Tutkimus verkkolaskutuksesta, automaatiosta ja tietojen välityksestä toimittajaverkostossa Ajankohta helmikuu 2010
Seurantakysely verkkolaskutuksesta ja tietojen välityksestä toimittajaverkostossa 41 Yli 500 työntekijää 51-500 työntekijää Alle 50 työntekijää 24 35 Toinen kysely helmikuussa 2010 Toteutettiin web-kyselynä Yhteensä 401 vastausta 37 8 7 23 7 9 9 Julkinen organisaatio Yli 500 MEUR 100-500 MEUR 51-100 MEUR 10-50 MEUR 1-10 MEUR Henkilöstömäärä Liikevaihto alle 1 MEUR
Verkkolaskutuksen läpimurto on tapahtunut 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Samaa mieltä helmi 10 Jonkin Jonkin Eri verran verran mieltä samaa eri mieltä mieltä En osaa sanoa Taloushallinnon ammattilaisista 63 prosenttia on sitä mieltä, että läpimurto on tapahtunut. 37 prosenttia vastaajista on eri mieltä.
Mitä kehityshankkeita organisaatiossanne on nyt meneillään? Verkkolaskujen lähettäminen useammalle suomessa 62 Vastaanotettujen verkkolaskujen lisääminen 73 Skannausprosessin tehostaminen Ostolaskujen täsmäyttäminen tilauksiin Sähköisen hankintajärjestelmän hankkiminen tai kehittäminen Oman verkkokaupparatkaisun kehittäminen Sähköisten tilausten lähettäminen Verkkolaskujen lähettäminen ulkomaisille Sähköisten katalogien saaminen toimittajilta 15 16 15 11 12 7 10 helmi 10 kesä 09 0 20 40 60 80 Kehityshankkeista verkkolaskutuksen edistäminen nousi selväksi ykköshankkeeksi.
35 30 25 20 15 10 5 0 Kuinka monta saapuvista laskuistanne on verkkolaskuja Vastaanottajat jakaantuvat 0 alle 2020-40 40-60 Yli 60 kesä 09 helmi 10 En osaa sanoa kolmeen ryhmään: kolmasosa ei vastaanota lainkaan, kolmasosa alle 20 ja kolmasosa yli 20. Yli 60 vastaanottavien määrä kasvanut. Yli 20 000 ostolaskua vastaanottavista 8 ei vastaanota verkkolaskuja.
Kuinka monta lähtevistä laskuistanne on verkkolaskuja 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 0 alle 20 20-40 40-60 kesä 09 helmi 10 Yli 60 En osaa sanoa 40 (16 yli 20 000 laskua lähettävistä, 59 alle 1 000 laskua lähettävistä) organisaatioista on vielä neitseellisiä verkkolaskujen lähettämisen suhteen. Yli 60 lähettävien osuus kasvanut ja ei ollenkaan lähettävien osuus pienentynyt.
Verkkolaskutuksen läpimurto? Minä vuonna olette aloittaneet verkkolaskujen vastaanoton ja lähettämisen? 35 30 25 Vastaanottaminen 20 Lähettäminen 15 10 5 0 ennen 2000 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Mitkä ovat teille parhaita tapoja lisätä saapuvia verkkolaskuja? helmi 10 kesä 09 Lain asettama pakote 10 Mediakeskustelu Operaattoreiden aktiivisuus Operaattorin aktivointipalvelu 21 22 26 Ilmoitus toimittajille, että vastaanotamme vain verkkolaskuja Pankkien aktiviisuus verkkolaskutuksessa 36 36 Esille uusittavissa sopimuksissa 49 0 20 40 60 Parhaimmaksi tavaksi koettiin verkkolaskutusvaihtoehdon läpikäyminen sopimusneuvotteluissa uusissa ja uusittavissa sopimuksissa. Melko hyvänä (n. 36 ) keinona nähdään ns. "pakottaminen" eli ilmoitus toimittajille, että ei enää vastaanoteta paperilaskuja vaan kaikkien laskujen tulee olla verkkolaskuja. Tärkeänä nähdään (26 ) operaattoreiden tarjoama aktivointipalvelu, jossa operaattori kontaktoi asiakkaan puolesta toimittajia. Aktivointi on organisaatiolle työllistävä vaihe, kun kaikki toimittajat tulee kontaktoida, joko asiakkaan tai operaattorin puolesta.
Suurimmat esteet vastaanotettujen verkkolaskujen määrän lisäämisessä Toimittajillamme ei ole valmiuksia lähettää verkkolaskuja 62 Laskun liitteet eivät välity pankkiverkossa Emme tiedä, ketkä toimittajista pystyvät lähettämään verkkolaskuja Verkkolaskun esitystapojen monimuotoisuus tai standardien puute Taloushallinto-ohjelmistomme ei tue verkkolaskujen vastaanottoa 29 22 22 18 Kustannukset saavutettavissa olevia hyötyjä suuremmat 17 0 20 40 60 80 Ostajat arvioivat suurimmaksi yksittäiseksi esteeksi toimittajien valmiuksien puutteen.
Suurimmat esteet lähtevien verkkolaskujen lisäämisessä Asiakkaillamme ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja 51 Emme tiedä, ketkä asiakkaistamme vastaanottavat verkkolaskuja Laskun liitteet eivät välity pankkiverkossa Laskutusjärjestelmämme ei tue verkkolaskujen lähettämistä Asiakkaamme ovat kuluttajia Asiakkaamme ovat ulkomailla Kustannukset hyötyjä suuremmat 24 20 18 17 15 11 Laskutusjärjestelmäämme on vaikea lisätä uusia verkkolaskujen vastaanottajia 3 0 20 40 60 Myyjät arvioivat suurimmaksi yksittäiseksi esteeksi vastaanottajien valmiuksien puutteen.
Mitkä ovat teille parhaita tapoja lisätä lähteviä verkkolaskuja? helmi 10 kesä 09 Lain asettama pakote Operaattoreiden aktiivisuus Pankkien aktiivisuus 11 16 22 Esille uusittavissa sopimuksissa Asiakkaiden vaatimus lähettää verkkolaskuja Taloushallinnon prosessien kehittäminen 30 32 32 Oma ilmoituksemme että voimme lähettää verkkolaskuja 43 0 20 40 60 Asiakkaiden vaatimus eli ns. pakottaminen on hyvä tapa jopa noin kolmasosan mielestä lisätä omia lähteviä verkkolaskuja.
60 50 Verkkolaskujen lisääminen nähdään yleisesti tärkeänä Miten tärkeänä näet verkkolaskujen määrän lisäämisen vastaanotetuissa ja lähtevissä laskuissa tästä vastaanottajajoukosta 72 ei vastaanota lainkaan eikä näe tärkeänä myöskään lisätä määrää Tämä ei halukas ryhmä (ei näe tärkeänä, eikä lähetä/vastaanota lainkaan) edustaa noin 5 koko tutkimuksen vastaajajoukosta. 40 30 20 10 tästä lähtettäjäjoukosta 72 ei lähetä lainkaan eikä näe lähetettyjen määrän lisäämisetsä lainkaan tärkeänä 36 näkee parhaimpana tapana että asiakkaat vaatisivat verkkolaskuja. 6 lähettää jo yli 60 laskuista verkkolaskuina 0 erittäin tärkeää jonkin verran tärkeää ei lainkaan tärkeää en osaa sanoa Vastaanotetuista Lähtevistä
Nämä nähdään julkisesti jarruna, pienet organisaatiot: Miten tärkeänä näet lähetettyjen verkkolaskujen määrän lisäämisen alle 100 henkilöä työllistävät organisaatiot 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 erittäin tärkeää lisätä lähteviä jonkin verran tärkeää lisätä lähteviä ei lainkaan tärkeää alle 50 henkilöä 51-100 henkilöä koko tutkimuksen kohderyhmä
Skannattu lasku vai verkkolasku kannattaako skannaukseen tyytyä? Mitkä ovat suurimmat haasteet käyttämässänne skannauspalvelussa? Käytössämme ei ole skannauspalvelua, skannaamme dokumentit itse 63 Skannattujen laskujen lukumäärä ei vähene ja kustannus pysyy samana tai kasvaa 12 Skannattuja laskuja ei saada muutettua aidoiksi verkkolaskuiksi Skannattuilta laskuilta saatu tietosisältö ei ole riittävä automaation maksimoimiseksi (esim. tilaustäsmäytys, laskujen automaattinen reititys) Ei haasteita, skannauspalvelumme toimii hyvin 12 11 17 helmi 10 kesä 09 0 20 40 60 80 Ennen kuin ollaan saavutettu 100 verkkolaskutus, organisaatiossa skannataan dokumentteja vielä paljon.
Mitä verkkolaskun jälkeen? Miten vastaanotatte tilauksia? Kirjeellä 28 helmi 10 kesä 09 Puhelimitse 76 Henkilökohtaisesti toimitettavalla tilauslomakkeella 22 Sähköisellä tilauksella suoraan tilausjärjestelmästä 33 Sähköpostilla 82 Faksilla 48 0 50 100
80 70 60 50 40 30 20 10 Mitä verkkolaskujen jälkeen? Kuinka monta lähtevistä ja saapuvista tilauksista kulkee sähköisesti tilausjärjestelmään Vastaanotetut/09 Vastaanotetut/10 Lähetetyt/09 Lähetetyt/10 56 lähettää tilauksia suoraan tilausjärjestelmä än, mutta paljon lähettäviä ei juurikaan ole, eli noin 60 kaikista tilauksia sähköisesti lähettävistä lähettää niitä alle 20 kaikista tilauksista. 0 0 alle 20 20-40 40-60 Yli 60 En osaa sanoa
Haasteet hankintajärjestelmien käyttöönotossa Pienten toimittajien linkittäminen sähköiseen hankintajärjestelmään Puuttuva yhteinen motivaatio ratkaisujen kehittämiselle meidän ja toimittajien välillä 34 57 Pienten toimittajien mukaansaanti haastavinta. Toimittajien verkkokaupparatkaisujen integroiminen hankintajärjestelmään 36 Tekniset rajoitteet toimittajayhteistyön kehittämisessä Sähköisten katalogien eli tuoteluetteloiden saaminen toimittajiltamme 20 38 helmi 10 kesä 09 0 20 40 60 Meillä ei ole sähköisiä hankintajärjestelmiä 51 54
Jos asiakkaallanne on hankintajärjestelmiä, minkälaisia paineita se on tuonut Suorat integraatiot asiakkaan sähköiseen hankintajärjestelmään Sähköisten katalogien tuottaminen ja toimittaminen Verkkokaupparatkaisujen kehittäminen 25 40 69 helmi 10 kesä 09 0 50 100 asiakkaillamme ei ole sähköisiä hankintajärjestelmiä 36 55