KOTITALON TOIMINTASTRATEGIA VUOSILLE

Transkriptio

1 KOTITALON TOIMINTASTRATEGIA VUOSILLE Yleistä strategista Asunto-osakeyhtiö Kotitalon toimintastrategiassa määritetään päälinjaukset miten yhtiössä toimitaan, jotta osakkaiden hyvä asuminen voidaan tyydyttää ja sijoituksen arvo turvata. Strategian avulla pyritään siihen, että yhtiön toiminta on suunnitelmallista, päämäärähakuista, tosiasioihin ja osakkeenomistajien tahtoon perustuvaa. Strategia perustuu osakaskyselyyn ja hallituksen tekemään SWOT- analyysin, jossa on kartoitettu yhtiön heikkouksia, vahvuuksia, mahdollisuuksia ja uhkia. 2. Tavoitteena hyvä asuminen myös tulevaisuudessa Osakaskyselyn perusteella osakkeenomistajien yhteisenä tavoitteena on, että yhtiö tarjoaa osakkaille ja heidän vuokralaisilleen hyvän asumisen myös tulevaisuudessa. Hyvä asuminen on terveellistä, turvallista, ajanmukaista ja yhteisöllistä. Kiinteistö ja rakennukset ovat kunnossa, yhtiön hallinto toimii ja huoneisto on osakkaille turvallinen sijoitus. 3. Yhtiön nykytila Asunto-osakeyhtiö Kotitalo on vuonna 1980 valmistunut rivitalo, joka koostuu kuudesta rakennuksesta, huoneistoja on 18. Asukkaita on 29, heistä työikäisiä 13, lapsiperheitä ei ole. Iso osa yli 60- vuotiaista arvioi omistavansa asunnon vielä 10 vuoden kuluttua. Yhtiössä on yhtiökokouksen hyväksymät järjestysmääräykset. Yhtiön arvo tehtyjen asuntokauppojen perusteella on noin 2.5 miljoonaa euroa. Jokaiselle huoneistolle kuuluu yhtiömääräyksen mukaan oma autokatospaikka. Talvikunnossapito eli koneelliset lumityöt ja liukkaudentorjunta on ulkoistettu. Kuntoarvio on tehty v. 2005, mikä ulottuu vuoteen Asukkaiden näkemyksiä korjaustarpeista on selvitetty toimintastrategian laadintaan liittyvänä asukaskyselyllä. Varsinaisia peruskorjauksia tai parannuksia ei yhtiössä ole tehty. Osa osakkaista on tehnyt huoneistokohtaisia remontteja. Kiinteistö on kaukolämmön kaapelitelevision piirissä.

2 4. SWOTista esiin nousseita asioita Asunto-osakeyhtiön vahvuutena on hyvä sijainti ja kunnossa oleva talous. Heikkoutena on sitoutumattomuus pitkäjänteiseen toimintaan. Yhtiön on varauduttava asukkaiden ikääntymiseen, jotta heidän asuminen yhtiössä myös myöhemmin on mahdollista. 5. Osakaskyselyssä esille nousseita asioita Kyselytutkimukseen osallistui 13 osakakasta. He olivat pääasiassa tyytyväisiä yhtiön tilaan, hallintoon ja sen toimintaan. Taloyhtiön pihan kuntoa kiiteltiin. Osakaskyselyssä nousi esille seuraavia toivomuksia ja parannusesityksiä: Rakennuksen kunnosta on pidettävä huolta Tuleviin korjauksiin aika jo varautua Sisäilman laadun parantaminen, koneellinen ilmanvaihto Turvallisuuden parantaminen, erityisesti kulkuväylien liukkauden torjunta Autokatoksen oviongelmat Huoli katon kunnosta Ikkunoiden uusimistarve Nurmikon ja pensasaitojen leikkausten ulkoistaminen Pihalla ajo saatava hallintaan Syväkeräysastioita toivottiin Osakkaiden haluama kiinteistön ja rakennuksen kunto ja taso Miltei kaikki kyselyyn osallistuneet osakkaat tahtoivat, että kiinteistön ja rakennuksen tasoa ja kuntoa tulee nykytilasta hiljalleen parantaa nykyisestä tasosta. Valtaosa vastaajista oli valmis maksamaan 1,00 /m 2 /kuukausi nykyistä korkeampaa yhtiövastiketta. Korjaukset ja uudistukset haluttiin maksaa lainan muodossa pääoma- eli rahoitusvastikkeella sekä ennakkosäästöillä. 6. Miten varmistetaan hyvä asuminen ja sijoituksen arvon säilyminen? Turvallisuus, esteettömyyden parantaminen ja varautuminen asukkaiden ikääntymiseen Yhtiössä huolehditaan siitä, että yhtiö tarjoaa sen asukkaille turvallisen ja terveellisen asumisen. Pelastussuunnitelma pidetään ajan tasalla ja asukkaille annetaan ohjeistusta onnettomuuksien ehkäisemiseksi sekä toimimisessa onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Yhtiö varautuu asukkaiden ikääntymiseen. Esteettömyyden parantaminen otetaan huomioon, kun yhtiö suunnittelee korjaushankkeita tai uudistuksia. Pihan talvikunnossapitoon kiinnitetään erityistä huomiota. Yhtiö varautuu teettämään tulevaisuudessa ulkopuolisilla myös muita pihan kunnossapitotöitä kuten nurmikon ja pensasaitojen leikkauksia. Kiinteistön ja rakennuksen kunnossapito Yhtiössä kiinnitetään suurta huomioita ennakoivaan kunnossapitoon ja huoltoon. Tavoitteena on, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan. Asukkailla on vastuu ja velvollisuus tarkkailla ja ilmoittaa havaitsemistaan korjaustarpeista. Kiinteistön kuntoarvio ja PTS (pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelma) päivitetään huomioiden siihen myös asukaskyselyyn 4/ 2015 pohjautuvat esitykset ja niiden perusteella sovitut korjaustavoitteet. Yhtiössä otetaan käyttöön yksinkertainen ja käyttökelpoinen huoltokirja, jossa määritellään tarkastus- ja huoltotyöt sekä teknisten laitteiden käyttö. Rakennuksen kuntoa seurataan huoltotöiden aikana. Huolehditaan siitä, että

3 yhteistyö sujuu hallituksen, isännöitsijän ja kiinteistönhoidon välillä. Asunto -osakeyhtiön puheenjohtajalla on kopiot voimassaolevista sopimuksista koskien mm. talviajan kunnossapitoa. Peruskorjaukset ja uudistukset Tavoitteena on saada rakennus pysymään käyttökelpoisena mahdollisimman pitkään ja mahdollisimman taloudellisesti. Korjaustoiminnassa otetaan huomioon rakennusosien vanheneminen ja käyttäjien toiminnan muuttuminen kuten asukkaiden ikääntyminen. Korjaustarpeet selvitetään todellisen tarpeen mukaisesti suunnitelmallisesti. Kuntoarvion ja mahdollisten kuntotutkimusten sekä osakkaiden esittämien toivomuksien pohjalta laaditaan pidemmän ajan korjausohjelma. Korjaukset toteutetaan suunnitelmallisesti siten, että maksurasitus olisi kohtuullinen ja mahdollisimman tasainen. Korjaustapaa valittaessa merkitystä annetaan elinkaarikustannuksille eli valitaan sellaiset ratkaisut, jotka ovat laadukkaita ja pidemmällä aikavälillä kestäviä sekä samalla energiatehokkaita. Korjaushankkeissa hallitus osaa tarvittaessa turvautua asiantuntijoihin. Hallitus huolehtii siitä, että korjaukset suunnitellaan, kilpailutetaan ja toteutetaan ammattimaisesti. Kiireellisimpiä korjaushankkeita: autokatosten ovien kunnostus ikkunoiden uusiminen rakennuksen katon tarkistus ja mahdolliset korjaukset selvitetään koneellisen ilmanvaihdon asentamismahdollisuus ja sen kustannukset Korjausten rahoitus Peruskorjaukset ja uudistukset rahoitetaan suoritetun osakaskyselyyn perustuen pääsääntöisesti pitkäaikaisilla pankkilainoilla sekä ennakkosäästämisellä. Huoneistokohtaiset remontit Yhtiön toimesta teetetään pesuhuoneremontteja varten ohjeistus ja mallissuunnitelma, joista käy ilmi tilan rakenteet sekä yhtiön remonttia koskevat vaatimukset. Hallitus valtuuttaa isännöitsijän hoitamaan tavanomaiset remontti-ilmoitukset. Jos kysymyksessä on suurempi remontti, joka edellyttää esimerkiksi huoneistomuutoksia, hallitus käsittelee ilmoitukset, antaa luvat ja määrittelee ehdot. Remonttien valvonnan suorittaa ulkopuolinen asiantuntija. Valvontaraportin perusteella yhtiö ottaa kunnossapitovastuun rakenteista, eristeistä ja perusjärjestelmistä. Osakasremonttien valvontakustannukset maksaa osakkeenomistaja 7. Energia-asiat ja kulutukset Tavoitteena on pitää energia- ja muut kulutukset optimaalisina. Yhtiössä teetetään ensi tilassa kaukolämpölaitteiden kuntokatselmus, joiden perusteella tehdään tarvittavat toimenpiteet. Perussäädöillä ja automatiikalla huolehditaan siitä, että huoneissa on tasaiset lämpötilat. Kulutusseuranta laitetaan kuntoon. Tutkitaan vesi-ilmalämpöpumpun asentamismahdollisuutta, sen kustannuksia ja vaikutusta energialaskuun. Pyritään siihen, että taloyhtiöstä löytyisi ns. energiavastaava tai energiaekspertti, joka seuraa ja huolehtii lämmitysjärjestelmän toimivuudesta ja kulutusseurannasta.

4 8. Yhtiön toimintaperiaatteet Hallinto Yhtiössä ymmärretään, että toimiva hallinto on perusedellytys. Tämän johdosta hallitukseen pyritään saamaan monipuolista osaamista. Osakkaat pohtivat hallituksen koostumusta jo ennen yhtiökokousta. Isännöitsijältä odotetaan riittävää asiantuntemusta. Hallinnon jäseniä motivoidaan tiedon hankkimiseen osallistumalla esimerkiksi kiinteistöyhdistyksen järjestämiin koulutuksiin. Hallitus ja isännöitsijä toimivat yhtiön parhaaksi. Hallituksen ja isännöitsijän kesken on avoimen ja luottamuksellisen vuorovaikutus. Hallitusohjelma, vuosikello ja pelisäännöt Hallitus ja isännöitsijä suunnittelevat yhdessä hallitusohjelman kullekin toimintavuodelle ja ottavat käyttöön vuosikellon. Hallitus sopii etukäteen painopistealueet, jotka pitää saada hoidetuiksi ja asiat, joiden valmistelu tulee aloittaa. Lisäksi sovitaan työskentelyperiaatteet, kokouspäivämäärät, sekä valvonnan ja keskinäisen tiedottamisen periaatteet, jotta hallitus tietää mitä taloyhtiössä tapahtuu ja toisaalta isännöitsijä tietää mitä häneltä odotetaan. Yhtiö osaa käyttää tarvittaessa asiantuntijan palveluksia. Jokaisessa hallituksen kokouksessa käydään läpi, miten edellisen kokouksessa päätetyt asiat ovat edenneet. Hallitus voi pitää kokouksia myös ilman isännöitsijää. Talous Yhtiön talous pidetään kunnossa. Talousarviot mitoitetaan siten, että yhtiössä on vähintään 2-3 kuukauden hoitovastikkeita vastaava ylijäämä. Vastikkeet pyritään pitämään mahdollisimman tasaisina. Remonttien aikataulutus ja rahoitus suunnitellaan siten, että osakkaiden maksurasitus olisi kohtuullinen. Hallituksen valvontatehtävä Valvonnassa erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että hallituksen vastuulla olevat asiat kuten kirjanpito, osakeluettelon hoito, remonttirekisteri, viranomaisilmoitukset ja remonttien valvonta tulevat hoidetuiksi. Tavaksi otetaan, että isännöitsijä raportoi jokaisessa hallituksen kokouksessa taloudesta ja muista hallitukselle tärkeistä asioista. Kokousten väliajoilla isännöitsijä pitää sähköpostitse hallituksen ajan tasalla. Vuosittain hallitus tarkistaa sopimusten ja vakuutusten ajanmukaisuuden. Huolehditaan siitä, että sopimusten ns. turvalausekkeet (liukkauden torjunta, kattolumi, urakkasopimukset yms.) ovat kunnossa. Palvelutuottajien valinta, kriteerit ja toiminta Yhtiölle valitaan sopivat palvelutuottajat. Valintaa tarkastellaan yhtiön tavoitteiden näkökulmasta, hinnan ollessa vain yksi kriteeri. Tavoitteena on tehdä pidempiaikaiset sopimukset, jolloin osapuolet oppivat tuntemaan toistensa toimintatavat samalla, kun luottamus lisääntyy. Tarvittaessa hallituksella on valmiudet vaihtaa palveluntuottaja. Tarjouspyyntöihin ja palvelusopimusten tekoon kiinnitetään erityistä huomiota. Valvonnalla huolehditaan, että sovitut työt tulevat tehdyiksi. Hallituksessa sovitaan miten isännöitsijän ja kiinteistönhoidon lisätyölaskut hyväksytään, ja miten tositetarkastus toteutetaan. Hallitus käy vuosittain läpi kaikki palvelusopimukset varmistaakseen niiden tarpeen, asianmukaisuuden ja hinta-laatusuhteen. 9. Tiedotus ja päivittäisten asioiden hoito Hyvällä tiedottamisella parannetaan asukkaiden asumisviihtyvyyttä sekä lisätään osakkaiden kiinnostusta oman taloyhtiön asioita kohtaan. Tiedottamisessa päärooli on isännöitsijällä ja puheenjohtajalla.

5 Osakkaat ja asukkaat pidetään ajan tasalla siitä mitä yhtiössä tapahtuu ja mitä on tulossa. Käyttöön otetaan Kiinteistöliiton tarjoamat taloyhtiön omat kotisivut. Osakkaille annetaan ohjeistusta eri tilanteita varten. Toimintaohjeet laaditaan esimerkiksi siitä, miten toimia osakasremonteissa, vesi- tai muun vahingon sattuessa, ja häiriköinti- tai häiriötilanteissa. Sovitaan työnjaosta päivittäisten asioiden varmistamiseksi. Vapaaehtoisuuteen perustuen valitaan vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat, että asiat ovat kunnossa, laitteet toimivat mm. valaistus, energiaekspertti, ruohonleikkurin huolto, bensan osto, kottikärryt. 10. Strategian seuranta ja päivitys Yhtiön strategia saatetaan jokaisen osakkaan tietoon. Hallitus seuraa strategian toteutumista. Vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa hallitus informoi osakkaita strategiasta ja sen toteutumista. Strategian päivitys tapahtuu 5 vuoden välein. Tarvittaessa strategiaa voidaan päivittää jo aikaisemmin.