TARJOUSPYYNTÖ KOTISIIVOUSPALVELUJEN HANKINNASTA Mäntsälän kunta/mustijoen perusturva (Tilaaja) pyytää kokonaistarjoustanne kohdissa 1.1. ja 1.2. kuvattujen asiakasryhmien kotisiivouspalvelujen hankinnasta ajalle 1.6.2012 30.5.2015. + mahdollinen optiovuosi (1 vuosi). Tilaaja päättää option käytöstä 28.2.2015 mennessä ja palvelua jatketaan molempien osapuolten yhteisestä sopimuksesta. 1. Hankinnan kuvaus Hankinta koskee Mäntsälän kunnan sotainvalideille ja veteraaneille järjestettävää kotisiivouspalvelua. Mustijoen perusturvan Ikäihmisten palvelujen avopalveluista osoitetaan asiakkaat ja määritellään palvelukokonaisuus sekä sen sisältö ja laatuvaatimukset. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden ensimmäisenä vuonna on noin 60 000 euroa (alv 0). Palvelunkäyttäjien määrä saattaa vähentyä sopimuskauden aikana ja tilaaja ei sitoudu kiinteään tilausmäärään. Palvelun piirissä oli vuonna 2010 76 asiakasta ja vuonna 2011 66 asiakasta. Työtunteja kertyi vuonna 2011 2050 tuntia. Mäntsälän kunta / Mustijoen perusturva tilaajana sitoutuu maksamaan Ikäihmisten palvelujen osoittamien asiakkaiden palvelusta korvauksen sopimuksen mukaisen tuntihinnan mukaisesti. Ikäihmisten palvelut tekevät palvelun toteuttamisesta asiakkaalle viranhaltijapäätöksen, josta ilmenee asiakkaalle myönnettyjen siivouskertojen määrä. Tilaaja maksaa vain viranhaltijasopimuksen mukaisesta määrästä tuotettuja palveluja. Palveluntuottaja toimittaa laskun yhteydessä Tilaajalle kerran kuukaudessa asiakkaan luona tehdyistä siivoustyötunneista asiakkaan allekirjoittaman tositteen. Siivous suoritetaan hygieniasyistä asiakkaan omilla siivousvälineillä. Tilaaja ei maksa muusta kuin tehdystä työstä. Palvelukokonaisuudet joihin tarjous halutaan ovat: Kotisiivouspalvelu 1.1 Palvelu on tarkoitettu mäntsäläläisille vähintään 20 %:n haitta-asteen omaaville sotainvalideille Mäntsälässä. Mäntsälän kunnassa on vähintään 20 %:n haittaasteen omaavia omassa kodissaan asuvia sotainvalideja on 12 henkilöä. Palvelu on tarveharkintaista. Palvelua voi saada enintään kaksi kertaa kuukaudessa 3 tuntia kerrallaan. Kotisiivouspalvelu 1.2 Palvelu on tarkoitettu mäntsäläläisille veteraanitunnuksen omaaville kuntalaisille. Palvelun piirissä on tätä tarjouspyyntöä tehtäessä 54 veteraania. Palveluun oikeutettu veteraani voi saada siivouspalvelua yksitoista kertaa vuodessa ja enintään 4 tuntia kerrallaan. Palvelukokonaisuuden sisältö:
Siivoustyö sisältää seuraavat tehtävät: mattojen ravistaminen/imuroiminen ja tuulettaminen sekä lattioiden imurointi lattiapintojen kostea pyyhkiminen WC- ja kylpyhuonetilojen siivous vuodevaatteiden ravistaminen ja tuulettaminen ja puhtaiden liinavaatteiden vaihtaminen pölyjen pyyhkiminen niiltä tasoilta/pinnoilta, joihin asiakas ei itse kykene ovipintojen kostea pyyhkiminen tarvittaessa jätepaperin keräykseen vieminen tarvittaessa Erillistä ikkunoiden pesukertaa ei järjestetä. Ikkunat pestään asiakkaan kanssa asiasta erikseen sopien muiden käyntien yhteydessä. Siivoustyö ei sisällä kattojen ja seinien pesua, eikä muuta suursiivousluonteista työtä. Huoneet, jotka eivät ole jokapäiväisessä käytössä eivät kuulu tämän palvelun piiriin. Palvelun tuottaja sopii joka kerta asiakkaan kanssa ennen työn alkua työn sisällöstä sen hetkisen tarpeen mukaan. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Lisäksi ilmoitus on julkaistu Mäntsälän kunnan www-sivuilla, Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia(621/ 1999). Tarjouksen sisältämät tiedot tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja muille sopimusasiakirjojen allekirjoituksen jälkeen, lukuun ottamatta erikseen ei-julkisiksi merkittyjä liike- ja ammattisalaisuuksia. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin merkinnällä ei julkinen. Hintatiedot ovat lain mukaan julkisia. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. 2. Vähimmäisvaatimukset kotisiivouspalvelujen järjestämiselle Vaatimus 1: Tarjoaja on merkitty seuraaviin rekistereihin ja hän on toimittanut merkinnöistä todistukset. kaupparekisteriin ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin työnantajarekisteriin arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverorekisteriin. Vaatimus 2: Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta
Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteinä seuraavat todistukset: Todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista mahdollisesta verovelasta ja sen maksusuunnitelmasta Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) Vaatimus 3: Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset tarjouspyynnön kohteena olevasta työstä. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytössä olevista rekistereistä. Vaatimus 4: Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa palvelun toteuttamiseen. Henkilökunnan määrä on vähintään 1,5 henkilön kokonaistyöaika. Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista palvelutoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään yhden vuoden kokemusta itsenäisenä palveluntuottajana tai toisen palveluntuottajan palveluksessa siivouspalvelujen vastaavana johtajana. Palveluhenkilöstöllä ei saa olla lainvoimaista tuomiomerkintää rikosrekisterissä. Henkilöstön tulee ymmärtää ja puhua suomen kieltä ymmärrettävästi. Tarjoaja ei saa käyttää alihankkijoita. Yllä mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys käytössä olevasta työvoimasta ja sijaisjärjestelyistä. Selvitys toimitetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella (Liite1). Vaatimus 5: Palveluntuottajalla on toiminnastaan esite, jonka hän voi jättää asiakkaalle. Käytössä oleva esite on liitettävä tarjoukseen. Vaatimus 6: Palveluntuottajalla on käytössään asiakaspalautejärjestelmä. Tarjoukseen on liitettävä palveluntuottajan oma kuvaus käytettävästä palautejärjestelmästä. Vaatimus 7: Kaikki palvelut ja yhteydenpidot on voitava suorittaa suomenkielellä. Vaatimus 8: Palvelu tuotetaan sovittuna aikana ja sovitussa paikassa. Työntekijöillä on kuvalliset nimikyltit, joista tunnistaa, että kyseessä on palvelun tuottaja/ työntekijä. Työntekijöiltä edellytetään asiallista ja ikääntyneen henkilön huomioivaa käytöstä. Palveluntuottaja huolehtii siitä, ettei palveluja annettaessa ja toiminnassa muutoin tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista ja että salassapidossa muutoinkin noudatetaan voimassa olevia säädöksiä. Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen tuottamisessa palveluntuottajaa sitoo laissa säädetty salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Järjestämisvastuussa olevan Ikäihmisten palvelujen tulee pystyä seuraamaan ja arvioimaan järjestelmällisesti palvelujen tuottamista asiakaspalautteiden, kyselyjen ja tarvittaessa tarkastusten avulla. Edellytetään, että palveluntuottaja tiedottaa merkittävistä muutoksista.
3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu MUSTIJOEN PERUSTURVA Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 3.1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten vertailu 4 Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 5 Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 6 Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen kirjoittamisella. Tarjoajan on täytettävä kohdassa 2 esitetyt vähimmäisvaatimukset ja toimitettava vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi mainitut todistukset ja selvitykset, joiden perusteella suoritetaan tarjoajan kelpoisuuden arviointi. Vaatimukset 1-8 ovat ehdottomia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois toimittaja, joka ei täytä tarjouspyynnön kohdassa 2. esitettyjä vaatimuksia ja toimita vaadittuja todistuksia tai selvityksiä, jonka taloutta ja/ tai toimintaa koskevien tietojen perusteella ei arvioida suoriutuvan tarjouspyynnön velvoitteista tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kohdassa 2 vaadittuja tietoja. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tehtävässä sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittavina aikoina. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset: Tarjouskilpailussa hyväksytyn tarjouksentekijän on toimitettava tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset. Edellä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitykset vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa käyttävän työnantajan soveltamasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimusaikana käyttää vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitykset on toimitettava hankintapäätöksen jälkeen. 3.2. Tarjousten käsittely ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisessa muodossa ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. 3.3. Tarjousten vertailu ja hankinnan ratkaisu- ja arviointiperusteet Tarjouspyynnön kohdassa 2 on vähimmäisvaatimukset, jotka vaaditaan tarjoajalta. Vähimmäisvaatimukset läpäisseet osallistuvat tarjousvertailuun. Hankinnan ratkaisuperuste on halvin hinta.
3.4. Hankintapäätökset ja hankintasopimukset sekä laskutus ja maksuehdot Laskutus ja maksuehdot Mustijoen perusturvalautakunta tekee hankinnasta päätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen hankintasopimus tehdään palvelun tuottajan ja Mäntsälän kunnan/ Mustijoen perusturvan kesken. Sopimuksen sitovuus alkaa vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusasiakirjat allekirjoitetaan aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) Palveluntuottaja voi laskuttaa vain asiakkaan luona käytetystä työajasta, jonka palveluntuottaja varmistaa toimittamalla laskun liitteenä tilaajalle asiakkaan allekirjoittaman raportin toteutuneesta työajasta asiakkaan luona. Mustijoen perusturva maksaa palvelumaksun kuukausittain jälkikäteen, maksuehdolla 30 pv netto, kun palvelu on hyväksytysti vastaanotettu ja lasku saapunut. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa tarjoushintansa korottamista 1.1.2013 jälkeen vuosittain, mikäli siivousalan palkkataso 1.1. kyseisenä vuonna on kohonnut yli 4 % verrattuna edellisenä vuonna 1.1. olleeseen palkkatasoon. Korotus voi vaikuttaa vain siihen hinnan osaan, joka muodostuu palkkakustannuksista. Ehdotus hinnan korottamiseksi on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Tilaajan on vastattava kahden kuukauden kuluessa ilmoituksen saapumisesta kirjallisesti, hyväksyykö se ehdotetun muutoksen vai ei. Mikäli tilaaja hyväksyy ehdotetun hinnan muutoksen, astuu muutos voimaan hyväksymiskuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien. Jos tilaaja ei hyväksy ehdotettua hinnanmuutosta, on palveluntuottajalla oikeus irtisanoa sopimus. Irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Palvelun tilaajalla on oikeus jättää suoritettu palvelu kokonaan maksamatta, mikäli palvelun tuottamisen sisällössä on ollut selkeitä puutteita tai huomautettavaa. Palvelun tilaaja tekee kirjallisen reklamaation joko sähköpostitse tai kirjeitse tuottajan ilmoittamaan osoitteeseen. Yhden vuoden sisällä annetun kahden kirjallisen reklamaation jälkeen tilaajalla on oikeus hinnanalennukseen tai irtisanoa palvelun tuottaminen välittömästi. 4. Tarjouksen tekeminen ja tarjouksen sisältö
Tarjoushinta tulee ilmoittaa liitelomakkeessa 1. kiinteänä palvelun tuntihintana, ilman arvonlisäveroa ja veron määrä erikseen. Hinta sisältää matka- ja muut lisäkulut sekä mahdolliset alennusprosentit. Hinnan varaumia, laskutus- ja muita lisiä ei hyväksytä. Hinnan tulee olla voimassa ainakin 31.12.2013 asti. Tarjous muodostuu tarjouksesta ja sen tarjouspyynnön mukaisista liitteistä sekä tarjoajan tarpeellisiksi katsomista muista liitteistä. Tarjoukseen on liitettävä kohdassa 2 mainitut asiakirjat sekä Tarjousliite, joka sisältää henkilöstöselvityksen, hintatiedot ja vastuullinen tuottaja, liite 1 Tarjous ei saa sisältää ehtoja. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa 31.8.2012 saakka. Tarjoaja sitoutuu hankintapäätöksen jälkeen tehtävässä hankintasopimuksessa siihen, että palvelu on toiminnassa viimeistään 1.8.2012 alkaen. Mäntsälän kunta ei maksa tarjouksen tekemisestä minkäänlaisia kulukorvauksia. Sitova kirjallinen tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa kirjallisesti ja siihen on liitettävä hintalomake liite 1. Palautus torstaihin 12.4.2012 kello 12.00 mennessä osoitteeseen: Mäntsälän kunta / Palvelupiste Vinkki Heikinkuja 4 04600 Mäntsälä Tarjouskuoren vasempaan alakulmaan on merkittävä teksti. Tarjous kotisiivouspalvelusta, yhteyshenkilö: Marianne Heinola. Kirjeeseen saa sisällyttää vain juuri ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Tarjoajalla on vastuu siitä, että tarjous tulee perille ajoissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 5. Lisätiedot ja yhteyshenkilö Tarjousmenettelyä koskeviin kysymyksiin vastaa vanhustyön suunnittelija marianne.heinola@mantsala.fi. Kysymykset ja vastaukset kootaan Mäntsälän kunnan internet-sivuille: http://www.mantsala.fi/ajankohtaista/tarjouspyynnot Eija Rintala Perusturvajohtaja LIITE 1. Hinta- ja henkilöstölomake