VR:n verkkolaskut. Pirjo Tahvanainen, VR-Yhtymä Oy , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 1

Transkriptio

1 VR:n verkkolaskut Pirjo Tahvanainen, VR-Yhtymä Oy , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 1

2 Sisältö VR lyhyesti Muisteloita EDI:n tulosta taloon XML:n tuleminen Ostolaskukokemukset Myyntilaskuprojekti Johtopäätöksiä , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 2

3 VR lyhyesti Liikevaihto 1 160,5 miljoonaa euroa Henkilöstöä Tavaraliikenteen kuljetuksia 53 miljoonaa tonnia Henkilöliikenteen matkoja 74 miljoonaa Radan rakentamista ja kunnossapitoa 208,9 miljoonalla eurolla Pääjohtaja Henri Kuitunen , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 3

4 VR:n kehittämistavoitteet Liikenteen ympäristöhaittojen vähentäminen Kansainvälisten yhteyksien ja palvelujen laajentaminen VR:n aseman vahvistaminen idän ja lännen välisenä rautatielinkkinä Uusimman tietotekniikan hyödyntäminen kuljetusketjujen hallinnassa Sähköisen kaupankäynnin laajentaminen , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 4

5 Konsernin laskut Yhtiöitä 25 kpl tyttäriä myös Baltiassa Myyntijärjestelmiä 8 kpl Myyntilaskuja noin puoli miljoonaa kpl Myyntilaskuoperaattori Elma Tilausjärjestelmiä 3 kpl Ostolaskuja noin kpl Ostolaskuoperaattori BasWare , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 5

6 EDIä aikoinaan Vuonna 1990 käynnisteltiin EDIä VR:llä Luulimme olevamme viimeinen EDIä käyttävä talo, niin paljon siitä puhuttiin Löydettiin kansallisessa käytössä olevia standardeja, joita yritettiin hyödyntää Huomattiin, että EI OLLUT STANDARDEJA! , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 6

7 Oli pakko pysähtyä miettimään Huomasimme, että olimmekin eturintamassa EDIn käyttöönotossa VR:n korkein johto päätti, että tehdään kunnolla ja korkein tavoittein TEHTIIN STANDARDIT YHDESSÄ ASIAKKAIDEN KANSSA Työhön uhrattua aikaa ja rahaa ei uskalla edes laskea , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 7

8 Tahdoimme ja onnistuimme Nyt esimerkiksi: 82% VR Cargon kotimaan rahtikirjoista kulkee edinä 14% VR Cargon laskuista kulkee edinä EDI-liikenne Venäjälle/Venäjältä toimii edi-asiakkaita lähes 100 Kiitos aktiivisille asiakkaille! , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 8

9 EDI kulkee kuin juna! luotettavasti turvallisesti , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 9

10 Sitten alkoi kuulua kaikuja uudesta ihmeellisestä XML:stä , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 10

11 Mutta me olimme oppineet... Emme lähde ensimmäisten joukossa Asiakkaat on saatava näihin juttuihin mukaan Ei quick and dirty - ratkaisuja, vaan asettamme tavoitteet korkealle , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 11

12 Niinpä odotimme ja panostimme muihin e-hankkeisiin Laajennettiin EDI:n käyttöä: saapumisavisointi, luovutettavat vaunut-sanoma, kysely/vastaussanoma, kuljetustilaus/-vahvistus, kuljetussanomat Venälle/Venäjältä, vaunujen statustiedot RailTraceen Rakennettiin Internet-lipunmyynti ja sitä tukemaan yhteyskeskus Tuotteistettiin VR Cargon uusia e-ratkaisuja asiakkaille: extranet, sähköiset dokumentit Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä otettiin käyttöön Uusi tilausjärjestelmä otettiin käyttöön Rakennettiin automaattiset laskujen tarkastusrutiinit ostolaskujärjestelmän ja tilausjärjestelmien välille , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 12

13 Päätimme sitten lähteä varovasti mukaan verkkolaskumaailmaan Koska: Verkkolaskun tunnusomainen piirre on automaattisuus. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 13

14 Ostolaskujen vastaanotto sähköisesti Luulimme olevamme viimeinen verkkolaskuja vastaanottava talo, niin paljon siitä puhuttiin Huomasimme, että on olemassa ihan standardien välinen kilpailu Huomasimme myös, että verkkolaskutus olikin kuvien siirtelyä - automaattisuus ja järjestelmien välillä tapahtuva tiedonsiirto puuttuu , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 14

15 Projekti vietiin loppuun Huomasimme, että olimmekin eturintamassa verkkolaskujen käyttöönotossa Pidimme kiinni asetetuista kustannussäästötavoitteista Tehtiin hartiavoimin töitä, jotta laskut saatiin automaattisesti kiertoon tai tilausjärjestelmään tarkastettavaksi Työhön uhrattua aikaa ja rahaa ei uskalla edes laskea , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 15

16 Tulos on kuulemma muihin verrattuna hyvä - kiitos aktiivisille toimittajillemme 1100 laskua kuukaudessa verkkolaskuina = vuonna % ostolaskuista verkkolaskuja toimittajia 30 kpl Mutta ei meidän tavoitteidemme mukaan riitä! HALUAMME ENEMMÄN! , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 16

17 Myyntilaskujen sähköistämisen paineet kasvoivat Oli siis taas aika pysähtyä miettimään VR:n korkein johto päätti, että tehdään kunnolla ja korkein laatutavoittein TEHDÄÄN TAAS STANDARDIT YHDESSÄ ASIAKKAIDEN KANSSA (VaLo) Työhön uhrattavaa aikaa ja rahaa ei uskalla edes laskea , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 17

18 VR:n myyntilaskut, nykytila kpl VR Cargo/Carla Transpoint/Plus2000 Combitrans/Kula Transuotila/Wintime EDI kpl Suuryritys kpl VR Henkilöliikenne/Opera VR Henkilöliikenne/Tarmak VR Henkilöliikenne/Suora360 Pohjolan Liikenne/Wintime Avecra/Wintime VR Osakeyhtiö/Wintime E-kirje kpl Suoraveloitus kpl Pk-yritys Kuluttaja kpl VR-Yhtymä/Kiho VR-Yhtymä/Kirjapaino VR-Yhtymä/Excel VR-Rata/Excel Corenet/Wintime Manuaalinen kpl Konsernin sisäisiä kpl , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 18

19 VR:n myyntilaskut, tavoitetila Laskutusjärjestelmät VR Cargo/Carla Transpoint/Plus2000 Combitrans/Kula VR Henkilöliikenne/Opera VR Henkilöliikenne/Tarmak VR Henkilöliikenne/Suora360 Pohjolan Liikenne/Wintime Avecra/Wintime Transuotila/Wintime VR Osakeyhtiö/Wintime VR-Yhtymä/Wintime VR-Rata/Wintime Corenet/Wintime VR-Yhtymä/Kiho Sopimuksen palvelutarjotin Yhteiset palvelut: Muunnos Kuva Liitteet Jakelu Tietovaraston käyttö Elman osoitetietojärjestelmä Optiot: Arkistointi EDI E-kirje Kanavat Verkkolasku Suoralasku/ Suoraveloitus Manuaalinen , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 19

20 VR:n myyntiverkkolaskuhanke Käynnistetty syksyllä 2003, mukana kaikki konserniyhtiöt Ensimmäinen toteutus Transpointin ja VR Henkilöliikenteen laskuilla VaLo-laskun mukainen mahdollisimman laaja tietosisältö laskulle - asiakas poimii tarvitsemansa osat järjestelmäänsä Olemme päässeet mukaan mäppäyksen ihanaan maailmaan - haluamme varmistaa, että asiakas saa kaikkien laskujen perustiedot oikein ja samanlaisina laskutusjärjestelmästä riippumatta Kaikissa yhtiöissä verkkolaskuvalmius vuoden 2004 aikana , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 20

21 Laskun sisältö Tärkeintä on laskun tietosisältö - tekniikka hoituu operaattoreiden avulla Logistiikkalaskujen rakenne on pystyttävä esittämään verkkolaskuilla Luotamme siihen, että operaattorit yhteistyössä varmistavat, että VaLo:n mukaiset laskut saadaan kulkemaan , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 21

22 Oikealle raiteelle ollaan menossa Operaattorit ovat kehittämässä ongelmanhallintamenetelmiä Miten ohjelmistotalot aikovat vastata verkkolaskuhaasteeseen? Esim. asiakas- ja toimittajatietojen hallinta hankalaa , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 22

23 Putket auki toimittajalta asiakkaalle jos eri verkkolaskustandardeista ei voida luopua, mäppäystaulukot on tehtävä viimeistä piirua myöden kuntoon ja julkistettava meidän on nähtävä koko putki asiakkaalle asti, koska emme halua asiakkaiden joutuvan setvimään mahdollisia ongelmatilanteita myös testiputket auki ja kuntoon , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 23

24 Yhdessä saamme verkkolaskut lentoon Standardit kuntoon Automatiikkaa lisää verkkolaskujen välittymiseen kuka keksi erillisen verkkolaskuosoitteen? Taivaita syleilevien selvitysten ja myyntipuheiden sijaan konkreettisia käytännönläheisiä ohjeistoja ja soveltamisohjeita , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 24

25 Miksi ihmeessä laskuttaminen on näin vaikeata Prosessin alkupää hoidetaan huonosti = sopimus/tarjous/tilaus/tilausvahvistus/toimitustiedot epästandardeja ja lippusilla ja lappusilla Seuraus on, että kaikki paikataan laskuilla kaikki data, mitä koko prosessissa on kerätty, palautetaan laskulla turhan monimutkaiset hinnoittelujärjestelmät , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 25

26 Sovitaanko tavoitteeksi Kuvien välityksestä datan välitykseen Ei iänikuista sopimista osapuolten kesken - lisää automatiikka Jokaista toimittaja-asiakasparia ei tarvitse testata, kun tehdään putket kuntoon JÄRJESTELMÄT KESKUSTELKOOT KESKENÄÄN , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 26

27 Ja ebxml kulkee kuin juna , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 27

28 Kunnes lähdemme taas standardoimaan Vuoden kuluttua? Viiden vuoden kuluttua? Kymmenen vuoden kuluttua? , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 28

29 Kiitos! Lisätietoja: Pirjo Tahvanainen, puh , Pirjo Tahvanainen, ebusiness Forum, sivu 29