1 TARJOUSPYYNTÖ OPPILASHALLINTO-OHJELMASTA Laitilan kaupunki/vakka-suomen musiikkiopisto pyytää tarjoustanne taiteen perusopetuksen oppilashallinto-ohjelmasta, lukujärjestysohjelmasta sekä oppilaitoksen henkilöstön ja oppilaiden huoltajien ja opiskelijoiden välisestä sähköisestä asioinnista. Ilmoitus ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Tarjouksia pyydetään kirjallisesti kolmelta potentiaaliselta toimittajalta. Hankinnasta tehdään kirjallinen päätös (viranhaltijapäätös) ja saadut hintatarjoukset dokumentoidaan hankintapäätökseen. Sopimuskausi Sopimuskausi on voimassa toistaiseksi ja sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Hankinnan kohde, palvelun kuvaus ja hankinnan kohteen toimintaympäristö Hankinta koskee Laitilan kaupungin/vakka-suomen musiikkiopiston käyttöön tulevaa oppilashallinto-ohjelmaa, sen käyttöönottoa, ylläpitoa ja koulutusta. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo viideltä (5) vuodelta jää alle kansallisen kynnysarvon. Vakka-Suomen musiikkiopisto on alueellinen musiikkiopisto, jonka sopimuskuntia ovat Kustavi, Laitila, Pyhäranta, Taivassalo, Uusikaupunki ja Vehmaa. Kunnat ovat sopineet, että Laitilan kaupunki toimii hallinnointikuntana. Vakka-Suomen musiikkiopistossa on yhteensä noin 430 oppilasta, joissa lukuvuoden 2016-2017 aikana musiikkiopiston varsinaisia opiskelijoita on 303, muskarilaisia 88 ja avoimella osastolla 36. Laitilan kaupunki/vakka-suomen musiikkiopisto hankkii taiteen perusopetukseen soveltuvan oppilashallinto-ohjelman kokonaisratkaisun, jonka avulla mahdollistuu oppimispolun toimenpiteiden ylläpito ja seuranta, ja joka tarjoaa kanavan koulun ja kodin yhteistyölle, välineen oppilaitoksen sisäiseen tiedotukseen, tarkoituksenmukaisen opetustoimen henkilökunnan, oppijan sekä huoltajan käyttöliittymän oppilashallinnon järjestelmään sekä mahdollisuuden mobiilikäyttöön. Ohjelmaan tulee voida laatia, tallentaa, muokata ja käsitellä mm. seuraavat tiedot: lapsen/oppilaan/opiskelijan henkilötiedot, osoitetiedot, huoltajien yhteystiedot, oppilasarviointi, opettaja- /instrumenttisijoittelun, ryhmäkohtaisen sijoittelun yhteismusisointi-
ryhmiin ja musiikin perusteisiin, opettajatietolomakkeet palkkauksen perusteeksi, oppilaasta tehdyt viranhaltijapäätökset, kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus. Ohjelmalla tulee voida hakea oppilaspaikkaa varhaisiän musiikkikasvatukseen, perusopintoihin ja avoimelle osastolle, varsinaisen opiskelijan jatko-opinto-oikeutta, sivuinstrumenttia. Ohjelmassa tulee voida ilmoittautua kursseille/opintojaksolle. Järjestelmä tulee voida liittää Laitilan kaupungin/vakka-suomen musiikkiopiston käytössä oleviin järjestelmiin rajapintojen kautta, joiden avulla pystytään hakemaan ja tallentamaan tietoa näiden järjestelmien välillä. Hankinnalla haetaan valmista, toimivaa ratkaisua, joka edellyttää tarjottavan järjestelmän korkeaa valmiusastetta. Liittymien kehittämisen osalta toimittaja on velvollinen selvittämään eri osapuolten kanssa tarjouspyynnön mukaisen toiminnallisuuden takaamiseksi tarvittavat rajapinnat. Laitilan kaupungilla ovat käytössä mm. ohjelmat: Aditron toimittama e-laskutus ja HR-järjestelmänä Personec F. Hankittavan oppilashallinto-ohjelman tulee liittyä rajapintojen kautta edellä mainittuihin tietojärjestelmiin. Toimittaja sitoutuu toimittamaan Laitilan kaupungin tietohallinnolle tarvittavat ajantasaiset rajapintakuvaukset järjestelmästä. Tarjoukseen tulee sisältyä tiedonsiirto kyseisten rajapintojen yli. Tilaaja ei osallistu keskeneräisten tai asiakasräätälöinnin ulkopuolisten toimintojen kehitystyöhön tai kokeilukäyttöön. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin tai sovelluksen osiin sopimuskauden aikana. Tarjouksen tulee sisältää myös käyttöönotto, ylläpito, tietojen migraatio nykyisestä järjestelmästä ja koulutus. Tarjouksessa tulee käydä ilmi vuotuiset maksut. Sopimuskausi alkaa niin pian kuin mahdollista ja on voimassa määräajan viisi (5) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Laitilan kaupungin hallinnoimalla Vakka-Suomen musiikkiopistolla on käytössä eri laitealustoilla toimivia mobiililaitteita (mm. Android, Windows 8 ja ios). Lisäksi suuri järjestelmän käyttäjäkunta, oppilaat ja huoltajat, käyttää melko laajasti erilaisia markkinoilla olevia laitetyyppejä. Tästä syystä mobiilijärjestelmän tulee toimia mahdollisimman laiteriippumattomasti. Client-sovellus tulee olla saatavilla ainakin Android-, Windows 8 ja ios-pohjaisiin älypuhelimiin, sekä laitteistoriippumaton sovellus tableteille (esim. selainpohjainen). 2 Koulutus Tarjouksessa edellytetään koulutussuunnitelmaa ja koulutustilaisuuden hintaa pääkäyttäjien ja peruskäyttäjien koulutuksesta käyttäjäryhmittäin. Pääkäyttäjäkoulutus hinta/koulutuspäivä vertailussa huomioidaan kahden koulutuspäivän hinta. Peruskäyttäjäkoulutuksessa huomioidaan yhden koulutuspäivän hinta. Hinta tulee ilmoittaa yhtä koulutustilaisuutta kohti. Toimittaja ilmoittaa tarjouksessaan
arvioimansa koulutuksen määrän. Määrän tulee olla riittävä hankinnan kohteeseen nähden. 3 Aikataulu Uusi ohjelma otetaan käyttöön mahdollisimman nopeasti, kevätlukukauden 2017 aikana. Tarjotun ohjelman toimitusaika tulee olla 4 viikkoa kirjallisen sopimuksen tekemisestä. Hankintayksikkö ja lisätiedot Osoitteessa https://peda.net/laitila/musiikkiopisto/hankinnat on sivu, jota tarjoajan on syytä seurata tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoa hankinnasta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 13.1.2017 sähköpostitse osoitteella jussi.kauranen@laitila.fi. Sähköpostin otsakkeena tulee olla lisätietopyyntö: oppilashallinto-ohjelma. Vain kirjalliset annetut vastaukset tiedusteluihin ovat tilaajia sitovia. Laitilan kaupunki / Vakka-Suomen musiikkiopisto Keskuskatu 30, 23801 Laitila Yhteyshenkilö: musiikkiopiston rehtori Jussi Kauranen p: 02-8501 8490 s-posti: jussi.kauranen@laitila.fi Tarjouksen sisältö Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. Tarjouksessa tulee olla kaikki pyydetyt selvitykset sekä tuotetiedot hintatietoineen. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjous hylätään, jos se ei ole tarjouspyynnön mukainen, toimittajalla ei ole edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen, tai toimittajalla on hoitamattomia lakisääteisiä velvoitteita. Lisäksi tarjoukset voidaan hylätä, jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi, tai jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaan asetetut edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää.
Tarjoajalla on oltava tekniset, ammatilliset, taloudelliset ja rahoitukselliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus ja sen tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan on toimitettava seuraavat todistukset ja selvitykset: - selvitys edellytyksistä hankinnan toteuttamiseen - todistus verojen ja lakisääteisten eläke- ja sosiaalimaksujen maksamisesta - todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista - kaupparekisteriote 4 Hankinnan sopimuskausi Sopimuskausi on viisi vuotta hankintasopimuksen allekirjoituspäivästä, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6 kk) irtisanomisajalla ja tarjoajan puolelta vuoden (12 kk) irtisanomisajalla. Hankintasopimus tehdään niin pian kuin mahdollista. Osatarjoukset Tarjousta ei voi antaa osatarjouksena. Alihankinta Hankinnan toteuttamisessa ei ole sallittua käyttää alihankkijoita. Hankintamenettely ja aikataulu Hankintamuotona käytetään kirjallista tarjouspyyntöä kolmelle potentiaaliselle toimittajalle. Tarjouspyyntö julkaistaan Vakka-Suomen musiikkiopiston kotisivuilla osoitteessa https://peda.net/laitila/musiikkiopisto/hankinnat/hankinnat. Tarjoukset tulee jättää maanantaihin 23.1.2017 klo 12 mennessä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (L348/2007). Tarjoukset käsitellään aikataulussa, joka mahdollistaa palvelun käyttöönoton kevään 2017 aikana. Hankinnassa noudatetaan IT- hankintojen sopimusehtoja (JIT 2007 PALVELUT). Hankinnan vaatimukset Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Liitteessä 1 on esitetty valintakriteerit painotuksineen.
Hankinnan valintaperusteet Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan tarjous, joka on tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioitaessa käytetään liitteessä 1 esitettyjä valintaperusteita laskentakaavoineen. 5 Asiakirjojen julkisuus Hinnat Kaikki tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Tarjous on pyrittävä tekemään siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, pyydetään ne ilmoittamaan erillisinä liitteinä sekä kirjaamaan selkeästi merkinnällä liikesalaisuus salainen. Hinnat tulee esittää verottomina kokonaishintoina. Hintoihin on sisällytettävä kaikki palvelun tuottamiseen liittyvät kustannukset, kuten materiaali-, tarvike-, tila- ja välinekustannukset sekä matkakulut. Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Sen jälkeen hintoja voidaan tarkistaa vain erityisin perustein. Hintoja voidaan tarkistaa tilaajan tai palveluntuottajan kirjallisella aloitteella, joka on esitettävä toiselle osapuolelle vähintään 12 viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hinnanmuutoksia voidaan ehdottaa kerran 12 kuukaudessa ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen. Hintoja voidaan tarkistaa yleistä kustannuskehitystä vastaavasti ja esittelijän on esitettävä toiselle osapuolelle selvitys hinnanmuutosten perusteista. Vetoaminen yleiseen kustannustason nousuun ei ole erityinen ja hyväksyttävä peruste hintojen korottamiselle. Järjestelmään tehtyjen rajapintojen ja niihin sisältyvien toiminnallisuuksien päivittyminen (sisältäen hankinnan kohteen rajapintaa hyödyntävät uudet toiminnallisuudet) ja ylläpito tulee sisältyä tarjoukseen siten, että tilaajalla on käytettävissään ajantasaiset rajapinnat liittyviin järjestelmiin. Tilaajalla tulee olla käytössä ajantasaiset toteutetut toiminnallisuudet, jotka hyödyntävät ostettua rajapintaa ylläpitomaksujen puitteissa. Tarjouksen tulee sisältää järjestelmän huolto, ylläpito- ja tukipalvelut edellä esitetyn mukaisesti. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Laskutus ja maksuehto Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan laskun 21 päivää laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Kummallakin
osapuolella on oikeus ja velvollisuus tarkastaa laskujen oikeellisuus. Toimittajalla ei ole oikeutta periä laskutuslisää. 6 Hankintapäätös, hankintasopimus ja sopimuksen irtisanominen Hankintapäätöksestä tehdään kirjallinen sopimus, joka astuu voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimuksessa noudatetaan JIT 2007 PALVELUT ehtoja. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjouksen käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden arvioiminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto. Tiedoksianto päätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Laadittava sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Hankintapäätös 4. Julkisen hallinnon IT hankintojen sopimusehdot (JIT 2007 palvelut) 5. Palveluntuottajaksi valitun tarjoajan tarjous liitteineen Tarjousten jättöaika ja paikka Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee laatia suomen kielellä ja toimittaa suljetussa kuoressa merkinnällä oppilashallinto-ohjelma 23.1.2017 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Laitilan kaupunki/vakka-suomen musiikkiopisto Sivistystoimenjohtaja Heli Kiertokari-Laitinen Keskuskatu 30 (PL 25) 23800 LAITILA
Tarjouksen liitteenä tulee olla tarjoustiedot sähköisessä muodossa esim. muistitikulla. 7 LAITILAN KAUPUNKI Heli Kiertokari-Laitinen Sivistystoimenjohtaja LIITTEET 1. Hankinnan pisteytys 2. Oppilashallinto-ohjelman ominaisuuksien pisteytys