TARJOUSPYYNTÖ 139/43/2007 TAIDETEOLLISEN KORKEAKOULUN KUVATIETOKANTA 1. Tarjouspyynnön kohde Pyydämme tarjoustanne Taideteollisen korkeakoulun kuvatietokannan perusjärjestelmästä ja sen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvästä työstä. Kuvatietokanta on Taideteollisen korkeakoulun käyttöön tarkoitettu www-pohjainen tietojärjestelmä, jolla hallitaan kuvatiedostoja ja niihin liittyvää kuvailutietoa. Järjestelmä toimii sekä kuva-aineiston arkistointi-, verkkojulkaisu- ja jakelujärjestelmänä ja sisältää ammattilaistasoiset kuva-aineiston tiedonhakuominaisuudet. Järjestelmä tarjoaa työvälineet loppukäyttäjän kuvien katselulle sekä oman kuvakokoelman ja tiedonhaun työtilan luomisen mahdollisuuden. 1.1 Tietojärjestelmän kuvaus Kuvatietokannan perusjärjestelmä on tietojärjestelmä, jonka tulee täyttää kaikki liitteissä 1-6 tarkemmin kuvatut toiminnalliset, tekniset ja laadulliset määritykset. 1.2 Toimitussisällön ja toimitusprosessin kuvaus Toimitus koostuu seuraavista osista: 1. Kuvatietokannan perusjärjestelmä Kuvatietokannan perusjärjestelmä on tietokantaratkaisultaan yleisesti käytetyillä välineillä toteutettu ratkaisu. Perusjärjestelmään sisältyvät kohdan 1.1 mukaisissa vaatimuksissa tarkemmin määritellyt aineiston tallennuksen, kuvailun ja luetteloinnin, digitaalisen oikeuksienhallinnan sekä tiedonhaun toiminnallisuudet. Loppukäyttäjälle järjestelmä tarjoaa oman työtilan ja omien kokoelmien luontimahdollisuuden. Järjestelmä muodostaa Taideteollisen korkeakoulun kuva-aineistojen keskitetyn arkistoinnin ja verkkojulkaisemisen järjestelmän, jota on myöhemmin mahdollista jatkokehittää arkistoinnin ja julkaisemisen hajautettujen työnkulkujen järjestelmäksi. Toimittaja voi halutessaan tarjota valmisohjelmistoja osaratkaisuksi. 2. Järjestelmän kehityspotentiaalin kartoitus
2 Osana tarjouspyyntöä toimittajan tulee esittää vastaukset kuvatietokantajärjestelmän kehityspotentiaaliin liittyviin kysymyksiin (liittessä 6). 3. Toteutusvaiheen työ Toteutusvaiheessa perusjärjestelmä rakennetaan hyväksymisvalmiiksi. Toteutusvaihe koostuu joko kuvatietokannan perusjärjestelmän toteutustyöstä tai valmisohjelmiston räätälöinti- tai konfigurointityöstä. Tarjoajan tulee esittää toteutusta varten arvio järjestelmän pohjana mahdollisesti olevaan valmisohjelmistoon sisältymättömien vaatimusten toteuttamisesta liitteen 6 mukaisesti. Toimituksen hyväksyminen tapahtuu hyväksymistestauksella toteutusvaiheen päätteeksi ennen käyttöönottoa. 4. Käyttöönottoon ja käyttökoulutukseen liittyvä työ Käyttöönottovaiheessa järjestelmä otetaan käyttöön. Käyttöönottoon kuuluu palvelun siirto tuotantokäytön käyttöpalveluun ja järjestelmän käytön ohjeistus. Käyttöönottovaiheessa järjestetään ylläpito- ja käyttäjäkoulutus. 5. Ylläpitotyö Käyttöönoton jälkeen perusjärjestelmää ylläpidetään. Ylläpitovaiheessa tarjoaja sitoutuu korjauksiin ja pienimuotoiseen jatkokehitykseen. Ylläpitotyölle pitää laatia aikataulu ja se tulee hinnoitella tarjouksessa. Tarjoajan tulee esittää raja ylläpitoon kuuluvan pienimuotoisen jatkokehityksen ja erikseen hankittavan erillisen jatkokehitysprojektin välille. 6. Järjestelmän elinkaaren päätepiste Toimittajan tulee esittää suunnitelma tietojen siirtämisestä järjestelmän elinkaaren päätyttyä. 2. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA -palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi Lisäksi tarjouspyyntö on lähetetty seuraaville toimittajille: ENFO Oyj, Interaktiivinen Satama Oy, Luna Imaging Inc., Onesta Oy, Oy Communications Pro Ab, Valkeus Interactive Oy.
3 3. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Hankintayksikkö pidättää oikeuden jakaa hankinta. Osatarjoukset hyväksytään kohdassa 1.2 mainitusta toimitussisällön osa-alueesta 1. Kuvatietokannan perusjärjestelmä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 4. Aikataulu Hankintapäätös pyritään tekemään 15. 6. 2007 mennessä. Tavoitteena on, että järjestelmä on tuotantokäytössä joulukuussa 2007. 5. Hinnat Tarjouksessa tulee eritellä työtunnin ja työpäivän hinta, mahdollisesti erikseen laskutettavat matkakulut, muut toiminnasta tilaajalta laskutettavat kulut, sekä mahdollisten käyttöoikeuksien, lisenssien ja valmisohjelmistojen hinta ja vaatimusluettelossa pyydetyt hinta- ja työarviot valmisohjelmistoon tarvittavalle räätälöinnille. Käyttöoikeuksien, lisenssien ja valmisohjelmistojen osalta on hinnoitteluehdot ja hinnoittelun aikasidonnaisuus eriteltävä, ja mahdollisuuksien mukaan käyttöoikeudelle on eriteltävä vuorokausihinta. Hinta on lisäksi arvioitava koko toimituksen kokonaishintana ja/tai osatarjouksen kokonaishintana vaatimusmäärittelyssä esitetyn erittelyn pohjalta. Ylläpidon osalta eritellään hinta ja hintavaihtoehdot. Tarjouksen hintojen tulee sisältää tarjouspäivänä voimassa olevat viranomaisten määräämät julkiset maksut, ei kuitenkaan arvonlisäveroa, joka ilmoitetaan erikseen. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Maksusuoritusten kohdennus ja aikataulu neuvotellaan toimittajan kanssa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehtävän sopimuksen yhteydessä, kuitenkin niin, että vähintään 15% hankinnan kokonaishinnasta suoritetaan tilaajan hyväksyttyä toimituksen kokonaisuudessaan. 6. Maksuehto Maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen.
4 7. Takuu Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa järjestelmälle myöntämänsä takuu. Takuun tulee olla vähintään 90 päivää. 8. Alihankkijat Alihankkijan käyttö on hyväksytettävä tilaajalla. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. 9. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajalla ei saa olla maksamattomia veroja tai lakisääteisiä sosiaalimaksuja. Tarjoajalla tulee olla tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankkeen toteuttamiseen. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle julkisista hankinnoista annetun lain 6 :n ja kynnysarvojen ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista annetun asetuksen 35 :ssä mainituin perustein. 10. Tarjouksen muoto Tarjous tulee tehdä täysin tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjous ja siihen liittyvät selvitykset tulee laatia joko suomen tai englannin kielellä. 1. Yhteenveto tarjouksesta / tarjouksen erityispiirteet jossa kuvataan jätetyn tarjouksen erityispiirteet ja kokonaishinta. 2. Toimittajan esittely jossa toimittaja esittelee yrityksensä yleistiedot, toimintansa laadun, ja arvioi tarjotun järjestelmän toteuttamisen soveltuvuuden yrityksensä aikaisempaan toimintaan nähden. Toimittajan esittelyssä toimittaja esittelee kaikki projektiin tarjoamansa henkilöt (CV). 3. Referenssit jossa toimittaja esittelee aikaisemmat referenssinsä vastaavista tietokanta- tai tietojärjestelmätoimituksista ja arvioi näiden onnistumiset. Vähintään kaksi referenssiä on oltava tarkistettavissa ja näiden osalta tarjouksessa tulee mainita yhteystiedot. 4. Toimitussisällön kuvaus
5 jossa toimittaja esittelee tarjoamansa tietojärjestelmän tietoteknisen toteutuksen, ja arvioi sen soveltuvuuden liitteiden vaatimuksiin ja määrittelyihin. Järjestelmän yleistiedoissa kuvataan järjestelmän ohjelmointikieli, arkkitehtuuri, tiedonhallintajärjestelmä, käyttöliittymäympäristöt, 3. osapuolen lisensoidut tuotteet ym. tarjotun sovelluksen ja sen toteutuksen yleispiirteet. Vastaukset vaatimusluettelon perusjärjestelmän toteutuksessa tarvittavaa työtä koskeviin kysymyksiin annetaan erillisenä dokumenttina liitteellä 6. 5. Toimitusprosessin vaiheiden ja menetelmien esittely jossa toimittaja kuvaa tarjoamansa toimitus- tai tuotantoprosessin vähintään seuraavilta osin. - vastuiden jako toimittajan ja tilaajan kesken, eri vaiheiden mukaisesti eriteltynä - aikatauluarvio, eri vaiheiden mukaan eriteltynä - käytetyn toimitus- tai tuotantoprosessin kuvaus, johon sisältyy arviointi prosessin käyttäjälähtöisyydestä - projektinhallinnassa käytetyt menetelmät ja työkalut - laatukäsikirja tai muu vastaava selvitys käytetyistä laadunvarmistusmekanismeista 6. Hinta ja hinnoittelu 7. Selvitys toimittajan taloudellisesta asemasta johon on liitettävä vähintään kaupparekisteriote tai todistus yrityksen merkitsemisestä sijoittumismaansa ammatti- ja elinkeinorekisteriin, todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/yhtiöiden todistukset mahdollisten lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta. 8. Tarjouksen voimassaoloaika 11. Valintaperusteet Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Valintaperusteet tärkeysjärjestyksessä ovat: 1. Hinta 2. Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet 3. Kehityspotentiaalin kartoitus (ks. 1.2. kohta 2)
6 4. Toimittajan referenssit. Referenssejä arvioidaan sekä referenssiksi tarjotun järjestelmän osalta toiminnallisesti ja laadullisesti, että referenssiksi tarjotun asiakkaan arvion perusteella. Korkeakoulut, kirjastot, arkistot ja museot tehtyjen toteutusten toimintaympäristönä priorisoidaan. 5. Laatu. Laatua arvioitaessa kiinnitetään huomiota ainakin järjestelmän käytettävyyteen, saavutettavuuteen, tietoturvaan ja tekniseen toimintavarmuuteen sekä toimittajan toimitusprosessin laatuun. 12. Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 13. Hankinnan keskeyttäminen Milloin olosuhteet ovat muuttuneet tai on tullut esiin painavia perusteita siihen, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa esitetyllä tavalla, hankintayksikkö voi luopua hankinnasta kesken tarjouskilpailun. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan myös jos kaikki saadut tarjoukset ovat liian kalliita. 14. Sopimusehdot Hankinnasta tehdään valitun toimittajan kanssa erillinen hankintasopimus hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Tilaaja pitää itsellään oikeuden neuvotella valitun toimittajan kanssa toimeksiannon yksityiskohtaisesta sisällöstä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.
7 15. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Liikesalaisuuksien alaiset osat on erikseen eriteltävä tarjoukseen liitetyssä liitteessä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. 16. Tarjousten voimassaolo Tarjousten tulee olla voimassa 1. 9. 2007 saakka. 17. Esittelytilaisuus Ennen tarjousten jättämistä järjestetään esittelytilaisuus. Esittelytilaisuudessa esitellään kuvatietokantahanke sekä vastataan hankintaan liittyviin kysymyksiin. Esittelytilaisuus järjestetään 26. 4. 2007 klo 13-15 Taideteollisen korkeakoulun kirjaston atk-luokassa, Hämeentie 135 A, 3. krs, 00560 Helsinki. 18. Tarjousten palautus Tarjoukset jätetään 16. 5. 2007 klo 15 mennessä suljetussa kirjekuoressa Taideteollisen korkeakoulun kirjaamoon osoitteessa: Taideteollisen korkeakoulun kirjaamo, Hämeentie 135 C, 00560 Helsinki. Kuoreen on kirjoitettava Kuvatietokanta sekä 139/43/2007. 19. Lisätiedot Tarjousten laadintaa koskevat kysymykset on jätettävä 4. 5. 2007 mennessä sähköpostilla osoitteeseen ellen.karhulampi@uiah.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Kuvatietokanta. Tarjousten laadintaan liittyviin, määräpäivään mennessä saatuihin kysymyksiin ja esittelytilaisuudessa esitettyihin kysymyksiin vastataan esittelytilaisuudessa 26. 4. 2007, sekä sähköisesti 11. 5. 2007 mennessä.
8 20. Allekirjoitukset Taideteollinen korkeakoulu Marita Turpeinen kirjastonjohtaja Liitteet Sähköiset asiakirjat ovat saatavissa osoitteessa http://www2.uiah.fi/tarjouspyynnot/ 1. Järjestelmän kuvaus 2. Termiluettelo 3. Prosessikaaviot 1 ja 2 4. Tietosisällön kuvaus (luokkakaaviot 1 ja 2) 5. Vaatimusluettelo 6. Selvitys perusjärjestelmän toteutuksessa tarvittavasta työstä (dokumenttipohja) 7. Taideteollisen korkeakoulun tietoteknisen ympäristön asettamat pakolliset vaatimukset kuvatietokantajärjestelmälle