Solve laskutus ja verkkolaskutus

Transkriptio

1 Solve laskutus Sivu 1 Solve laskutus ja verkkolaskutus Tässä ohjeessa on ohjeet Solven asetusten teosta, aineistojen muodostamisesta ja palautteiden käsittelystä sekä ohjeet suoraveloitettavien asiakkaiden muuttamisesta E- laskulla tai suoramaksulla veloitettaviksi. Asetukset laskuttajakortistossa Laskuttajakortistoon on lisätty verkkolaskutuksessa tarvittavia ja E-laskuilla näkyviä tietoja. Verkkolaskujen asetukset ovat erikseen tulostettavista laskuista (Tekstit laskulle osio) joten molemmat on täytettävä. Huomaa että varsinaiset verkkolaskujen välitykseen liittyvät asetukset löytyvät Muut-valikon asetuksista kun laskuttaja on avattu. Pakollisia tietoja verkkolaskutuksessa ovat osoitetiedot, pankkitiedoissa ensimmäinen tilinumero ja verkkolaskutuksen tiedoissa Y-tunnus. Muut verkkolaskutuksen tiedot näkyvät kun laskun vastaanottaja avaa laskun katseltavaksi. Muita kuin ensimmäistä tiliä ei verkkolaskutuksessa käytetä.

2 Solve laskutus Sivu 2 Verkkolaskutuksen asetukset Avaa laskuttaja ja valitse Muut-valikosta Asetukset. Tämän jälkeen valitaan Verkkolasku sivu Tässä täytetään verkkolaskutuksen lähettäjän lähetystiedot sekä aineiston teossa ja noudoissa käytettävät hakemistot ja tiedostonimet. Tiedostonimissä voidaan käyttää myös muuttujia jotka korvautuvat vuodella ($V), kuukaudella ($K) sekä päivällä. Maksuaihe tulee kirjoittaa ainakin yhdellä kielellä suosittelemme kaikkia kolmea. Maksuaihe näkyy asiakkaalla mm. verkkopankissa joten sen tulisi kuvata suoritettua veloitusta (esim. vuokra, jäsenmaksu jne).

3 Solve laskutus Sivu 3 Asetukset asiakkaalla Tallennettaessa verkkolaskutettavia asiakkaita myös heille tulee täyttää verkkolaskutuksen asetukset. Suoraveloitettavien asiakkaiden tiedot saadaan pankista noudettavalta vastaanottoilmoitus sanomalta muunnon yhteydessä samoin kuin niiltä asiakkailta jotka ilmoittautuvat itse E-laskutettaviksi. Asetukset löytyvät asiakaskortilla Muut-sivulta. Asiakkaan vastaanotto-osoite voi olla IBAN, OVT-tunnus tai palvelutunnus, jälkimmäiset yrityksillä. Mitä osoitetta käytetään riippuu valinnasta Kohdeosoite. Huomaa että IBAN ei ole sama kuin vakioveloitusten tilinumero vaan siitä erillinen jonka pankit antavat vastaanottoilmoitus aineistossa. Y-tunnus ja ALV-tunnus tietoja voivat operaattorit vaatia, jos niitä ei anneta niin Solve asettaa verkkolaskuaineistossa Y-tunnukseksi asiakasnumeron (tämä sen vuoksi että osa operaattoreista vaatii tunnuksen).

4 Solve laskutus Sivu 4 Verkkolaskuttajaksi ilmoittautuminen Verkkolaskuksi ilmoittaudutaan lähettämällä kaikkiin pankkeihin laskuttajailmoitus. Se muodostetaan Muut-valikossa olevalla valinnalla. Laskuttajailmoituksen tekeminen Ensimmäistä kertaa ilmoitusta lähetettäessä on ilmoituksen tyyppinä oltava Uusi, Muutosta käytetään jos tilinumero tai vastaanotto-osoite muuttuu. Poistolla ilmoitetaan ettei verkkolaskuja enää lähetetä. Lähetettävien veloitusten tyypiksi voidaan valita E-laskut tai E-laskut ja suoramaksut. Valinta Uusille vain E-lasku tarkoittaa että suoraveloitettavia asiakkaita muunnettaessa hyväksytään suoramaksu mutta uudet asiakkaat voivat tehdä vain E-lasku sopimuksen. Vastaanottajina kannattaa käyttää kaikkia pankkeja, mutta tarvittaessa voidaan laskuttajailmoitusten vastaanottajia myös rajata. Ohjeteksti tulee kirjoittaa kaikilla kielillä joilla maksuaihe oli tallennettu verkkolaskutuksen asetuksissa.

5 Solve laskutus Sivu 5 Solve muodostaa Tee aineisto valinnalla tiedoston joka tulee toimittaa pankkiin joko verkkopankin eräsiirtona tai pankkiyhteysohjelmalla. Tiedoston tallennushakemisto ja oletusnimi määräytyvät verkkolaskujen asetusten mukaisesti. Jos tiedosto oli ennestään olemassa kysyy Solve lisätäänkö aineisto olemassa olevaan tiedostoon vai tyhjennetäänkö se. Lopuksi ilmoitetaan aineiston muodostamisen onnistuneet. Aineisto on toimitettava pankkiin tai operaattorille jotta verkkolaskuja voidaan tehdä. Tämä aineisto levitetään pankkien välillä seuraavaksi pankkipäiväksi joten se on tehtävä ennen verkkolaskutuksen aloittamista mielellään pari päivää aiemmin. Jos välittäjänä on muu kuin pankki niin tarkista operaattorilta välitysaika.

6 Solve laskutus Sivu 6 Verkkolaskujen tekeminen Verkkolaskut tehdään veloitusvalikon toiminnoilla Finvoice lasku sekä vakioveloituksiin perustavilla tilisiirrot, tilisiirrot tekstillä ja vuokrat toiminnoilla, myös tilisiirrot summalla on mahdollista tehdä mikäli veloitus ei ole 0-summainen eli tyhjä tilisiirtolomake esim. lahjoituksia varten. Finvoice eroaa normaali laskusta siinä ettei sitä tulosteta, jos halutaan paperikopio laskusta täytyy asetuksissa laittaa laskukopioiden määrä suuremmaksi kuin 1 (valikko Muut- Asetukset-Lasku). Jälkikäteen laskun voi tulostaa Kortisto-valikosta löytyvällä Uudelleentulostus toiminnolla. Finvoice lasku tallennetaan verkkolaskuaineistoon joka on lähetettävä pankkiin verkkopankin eräsiirtona tai pankkiyhteysohjelmalla. Vakioveloitukset E-laskuna tai suoramaksuna Ennen näiden tekemistä on asiakkaalle oltava tallennettuna vakioveloituksen maksunaiheet (lukuunottamatta tilisiirto summalla toimintoa) ja tehty verkkolaskutuksen asetuksen (ks. asetukset asiakkaalla). Veloitustavaksi on oltava valittu joko E-lasku tai suoramaksu.

7 Solve laskutus Sivu 7 Veloituksia tehtäessä valitaan veloitustavaksi joko Asiakas tai E-lasku+suoramaksu Ensimmäisessä tapauksessa tehdään myös tilisiirrot ja suoraveloitukset samalla kertaa jos niitä on asiakkaille määritetty, jälkimmäisessä vain E-lasku ja suoramaksu asiakkaille tehdään veloitukset. Suoramaksuilla tulostetaan ilmoitus tehtävästä veloituksesta, tämä tulee toimittaa asiakkaalle. E-laskuilla tehdystä veloituksesta tulee paperille tulostus ainoastaan jos tilisiirtojen lomakkeeksi on valittu Laskun asetukset ja laskukopioiden lukumäärä on enemmän kuin 1.

8 Solve laskutus Sivu 8 Verkkolaskujen palaute Verkkolaskujen käsittelyssä pankissa tapahtuneista virheistä saadaan palaute jossa virheen syy selviää. Palautteista tehdään tuloste ja jos Finvoice lasku tai E-lasku saadaan kohdistettua niin laskun tilaksi laitetaan epäonnistunut. Tällaiset laskut voidaan tulostaa toiminnolla uudelleentulostus ja toimittaa postitse. Palautteista tulostetaa listaus ja jos palautteissa oli epäonnistuneita veloituksia ja vastaava veloitus löytyi kortisto kysyy ohjelma merkitäänkö epäonnistumiset veloituksille. Jos valitaan käsiteltäväksi myös muiden vastaanottajien palautteita saadaan listaus kaikista palautteista, mutta kohdistus veloituksille ei onnistu muilla vastaanottajilla. Vastaanottoilmoitukset Vastaanottoilmoituksella pankki ilmoittaa asiakkaan hyväksyneen E-laskun tai suoramaksun vastaanoton ja antaa veloitusten lähettämiseen tarvittavat vastaanottajan osoitetiedot. Vastaanottoilmoitus saadaan myös suoraveloitusten konversiossa ja mikäli asiakkaan vastaanottajatiedot muuttuvat tai asiakas poistaa veloitusluvan.

9 Solve laskutus Sivu 9 Solve tulostaa listauksen aineistosta ja löytyneille asiakkaille voidaan tallentaa vastaanottoilmoituksilta E-laskujen ja suoramaksujen vastaanottajatiedot. Jos käsitellään myös muiden vastaanottajien ilmoitukset niistä saadaan listaus, mutta vastaavaa asiakasta ei löydetä.

10 Solve laskutus Sivu 10 Vastaanottoehdotukset eli suoraveloitusten muunto Vastaanottoehdotuksilla välitetään tieto pankille muunnettavista suoraveloituksista. Ennen muuntotiedoston lähettämistä tulee Solvella olla asetettuna sekä verkkolaskutuksen että suoraveloituksen asetukset ja laskuttajailmoitukset tulee olla lähetettynä pankkiin. Ehdotuksen tyyppi voi olla vain Uusi, Valittavat asiakkaat määrittelee tehdäänkö ilmoitukset kaikille suoraveloitettaville vai ainoastaan sellaisille joille suoraveloitus muodostuisi (asiakkaalla on päättymispäivä tai vakioveloitusten summa olisi nolla tai veloitettavat tuotteet eivät ole mukana vakioveloituksilla). Ohjeteksti tulee antaa kaikilla kielillä joilla verkkolaskutuksen asetuksissa on annettu maksuaihe. Muodostettu aineisto on lähetettävä pankkiin verkkopankin eräsiirtotoiminnolla tai pankkiyhteysohjelmalla. Ilmoituskirje Asiakkaille joilla on suoraveloitussopimus ja joille on lähetetty vastaanottoehdotus tulee myös lähettää kirje jossa muutoksesta ilmoitetaan. Mallikirjeet eri kielillä löytyvät Finanssialan keskusliiton sivuilta: a Solvella kirjeitä varten voidaan tulostaa Tarrat, Osoitelakana tai asiakkaiden Osoitteet Exceltiedostoon. Asiakastulosteessa on lisätty uusi valinta jolla saadaan valittua asiakkaat joille vastaanottoehdotus on tehty.

11 Solve laskutus Sivu 11 Kohdassa Veloitus voidaan valita kaikki asiakkaat joille on tehty vastaanottoehdotus tai vain sellaiset joilla veloitustapaa ei ole vielä asetettu. Asiakkaille muodostuu veloitustavaksi joko E-lasku tai suoramaksu riippuen siitä reagoiko asiakas kirjeeseen, onko hänellä verkkopankkia yms. ehtojen mukaisesti (ks. ilmoituskirje). Kun suoraveloitukset muunnetaan tulee pankista vastaanottoilmoitus jossa on veloitettavien asiakkaiden veloitustiedot ja veloitustapa. Tämä vastaanottoilmoitus sitten käsitellään Solvella kuten kuvattu kohdassa Vastaanottoilmoitukset.