TARJOUSPYYNTÖ 1/17 TARJOUSPYYNTÖ SÄHKÖISESTÄ TILAUSJÄRJESTELMÄSTÄ Seutukeskus Oy Häme on Hämeenlinnan seudun kuntien omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen palkka- ja taloushallinnosta, ICT-palveluista sekä hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta. Lisäksi yhtiön palveluihin kuuluvat projektinhallintapalvelut. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä mainittujen tahojen kanssa. Seutukeskus Oy Häme pyytää tarjoustanne sähköisestä tilausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimus alkaa aikaisintaan 1.1.2011 kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Yhteisöt Seutukeskus Oy Hämeen asiakkuudet on esitetty liitteessä nro 1. Pidätetään oikeus siirtää/laajentaa sopimus myöhemmin myös KuntaPro Oy:n nimiin. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on sähköisen tilausjärjestelmän tietojärjestelmäpalveluiden hankinta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Seutukeskus Oy Hämeen kokonaisvolyymeja kuvaavat tällä hetkellä parhaiten vuotuiset suoritemäärät: 450.000 kirjanpidon tositetta 150.000 palkkaa 200.000 ostolaskua 240.000 myyntilaskua Tarjouspyynnön liitteessä nro 2 on kuvattu järjestelmään liittyvät vaatimukset. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tietojärjestelmäpalveluhankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla osoitteessa: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
TARJOUSPYYNTÖ 2/17 Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus) 2. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarvittaessa tarjouksen kuulemistilaisuus tarjoajan kanssa 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Sopimuksen laajentaminen Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla tulevaisuudessa suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä nro 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Sopimusvolyymin kasvaessa hinnoittelulogiikka pysyy tarjouspyynnön mukaisena, ellei toisin kirjallisesti sovita. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 per tarjous. Valitut tarjoukset kopioidaan veloituksetta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan JIT 2007 ehtoja. Sopimusneuvotteluissa voidaan lievältä osin sopia poikkeuksista JIT 2007 ehtoihin edellyttäen, että molemmat sopijapuolet hyväksyvät ko. poikkeukset. Lisäksi sovelletaan toimittajan omia ehtoja soveltuvin osin (omia ehtoja ei saa liittää osaksi tarjousta). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä.
TARJOUSPYYNTÖ 3/17 Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. JIT 2007 yleiset ehdot 5. JIT 2007 valmisohjelmistot 6. Tarjous liitteineen ja toimittajan omat lisenssiehdot (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Sopimusneuvottelut käydään tilaajan osoittamassa paikassa. Sopimus laaditaan Seutukeskus Oy Hämeen ja valitun toimittajan välille. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus, joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta irtisanota/pureta. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta todennettu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole huomautuksista huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mukaiselle tasolle. Neljän vuoden määräaikainen sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoitushetkestä. Tuotteen ylläpitomaksut alkavat kuitenkin vasta tuotteen käyttöönotosta. Mikäli ostaja ei pura sopimusta yllä mainituin perustein, on lyhin mahdollinen sopimuskausi 4 vuotta. Mikäli kumpikaan sopijapuoli ei irtisano sopimusta viimeistään 6 kuukautta ennen ensimmäisen neljän vuoden määräaikaisen sopimuskauden päättymistä, jatkuu sopimus automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskauden siirryttyä toistaiseksi voimassa olevaksi, on ostajalla oikeus irtisanoa sopimus 6:kkn irtisanomisajalla. Toimittajan puolelta irtisanomisaika toistaiseksi voimassa olevalle sopimukselle on 12 kk. Irtisanomista ei tarvitse perustella. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen. Mikäli myyjä irtisanoo sopimuksen, on ennen irtisanomista ostajalle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Tarjoajalla ja valitulla toimittajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman ostajan kirjallista suostumusta. Tarjoaja on vahingonkorvausvelvollinen, jos ei kykene järjestämään sopimuksen mukaisia palveluja sopimusaikana. Näissä tapauksissa ostajalla on oikeus keskeyttää laskujen maksaminen. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka lopulliseen pituuteen valittu toimittaja voi itsekin vaikuttaa pitämällä palvelun laadun sovitulla tasolla ja hinnan oikeassa suhteessa markkinahintoihin. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen
TARJOUSPYYNTÖ 4/17 Hinnat ja hinnoittelumekanismi, hinnanmuutokset oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli JIT 2007-ehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaan lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Toimitus katsotaan hyväksytyksi vasta kun toimittaja on saattanut palvelun tarjouspyynnössä esitetylle tasolle. Tilaajalla ei ole velvollisuutta maksa täyttä hintaa puutteellisesti toimivasta tuotteesta. Tilaajalla on oikeus pidättäytyä täysimääräisten laskujen maksusta siihen asti kunnes tuote/palvelu on saatettu sopimuksen mukaiselle tasolle. Maksuja ei makseta takautuvasti. Laadittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tarjouspyynnössä ilmoitetut volyymit tai asiakasmäärät eivät ole tarjouspyynnön laatijaa sitovia. Tarjous hinnoitellaan hinnoittelulomakkeella (liite nro 3). Muussa muodossa hinnoiteltu tarjous on tarjouspyynnön vastainen. Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia. Tarjoushintojen on sisällettävä kaikki pyydetyn palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Hintaliitteessä ilmoittamatta jätetyt pyydetyn laajuisen ja sisältöisen palvelun kustannuskomponentit ovat sopimusaikana veloituksettomia. Hinnoitteluliitteessä annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta tarjouspyynnön tekijälle aiheutuvat kustannukset, mukaan lukien mm sopimusaikainen ylläpito/huolto- /viankorjauspalvelu, versiopäivitykset, käyttöpalvelun palvelinlaitteineen ja muut toimitus- ja käyttöönottokustannukset. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Lisäpalveluista ja laajennuksista (sisällön) on valitulla toimittajalla luonnollisesti oikeus veloittaa niiden aiheuttamat kustannukset sovittuaan tästä tilaajan kanssa ennen palvelun suorittamista. Hinnoitteluliitteeseen ei voi lisätä tai poistaa ym. kustannuksia tai muita kustannuksia sisältäviä lisärivejä. Hinnat ovat voimassa sitovana kalenterivuoden kerrallaan. Tarjoajan tulee hinnoitteluliitteessä ilmoittaa kalenterivuosittainen hinnankorotus- / alennusprosentti. Esitetty korotusprosentti on maksimitaso hinnankorotukselle. Sopimuskaudella korotus on kuitenkin perusteltava. Korotusta on esitettävä vähintään kolme (3) kuukautta ennen sopimusvuoden umpeutumista. Hinnankorotus hyväksytään perustelluin osin. Esitetty hinnanalennusprosentti on sitova alennus ja se tulee voimaan ilman erillistä ilmoitusta. Vertailuhinta lasketaan neljälle vuodelle. esitettyjen maksimikorotusten perusteella ja mahdollisesti esitettyjen sitovien hinnanalennusten perusteella.
TARJOUSPYYNTÖ 5/17 Neljän vuoden jälkeen sopimushinnasta sovitaan erikseen neuvotellen. Hinnat ovat tällöinkin voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Kaikki hinnat esitetään alv 0 %. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Sopimuskauden aikaisissa veloituksissa noudatetaan asp-palvelumaksuja, jotka tarjoaja on hinnoitteluliitteellä tarjonnut. Asp-yksikkökustannukset määritellään sopimusaikaisessa laskutuksessa vuosittaisen kokonaisvolyymin mukaisesti. Muunlaista hinnoittelua ei hyväksytä. Seuraavan vuoden arviolaskutusperusteena käytetään edellisen vuoden toteumaa lisättynä tilaajan arviolla volyymin muutoksista. Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Liitteessä nro 3 on ohje hintaliitteen täyttämiseksi. Takuu Takuuaika toimivalle järjestelmälle on 18 kuukautta hyväksytystä tuotantokäytön toimituksesta. Sopimusaikana toimittaja korjaa järjestelmässä havaitut virheet omalla kustannuksellaan. Tietoturva Tietoturvarajapinnan tarkempi määrittely tehdään sopimuksen teon yhteydessä. Valittu toimittaja on velvollinen allekirjoittamaan salassapitosopimuksen hankinnan kohteeseen liittyen. Tietojärjestelmään tallennettu tieto on tilaajan omaisuutta ja toimittajan tulee luovuttaa se tilaajalle tilaajan seuraavaan tilausjärjestelmään soveltuvassa muodossa kohtuullisin kustannuksin. Laatu- ja ympäristöjärjestelmä Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Alihankinta Toimitusaika Tarjoaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden töistä kuin omistaan. Sopimuskumppanina tilaajalle toimii vain yksi tarjouksen jättänyt taho. Toimitusaika jakautuu seuraaviin sitoviin aikatauluihin: 1. tuotantokäyttö 1.4.2011 alkaen a. myöhästymissanktio kertakorvaus 5000 + 500 jokaiselta alkavalta viikolta Tietojärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön porrastetusti loppuasiakkaiden osalta seuraavasti: Hämeenlinnan kaupunki ja Seutukeskus Oy Häme 1.4.2011 Muut mahdolliset asiakkaat erikseen sovittavan aikataulun mukaisesti Sähköisen katalogipalvelun käyttöönotto toteutetaan erillisenä projektina Seutukeskus Oy Hämeen ja Bos Oy:n välisenä projektina em. aikataulu huomioiden.
TARJOUSPYYNTÖ 6/17 Maksuehto Käyttöönottomaksut ja muut kertamaksut maksetaan toimituksen hyväksymistarkastuksen hyväksymisen jälkeen. Koulutuspäivät maksetaan koulutuksien tapahduttua jälkikäteen. Asp-palvelumaksut maksetaan kuukausittain jälkikäteen. Ko. maksut alkavat kuitenkin vasta tuotteen käyttöönotosta. Maksuehto on 14 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta. Toimittajan on kyettävä verkkolaskutukseen ilman erillistä veloitusta. Laskutus Raportointi Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä tms. kustannuksia ei hyväksytä. Toimittajan on raportoitava järjestelmän käytöstä aiheutuneet suoritteet kuukausittain seuraavasti: Seutukeskuksen kaikki asiakkuudet yhteensä Asiakaskohtainen suorite-erittely tarvittaessa kustannuspaikoittain Raportointi on mahdollista toteuttaa siten, että Seutukeskus ajaa itse valmiin raportin järjestelmästä. Raportin ylläpito on toimittajan vastuulla. Lisäksi vaatimusmäärittelyssä on esitetty millaisia raportteja tilausjärjestelmästä on saatava. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot on esitetty liitteessä nro 5. Valintaperuste ja vertailuperusteet on esitetty liitteessä nro 6. Hankintapäätös ja -sopimus Seutukeskus Oy Häme tekee hankinnasta hankintapäätöksen ja -sopimuksen. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen lähtökohtaisesti sisällytetä kolmatta osapuolta. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista/irtisanomista. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouksessa esitettävät tiedot Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen aapo.korte@seutukeskus.fi 2.11.2010 klo 15.00 mennessä. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset Julkaistaan viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/. Tarjous tehdään liitteen nro 4 mukaisesti tarjouslomakkeella. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä, hinnoitteluliite täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoitteluliite on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoajan ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Tällä turvataan se, ettei hankintayksikön turhaa tarvitse hylätä annettuja tarjouksia.
TARJOUSPYYNTÖ 7/17 Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Vastausaika Vastausosoitteet 16.11.2010 klo 15.00 mennessä, josta tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 9 kuukautta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena ja sähköpostitse. Ristiriitatilanteissa kirjallinen versio ratkaisee. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä (kaikki tarjoukseen liitetty materiaali on oltava suomenkielistä). Palvelu sopimusaikana on annettava sujuvalla suomen kielellä. sähköposti osoite aapo.korte@seutukeskus.fi Seutukeskus Oy Häme Aapo Korte Wetterhoffinkatu 4 13100 HÄMEENLINNA Kuoreen merkintä: Tilausjärjestelmätarjous Yhteystiedot Tarjouspyynnön yhteyshenkilö: aapo.korte@seutukeskus.fi Seutukeskus Oy Häme psta Jussi Oksa hankintajohtaja LIITTEET 1. Seutukeskus Oy Hämeen asiakkuudet 2. Vaatimusmäärittely 3. Hinnoitteluliite ja ohje 4. Tarjouslomake 5. Soveltuvuusehdot 6. Valinta- ja vertailuperusteet
SEUTUKESKUS OY HÄMEEN ASIAKKUUDET TARJOUSPYYNTÖ 8/17 LIITE 1 Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaina ovat alla mainitut organisaatiot. Ko. organisaatiot ovat oikeutettuja Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaina käyttämään nyt hankittavaa järjestelmää ilman eri kilpailutusta. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy:n ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta ja siten niillä on oikeus käyttää nyt hankittavaa järjestelmää. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Asiakaskunta Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy omistajineen Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki + konserniyhteisöt Janakkalan kunta + konserniyhteisöt Hattulan kunta + konserniyhteisöt Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä (Koulutuskeskus Tavastia) Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä (HAKKY) Hyria Koulutus Oy Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä (Vanajaveden Opisto) Hämeen maakuntaliiton kuntayhtymä (Hämeen liitto) Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy Kantolan Kiinteistöt Oy TyöSyke Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Tekninen palvelukeskus Oy Häme Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Hämeenlinnan Vanhusten Asuntosäätiö Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiö Hämeen Päihdehuollon Kuntayhtymä, Mainiemi Hattula-Kiinteistöt Oy Tämän tarjouskilpailun perusteella laadittava sopimus ei sido näitä organisaatioita, mutta ne voivat hyödyntää laadittavaa sopimusta halutessaan ilman erillistä kilpailutusta. Arvio asiakkaiden ostolaskuvolyymeista: Hämeenlinnan kaupunki Janakkalan kunta Hattulan kunta Yo. kuntayhtymät yhteensä Yo. osakeyhtiöt ja säätiöt YHTEENSÄ 83 000 ostolaskua / vuosi 27 000 ostolaskua / vuosi 12 500 ostolaskua / vuosi 52 000 ostolaskua / vuosi 29 000 ostolaskua / vuosi 200 000 ostolaskua / vuosi
TARJOUSPYYNTÖ 9/17 VAATIMUSMÄÄRITTELY LIITE 2 Liitteen voi ladata internetsivuilta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
10/17 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö HINNOITTELULIITE JA TÄYTTÖOHJE TARJOUSPYYNTÖ LIITE 3 Liitteen voi ladata internetsivuilta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjouksen hinnoittelumalli Tietojärjestelmän hinnoittelumalliksi tulee tarjota asp-hinnoittelua, jossa käyttöpalvelun ja sovellusten ylläpidon vuosikustannukset on huomioitu. Lisäksi tarjotaan käyttöönottoon liittyvät kertaluonteiset hinnat. Hinnoittelutaulukon täyttöohjeet Hinnoittelutaulukko tulee täyttää täydellisenä. Tarjoaja syöttää hintatiedot taulukkoon / taulukoihin vaaleankeltaisiin soluihin. Taulukkoon ei saa tehdä muutoksia (lisätä rivejä, muuttaa kaavoja). 1. KERTAKUSTANNUKSET - Kertakustannusten alakohdissa 1a-1g ilmoitetaan Hämeenlinnan kaupungin ja Seutukeskus Oy Hämeen käyttöönottoa koskevat kertaluonteiset kustannukset. - Kertakustannusten alakohdissa 1a-1g hinnoitellaan kaikki järjestelmän ja toimintaympäristön perustamiseen sekä koulutukseen liittyvät kertaluonteiset kustannukset seuraavasti: 1a Palvelun perustaminen / - Ko riville merkitään kaikki ASP-palvelun perustamisesta mahdollisesti aiheutuvat perustamiskustannukset (pois lukien tietoliikennekustannukset). 1b 1c 1d Käyttöönottoprojektin kustannukset - Riveille merkitään käyttöönottoprojektiin käytettävät htpv:t (kpl) sekä htpv:ien yksikköhinta ( ) Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki käyttöönottoprojektiin liittyvät kustannukset sekä käyttöönottoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä käyttöönottopalaverit ja muut kustannukset: Projektin suunnittelu, toteutus, testaus ja hyväksyminen Projektin dokumentointi Projektin johto (toimittajan osuus) - Taulukko laskee automaattisesti käyttöönottoprojektin kustannusten yhteismäärän kertomalla annetun käyttöönottoprojektin yksikkökustannuksen annetulla htpv-määrällä. Koulutuskustannukset - Riveille merkitään tarjojan arvio järjestelmän käyttöönottoon liittyvästä (pääkäyttäjien) koulutustarpeesta sekä koulutukseen tarvittavat htpv:t (kpl) sekä htpv:ien yksikköhinta ( ). Ylemmälle riville arvioidaan, montako htpv koulutusta tarvitaan (n. 10 hengelle) tarjottavan järjestelmän käyttöönottamiseksi (loppukäyttäjäkoulutuksia ei sisällytetä arvioon) Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki koulutuksiin liittyvät pääkäyttäjäkoulutukset sekä siihen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä muut kustannukset. - Hintavertailussa käytetään tarjoajan määrittelemää koulutuspäivien lukumäärää. - Taulukko laskee automaattisesti koulutuskustannusten yhteismäärän kertomalla annetun koulutusten yksikkökustannuksen tarjoajan arvioimalla tarvittavien koulutusten htpv-määrällä. Liittymäkustannukset - Kohdassa on lueteltu rakennettavat liittymätyypit karkealla tasolla ja niiden lukumäärä viereisessä sarakkeessa - Liittymät kuvattu tarkemmin Liitteessä 2 (Luku 12 Liittymät). - Erilliseen sarakkeeseen on arvioitu kyseisiä liittymiä tarvitsevien asiakkaiden lukumäärä, 2 kpl. Oletuksena on, että käyttöönoton ensivaiheessa tilausjärjestelmän ottavat käyttöönsä Hämeenlinnan ja Seutukeskus Oy Häme.
TARJOUSPYYNTÖ 11/17 Taulukko laskee liittymien kokonaiskustannuksen automaattisesti kertomalla tarjoajan ilmoittamat yksikkökustannukset Yhteensä-sarakkeeseen hinnoitteluliitteeseen merkittyjen liittymien lukumäärällä riippumatta siitä, veloitetaanko liittymät tarjouksessa organisaatiokohtaisesti vai liittymätyypeittäin. Tämä tulee huomioida hinnoittelussa. - Liittymähinnassa ilmoitetaan tarjottavan järjestelmän osuus liittymän rakentamiskuluista. Liittymät tulee hinnoitella lähtökohdasta, ettei vastaanottavaa /lähettävää Seutukeskuksen nykyisten järjestelmien liittymärajapintoja muuteta lainkaan. - Liittymäkustannus ilmoitetaan liittymätyyppien keskihintana - Liittymäkustannuksiin ei sisällytetä tiedonsiirtoja eikä tietoliikennekuluja Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 1e 1f 1g Muut kertakustannukset - Jos tarjoukseen sisältyy muita kertakustannuksia, ne ilmoitetaan yhteissummana omalla rivillään. - Tarvittaessa tarjoaja voi toimittaa erillisen erittelyn muista kertakustannuksista tarjouksen liitteenä Kertakustannukset yhteensä - Taulukko laskee automaattisesti edellä luetellut kertakustannusten yhteissumman omalle rivilleen. Toimittajan soveltuvuus tilaajan nyky-ympäristöön - Tarjoajan tulee vastata ko kohdassa esitettyyn kysymykseen Onko tarjouksen laatija Seutukeskus Oy Hämeen nykyisten talousohjausjärjestelmien toimittaja Logica? joko Kyllä tai Ei tarjoajasta riippuen. 1h Tilaajan lisätyön tarve, - Tilaaja on määritellyt kohtaan 1h laskennallisen oman lisätyötarpeensa, mikäli toimittaja on joku muu kuin nykyinen muiden taloushallinnon järjestelmien toimittaja. Lähtökohtana tälle on, että muun toimittajan valinnasta aiheutuu tilaajalle tiettyjä lisätöitä käyttöönotossa, mm. liittymien rakentamisen ja testauksen suhteen sekä käyttäjähallinnan perustamisessa. - Mikäli toimittaja vastaa kohtaan 1g Ei, taulukko laskee automaattisesti kohtaan 1h tilaajan lisätyöntarpeen kustannukset. - Mikäli toimittaja vastaa kohtaan 1g Kyllä, taulukko laskee automaattisesti kohdan 1h tilaajan lisätyöntarpeen kustannukset summaksi nolla (0). 1i KÄYTTÖÖNOTTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti tilaajan lisätyötarpeen kustannukset (kohta 1h) yhteen kohdan 1f Kertakustannukset kanssa. 2. SOPIMUSAIKANA VELOITETTAVAT UUDEN YHTEISÖN PERUSTAMISKUSTANNUKSET 2a Uuden yhteisön perustamis- ja käyttöönottoprojektikustannus - Kohdassa 2a ilmoitetaan uusien yhteisöiden perustamiseen liittyvät kertaluonteiset käyttöönottokustannukset (hankintahinta, käyttöönottoprojekti- ym kertakustannukset) lukuun ottamatta liittymäkustannuksia. - Hintavertailussa käytetään oletusta, että uusia asiakkaita tulee sopimuskauden (4v.) aikana: 6 kuntaa/kuntayhtymää 15 osakeyhtiötä, säätiötä tai muuta pientä yhteisöä - Tarjoaja ilmoittaa uuden yhteisön (kaikki) perustamiskustannukset tarjottuun järjestelmään seuraavasti: Yksikköhinta ( /yhteisö) perustamiskustannukset / kunta tai kuntayhtymä Yksikköhinta ( /yhteisö) perustamiskustannukset / osakeyhtiö, säätiö, tai muu pieni yhteisö - Perustamiskustannukset ilmoitetaan ilman liittymä- ja tiedonsiirtokustannuksia - Hintaan sisältyy myös mahdolliset lisenssikustannukset - Sopimusaikana laajennuksissa noudatetaan tarjottua hintaa riippumatta liittyjämääristä
12/17 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2b Olemassa olevien liittymien perustamiskustannukset uusille yhteisöille - Kohdassa 2a ilmoitetaan uusien yhteisöiden perustamiseen liittyvät kertaluonteiset liittymien perustamiskustannukset liittymätyyppien keskihintana. - Liittymät kuvattu tarkemmin Liitteessä 2 (Luku 11 Liittymät). - Kohdassa on lueteltu rakennettavat liittymätyypit karkealla tasolla ja niiden lukumäärä viereisessä sarakkeessa. - Erilliseen sarakkeeseen on arvioitu kyseisiä liittymiä tarvitsevien asiakkaiden lukumäärä, 21 kpl. Taulukko laskee liittymien kokonaiskustannuksen automaattisesti kertomalla tarjoajan ilmoittamat yksikkökustannukset Yhteensä-sarakkeeseen hinnoitteluliitteeseen merkittyjen liittymien lukumäärällä riippumatta siitä, veloitetaanko liittymät tarjouksessa organisaatiokohtaisesti vai liittymätyypeittäin. - Liittymähinnassa ilmoitetaan tarjottavan järjestelmän osuus liittymän rakentamiskuluista. Liittymät tulee hinnoitella lähtökohdasta, ettei vastaanottavaa /lähettävää Seutukeskuksen nykyisten järjestelmien liittymärajapintoja muuteta lainkaan. Lisäksi tarjouksen laatijan tulee huomioida hinnoittelussaan, että vastaavat liittymät toteutetaan jo varsinaisessa käyttöönotossa v. 2011 (kohdan 1d mukaisesti). - Liittymäkustannuksiin ei sisällytetä tiedonsiirtoja eikä tietoliikennekuluja 2c Muut sopimusaikaiset uusien yhteisöiden perustamiskustannukset / - Jos tarjoukseen sisältyy muita kertakustannuksia, ne ilmoitetaan yhteissummana omalla rivillään. Nämä kustannukset jaetaan toteutusvaiheessa liittyville organisaatioille seuraavasti: tarjottu summa / 21. - Tarvittaessa tarjoaja voi toimittaa erillisen erittelyn muista kertakustannuksista tarjouksen liitteenä 2d SOPIMUSAIKANA VELOITETTAVAT UUDEN YHTEISÖN PERUSTAMISKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä luetellut kertakustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 3. VUOSIKUSTANNUKSET - Vuosikustannusten alakohdissa (3a-3j) ilmoitetaan kaikki tarjottavan järjestelmän vuosikustannukset 3a 3b 3c 3d ASP-palvelun yksikkökustannukset - ASP-kustannus tulee ilmoittaa yksikköhintoina tilaajan määrittämien yksikkövolyymien kohdalle järjestelmään tallennettujen ostotilausten lukumäärä yhden vuoden aikana - ASP-palvelun yksikkökustannuksen tulee sisältää kaikki järjestelmän käyttämiseen liittyvät sovellusja käyttöpalvelukustannukset kuten esim: mahdolliset lisenssit, sovelluksien käyttöoikeus, kaikki versiopäivitykset ja niihin liittyvät työkustannukset kaikki käyttöpalveluun ja sovellusten ylläpitoon liittyvät kustannukset sekä järjestelmän sisäisen tiedonsiirron ja siirtojen valvonnan kustannukset Keskimääräinen yksikköhinta - Taulukko laskee keskimääräisen ASP-yksikkökustannuksen automaattisesti tarjoajan ilmoittamien yksikköhintojen perusteella kohtaan Keskimääräinen yksikköhinta Tilausjärjestelmäpalvelun laskennallinen vuosikustannus - Taulukko laskee automaattisesti ASP-palvelun keskimääräisen vuosikustannuksen kohtaan 3c kertomalla keskimääräisen yksikköhinnan hintavertailussa käytettävällä yksikkömäärällä 100 000 (ostotilausta). Käyttökustannus / vuosi, 1. vuosi - Taulukko käyttää automaattisesti 1. sopimusvuoden kustannukseksi edellisen kohdan (3c) vuosikustannukset yhteensä 3e Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus toisena vuonna, % - Aikaisintaan toisena sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%)
TARJOUSPYYNTÖ 13/17 - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotus- tai sitovan alennusprosentin Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 3f Käyttökustannus / vuosi, 2. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 2. sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen 3g Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus kolmantena vuonna, % - Kolmantena sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%) - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotus- tai sitovan alennusprosentin 3h Käyttökustannus / vuosi, 3. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 3. sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän edellisen vuoden prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen 3i Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus neljäntenä vuonna, % - Neljäntenä sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%) - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotus- tai sitovan alennusprosentin - 3j Käyttökustannus / vuosi, 4. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 4. sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän edellisen vuoden prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen - 3k Käyttökustannukset 4 vuotta yhteensä - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 4 KOKONAISKUSTANNUKSET - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen kerta- ja vuosikustannusten yhteissumman kohtaan 4. Tietoliikenneyhteyksiä ja tiedonsiirtovälineitä ulkoisiin järjestelmiin ei sisällytetä hintoihin.
14/17 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSLOMAKE JA TARJOUKSEN SISÄLTÖ TARJOUSPYYNTÖ LIITE 4 Liitteen voi ladata internetsivuilta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
15/17 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö SOVELTUVUUSEHDOT 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky TARJOUSPYYNTÖ LIITE 5 Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouslomakkeeseen on liitettävä viralliset todistukset: 1. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 2. Tarjoaja suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen ja sotu-maksujen maksamisen 3. Tarjoaja suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut 4. Tarjoajayrityksen kahden edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta molempien on oltava liikevoiton osalta positiivinen (liitteeksi Tilinpäätös ja tasetiedot viimeiseltä tilikaudelta, jossa näkyvät kahden viimeisen tilikauden tulos ja tase) Selvitykset, todistukset ja kuvaukset (tilinpäätös- ja tasetietoja lukuun ottamatta) eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan soveltuvuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista 5. Tilausjärjestelmä on ns valmistuoteratkaisu, joka voidaan ottaa käyttöön ilman merkittävää räätälöintiä ja jossa säännölliset päivitykset ovat osana tukisopimusta 6. Tarjoaja sitoutuu jatkokehittämään tarjoamaansa tuotetta vähintää 5 vuoden ajan tuotteen käyttöönotosta lukien 7. Tarjoaja sitoutuu toteuttamaan asiakaspalautteen perusteella versiopäivityksiinsä tuotekehitystä asiakkaiden maksamiin ylläpitomaksuihin sisältyen 8. Palvelu annetaan suomenkielellä ja ohjelmiston käyttöliittymä ja ohje/ohjelmamateriali ovat suomenkielisiä 9. Järjestelmän lähdekoodi on toimittajan omistuksessa/hallinnassa 10. Tarjouksen kokonaishinta on maksimissaan 290 000 euroa 11. Järjestelmä toteuttaa kertakirjaamisen periaatetta, jossa toteutuu aiemmin Rondo R8:aan luotujen tietojen ja Rondo R8:aan päivitettyjen tietojen automaattinen hyödyntäminen 12. Tuote on tuotantokäytössä1.4.2011 alkaen Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan soveltuvuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt ehdot. Lisäksi tarjouksen soveltuvuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö.
16/17 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö VALINTAPERUSTE JA VERTAILUPERUSTEET Valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. TARJOUSPYYNTÖ LIITE 6 Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi katsotaan korkeimman kokonaispistemäärän (laatu- ja hintapisteet) saanut tarjous. Arviointiperusteet ja painoarvot: Hinta 40 pistettä max Laatu 60 pistettä max a) Sujuvan käyttöönoton varmistaminen 10 pistettä max b) Tietojärjestelmän toiminnallinen ja tekninen soveltuvuus Seutukeskus Oy Hämeen asiakaspalveluympäristöön 30 pistettä max c) Tietojärjestelmän ylläpitopalvelun laajuus ja varmuus 20 pistettä max Hinta Hinnoitteluliitteen mukaiselta vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa kriteerin osoittaman maksimipistemäärän. muut tarjoukset vertaillaan tähän suhteutettuna kaavalla: halvin_hinta / vertailuhinta * maksimipisteet. Laatu A) Sujuvan käyttöönoton varmistaminen Tarjoajan panostaminen sujuvan käyttöönottoon varmistamiseen arvioidaan vain Liitteen 2 luvun 10 perusteella. Parhaiten tilaajan tarpeisiin soveltuva käyttöönoton kuvaus (tarjous) saa pistemäärän 10 ja muiden tarjousten toiminnallisuuspisteet suhteutetaan tähän arvoon. B) Tietojärjestelmän toiminnallinen ja tekninen soveltuvuus Seutukeskus Oy Hämeen asiakaspalveluympäristöön Järjestelmän laadullisten, toiminnallisten ja teknisten vaatimusten painoarvo on 30 pistettä. Vertailussa huomioidaan liitteen 2 lukujen 3-9 vastauksissa annetut tiedot. Mikäli pakolliseksi merkityn ominaisuuden kohdalle merkitään Ei (ominaisuus ei sisälly tarjottavaan ratkaisuun), tarjous hylätään. Mikäli tarjottavan järjestelmäratkaisun ominaisuus poikkeaa vaatimusmäärittelyssä pakolliseksi määritellystä ominaisuudesta, mutta se on toteutettavissa muulla tavalla, merkitään kyseistä ominaisuutta vastaavaan kohtaan Kyllä ja annetaan selkeä ja kattava poikkeamaselvitys, millä tavalla toimittajan vaihtoehto poikkeaa pyydetystä ominaisuudesta ja vaihtoehtoinen ratkaisu, jotta tarjous voidaan huomioida. Liitteeseen 2 annetut vastaukset pisteytetään tarjoajan laatiman kuvauksen perusteella. Tarjouslomakkeelle (Liite 4) annettuja kuvauksia ei käytetä tietojärjestelmän toiminnallisen ja teknisen soveltuvuuden arvioinnissa. Parhaiten tilaajan asiakasympäristöön toiminnallisesti ja teknisesti soveltuva tietojärjestelmätarjous /-kuvaus saa pistemäärän 30 ja muiden tarjousten toiminnallisuuspisteet suhteutetaan tähän arvoon. C) Tietojärjestelmän ylläpitopalvelun laajuus ja toimitusvarmuus Tarjoajan panostaminen tarjotun järjestelmän ylläpitopalvelun laajuuteen ja palvelutasoon arvioidaan Liitteen 2 luvun 11 perusteella. Parhaiten tilaajan tarpeisiin soveltuva käyttöönoton kuvaus (tarjous) saa pistemäärän 20 ja muiden tarjousten toiminnallisuuspisteet suhteutetaan tähän arvoon.
17/17 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ Laatuun liittyvät annetut pisteet ja niitä vastaavat toiminnallisuudet tarkistetaan sekä tarjousten vertailun yhteydessä että mahdollisissa tarjousneuvotteluissa ja väärien tietojen antaminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Suurimman yhteispistemäärän saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin