Oriveden kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut. Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 Oriveden kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia Oriveden kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (9) Sisällys 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Hankinnan kohde Hankinnan vaatimukset Hankintamenettely Sopimuskausi*** Osatarjoukset*** Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Palvelun sisältö ja laajuus*** Kuntalain mukainen tilintarkastus Tytäryhteisöjen tilintarkastus Muut kunnan ja kuntayhtymän tarkastuspalvelut Palvelun hinnoittelu*** Maksuehto ja laskutus*** Lisät ja kulut*** Tarjoajan soveltuvuus*** Hankinnan valinta ja vertailuperusteet Sopimusehdot*** Hankintapäätös Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjouksen sisältö*** Tarjousten palautus*** Lisätiedot Allekirjoitus Liitteet... 9

3 3 (9) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Kilpailuttaja) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 4 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. Tällä tarjouspyynnöllä Kilpailuttaja kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut erillisenä toimeksiantona Oriveden kaupungille (jäljempänä Tilaaja). 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on kuntalain (410/2015) 122 :n mukaiset hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut (jäljempänä Palvelu) Oriveden kaupungille ja sen tytäryhteisöille tilikausiksi Oriveden kaupunki on Tampereen kaupunkiseudun kaupunki, jonka asukasluku on noin Oriveden kaupungin tilinpäätöstietoihin ja talousarvioihin voi käydä tutustumassa osoitteessa: info/kuntatalous 3 HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavan Palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 4 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus kansallisesta hankinnasta on jätetty julkaistavaksi HILMA palvelussa ( SOPIMUSKAUSI*** Sopimus koskee tilikausia OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä.

4 4 (9) 7 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 8 PALVELUN SISÄLTÖ JA LAAJUUS*** 8.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus Lakisääteinen tilintarkastus sisältää kuntalain (410/2015) 123 mukaiset tehtävät, joiden suorittamisesta vastuullinen tilintarkastaja antaa tilikausittain kertomuksen valtuustolle. Palveluun kuuluu noin 22 tarkastuspäivää jokaista tilikautta kohden. Tarkastuspäiväksi tässä tarjouspyynnössä katsotaan 7 tuntia 30 minuuttia/päivä, johon ei sisälly matka aikoja. Tarkastajalla on käytössään työpäivinään työhuone Tilaajan tiloissa. Vastuullisen tilintarkastajan on suoritettava tarkastuspäivistä vähintään 8 päivää jokaisena tilikautena. Vastuullisen tilintarkastajan on annettava tarkastuslautakunnalle tiedoksi koko sopimuskautta koskeva tarkastussuunnitelma heti sopimuskauden alussa ja tilikausittain tarkastusohjelma. Palveluun kuuluu myös kirjallinen raportointi Tilaajan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja ohjelmista. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi Palveluun kuuluu kirjallinen väliraportti tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista tarkastuslautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tarjoajan on nimettävä tarjouksessaan kunnan tarkastukseen osallistuvat vastuullinen tilintarkastaja avustava(t) tilintarkastaja(t) 8.2 Tytäryhteisöjen tilintarkastus Kuntalain 122 :n mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Oriveden kaupungin tytäryhteisöjä ovat: Oriveden Jäähalli Oy Oriveden Kotikoivu Oy Orivesi Talo Oy Tilaajan tytäryhteisöjen tarkastuspäivien määrä on noin 3 5 päivää vuodessa. Tytäryhteisöjen yhtiökokoukset tekevät osaltaan päätökset tilintarkastajan valinnasta huomioiden, mitä kuntalaissa on tilintarkastajan valinnasta säädetty.

5 5 (9) Tarjoajan on nimettävä tarjouksessaan tytäryhteisöjen tarkastukseen osallistuva vastuullinen tilintarkastaja. 8.3 Muut kunnan tarkastuspalvelut Tilaajan arvion mukaan muita tarkastuspalveluja tarvitaan noin 2 päivää per tilikausi. Näitä tarkastuspalveluja ovat mm.: Tarkastuslautakunnan mahdollisesti esittämät selvityspyynnöt EU projektien tilintarkastukset ICT, alv ja sopimustarkastus 9 PALVELUN HINNOITTELU*** Tarjottavan Palvelun hinnoittelu pyydetään ilmoittamaan euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) tarjouspyynnön liitteellä 1. Hinnat on ilmoitettava kahden desimaalin tarkkuudella. Vuosittaisen Palvelun hinta muodostuu Tilaajan tarvitsemien tarkastuspäivien mukaan. Tässä tarjouspyynnössä ilmoitetut tarkastuspäivät ovat paras tämänhetkinen arvio Tilaajan tarpeesta. Liitteellä 1 ilmoitettavat Palvelun hinnat ovat kiinteänä voimassa koko sopimuskauden. 10 MAKSUEHTO JA LASKUTUS*** Laskun maksuehto on 21 päivää netto Palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta Tilaajille. Jos Tilaaja ei maksa hyväksyttävää laskua viimeistään eräpäivänä, on Toimittajalla oikeus periä korkolain mukaista viivästyskorkoa. Laskutus tulee tehdä suoritetun Palvelun perusteella sähköisenä verkkolaskuna. Oriveden kaupungin verkkolaskutuksen OVT tunnus on Laskusta tulee käydä ilmi tehdyt tarkastuspäivät, työnsuorittajan nimi ja tilivuosi, johon Palvelu kohdistuu. Kaikissa Oriveden kaupungille osoitetuissa laskuissa tulee viitetietona mainita tilaajan nimi tässä tapauksessa tarkastuslautakunta. Oriveden kaupungin tytäryhteisöjen laskutusosoitteet ilmoitetaan Toimittajalle sopimuskauden alussa.

6 6 (9) 11 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut. Toisin sanoen laskutus tai muita vastaavia lisiä, toimistokuluja ja matkakustannuksia ei hyväksytä. 12 TARJOAJAN SOVELTUVUUS*** Tarjoajan tulee olla kuntalain 122 :ssä tarkoitettu tilintarkastusyhteisö. Tarjoajan on tarjouksessaan nimettävä vastuullinen tilintarkastaja suorittamaan Palvelua tarjouspyynnön kohtien 8.1 ja 8.2 mukaisesti. Vastuullisen tilintarkastajan ei tarvitse olla sama henkilö näissä kohdissa. Vastuullisen tilintarkastajan on oltava kuitenkin molemmissa em. kohdissa JHT tai JHTT tilintarkastaja. Mikäli vastuullinen tilintarkastaja muuttuu sopimuskauden aikana, tulee häntä korvaavan tilintarkastajan olla kokemusvuosiltaan yhtä pätevä kuin alun perin tarjoajan tarjoama vastuullinen tilintarkastaja. Vastuullisen tilintarkastajan muutos vaatii aina Tilaajan hyväksynnän. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan Palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomenkielellä. 13 HANKINNAN VALINTA JA VERTAILUPERUSTEET Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus arvioidaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla: Hinta, painoarvo 75 % Vastuullisen tilintarkastajan työn osuus kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta, painoarvo 15 % Vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta, painoarvo 10 % Hinta Tarjoaja ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1 Palvelun päivähinnat niille varattuihin kohtiin. Liitteellä 1 oleva kaava laskee tarjoajan ilmoittamien

7 7 (9) tarjoushintojen perusteella tarjoajan vertailuhinnan. Vertailukertoimina käytetään tilaajan vuotuista tarvearviota tarkastuspäivistä. Halvin tarjottu kokonaishinta saa 75 pistettä. Muiden tarjousten kokonaishintojen painoarvot lasketaan seuraavasti: halvin tarjottu kokonaishinta / tarjouksen kokonaishinta x 75 pistettä. Vastuullisen tilintarkastajan työn osuus kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta Tarjoaja ilmoittaa liitteellä 1 kuinka monena tarkastuspäivänä tarjouspyynnön kohtaan 8.1 nimettävä vastuullinen tilintarkastaja osallistuu kuntalain mukaiseen tilintarkastukseen Tilaajan pyytämästä 22 päivästä. Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimus on 8 päivää ja vertailuun otetaan vähimmäisvaatimuksen ylittävät päivät. Tarkastuspäivät on ilmoitettava kokonaisina päivinä. Mahdollisuus saada 15 pistettä. Suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että tarjoajan tarjoamat vähimmäisvaatimuksen ylittävät tarkastuspäivät / eniten tarjotut tarkastuspäivät x 15 pistettä. Vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta Tarjoaja ilmoittaa liitteellä 1 tarjouspyynnön kohtaan 8.1 tarjoamansa vastuullisen tilintarkastajan kokemuksen kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta kokonaisina vuosina. Mahdollisuus saada 10 pistettä. Suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että tarjoajan ilmoittamat kokemusvuodet / korkeimmat kokemusvuodet x 10 pistettä. 14 SOPIMUSEHDOT*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 2 mukaisia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1 2) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. 15 HANKINTAPÄÄTÖS Oriveden kaupunginvaltuusto tekee itse hankintapäätöksen Oriveden kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista.

8 8 (9) Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liike tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 16 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä. 17 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä: Tarjouspyynnön liite 1 täytettynä tarjoajan tiedoilla Selvitys vastuullisen tilintarkastajan kuntien/kuntayhtymien työkokemuksesta (esim. CV, josta käy ilmi työkokemus ja kunta/kuntayhtymä, josta työkokemus lasketaan) Tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Lisäksi tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset (esimerkiksi Tilaajavastuu.fi tai vastaavalta sivuilta tulostetut raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat alla pyydetyt tiedot). Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta

9 9 (9) 18 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy, Suupantie 2,. Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Oriveden kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia Asiakkaan esittämistä tarjouspyynnön ehdoista. 19 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla Lisätietopyyntö: Oriveden kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut. Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet sivuilla viimeistään osoitteessa: 20 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Mervi Haataja Hankintapäällikkö 21 LIITTEET Liite 1 Liite 2 Tarjouslomake JYSE 2014 PALVELUT