Tarjouspyyntö Perusturvakuntayhtymä Karviaisen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sekä tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta

Transkriptio

1 1 (5) Tarjouspyyntö Perusturvakuntayhtymä Karviaisen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sekä tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosiksi Lisäksi tarjous pyydetään jäljempänä eriteltävällä tavalla: 1) EU:n ja muiden rahoittajien vaatimista hanketarkastuksista 2) Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarkastuspalvelun kilpailuttaja Tarkastuspalvelut kilpailuttaa Perusturvakuntayhtymä Karviaisen tarkastuslautakunta. Hankinnan diaarinumero 9/ /2013, jota pyydetään käyttämään tarjouksessa viitteenä. 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Karkkilan kaupunki ja Vihdin kunta ovat vuoden 2009 alusta toimintansa aloittaneen Perusturvakuntayhtymä Karviaisen osakkaita. Karviainen järjestää sosiaali- ja terveyspalvelut alueen kunnille päivähoitoa ja erikoissairaanhoitoa lukuun ottamatta. Alueen asukasmäärä on noin ja työntekijöitä Karviaisella on noin 470. Karviaisen toimintakulut ovat noin 70 miljoonaa euroa vuodessa. Perusturvakuntayhtymä Karviaisen organisaatiokaavio on tarjouspyynnön liitteenä. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 15 tarkastuspäivää vuodessa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään kaksi kirjallista väliraporttia. Tarkastustyön yhteydessä tehdyt raportit tulee luovuttaa myös toimivalle johdolle. Vastuullisen tarkastajan tulee itse osallistua vähintään kolmeen tarkastuslautakunnan kokoukseen Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 30 työtuntia vuodessa Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviin kuuluu kokouksen ja esityslistan valmistelu, kokouskutsun lähettämien, pöytäkirjan laatiminen ja arviointikertomuksen

2 2 (5) kokoaminen. Tarkastuslautakunnan sihteeri toimii asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksissa. Tarkastuslautakunta pitää arvion mukaan 8 kokousta vuodessa ja sihteeritehtäviin käytettävä aika on arvion mukaan 70 tuntia vuodessa. Tarjousvertailussa käytetään vertailuperusteena tuntihintaa ja 70 tuntia vuodessa. 4. Tarkastustyölle asetettavia ehdottomia vaatimuksia Edellytämme, että vähintään 60 % yllä olevista tehtävistä hoitaa vastuullinen JHTTtarkastaja. Prosenttiosuus tulee ilmoittaa tarjouksessa. Edellytämme, että vähintään 60 % yllä 3.1. ja 3.3. kohdissa olevista tehtävistä hoidetaan tarkastettavan yhteisön toimitiloissa työskennellen. Tarkastajilla käytettävissä olevat palvelut tarkastettavissa kohteissa Tarkastajilla on käytettävissä tarkastustyön aikana: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan tai kuntayhtymän IT-verkkoon - kopiointipalvelut. 5. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset (ehdottomia vaatimuksia) JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntien ja kuntayhtymien hallinnon ja talouden tarkastuksesta - vastuullisella tilintarkastajalla on vähintään viisi vuotta tarkastuskokemusta ja muulla tavoin hankittua pätevöitymistä kuntien ja kuntayhtymien hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - avustavalla tarkastajalla tulee olla vähintään kolmen vuoden kokemus kuntien ja kuntayhtymien hallinnon ja taloudentarkastuksessa tai tätä vastaavissa tehtävissä. - tarkastuslautakunnan sihteeriksi esitettävällä henkilöllä tulee olla vähintään kahden vuoden kokemus tarkastuslautakunnan toiminnasta jäsenenä tai sihteerinä ja kokemus vähintään kahden arviointikertomuksen itsenäisestä kokoamisesta 6. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään ehdottomat vaatimukset täyttävistä ja muutoin tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista halvin. 7. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätökset lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta.

3 3 (5) 8. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosia Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus ja maksuehdot 10. Alihankinta Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella, laskutusperusteen työerittelyineen tulee ilmetä laskusta. Laskutus tapahtuu verkkolaskuina. Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 11. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimusta voidaan tarkistaa vain kirjallisesti yhteisesti sopien. Jokainen yhteisö tekee oman sopimuksen. Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Lohjan käräjäoikeudessa. Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla, jos Perusturvakuntayhtymä Karviaisen toiminta lakkautuu tai luottamus tilintarkastusyhteisöön menetetään. Liikkeenluovutuksen yhteydessä sopimus on mahdollista siirtää uudelle toimijalle, sopimuksen siirrosta pitää kuitenkin erikseen sopia. 12. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.

4 4 (5) Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä - mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - JHTT-auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen - tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta. EU-hankkeiden ja muiden erityistehtävien tarkastus sekä tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät - laskutuksessa sovellettava tuntihinta sekä muut mahdolliset kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot tarkastuslautakunnan sihteeriksi esitettävän henkilön kokemuksesta tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävässä ja kuntien tai kuntayhtymien arviointikertomusten laatimisessa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tarjouksen liitteet - JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta Ennen tarjouskilpailun ratkaisua tarkistetaan tiedot verojen ja julkisten maksujen maksamisesta. 13. Tarjousten jättäminen 14. Lisätiedot - Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina Perusturvakuntayhtymä Karviaisen tarkastuslautakunnalle klo mennessä suljettuna kirjeenä osoitteella PL 114 (Asemantie 30), Nummela. - Kuoren päälle merkintä tarjous tilintarkastuksesta ja tarjouspyynnön alussa mainittu viitenumero. Lisätietoja tarkastuspalvelujen kilpailutusmenettelystä ja tarkastuksen sisältöön ja tarkastuskohteisiin liittyviä tietoja antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Markus Solala, puh tai sähköposti markus.solala@saunalahti.fi.

5 5 (5) 15. Tarjouspyynnön liitteet - organisaatiokaavio Muut tiedot löytyvät www-sivuilta: Vihdissä Perusturvakuntayhtymä Karviaisen tarkastuslautakunta Markus Solala puheenjohtaja