Strategiatyökalut taloyhtiölle toimintastrategian laatimisohje osakaskyselyesimerkki toimintastrategiaesimerkki Pohjois-Suomen Kiinteistöyhdistys 2015
Asunto-osakeyhtiön toimintastrategian laatimisohje Tässä ohjeessa annetaan ohjeita taloyhtiön strategian tekoon ja tuodaan esille esimerkkiasioita, joita strategian laadinnassa voi tulla pohdittavaksi. Strategia määrittää linjaukset miten yhtiössä toimitaan, jotta osakkaiden hyvä asuminen voidaan tyydyttää ja sijoituksen arvo turvata. Strategialla edesautetaan, että yhtiön toiminta on päämäärähakuista, suunnitelmallista ja tosiasioihin ja osakkeenomistajien tahtoon perustuvaa. Strategian teossa vastuu on hallituksella ja isännöitsijällä. Käytännössä isännöitsijän työpanos tulee olemaan merkittävä. Tämän vuoksi hallituksen tuleekin sopia isännöitsijän korvauksesta jo heti alkuvaiheessa. Strategian hyväksyy yhtiökokous, ja se on ohjeellinen. Strategia päivitetään viiden vuoden välein. Tämän ohjeen liitteenä on mallikysely osakkaille sekä esimerkki toimintastrategiasta. SWOT:n pohjalta kartoitetaan seuraavia asioita: vahvuuksia, joita voi hyödyntää heikkouksia, joita tulisi eliminoida tai parantaa mahdollisuuksia, joita voisi hyödyntää uhkia, jotka voidaan välttää SWOTista yritetään löytää myös sellaisia asioita, jotka tulisi ehdottomasti saada kuntoon, ja joissa tulisi ehdottomasti onnistua.
Hallituksen jäsenet ja isännöitsijä tekevät analyysin seuraavan esimerkin mukaisesti: Vahvuudet: Heikkoudet: Mahdollisuudet: Uhat: Hyvä sijainti Hyvä maine Rakennuksen kunto Resurssit - taloudelliset voimavarat - asukkaat, esteettömyys - kokemus, tieto ja taito Turvallinen sijoitus Viestintä Kulttuuri ja arvot Palvelut alueella Huono sijainti Heikko kunto, suuri korjausvelka Suunnittelemattomuus Huono maine Asukkaat, omistajat, vuokralaiset - asenneongelmat, Heikko taloustilanne Ei sitouduttu järkevään toimintaan Sijainnista johtuvat mahdollisuudet -lisä- ja täydennysrakentaminen Teknologia tuo uusia mahdollisuuksia Energian säästö - uusien energiamuotojen käyttöönotto - maalämpö yms. Mittavat korjaustarpeet Poliittiset päätökset - verot ja maksut - vuokrasopimuksen jatko Ympäristövaikutukset - kaavoitus, liikenne, infra Arvo laskee, kysyntä vähenee Asukkaiden riidat Johtamisessa ongelmia Prosessit ja järjestelmät kehittymättömiä 1. Yhtiön arvot Hallitus määrittää yhtiön arvot ja mission yhdessä isännöitsijän kanssa. Apuna käytetään osakaskyselyssä esille tulleita vastauksia. Tyypillisesti asunto-osakeyhtiöllä on seuraavia arvoja: hyvä asuminen myös tulevaisuudessa turvallinen, terveellinen, ajanmukainen, yhteisöllinen toimiva hallinto hyvä sijoitus 2. Osakaskysely Osakkaille järjestetään kysely, jossa selvitetään osakkaiden tyytyväisyyttä yhtiöön ja sen toimintaan, sekä toiveita. Kyselyn tulosten perusteella pyritään löytämään enemmistön yhteinen tahto hoitaa ja kehittää yhtiötä pidemmällä aikavälillä. Kysely voidaan suorittaa esimerkiksi liitteenä olevan mallikyselyn pohjalta. 3. Yhtiön nykytila kuvataan lyhyesti pohjana SWOT ja mahdollinen kuntoarvio, tutkimukset, selvitykset sekä osakaskysely.
Esimerkiksi rakentamisvuosi huoneistojen lukumäärä asukasluku, perhekoko, ikäjakautuma ym. autopaikat suoritetut huomattavimmat korjaukset kuntoarvio ja kuntotutkimukset PTS keskeiset asiat SWOTista rakennuksen ja huoneistojen kunto, korjausvelka hallinto ja talous, likviditeetti kiinteistönhoito osakkaiden ikärakenne järjestysmääräykset yhtiön markkina-arvo 4. Kiinteistön ja rakennusten kunnossapito ja korjaukset Rakennuksen haluttu kunto/taso 10-20 vuoden kuluttua Kiinteistöstrategia valitaan kyselyn tulosten perusteella osakkaiden tahtotilaa vastaavaksi. Kunnossapito, korjausvelan hallinta, peruskorjaukset ja uudistukset Miten yhtiö hoitaa kiinteistön hoidon ja huollon ennakoitavasti ja miten yhtiö varautuu tarvittaviin peruskorjauksiin, perusparannuksiin ja uudistuksiin, jotta rakennus voidaan saattaa vastaamaan osakkeenomistajien tahtotilaa? miten kunnossapito ja ennakoiva hoito toteutetaan kuntoarvio, kuntotutkimukset? osakkaiden toivomukset ja painopistealueet? suunnitelmallinen korjaustoiminta, pidemmän ajan korjausohjelma? asiantuntijapalveluiden käyttö? painotetaanko hintaa, laatua vai elinkaarikustannuksia?
Energia-asiat miten pidetään energiakustannukset optimaalisina kulutusseurannan järjestäminen, informointi myös osakkaille säädöt, tasapainotus, lämmitysjärjestelmän uusiminen asukkaille energiansäästämisohjeistus valaistus, led ilmastointi, lämmön talteenotto, maalämmön tai aurinkoenergian hyödyntäminen? Rahoitus ja talous vastiketaso mahdollisimman tasainen, otetaan huomioon osakkaiden maksukyky investointien rahoitus, laina/säästäminen? avustukset likviditeetti lisärakentamisen hyödyntäminen 5. Osakkaiden kiinnostumisen lisääminen oman taloyhtiönsä asioihin informointi, ajan tasalla pitäminen uuden tekniikan hyödyntäminen omaisuuden arvon kehittyminen yhteiset tapahtumat tiedotetaan mitä on menossa, mitä on tulossa, miten on mennyt ohjeistus eri tilanteita varten (osakas- ja yhtiön remontit, vahinko-, häiriköinti- ja häiriötilanteet) 6. Palvelutuottajien valinta, kriteerit ja toiminta miten valitaan yhtiölle sopivat palvelutuottajat? valintaa tarkastellaan myös yhtiön pitkäaikaisten tavoitteiden näkökulmasta, palvelun hinta on vain yksi kriteeri. valvotaan, että sovitut työt tulevat tehdyiksi sopimukset pidetään ajan tasalla ja kunnossa, huomioiden turvalausekkeet. 7. Toimiva hallinto Hallituksen kokoonpano sellainen, että siinä yhdessä isännöitsijän kanssa on osaamista ja kykyä hoitaa yhtiön asioita ja viedä yhtiötä haluttuun suuntaan. Hallitus ja isännöitsijä toimivat yhteen hiileen yhtiön parhaaksi. Hallitus suunnittelee yhdessä isännöitsijän kanssa hallitusohjelman Hallitusohjelma, esimerkiksi mihin asioihin hallitus aikoo toimintavuonna erityisesti panostaa? Mitä se tahtoo saada aikaan? sovitaan hallituksen ja yhtiökokousten päivämäärät, pihatalkoot, hallituksen työskentelyperiaatteet ym. ym. asiat, joiden valmistelu tulee aloittaa asiat, joista on tehtävä päätökset asiat, jotka on ehdottomasti saatava kuntoon Jokaisessa hallituksen kokouksessa käydään läpi miten edellisessä kokouksessa päätetyt asiat ovat edenneet.
Varmistetaan, että sopimukset, vakuutukset, osakas- ja remonttirekisterit ja pelastussuunnitelmat ovat kunnossa ja viranomaisilmoitukset tehty. Hallituksen jäsenet kouluttautuvat esimerkiksi kiinteistöyhdistyksen järjestämissä koulutuksissa. Vuosikellon käyttö Päivittäisten asioiden hoito sovitaan työnjako hallituksen / hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän kanssa isännöitsijän raportointi (maksuvalmius, talousarvion toteutuminen, vastikesaamiset, kulutusseuranta) isännöitsijätoimiston lisätyölaskujen hyväksyntä tositetarkastus, miten, missä ja milloin? 8. Turvallisuus ja varautuminen asukkaiden ikääntymiseen, esteettömyys? pelastussuunnitelma liukkaudentorjunta ja kattolumet hissit, luiskat, esteet onko tarvetta tehdä esteettömyysselvitys? asukkaiden asenteen muokkaus, miten toimitaan? Pidetään esillä kunnossapitotarveselvityksessä ja otetaan huomioon korjausohjelmassa. 9. Hallitus laatii strategian, joka viedään yhtiökokouksen vahvistettavaksi. Liitteenä esimerkki erään taloyhtiön strategiasta. 10. Strategian seuranta ja päivitys Hallitus seuraa jatkuvasti strategian toteutumista, josta informoidaan myös osakkaita esimerkiksi vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa. Jos strategia osoittautuu virheelliseksi tai puutteelliseksi, sitä voidaan muuttaa. Varsinainen strategian päivitys tapahtuu viiden vuoden välein.
Taustaa kyselytutkimuksesta Taloyhtiön hallitus yhdessä isännöitsijän kanssa on laatimassa yhtiökokoukselle esitystä taloyhtiön strategiasta eli pidemmän aikavälin toimintasuunnitelmasta. Yhtiön asianmukaista hoitamista ja kehittämistä varten on erittäin tärkeä tietää missä määrin osakkaat ovat tyytyväisiä omaan yhtiöönsä, mitä puutteita he näkevät, mitä toivomuksia heillä on, ja ennen kaikkea miltä he haluavat oman yhtiönsä näyttävän 10 20 vuoden kuluttua. Huolellisesti laadittu strategia toimii hallituksen ja isännöinnin ohjaavana tekijänä. Kun osakkaiden tahto ja toiveet ovat tiedossa, hallitus ja isännöitsijä pystyvät toiminnallaan viemään yhtiötä kohti yhteistä päämäärää. Selkeä toimintalinja helpottaa päätöksentekoa, toiminta on suunnitelmallista, korjaukset voidaan tehdä oikea-aikaisesti ja samalla turvata hyvä asuminen ja kiinteistön arvon säilyminen. 1. Vastaajan sukupuoli Nainen Mies 2. Vastaajan ikä alle 30 v 30-40 v 41-50 v 51-60 v yli 60 v 3. Vastaajan status olen osakkeenomistaja olen vuokralainen 4. Asutko sinä tai perheesi huoneistossa? Kyllä En 5. Talouden koko (oma tai vuokralaisten) 1 hlö 2 hlöä 3 hlöä 4 hlöä tai enemmän
6. Arvio osakeomistuksesi kestosta Arvioin omistavani huoneiston: alle 3 vuotta 3 5 vuotta 6-10 vuotta yli 10 vuotta Seuraavissa kysymyksissä pyydämme sinua arvioimaan asumisviihtyvyyttä, tilojen ja rakennusosien kuntoa, kiinteistönpitoa, tiedottamista sekä isännöitsijän ja hallituksen toimintaa. Ympyröi sopivin vaihtoehto. Voit tarkentaa vastaustasi tai lisätä kommenttisi tyhjään kenttään. 7. Asuminen ja huoneiston kunto 1 erittäin huono, 7 erittäin hyvä, EOS en osaa sanoa tarkennuksia, kommentteja, toiveita Asumisviihtyvyys Asukkaiden yhteishenki Lapsiystävällisyys Turvallisuus Esteettömyys Sisäilman laatu, ilmastoinnin toimivuus Sopiva sisäilmalämpötila Rauhallisuus Äänieristys Yhteisten tilojen siisteys 8. Tilojen ja rakennusosien kunto 1 erittäin huono, 7 erittäin hyvä, EOS en osaa sanoa Julkisivut ja parvekkeet Ikkunat Taloyhtiön saunatilat (jos on) Oma pesuhuone, vesikalusteet Korjaustoiminnan suunnitelmallisuus Laajakaistan nopeus (jos on) Autopaikat Taloyhtiön pihan kunto Varastotilojen kunto Kylmäkellarin kunto (jos on) 1 2 3 4 5 6..7 EOS 9. Kiinteistönpito, tiedotus, hallinto ja talous 1 erittäin huono, 7 erittäin hyvä, EOS en osaa sanoa Kiinteistönhoitofirman toiminta (jos on) Siivousfirman toiminta (jos on)
Talvikunnossapito Kesäkunnossapito Isännöinti Hallituksen toiminta Tiedottaminen Tulevaisuuden visio Yllä oleva kaavio kuvaa rakennuksen kuntoa ja sen ominaisuuksia pidemmällä aikavälillä. Valitse se vaihtoehto, joka kuvaa parhaiten käsitystäsi yhtiön kehittämistarpeesta. Seuraavat kysymykset käsittelevät yhtiön tulevaisuutta ja millaisena sinä näkisit taloyhtiön 10 20 vuoden kuluttua 10. Kannatan seuraavaa vaihtoehtoa. Ympyröi vaihtoehto 1. Pyritään säilyttämään nykyinen taso 2. Annetaan nykyisen tason jonkin verran laskea 3. Annetaan nykyisen tason laskea reippaasti 4. Pyritään parantamaan jonkin verran nykyistä tasoa 5. Parannetaan suunnitelmallisesti tasoa vastaamaan ajankohdan uudisrakentamisen vaatimuksia Seuraavaksi kysytään mielipidettäsi siitä mikä olisi paras tapa rahoittaa tulevaisuuden remontit. 11. Rahoitus Oletko valmis maksamaan nykyistä suurempaa yhtiövastiketta, jotta korjaukset ja mahdollinen tason nosto voidaan toteuttaa? Kyllä En
12. Olen valmis maksamaan 0,50 /m 2, 1,00 /m 2, 1,50 /m 2, 2,00 /m 2, 2, 50 /m 2, enemmän 13. Korjaukset ja mahdollinen tason nosto katetaan mieluummin Pitkäaikaisella lainalla Etukäteen kerätyillä ennakkomaksuilla Sekä pitkäaikaisella lainalla että ennakkomaksuilla 14. Oletko valmis hyödyntämään lisä- ja täydennysrakennusmahdollisuuden jos siihen on mahdollisuus (esimerkiksi ullakkohuoneisto ja lisärakennukset) Kyllä En Seuraavat kysymykset koskevat mahdollisia parannus- ja kehitysehdotuksia ja miten kiireellisinä tai tärkeinä sinä pidät niitä. Ympyröi sopivin vaihtoehto. 15. Asuminen 1 parantaminen ei lainkaan tärkeä, 7 parantaminen erittäin tärkeä, EOS en osaa sanoa Toivomuksia, muita kommentteja Asukkaiden yhteishengen parantaminen Turvallisuuden parantaminen Lapsiystävällisyyden parantaminen Varautuminen ikääntymiseen Esteettömyyden parantaminen Sisäilman laadun parantaminen Sisälämpötilan säätäminen sopivaksi Talkootöiden lisääminen Jätehuollon parantaminen 16. Tilat, rakennusosat, tekniikka ja kulutukset 1 parantaminen ei lainkaan tärkeä, 7 parantaminen erittäin tärkeä, EOS en osaa sanoa Toivomuksia, muita kommentteja Julkisivujen ja parvekkeiden kunnostus Ikkunoiden huolto ja kunnostus Ikkunoiden uusiminen
Taloyhtiön saunatilojen kunnostus (jos on) Huoneistojen pesutilojen kunnostus Hissin modernisointi (jos on) Hissin jälkiasennus (jos ei ole hissiä) Kulutusten pienentäminen (lämpö, vesi ja sähkö) Laajakaistayhteyden hankkiminen (jo ei ole) Laajakaistayhteyden nopeuttaminen (jos on) Pihan kunnostus ja ehostus Autopaikkojen lisääminen Autopaikkojen kunnostus Varastotilojen kunnostus tai lisäys 17. Kiinteistönpito, tiedotus, hallinto ja talous 1 parantaminen ei lainkaan tärkeä, 7 parantaminen erittäin tärkeä, EOS en osaa sanoa Toivomuksia, muita kommentteja Suunnitelmallinen huolto ja korjaukset Kiinteistönhoidon laadun parantaminen Isännöinnin palvelun parantaminen Tiedottamisen parantaminen Hallituksen toiminnan tehostaminen Hallituksen jäsenten kouluttautuminen Kuntoarvion tarve (asiantuntija-arvio kiinteistön kunnosta ja tulevista remonteista) Seuraavaksi tulee avoimia kysymyksiä, joissa sinulta kysytään mielipiteitä, ehdotuksia, toiveita yms. 18. Mikä tai mitkä asiat on mielestäsi ehdottomasti saatava kuntoon tai on hoidettava hyvin? Luettele ne tärkeysjärjestyksessä 1. 2. 3. 4. 5. 19. Mahdollisuuksia, joita yhtiö voisi hyödyntää?
20. Uhkia, joihin yhtiön tulisi ehdottomasti varautua? 21. Toiveita ja kommentteja? KIITOS VASTAUKSISTA
1. Yleistä strategista RIVITALON TOIMINTASTRATEGIAESIMERKKI VUOSILLE 2015-2025 Asunto-osakeyhtiö Kotitalon toimintastrategiassa määritetään päälinjaukset miten yhtiössä toimitaan, jotta osakkaiden hyvä asuminen voidaan tyydyttää ja sijoituksen arvo turvata. Strategian avulla pyritään siihen, että yhtiön toiminta on suunnitelmallista, päämäärähakuista, tosiasioihin ja osakkeenomistajien tahtoon perustuvaa. Strategia perustuu osakaskyselyyn ja hallituksen tekemään SWOT- analyysin, jossa on kartoitettu yhtiön heikkouksia, vahvuuksia, mahdollisuuksia ja uhkia. 2. Tavoitteena hyvä asuminen myös tulevaisuudessa Osakaskyselyn perusteella osakkeenomistajien yhteisenä tavoitteena on, että yhtiö tarjoaa osakkaille ja heidän vuokralaisilleen hyvän asumisen myös tulevaisuudessa. Hyvä asuminen on terveellistä, turvallista, ajanmukaista ja yhteisöllistä. Kiinteistö ja rakennukset ovat kunnossa, yhtiön hallinto toimii ja huoneisto on osakkaille turvallinen sijoitus. 3. Yhtiön nykytila Asunto-osakeyhtiö Kotitalo on vuonna 1980 valmistunut rivitalo, joka koostuu kuudesta rakennuksesta, huoneistoja on 18. Asukkaita on 29, heistä työikäisiä 13, lapsiperheitä ei ole. Iso osa yli 60- vuotiaista arvioi omistavansa asunnon vielä 10 vuoden kuluttua. Yhtiössä on yhtiökokouksen hyväksymät järjestysmääräykset. Yhtiön arvo tehtyjen asuntokauppojen perusteella on noin 2.5 miljoonaa euroa. Jokaiselle huoneistolle kuuluu yhtiömääräyksen mukaan oma autokatospaikka. Talvikunnossapito eli koneelliset lumityöt ja liukkaudentorjunta on ulkoistettu. Kuntoarvio on tehty v. 2005, mikä ulottuu vuoteen 2017. Asukkaiden näkemyksiä korjaustarpeista on selvitetty toimintastrategian laadintaan liittyvänä asukaskyselyllä. Varsinaisia peruskorjauksia tai parannuksia ei yhtiössä ole tehty. Osa osakkaista on tehnyt huoneistokohtaisia remontteja. Kiinteistö on kaukolämmön kaapelitelevision piirissä.
4. SWOTista esiin nousseita asioita Asunto-osakeyhtiön vahvuutena on hyvä sijainti ja kunnossa oleva talous. Heikkoutena on sitoutumattomuus pitkäjänteiseen toimintaan. Yhtiön on varauduttava asukkaiden ikääntymiseen, jotta heidän asuminen yhtiössä myös myöhemmin on mahdollista. 5. Osakaskyselyssä esille nousseita asioita Kyselytutkimukseen osallistui 13 osakakasta. He olivat pääasiassa tyytyväisiä yhtiön tilaan, hallintoon ja sen toimintaan. Taloyhtiön pihan kuntoa kiiteltiin. Osakaskyselyssä nousi esille seuraavia toivomuksia ja parannusesityksiä: Rakennuksen kunnosta on pidettävä huolta Tuleviin korjauksiin aika jo varautua Sisäilman laadun parantaminen, koneellinen ilmanvaihto Turvallisuuden parantaminen, erityisesti kulkuväylien liukkauden torjunta Autokatoksen oviongelmat Huoli katon kunnosta Ikkunoiden uusimistarve Nurmikon ja pensasaitojen leikkausten ulkoistaminen Pihalla ajo saatava hallintaan Syväkeräysastioita toivottiin Osakkaiden haluama kiinteistön ja rakennuksen kunto ja taso Miltei kaikki kyselyyn osallistuneet osakkaat tahtoivat, että kiinteistön ja rakennuksen tasoa ja kuntoa tulee nykytilasta hiljalleen parantaa nykyisestä tasosta. Valtaosa vastaajista oli valmis maksamaan 1,00 /m 2 /kuukausi nykyistä korkeampaa yhtiövastiketta. Korjaukset ja uudistukset haluttiin maksaa lainan muodossa pääoma- eli rahoitusvastikkeella sekä ennakkosäästöillä.
6. Miten varmistetaan hyvä asuminen ja sijoituksen arvon säilyminen? Turvallisuus, esteettömyyden parantaminen ja varautuminen asukkaiden ikääntymiseen Yhtiössä huolehditaan siitä, että yhtiö tarjoaa sen asukkaille turvallisen ja terveellisen asumisen. Pelastussuunnitelma pidetään ajan tasalla ja asukkaille annetaan ohjeistusta onnettomuuksien ehkäisemiseksi sekä toimimisessa onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Yhtiö varautuu asukkaiden ikääntymiseen. Esteettömyyden parantaminen otetaan huomioon, kun yhtiö suunnittelee korjaushankkeita tai uudistuksia. Pihan talvikunnossapitoon kiinnitetään erityistä huomiota. Yhtiö varautuu teettämään tulevaisuudessa ulkopuolisilla myös muita pihan kunnossapitotöitä kuten nurmikon ja pensasaitojen leikkauksia. Kiinteistön ja rakennuksen kunnossapito Yhtiössä kiinnitetään suurta huomioita ennakoivaan kunnossapitoon ja huoltoon. Tavoitteena on, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan. Asukkailla on vastuu ja velvollisuus tarkkailla ja ilmoittaa havaitsemistaan korjaustarpeista. Kiinteistön kuntoarvio ja PTS (pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelma) päivitetään huomioiden siihen myös asukaskyselyyn 4/ 2015 pohjautuvat esitykset ja niiden perusteella sovitut korjaustavoitteet. Yhtiössä otetaan käyttöön yksinkertainen ja käyttökelpoinen huoltokirja, jossa määritellään tarkastus- ja huoltotyöt sekä teknisten laitteiden käyttö. Rakennuksen kuntoa seurataan huoltotöiden aikana. Huolehditaan siitä, että yhteistyö sujuu hallituksen, isännöitsijän ja kiinteistönhoidon välillä. Asunto -osakeyhtiön puheenjohtajalla on kopiot voimassaolevista sopimuksista koskien mm. talviajan kunnossapitoa. Peruskorjaukset ja uudistukset Tavoitteena on saada rakennus pysymään käyttökelpoisena mahdollisimman pitkään ja mahdollisimman taloudellisesti. Korjaustoiminnassa otetaan huomioon rakennusosien vanheneminen ja käyttäjien toiminnan muuttuminen kuten asukkaiden ikääntyminen. Korjaustarpeet selvitetään todellisen tarpeen mukaisesti suunnitelmallisesti. Kuntoarvion ja mahdollisten kuntotutkimusten sekä osakkaiden esittämien toivomuksien pohjalta laaditaan pidemmän ajan korjausohjelma. Korjaukset toteutetaan suunnitelmallisesti siten, että maksurasitus olisi kohtuullinen ja mahdollisimman tasainen. Korjaustapaa valittaessa merkitystä annetaan elinkaarikustannuksille eli valitaan sellaiset ratkaisut, jotka ovat laadukkaita ja pidemmällä aikavälillä kestäviä sekä samalla energiatehokkaita. Korjaushankkeissa hallitus osaa tarvittaessa turvautua asiantuntijoihin. Hallitus huolehtii siitä, että korjaukset suunnitellaan, kilpailutetaan ja toteutetaan ammattimaisesti. Kiireellisimpiä korjaushankkeita: autokatosten ovien kunnostus ikkunoiden uusiminen rakennuksen katon tarkistus ja mahdolliset korjaukset selvitetään koneellisen ilmanvaihdon asentamismahdollisuus ja sen kustannukset Korjausten rahoitus Peruskorjaukset ja uudistukset rahoitetaan suoritetun osakaskyselyyn perustuen pääsääntöisesti pitkäaikaisilla pankkilainoilla sekä ennakkosäästämisellä.
Huoneistokohtaiset remontit Yhtiön toimesta teetetään pesuhuoneremontteja varten ohjeistus ja mallissuunnitelma, joista käy ilmi tilan rakenteet sekä yhtiön remonttia koskevat vaatimukset. Hallitus valtuuttaa isännöitsijän hoitamaan tavanomaiset remontti-ilmoitukset. Jos kysymyksessä on suurempi remontti, joka edellyttää esimerkiksi huoneistomuutoksia, hallitus käsittelee ilmoitukset, antaa luvat ja määrittelee ehdot. Remonttien valvonnan suorittaa ulkopuolinen asiantuntija. Valvontaraportin perusteella yhtiö ottaa kunnossapitovastuun rakenteista, eristeistä ja perusjärjestelmistä. Osakasremonttien valvontakustannukset maksaa osakkeenomistaja 7. Energia-asiat ja kulutukset Tavoitteena on pitää energia- ja muut kulutukset optimaalisina. Yhtiössä teetetään ensi tilassa kaukolämpölaitteiden kuntokatselmus, joiden perusteella tehdään tarvittavat toimenpiteet. Perussäädöillä ja automatiikalla huolehditaan siitä, että huoneissa on tasaiset lämpötilat. Kulutusseuranta laitetaan kuntoon. Tutkitaan vesi-ilmalämpöpumpun asentamismahdollisuutta, sen kustannuksia ja vaikutusta energialaskuun. Pyritään siihen, että taloyhtiöstä löytyisi ns. energiavastaava tai energiaekspertti, joka seuraa ja huolehtii lämmitysjärjestelmän toimivuudesta ja kulutusseurannasta. 8. Yhtiön toimintaperiaatteet Hallinto Yhtiössä ymmärretään, että toimiva hallinto on perusedellytys. Tämän johdosta hallitukseen pyritään saamaan monipuolista osaamista. Osakkaat pohtivat hallituksen koostumusta jo ennen yhtiökokousta. Isännöitsijältä odotetaan riittävää asiantuntemusta. Hallinnon jäseniä motivoidaan tiedon hankkimiseen osallistumalla esimerkiksi kiinteistöyhdistyksen järjestämiin koulutuksiin. Hallitus ja isännöitsijä toimivat yhtiön parhaaksi. Hallituksen ja isännöitsijän kesken on avoimen ja luottamuksellisen vuorovaikutus. Hallitusohjelma, vuosikello ja pelisäännöt Hallitus ja isännöitsijä suunnittelevat yhdessä hallitusohjelman kullekin toimintavuodelle ja ottavat käyttöön vuosikellon. Hallitus sopii etukäteen painopistealueet, jotka pitää saada hoidetuiksi ja asiat, joiden valmistelu tulee aloittaa. Lisäksi sovitaan työskentelyperiaatteet, kokouspäivämäärät, sekä valvonnan ja keskinäisen tiedottamisen periaatteet, jotta hallitus tietää mitä taloyhtiössä tapahtuu ja toisaalta isännöitsijä tietää mitä häneltä odotetaan. Yhtiö osaa käyttää tarvittaessa asiantuntijan palveluksia. Jokaisessa hallituksen kokouksessa käydään läpi, miten edellisen kokouksessa päätetyt asiat ovat edenneet. Hallitus voi pitää kokouksia myös ilman isännöitsijää. Talous Yhtiön talous pidetään kunnossa. Talousarviot mitoitetaan siten, että yhtiössä on vähintään 2-3 kuukauden hoitovastikkeita vastaava ylijäämä. Vastikkeet pyritään pitämään mahdollisimman tasaisina. Remonttien aikataulutus ja rahoitus suunnitellaan siten, että osakkaiden maksurasitus olisi kohtuullinen.
Hallituksen valvontatehtävä Valvonnassa erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että hallituksen vastuulla olevat asiat kuten kirjanpito, osakeluettelon hoito, remonttirekisteri, viranomaisilmoitukset ja remonttien valvonta tulevat hoidetuiksi. Tavaksi otetaan, että isännöitsijä raportoi jokaisessa hallituksen kokouksessa taloudesta ja muista hallitukselle tärkeistä asioista. Kokousten väliajoilla isännöitsijä pitää sähköpostitse hallituksen ajan tasalla. Huolehditaan siitä, että sopimusten ns. turvalausekkeet (liukkauden torjunta, kattolumi, urakkasopimukset yms.) ovat kunnossa. Palvelutuottajien valinta, kriteerit ja toiminta Yhtiölle valitaan sopivat palvelutuottajat. Valintaa tarkastellaan yhtiön tavoitteiden näkökulmasta, hinnan ollessa vain yksi kriteeri. Tavoitteena on tehdä pidempiaikaiset sopimukset, jolloin osapuolet oppivat tuntemaan toistensa toimintatavat samalla, kun luottamus lisääntyy. Tarvittaessa hallituksella on valmiudet vaihtaa palveluntuottaja. Tarjouspyyntöihin ja palvelusopimusten tekoon kiinnitetään erityistä huomiota. Valvonnalla huolehditaan, että sovitut työt tulevat tehdyiksi. Hallituksessa sovitaan miten isännöitsijän ja kiinteistönhoidon lisätyölaskut hyväksytään, ja miten tositetarkastus toteutetaan. Hallitus käy vuosittain läpi kaikki palvelusopimukset varmistaakseen niiden tarpeen, asianmukaisuuden ja hinta-laatusuhteen. 9. Tiedotus ja päivittäisten asioiden hoito Hyvällä tiedottamisella parannetaan asukkaiden asumisviihtyvyyttä sekä lisätään osakkaiden kiinnostusta oman taloyhtiön asioita kohtaan. Tiedottamisessa päärooli on isännöitsijällä ja puheenjohtajalla. Osakkaat ja asukkaat pidetään ajan tasalla siitä mitä yhtiössä tapahtuu ja mitä on tulossa. Käyttöön otetaan Kiinteistöliiton tarjoamat taloyhtiön omat kotisivut. Osakkaille annetaan ohjeistusta eri tilanteita varten. Toimintaohjeet laaditaan esimerkiksi siitä, miten toimia osakasremonteissa, vesi- tai muun vahingon sattuessa, ja häiriköinti- tai häiriötilanteissa. Sovitaan työnjaosta päivittäisten asioiden varmistamiseksi. Vapaaehtoisuuteen perustuen valitaan vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat, että asiat ovat kunnossa, laitteet toimivat mm. valaistus, energiaekspertti, ruohonleikkurin huolto, bensan osto, kottikärryt. 10. Strategian seuranta ja päivitys Yhtiön strategia saatetaan jokaisen osakkaan tietoon. Hallitus seuraa strategian toteutumista. Vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa hallitus informoi osakkaita strategiasta ja sen toteutumista. Strategian päivitys tapahtuu 5 vuoden välein. Tarvittaessa strategiaa voidaan päivittää jo aikaisemmin.