Ketteryyttä kilpailuttamiseen

Transkriptio

1 Ketteryyttä kilpailuttamiseen Sähköinen kilpailutusratkaisu Timo Rantanen 1

2 Sisältö Uusi hankintadirektiivi ja sähköinen kilpailuttaminen Markkinaratkaisut Kilpailutettu ratkaisu Sähköinen kilpailuttaminen osana hankinnasta maksuun prosessia Ketteryyttä kilpailuttamiseen Kilpailuttamisprosessi sähköisesti Tuotteistuksen vaiheet Hinnoittelu Lisätiedot 2

3 Uusi hankintadirektiivi ja sähköinen kilpailuttaminen Hankintadirektiivi julkaistu Sähköisten menetelmien käyttäminen käytännössä pakolliseksi Sähköinen menetelmä = tarjouspyynnöt sähköisesti saataville (jo nyt Hilmassa) = tarjoukset jätettävä sähköisesti riittää Word, Pdf ja Excelien toimittaminen, pelkkä sähköposti ei täytä vaatimuksia Tarjouspyynnöt sähköisesti saataville mennessä Toimittajien pystyttävä jättämään tarjouksen sähköisesti hankintayksiköt: viimeistään yhteishankintayksiköt: viimeistään

4 Markkinaratkaisut Markkinoilla pääsääntöisesti kahdenlaisia direktiivin velvoitteen täyttäviä ratkaisuja sähköisten dokumenttien (esim. PDF, Word, Excel) lataamiseen perustuvia rakenteiseen tarjouspyyntöön ja tarjoukseen perustuvia Rakenteinen tarjouspyyntö tarjouspyyntö tehdään verkkolomakkeina kilpailutusratkaisuun toimittaja vastaa hankintayksikön esittämiin kysymyksiin mikäli hankintayksikkö tehnyt tarjouspyynnön rakenteisesti, kilpailutusratkaisu pystyy tekemään osan tai koko arvioinnin automaattisesti 4

5 Sähköinen kilpailuttamisratkaisu Tarjouskilpailu Neuvottelumenettely Kolme tarjoajaa Cloudia Oy European Dynamics S.A. Visma Commerce Ab Kahdeksan vuoden sopimus Tarjouskilpailun voittaja Visma Commerce Ab TendSign tuote Timo Rantanen 5

6

7 Hankinnasta maksuun - työvälineet Kirjanpito-/hankintayksiköt Laskun käsittely Kilpailutuksen suunnittelu Kilpailutusprosessi Sopimuksen tekeminen Tilausehdotuksen tekeminen Tilaaminen Tavaroiden / palveluiden vastaanott aminen ja hyväksyminen Maksaminen Kilpailuttamisen prosessit Tilaamisen ja maksamisen prosessit Sähköinen kilpailutusratkaisu Hilma TED Tilha Rondo Kieku verkkolaskutus Tarjoajat / toimittajat Kilpailutuksen suunnittelu Tarjouksen tekemi-nen Sopimuksen tekemi-nen Katalogit / punch out valmiiksi tilauksia varten Tilauksen vastaanottaminen ja käsittely Tavaroiden / palveluiden toimittami nen Laskutus

8 Ketteryyttä kilpailuttamiseen Rakenteiset tarjouspyynnöt ja tarjoukset Lomakemuodossa oleva tarjouspyyntö nopeuttaa tarjouksen tekemistä, tarjousten avaamista, tarjoajien soveltuvuuden arviointia, tarjousten arviointia ja hankintapäätösten lähettämistä Prosessien virtaviivaistaminen Allekirjoitus- ja kirjaamokäytäntöjen mukauttaminen Sisäisten hyväksymisprosessien mallintaminen ratkaisuun (käyttäjärooleilla) Mallipohjien käyttäminen Valmiit mallipohjat yleisesti käytetyistä sopimusehdoista Kehitettyjen mallipohjien hyödyntäminen Parhaiden käytäntöjen jakaminen Myös tarjoajat voivat käyttää aikaisemmin tekemiään tarjouksia pohjina Timo Rantanen 8

9 Kilpailutusprosessi sähköisesti Tarjouskilpailun suunnitte lu Tarjousp yynnön tai osallistumishakemuksen julkaiseminen Kysymyset Vastaukset Tarjouksen tekeminen Tarjousten avaaminen Tarjoajien kelpoisuuden tarkastaminen Tarjousten arviointi Hankinta päätösesitys Hankinta päätöksen lähettäminen Hankinta päätöksen vastaanottaminen Sopimuksen tekeminen 9 Timo Rantanen Hilma TED Katalogit Hilmaan Sähköinen huutokauppa Dynaaminen hankintajärjestelmä

10 Tuotteistuksen vaiheet Kilpailutusratkaisun toiminnallisuuksien kehittäminen Tuotteistusprojekti A Lokalisointi: kääntäminen, Suomen lainsäädäntö, tietoturva-auditointi (perustaso) Kilpailutusprosessi sähköisesti: rakenteinen tarjouspyyntö, rakenteinen tarjous, sähköinen vertailu, sähköisen hankintapäätökset, rakenteinen sopimus Tuotteistusprojekti 1 Käynnistetään oikeuden päätöksen jälkeen, päättyy 6 kk sisällä Yhteinen portaali tarjouspyynnöille Pilotoinnit Tuotteistusprojekti kk oikeuden päätöksestä Sähköinen huutokauppa, puitejärjestelyihin perustuvat minikisat Käyttöönotot käynnistyvät Tuotteistusvaihe 3 aikaisintaan keväällä 2015 Dynaaminen hankintajärjestelmä, Hilma-integraatio (uuteen Hilmaan), sähköinen luettelo, sopimustenhallinta, Tilha-integraatio (uuteen Tilhaan?) 10 Hansel maksaa kehitystyön ja vastaa jatkokehityksestä Asiakasryhmä otetaan mukaan kehittämiseen

11 TendSign hinnoittelu Hinta Käyttöönottomaksu *) Jatkuvan palvelun hinta *) Sähköisen huutokaupan lisähinta Puitejärjestelyn hallinnoinnin ja kevennetyn kilpailutuksen lisähinta Konsultoitu huutokauppa riippumatta siitä, onko asiakkaalla käytössä sähköisen huutokaupan toiminnallisuus vai ei Lisäkoulutus/työpäivä (7,5 h) Kehitystyö/työpäivä (7,5 h) Laajennetun tukipalvelun lisämaksu ( ) /organisaatio 400 /organisaatio/kk 0 /organisaatio 0 /organisaatio /huutokauppa 800 /työpäivä 400 /työpäivä /vuorokausi *) Käyttäjämäärästä riippumatta 11

12 Lisätietoja Hansel Visma Commerce Hansel Timo Rantanen Tuula Risikko Petteri Pohto Visma Minna Uitti