kokemusta omaava tarjous saa painoarvoa vastaavan maksimipistemäärän, 25 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: tarjoajan ilmoittama aikayksikkö/parhaan tarjoajan ilmoittama aikayksikkö*maksimipistemäärä Paras tarjous saa maksimipistemäärän, 10 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: tarjoajan ilmoittama aikayksikkö/parhaan tarjoajan ilmoittama aikayksikkö*maksimipistemäärä. 6. Päätöksestä tiedottaminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankinnasta tehdään erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan hankintapäätöksen, tarjouspyynnön, julkisten hankintojen yleisten palveluhankintojen sopimusehtojen (JYSE 2014 Palvelut) ja tarjouksen perusteella. Hankintapäätöksellä hyväksytty tarjous velvoittaa valitun palveluntuottajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen. Tilaajaa sitova sopimus syntyy vasta hankintasopimuksen molemminpuolisella allekirjoituksella. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus koskee tilivuosien hallinnon ja talouden tarkastusta. Sopimus voidaan sopimuskauden aikana irtisanoa kuuden kuukauden irtisanomisajalla. 8. Hintojen tarkastaminen sekä laskutus ja maksutiedot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Tarkastuspäivien ja tuntien yksikköhinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan. Laskutuksen tulee perustua tehtyyn työhön. Maksuehto on 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutus- ym. lisiä ei makseta. Lasku tulee toimittaa verkkolaskuna. 9. Muut sopimusehdot Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolelle. Tarjouksessa nimettyjen vastuullisten tarkastajien ja heidän varahenkilönsä vaihtaminen kesken sopimuskauden edellyttää perusteltua syytä ja tarkastuslautakunnan suostumusta. Mikäli nimettyä henkilöä vaihdetaan, uudella henkilöllä on oltava vastaava pätevyys ja kokemus. 4

5 10. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella. Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 2 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on esitettävä arvonlisäverottomina. Lisäksi tarjouksen liitteistä tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: - Tilivuosien tarkastuksen kokonaishinta sopimuskaudella sisältäen matka- ja muut kustannukset - Erittelyt laskentaperusteista, joihin kokonaishinta perustuu: o laskutuksessa sovellettava lakisääteisen tarkastuksen tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu. Hinnat ilmoitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta. o lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset. Hinnat ilmoitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta. o tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemus mennessä kunnan tai kaupungin vastuunalaisena tilintarkastajana o tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä pätevyydestä ja työkokemuksesta o JHT-auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta o vastuunalaisen JHT-tilintarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta o selvitys tilintarkastajayhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista o tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta o tarkastuslautakunnan sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon kokonaishinta perustuu. Hinnat ilmoitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta. o erityistehtävien ja hankkeiden tarkastukseen liittyvien tehtävien tarkastuspäivän hinta. Hinnat ilmoitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta. 11. Tarjouksen liitteet Tarjoukseen tulee liittää: - tilintarkastusyhteisön tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta - kuvaus tarkastuksen laadunvarmistuksen järjestelmästä - ulkoisen tarkastuksen prosessikuvaus kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä - todistukset tilintarkastajien pätevyydestä - vastuullisen ja avustavan tarkastajan CV ja referenssit 12. Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa klo mennessä osoitteeseen: 5

6 Viitasaaren kaupungin tarkastuslautakunta Keskitie 10, VIITASAARI Kuoreen maininta Tilintarkastustarjous. Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Viitasaarella Hannu Suni Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja 6