Tarjouspyyntö Pälkäneen kunnan hallinnon ja talouden tarkastamisesta

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1(5) Tarjouspyyntö Pälkäneen kunnan hallinnon ja talouden tarkastamisesta Pyydämme tarjousta kuntalain 72 :n mukaisesta kunnan hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä kunnan tytäryhteisöjen ja Pälkäneen Palvelukotisäätiön tilintarkastuksesta vuosina 2015 ja JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään laadunvarmistusjärjestelmää, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. Pälkäneen Palvelukotisäätiön tilintarkastajalta edellytetään vähintään HTMtilintarkastajan pätevyyttä. Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla asianmukainen, voimassa oleva vastuuvakuutus. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti 1. Tarkastuspalveluiden ostaja Pälkäneen kunta Keskustie Pälkäne sekä kunnan tytäryhtiöt Pälkäneen Asuntotuotanto Oy ja Pälkäneen Aluelämpö Oy sekä Pälkäneen Palvelukotisäätiö. Kukin yhteisö päättää hankinnasta omalta osaltaan. 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Pälkäneen kunnan väkiluku elokuussa 2014 oli asukasta. Kunta on muodostunut Pälkäneen ja Luopioisten kunnista vuoden 2007 alusta. Pälkäneen kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut järjestetään Kangasalan ja Pälkäneen kuntien muodostamalla yhteistoiminta-alueella, jossa Kangasalan kunta toimii isäntäkuntana. Lisätietoa Pälkäneen kunnasta löytyy kunnan kotisivuilta Pälkäneen Asuntotuotanto Oy on kunnan kokonaan omistama yhtiö. Yhtiöllä on yhteensä 236 asuinhuoneistoa ja yksi liikehuoneisto. Yhtiön isännöintitehtävät hoitaa Kangasalan Kiinteistöpalvelu Oy.

2 Tarjouspyyntö 2(5) Pälkäneen Aluelämpö Oy on vuonna 2008 kokonaan kunnan omistukseen siirtynyt kaukolämpöä tuottava yhtiö. Pälkäneen Palvelukotisäätiö ylläpitää palvelutalokiinteistöä, vuokraa palveluasuntoja asukkaille ja palvelutoiminnan tiloja Kangasalan kunnan yhteistoiminta-alueelle. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus (arvio), josta tarjousta pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 18 tarkastuspäivää vuodessa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain kunnan tarkastuksista vähintään kaksi kirjallista väliraporttia. Tilintarkastajien käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa Tilintarkastajilla on käytettävissä Pälkäneen kunnanvirastolla: työtila liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon kopiointipalvelut 3.2 Kunnan tytäryhteisöjen ja säätiön tilintarkastus Kunnan tytäryhtiöiden (Pälkäneen Asuntotuotanto Oy ja Pälkäneen Aluelämpö Oy) ja Palvelukotisäätiön tilintarkastusarvio on yhteensä 5 tarkastuspäivää vuodessa. Vastuullisen tarkastajan tulee toimia tytäryhteisöjen tilintarkastuksessa nimenkirjoittajana. Tarjoajan huomioitavaksi: ehto ei koske Pälkäneen Palvelukotisäätiötä, joka ei ole kunnan tytäryhteisö. 4. Tarjousten arviointikriteerit ja valintaperuste Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: Hinta Kokonaishinta (kunta, tytäryhteisöt ja säätiö) sopimuskaudelle 50 % (= 50 pistettä)

3 Tarjouspyyntö 3(5) Edullisin tarjous saa maksimipisteet (50 p). Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: halvin hinta / tarjoajan hinta x maksimipisteet (50) Laatu Vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 25 % (= 25 pistettä) Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 25 % (= 25 pistettä) Laatu todennetaan suhteellisesti siten, että paras tarjoaja saa kummastakin osiosta täydet, painoarvon mukaiset laatupisteet (25p tai 25p). Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (tarjoajan ilmoittamat aika- tai % -yksiköt / parhaan tarjoajan ilmoittamat aika- tai % -yksilöt) x painoarvo. Jokainen arviointikriteeri vertaillaan erikseen. Tarjouksia vertailtaessa lasketaan hintaja laatupisteet yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. 5. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Päätös annetaan tiedoksi sähköpostitse tarjoajille. Tarjoukseen tulee liittää se sähköpostiosoite, johon tiedoksianto voidaan toimittaa. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 6. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosien 2015 ja 2016 tarkastusta. 7. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. 7.1 Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät sopimuskauden ajan. 7.2 Laskutus- ja maksuehdot Laskutus tehdyn työn perusteella.

4 Tarjouspyyntö 4(5) Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukainen. Laskutuslisiä ei hyväksytä. 8. Alihankinta Tarkastuspalvelua ei voi suorittaa alihankintana. 9. Muut sopimusehdot Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimus on sopimuskauden aikana irtisanottavissa päättymään kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksesta mahdollisesti syntyvät erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimuskumppanien välisin neuvotteluin. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään siinä käräjäoikeudessa, jonka tuomiopiiriin Pälkäneen kunta kuuluu. 10. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: sopimuskautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matkaja muut kustannukset erikseen kunkin tarkastettavan yhteisön osalta hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta vastuullisen JHTT -tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta

5 Tarjouspyyntö 5(5) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Tarjouksen liitteet JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta vastuunalaisen tarkastajan ansioluettelo avustavan tarkastajan ansioluettelo Palvelukotisäätiön tarkastajan ansioluettelo kuvaus tilintarkastusyhteisön laadunvarmistusjärjestelmästä selvitys yhteisön vastuuvakuutuksesta 11. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle klo mennessä osoitteeseen Pälkäneen kunta / Tarkastuslautakunta, Keskustie 1, Pälkäne tai sähköpostitse osoitteeseen palkane@palkane.fi. Kuoren päälle tai sähköpostin otsikkoon merkintä Tarjous tilintarkastuspalveluista. 12. Lisätiedot Mahdolliset kysymykset on esitettävä sähköpostilla palkane@palkane.fi klo mennessä. Tämän jälkeen tulleita kysymyksiä ei huomioida. Sähköpostiviestin otsikoksi on ehdottomasti merkittävä "Kysymys tilintarkastustarjouksesta ". Puhelimitse ei tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi anneta lisätietoja. Vastaukset esitettyihin kysymyksiin ovat luettavissa klo mennessä Pälkäneen kunnan kotisivuilta kohdasta ilmoitustaulu: PÄLKÄNEEN KUNNAN TARKASTUSLAUTAKUNTA Pälkäneellä Ville Klasila Puheenjohtaja