Hankinnasta maksuun kehittämishankkeen päätöstilaisuus

Hankinnasta maksuun kehittämishankkeen päätöstilaisuus Opetushallituksen auditorio 20.3.2015 Tilaisuus, Esittäjä

Ohjelma 8.30-9.00 Aamukahvi 9.00-9.10 Tilaisuuden avaus 9.10-10.20 Hankkeen tulokset ja tavoitteiden toteutuminen 10.20-11.00 Kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden kokemuksia 11.00-11.15 Tauko 11.15-11.30 Ajatuksia hankkeen tulosten käyttöönotosta 11.30-11.45 Keskustelua 11.45 Tilaisuuden päättäminen Tilaisuus, Esittäjä 2

Tilaisuuden avaus Mikko Kangaspunta toimialajohtaja

Hankinnasta maksuun hanke toteuttaa taloushallinto 2020 strategiaa Toimeenpano käynnistetty strategiakirjeellä 15.9.2014 => työ jatkuu

Visio 2020: Taloushallinnosta talouden hallintaan Vuoteen 2020 mennessä valtion taloushallinnossa 1) TARJOTAAN PÄÄTÖKSENTEON TARPEITA TUKEVAA TALOUDELLISTA JA OLENNAISTA TALOUSTIETOA 2) ON SELKEÄT TYÖNJAOT, ROO- LIT JA VASTUUT PALVELU- TUOTANNOSSA, KEHITTÄMISESSÄ JA OHJAAMISESSA 3) YHTEISIÄ PROSESSEJA HYÖDYNNETÄÄN LAAJASTI JA PALKEIDEN KÄYTTÖASTETTA NOSTETAAN MERKITTÄVÄSTI 4) TALOUS- HALLINNON JÄRJESTELMÄT ON KESKITETTY JA KOKO VAL- TIONHALLINTO KÄYTTÄÄ NIITÄ 5) OSAAMINEN TUKEE VALITTUA TOIMINTAMALLIA JA ON OIKEASSA PAIKASSA 3a) Hankinnasta maksuun -prosessi on keskeisin kehittämiskohde 4b) Toiminnassa on varauduttu poikkeustilanteisiin ja jatkuvuuden turvaamiseen 4a) Uusi toimintatapa testataan aina ennen laajaa käyttöönottoa 27.1.2015 5

Tuottavuustavoitteet prosesseittain Strateginen valinta: Menojen käsittelyyn kohdistuu suurin tavoite 900 800 700 600 500 400 300 200 100 Kirjanpitoyksiköiden tehollisten htv-määrien tavoiteltava kehitys Palvelukeskuksen käyttöaste vuosien 2010/2011 tasolla Seuraavilla dioilla tavoitteiden tarkempi tarkastelu menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn ja kirjanpidon osalta 0 Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely KPY:t yhteensä 2008 (11 ha) KPY:t yhteensä 2010/2011 (11 ha) KPY:t yhteensä tavoite htv-määrä 6.3.2015 6

Tehtävien organisoinnin ja tuottavuuden kehittäminen Menojen käsittely Menojen käsittelyn teholliset henkilötyövuodet 2010/2011 142 324 452 Keskittäminen Budjetointi Hankintatoimi Laskujen tiliöinti Laskujen asiatarkastus ja hyväksyminen Palkeiden lisäpalvelu: menotositteiden tiliöinti 0 200 400 600 800 1000 Palvelukeskus KPY taloushallintoyksiköt KPY substanssiyksiköt Menojen käsittelyyn kirjanpitoyksiköissä sitoutuvan työn jakautuminen osaprosesseille 2010/2011 Automatisointi Verkkolasku ja skannauspalvelu Tilaustenhallintapalvelu Sopimuskohdistus Tiliöintikoodi Tiliöintimalli 71% 5% 2% 23% Toimittajarekisterin ylläpitäminen Menotositteiden käsittely Menotositteiden hyväksymiskierto Maksuunpano Työskentelytavat ja osaaminen Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta TaA muutokset HAMA hyvät käytännöt Kirjanpitoyksikön sisäisten ohjeiden selkeys Seurantakohteet Välineosaaminen 6.3.2015 7

Tehtävien organisoinnin ja tuottavuuden kehittäminen Tulojen käsittely Tulojen käsittelyn teholliset henkilötyövuodet 2010-2011 44 118 149 0 50 100 150 200 250 300 350 Palvelukeskus KPY taloushallintoyksiköt KPY substanssiyksiköt Tulojen käsittelyn työn jakautuminen osaprosesseille kirjanpitoyksiköissä 2010/2011 Keskittäminen Automatisointi Laskutuspyyntöjen laadinta / Laskutustietojen suorasyöttö Kiekuun Tulojen asiatarkastus ja hyväksyminen Palvelukeskuksen hyödyntäminen Verkkolaskutus Viitteistyksen käyttö Tiliotteen tapahtumien automatisointi 11% 6% 17% 4% 62% Asiakasrekisterin ylläpitäminen Laskutus Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Saatavien valvonta Suoritusten käsittely Työskentelytavat ja osaaminen Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta Kirjanpitoyksikön sisäisten ohjeiden selkeys TaA muutokset Nimike- ja asiakasrekisteri Välineosaaminen 6.3.2015 8

htv Tehtävien organisoinnin ja tuottavuuden kehittäminen Kirjanpito 250 200 150 100 50 0 Kirjanpidon teholliset htv-määrät kirjanpitoyksiköissä ja palvelukeskuksessa 2010/2011 Valtuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito Kirjanpito ja tilinpäätös Keskittäminen Palvelukeskuksen laajempi hyödyntäminen: Kirjanpidon tarkastukset ja täsmäytykset Virheiden selvittäminen ja korjaukset Muistiotositteet Tasetilit Käyttööomaisuuskp. KPY (htv) PK (htv) Kirjanpitoyksiköissä kirjanpitoon sitoutuva työ osaprosesseittain 2010/2011 Automatisointi TaA muutoksien mahdollistama prosessin keventäminen; esim. tositteiden hyväksyminen 6% 78% 16% Valtuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito Kirjanpito ja tilinpäätös Työskentelytavat ja osaaminen Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta Kirjanpidon laadun kehittäminen Osaamisen kehittäminen Päällekkäisyyksien poistaminen 6.3.2015 9

Verkkolaskutavoitteet 2015-2019 Toiminnallinen tehokkuus Enn.tot. Tavoite Ennakolliset tavoitteet Tavoite Seurantakohde 2 Verkkolaskujen osuus laskunvälittäjän kautta kulkeneista myyntilaskuista 2 Verkkolaskujen osuus laskunvälittäjän kautta kulkeneista ostolaskuista 2 Tilauksellisten laskujen osuus laskujenvälityspalv elun kautta tulleista laskuista* Mitta ri 2014 2015 2016 2017 2018 2019 % 12,5 18 25 30 32 35 % 84 90 92 95 95 95 % 8,9 10 12* 14* 16* 18 * Tilaisuus, Esittäjä 10

Yhteenveto Strategia on olemassa ja tavoitteet on määritelty Edellyttää kehittämistyön sinnikästä jatkamista Keinovalikoima on laaja ja innovatiivinen Odotamme kaikilta osallistujilta ja kumppaneilta yhteistyötä ja tukea tavoitteiden saavuttamiseksi Kiitos! pp.kk.vvvv 11

Hankkeen tulokset ja tavoitteiden toteutuminen Keijo Kettunen maksuliikepäällikkö

Hankinnasta maksuun -prosessi Hankinnasta maksuun -prosessi Hankintojen suunnittelu - pääprosessi Hankintojen tekeminen - pääprosessi Menojen käsittely - pääprosessi Hankintakohtainen suunnittelu Kilpailutus ja sopimuksenhallinta Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskun ja tilauksen täsmääminen Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Hankintojen seuranta ja kehittäminen Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde 13

Tilha käytön sujuvoittaminen Katja Koskinen taloushallintoasiantuntija

Tilha käytön sujuvoittaminen Hankintaluokat taulukko julkaistiin osana Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt ohjetta Hansel on tehnyt tilaustapasuositukset puitesopimuksittain Hama-virastojen malliprosessit kuvattiin ja julkaistiin Paperiton ekstranetissä Pidettiin Palvelu- ja IT-palveluhankintojen seminaarit (3 kpl) ja seurantapalaverit, Hama-virastot panostaneet palveluhankintojen tilaamiseen Tilhalla Tilaussuunnitelman käytön hyödyntäminen ja ohjeen päivittäminen Tehtiin spendianalyysi Verohallinnolle. Osana kehittämistoimenpiteitä - Verohallinto pilotoi käänteisen ostotilausprosessin. Prosessin käytön laajentaminen sovitaan Tilhan asiakastyöryhmässä Tilhan spendin vertailussa vuoden 2014 / 2013 euromäärin mitattuna merkittävää kasvua Tilhan käytössä oli Puolustushallinnon rakennuslaitoksella, Verohallinnolla ja Rikosseuraamuslaitoksella 15

Hankintatoimen raportit Katja Koskinen taloushallintoasiantuntija

Tilha raportointi / Analytics Hankkeen aikana tehtiin suorahankintapäätös jatkaa Tilha sopimusta Baswaren kanssa. Tämän jälkeen tarjousneuvottelut Analyticsistä ja hankintapäätös marraskuussa 2014. Päätettiin toteuttaa hankintakategoria raportti unspsc segmenttiluokan mukaisesti. Määritelty virastojen hankintaraportit (7 kpl) ja konsernitason raportit (3 kpl). Lanseerausta ei ehditty toteuttaa hankkeen aikataulussa. Tuotannon hyväksymistestaus ja siihen liittyvät korjaukset käynnissä, dokumentaatio ja tuotteistusmateriaalit valmiit 31.3. Hankintatoimen raporttien jatkokehittäminen osaksi Tilhan asiakastyöryhmää. 17

Tuoteluetteloiden hallinta Maarit Hovila järjestelmäasiantuntija Maarit Hovila 20.3.2015

Tuoteluetteloiden hallinta tavoitteet ja niiden saavuttaminen Tavoite Lopputulos Nykyisten toiminnallisuuksien tarvittava kehittäminen ja ehdotus etenemisestä (uudet välineet). Ehdotus etenemisestä ja tuotteen valittu (CatMan). Pilotti saatiin tehdyksi ja tuotantoympäristöt olivat valmiina ja PHRAL aloittanut tuotantokäytön 20.11.2014. Tuoteluetteloiden määrä tuotannossa: FIM: 3 Vero: 5 Rise: 7 (tulossa käyttöön vko 11) MML:1 Tulli: 1 VK:1 PHRAKL: 9 ELY: Käyttöönotto myöhemmin Maarit Hovila 20.3.2015

Tuoteluetteloiden hallinta haasteet ja eteneminen Hankkeen aikaiset haasteet - Resurssihaasteet, yhteistyöhaasteet, laatuhaasteet Miten tästä eteenpäin? - Katalogienhallinta ohjelmiston käyttöä voidaan lähteä laajentamaan myös HAMA:n ulkopuolisiin kirjanpitoyksikköihin Maarit Hovila 20.3.2015

Maksuaikakorttihankinnat Arja Nieminen maksuliikeasiantuntija Tilaisuus, Esittäjä

Maksuaikakorttihankinnat Tavoitteet saavutettu hyvin - Maksukortilla maksettavat tuoteryhmät tunnistettu - Kuittien käsittelyn nyky- ja tavoitetila kuvattu - Rivikohtaisen tiedon saanti maksutapahtumasta selvitetty - Prosessi ohjeistettu ja kuvattu - Korttiyhtiön laskujen käsittelyn automaatiota kehitetty - Pilotoitu taksi- ja junamatkojen kuittien skannaamisesta luopumista - Toteutettu rivikohtaisen tiedon välitys öljy-yhtiöostoista sekä korttiyhtiön laskulle että M2:een Tilaisuus, Esittäjä 22

Maksuaikakorttihankinnat Eteneminen v. 2015 - Tiliöintikoodin käyttöönottoa laajennetaan kirjanpitoyksiköille toimitetun aikataulun mukaisesti - Öljy-yhtiöostojen rivitietojen välitys M2:een tuotantoon kaikille kirjanpitoyksiköille 05/2015 - Rivikohtaisen tiedon välityksen osalta selvitetään toiminnallisuuden laajentamismahdollisuudet esim. VR ja taksit - Selvitetään mahdollisuus luopua taksi-, juna- ja lentomatkoja koskevien kuittien skannaamisesta tilanteessa, jolloin rivitiedot eivät välity - Huomioidaan matka- ja kuluhallintajärjestelmän kilpailuttamisessa rivitietojen ja sähköisten kuittien välitys sekä mahdollisuus ottaa käyttöön matka-/kululaskuille uusia kenttiä jotka ohjaavat laskun laatijaa antamaan lisätiedot (kuitin skannaamisen sijaan) - Viedään valtion tahtotilaa rivitietojen välityksessä edelleen tiedoksi TARUhankkeelle tavoitteena luoda standardi + tekniset edellytykset kuittien ja/tai rivitietojen sähköiseen välitykseen - Huomioidaan matkatoimistojen kilpailutuksen yhteydessä matkatilin käyttöön liittyvien ostotapahtumien rivitietojen välitys Tilaisuus, Esittäjä 23

Perustietojen ylläpito Kristiina Seppälä taloushallintoasiantuntija Kristiina Seppälä 20.3.2015

Perustietojen ylläpito Tavoitteet ja lopputulos Perustietojen ja toimittajarekisterin osalta on käyty läpi keskeiset toiminnot siten, että myös ns. kertatoimittajien perustaminen on ratkaistu sekä toimittajilta vaadittava ennakkoperintärekisteriote on aina ajantasainen ja vastaa verottajan vaatimuksia - Kertatoimittaja-toiminnallisuus on toteutettu Kiekuun ja Rondoon siten, että toimittajaa ei perusteta Kiekun toimittajarekisteriin (sujuvampi ja nopeampi perustamisprosessi, ei kasvata Kiekun toimittajarekisteriä) - Ennakkoperintärekisterin osalta tarvittava toiminnallisuus on toteutettu Kiekuun, joten online toiminnallisuutta ei tulla rakentamaan Rondoon. Ennakkoperintärekisterin osalta tavoite on saavutettu ja vastaa verottajan vaatimuksia. Kristiina Seppälä 20.3.2015

Perustietojen ylläpito Haasteet Monitoimittajaympäristössä teknisten muutosten läpivienti oli haasteellista aikataulujen ja versiopäivitysten osalta Jatkotoimenpiteet Säästöt (htv, ) konkretisoituvat tulevan ja tulevien vuosien myötä - Määritelty kertatoimittajatyyppejä - Palkeet käy asiakasvirastoittain läpi käyttöönotot - Toiminnallisuuden käyttöä on mahdollisuus hyödyntää laajemmin menotositteiden käsittelyssä (pilotointi maksunpalautuksista alkanut Palkeissa ja Trafissa) - Käyttö laajenee entisestään, kun kaikki kirjanpitoyksiköt Kiekussa Kristiina Seppälä 20.3.2015

Rondo R8 Sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi Heidi Jortama taloushallintoasiantuntija Heidi Jortama 20.3.2015

Sopimuskohdistus tavoitteet ja niiden saavuttaminen Tavoite Lopputulos Toiminnallisuus Kieku- ja Raindanceinstansseissa vuoden 2014 loppuun mennessä Soveltuvat hankinnat määritelty ja käyttöönotot aikataulutettu Toiminnallisuus käytössä ELYkeskuksissa (sähkönsiirto) ja Evirassa (vuokralaskut) Toiminnallisuuden käyttöönotto HAMA-hankkeessa mukana olevissa kirjanpitoyksiköissä Pilotoitu toiminnallisuus molemmissa instansseissa Hankintojen jaottelu taulukko ja kpykohtainen käyttöönottoaikataulu laadittu Toiminnallisuus käytössä ELYkeskuksissa ja Evirassa Kirjanpitoyksiköt koulutettu, sopimuksia tallennettu vaihtelevasti Heidi Jortama 20.3.2015 28

Sopimuskohdistus haasteet ja eteneminen Hankkeen aikaiset haasteet - Resurssihaasteet, aikatauluhaasteet, yhteistyöhaasteet Miten tästä eteenpäin? - Toiminnallisuus otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä laaditun suunnitelman mukaisesti - Tavoite: KPY:t, jotka ottavat toiminnallisuuden käyttöön ennen 1.9.2015, tallentavat kaikki toiminnallisuuden piiriin soveltuvat sopimukset Rondoon v. 2015 loppuun mennessä KPY:t, jotka ottavat toiminnallisuuden käyttöön 1.9.2015 jälkeen, tallentavat vähintään puolet toiminnallisuuden piiriin soveltuvista sopimuksista Rondoon v. 2015 loppuun mennessä - Toiminnallisuuden tekninen jatkokehittäminen (Rondo ratkaisunhallinta) Heidi Jortama 20.3.2015 29

Tiliöintikoodi tavoitteet ja niiden saavuttaminen Tavoite Tiliöintikoodin käyttöönotto toistuvissa laskuissa. Tekniset käyttöönotot, koodiston määritys, mallien tallennus ja laskuttajien aktivointi. Tiliöintikoodin käytön laajentaminen Toiminnallisuuden käyttöönotto HAMA-hankkeessa mukana olevissa kirjanpitoyksiköissä Lopputulos Tiliöintikoodi on otettu käyttöön Rondo R8:n Kieku- ja Raindance-instansseissa. Tiliöintikoodin piiriin soveltuvat hankinnat on määritelty. Tiliöintikoodi on käytössä satunnaisesti suurimpien toimittajien laskuilla Kirjanpitoyksiköt koulutettu, tiliöintikoodeja otettu käyttöön vaihtelevasti Heidi Jortama 20.3.2015 30

Tiliöintikoodi haasteet ja eteneminen Hankkeen aikaiset haasteet - Toimittaja-aktivointi, toimittajien valmius toimittaa tiliöintikoodi toivotussa kentässä, OpusCapitan projekti aikaa vievänä lisätyönä, teknisen ratkaisun muuttuminen Miten tästä eteenpäin? - Toiminnallisuus otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä laaditun suunnitelman mukaisesti - Tavoite: Kaikki kirjanpitoyksiköt tallentavat vuoden 2015 aikana vähintään kymmenen toimittajan laskujen osalta tiliöintikoodin niille laskuille, joille toiminnallisuus soveltuu Toiminnallisuuden jatkokehittäminen (Rondo ratkaisunhallinta ja OpusCapitan ratkaisun käyttöönotto) Heidi Jortama 20.3.2015 31

Maksuunpano Arja Nieminen maksuliikeasiantuntija Tilaisuus, Esittäjä

Maksuunpano Tavoitteet saavutettu hyvin, osin jopa ylitetty - Laadittu selvitys ja suunnitelma erillisen maksulupakäytännön poistamisesta (muutosehdotukset säädöksiin, prosessiin, ohjeisiin, järjestelmiin) - Selvitys käsitelty VTV:n ja VM:n kanssa - Em. tavoitteiden toteutumisen lisäksi muutos talousarvioasetukseen saatettu voimaan ( 29) - Pankkitilien hallinta määräys valmisteilla - Käyttöönottosuunnitelma laadittu, tarkentuu myöhemmin - Jatkotoimenpiteenä maksuunpanon automatisoinnin projektointi, pilotointi ja käyttöönotto Tilaisuus, Esittäjä 33

Menotiliotteiden käsittely Arja Nieminen maksuliikeasiantuntija Tilaisuus, Esittäjä

Menotiliotteiden käsittely Tavoitteita ei saavutettu kuin osittain - Menotiliotteiden automaattisen tiliöinnin nykytilan ja tavoitetilan määrittely tehty - Automaatioasteen nostaminen 95 %:in haastavaa, toteutuma noin 36 % Baswarella käsiteltävän aineiston osalta - Automaatioastetta tulevat nostamaan Kieku taha- ja heha aineistojen Payment Information IDkentässä annettava lisätieto Baswaren Payment Information ID-kentän täyttö Kurssierokäsittelyn muutos Kassamaksujen tiliöinti maksun syöttövaiheessa - OpusCapitan osalta viikolla 11 aloitettu automaattitiliöintiominaisuuden hyödyntäminen - Palautuvat erät ja muut satunnaiset erät automaattisen tiliöinnin ulkopuolella? Tilaisuus, Esittäjä 35

Yleistä Haasteita - Järjestelmiin tehtävien muutosten toteutus - Resurssit - Kurssierokäsittelyn osalta toimivan ratkaisumallin löytäminen Oppeja/havaintoja - Asiat etenevät, kun osapuolet kommunikoivat riittävästi, avoimesti ja rehellisesti - Etenemisen seurannasta huolehdittava - Kirjattava sovitut asiat ja huolehdittava osapuolten sitoutumisesta Tilaisuus, Esittäjä 36

Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt Jenni Taskinen kehittämispäällikkö Tilaisuus, Esittäjä

Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt Talouden suunnittelu Menojen käsittely Budjetointi Seurantakohteiden määrittäminen Hankintojen suunnittelu Hinnoittelu Laskentaperiaatteiden määrittäminen Hankintojen tekeminen Sopimusten laadinta Tilaaminen Maksuaikakorttihankinnat Tilaukselliset laskut Tiliöintimalli -laskut Sopimuskohdistuslaskut Tiliöintikoodilaskut Automaattinen käsittely Automaattinen käsittely Automaattinen tiliöinti Tiliöinti sujuvoituu Kirjanpito Sisäinen laskenta Raportointi ja analysointi Hankintojen analysointi Toimittajahallinta Tuotehallinta Peruslaskut Täysin manuaalikäsittely Tiedolla johtaminen 38

Kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden kokemuksia Mia Räikkönen, Verohallinto Risto Hakoila, Ulkoasiainministeriö Minna Korpela, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Veron kokemuksia Hama-hankkeen läpiviennistä ja tuloksista Mia Räikkönen 20.3.2015

Miksi Vero halusi Hama - hankkeeseen mukaan? Hanke käynnistyi Veron kannalta oikeaan aikaan, tuki hyvin omaa kehittämistä Laskun käsittelyn tuottavuus valtiohallinnon keskiarvoa alhaisempi, toisaalta laatu ollut hyvää mistä kertoo erittäin vähäinen määrä muistiotositteita Lähivuosina käytettävissä olevat resurssit tulevat selvästi vähentymään Laskujen käsittely on Verolla jo keskitetty, myös menojen budjetointi jo suht keskitettyä, jonka johdosta näillä muutoksilla ei pystyttäisi vaikuttamaan enää kovinkaan paljon tuottavuuteen Tilha ollut käytössä, mutta hyödyt ovat jääneet osittain saamatta (laskut eivät ole automaattisesti täsmäytyneet, tarpeita vastaava raportointityökalu puuttunut, hyödyntäminen palveluhankintojen osalta ollut vähäistä) Tarve saada tietoa siitä miten muut ovat ratkaisseet tähän prosessiin liittyviä asioita, pyörää ei kannata keksiä aina uudelleen 41 26.3.2015

Laskun käsittelykustannus 2014, kustannussäästöpotentiaali Yhden manuaalisesti käsitellyn laskun käsittelykustannus oli vuonna 2014 n. 25 euroa + Palkeiden veloittamat kustannukset 4,95 + maksatus, menotiliotteen käsittely ja järjestelmäkustannukset Automaattisesti käsitellyn laskun käsittelykustannus oli vuonna 2014 Palkeiden veloittamat kustannukset 4,16 + maksatus, menotiliotteen käsittely ja järjestelmäkustannukset Vuosi 2013 Vuosi 2014 lkm Autom. kohdistunut Osuus menotositteista % Osuus menotositteista % Aut.kohdistunut % Aut.kohdistunut % Manuaalisesti käsitellyt laskut % Tilaukselliset laskut 3 147 688 13,5 % 21,9 % 78,1 % Sopimukselliset laskut 0 Muut menotositteet 20 207 100 % Yhteensä 23 354 688 2,9 % 97,1 % Manuaalisesti käsitellyt laskut % Automaattisesti lkm kohdistunut Tilaukselliset laskut 3 841 1 375 16,4 % 35,8 % 64,2 % Sopimukselliset laskut 119 83 0,5 % 69,7 % 30,3 % Muut menotositteet 19 529 100 % Yhteensä 23 489 1 458 6,2 % 93,8 % Muiden menotositteiden määrän selvä vähentäminen Tavoitteena 25 % vuonna 2015 (n. 5 800 kpl); nämä maksettu aina myös eräpäivänä 42 26.3.2015

Veron kokemuksia Hama-hankkeesta Selkeät tavoitteet, jotka olivat myös osittain mitattavissa Tiivis aikataulu vaikka ehkä vähän liiankin tiivis tavoitteisiin nähden Hanke oli hyvin ryhmitelty eri kokonaisuuksiin Yksittäisellä kirjanpitoyksiköllä ei ole vipuvartta toimittajien suuntaan, järjestelmäongelmat haitanneet alusta alkaen Tilhan hyödynnettävyyttä. Hankkeen avulla järjestelmätoimittajat saatiin tekemään järjestelmiin korjauksia / parannuksia Otettiin käyttöön / lähdettiin rakentamaan uusia toiminnallisuuksia / toimintatapoja Sopimuskohdistustoiminnallisuus tuottavuuden näkökulmasta erittäin hyvä asia Tiliöintikoodi Käänteinen tilausprosessi täysin uudenlainen tapa toimia Laajempi työkalu raportointiin Hyvien käytäntöjen kokoaminen, työpajat olivat erittäin antoisia kun oli mahdollisuus kuulla minkälaisia muiden virastojen käytännöt ovat Voisiko vielä perustaa materiaalipankin, josta olisi nähtävissä esim. kaikkien kirjanpitoyksiköiden taloussäännöt, hankintaohjesäännöt ym talouteen liittyvät ohjeistukset Osallistumishalukkuus, innostuneisuus hankkeen piirissä niukoista resursseista huolimatta Koulutusta ja tukea on ollut saatavilla tarvittaessa 43 26.3.2015

Veron kokemuksia Hama-hankkeesta Hankkeella ei ollut käytettävissä riittävästi resursseja, jonka johdosta kaikkia tavoitteita ei voitu saavuttaa Erityisesti tiliöintikoodin hyödyntäminen ei ole ollut mahdollista hankkeen aikana, koska tekniikkaa ei saatu tältä osin kuntoon eikä myöskään toimittajiin oltu keskitetysti yhteydessä Pullonkaulana myös toimittajan resurssit & tahtotila saada tekniikka kuntoon Automaattitäsmäytyksen ongelmat, samat vanhat virheet tulevat uudelleen esille Toimittajien sitouttaminen hankkeeseen olisi pitänyt olla alusta asti parempi Viestintä ei ole ollut hankkeen eri toimijoiden välillä riittävää erityisesti ongelmien selvittelyn suhteen Hankkeen päättymisen jälkeen on edelleen huolehdittava, että asetetut tavoitteet / tehtäväkokonaisuudet tehdään valmiiksi Tiliöintikoodin laajempi hyödyntäminen edellyttää toimittajien informointia, tulisi tehdä keskitetysti valtiolla Käänteinen tilausprosessi, tekniikka kuntoon liitteiden osalta Sopimuskohdistustoiminnallisuus, uuteen toimintatapaan tulee saada myös toimittajat sitoutumaan 44 26.3.2015

Veron oman Hama-projektin tavoitteet Verohallinnossa tullaan mm. ottamaan käyttöön Valtiokonttorin HAMAhankkeessa määritettyjä toimintatapoja sekä kehitettyjä uusia Tilha ja Rondo -järjestelmien toiminnallisuuksia. Projektissa kehitetään Verohallinnon sisäisiä prosesseja hankintojen ja menojen käsittelyn osalta, jotta hankinnat ja menojen käsittely prosessin tuottavuutta saadaan parannettua. Hankintojen tekeminen kustannustehokkaasti varmistaen samalla mm. Hanselin puitesopimusten hyödyntäminen (tarvittavilta osin hankintatoimen uudelleen organisointi) Ostolaskujen käsittelyn tuottavuuden nostaminen valtiohallinnon mediaanitasolle vuoden 2016 loppuun mennessä. Optimaalinen työnjako Palkeet Veron taloushallinto - Substanssiyksiköt Laskujen käsittelytapojen määritteleminen laskutyypeittäin niille parhaiten sopivalla tavalla (maksuaikakortin käyttö pienhankintojen osalta, sopimuskohdistus, Tilha, tiliöintikoodin hyödyntäminen, manuaalinen kierto). Parhaiten käytäntöjen hyödyntäminen

Kiitos! mia.raikkonen@vero.fi 46 26.3.2015

HAMA-hankkeen päätöskatsaus Ulkoasiainministeriö 20.3.2015 R Hakoila / UM

UM:n lähtökohdat HAMA-hankkeeseen osallistumiselle Takana Rondo R7 ja R8 käytön kehittäminen ja hankaluudet ulkomaantoiminnoissa Meneillään erittäin hankala ja lisämäärityksiä vaativa Kiekukäyttöönottovaihe UM:ssä Pitkä historia ulkomaantoimintojen kotimaasta poikkeavasta maksuliikkeestä, maksuaikakorttivaltaisuudesta, tositekierrätyksestä sekä prosessivaatimuksista UM halusi lähteä mukaan kaikkiin relevantteihin mahdollisiin yhteisiin kehittämisiin näkökulmanaan ulkomaantoimintojen upottaminen ja huomioon ottaminen uusissa toimintatavoissa ja välineissä. Ja Valtiokonttori oli käsittääksemme samaa mieltä. Parempi nähdä vaivaa alussa kuin runsaammin käyttöönotoissa. UM mukaan sekä projektityöhön että ohjausryhmään 20.3.2015 R Hakoila / UM 48

UM:n osallistumisen onnistuminen HAMA-hankkeessa Projektityössä koettu sekä tehtävän kehittämisen aiheet tarpeelliseksi että oma osallistuminen tarpeelliseksi. Taloushallinnon osalta tavoitteena tuoda toisaalta ulkomaantoimintotarpeet mukaan ratkaisuihin ja toisaalta viedä uusia tapoja omiin käytäntöihin. Hankintatoimen osalta tavoitteena osallistua kehittämiseen UM:n juuri uusitun hankinta-strategian pohjalta ja mahdollisuuksien mukaan edistää Tilhan käyttöä ja etenkin jatkokehittämistarpeiden tunnistamista seuraavaa Tilha-ratkaisua varten. VNHY- valmistelut muuttivat lähtökohtia ja mahdollisuuksia, työaika kohdentunut muutokseen, ei mittavasti prosessikehittämiseen. Taloushallinnossa panos annettu prosessien kehittämiseen ja osallistuttu maksukortti- ja matkaprosessien muutosten pilotointiin, kv-maksukortit M2:en ja matkalaskujen kuitittomuuskokeilut Korttien siirto M2:en ok, ei kuitenkaan prosessitehojen kasvua, mutta yhdenmukaisuus yleiseen prosessiin. Matkalaskujen kuitittomuudesta ei vielä etuja, vaatii prosessikehitystä Hankintatoimessa suurin osa hankinnoista on siirtynyt VNHY:lle ja siirtotilanne sekä siirtyvien sopimusten, hankintojen että budjettien kannalta vielä jossakin määrin keskeneräinen. Lopputulema hankintatoimessa pienimuotoista Tilhan käytön laajennusta, muilta osin lähinnä oman hankintastrategian toimeenpanoa ja VNHY-ratkaisun valmistelua ja selvittelyjä. Yleisenä lopputulemana parhaiden käytäntöjen ohjeistus koetaan hyödyllisenä omaa etenemistä suunniteltaessa. Paljon jäi jatkotyötä sekä yhteisesti että omalle osalle. Rohkeammin voitaisiin analysoida laajempien kokonaisuuksien keventämisiä ja kenties luopumisia. 20.3.2015 R Hakoila / UM 49

Palkeiden kokemuksia Hama-hankkeen läpiviennistä ja tuloksista 20.3.2015 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi

Palkeissa toteutettuja muutoksia ja kehitystoimenpiteitä Sopimuskohdistustoiminnallisuus Sopimuskohdistustoiminnallisuuden pilotoinnit sujuivat hyvin ja pilotoinnin aikana saatiin tehtyä Palkeiden työohjeet. Pilotoinnin aikana saatujen käyttökokemusten mukaan prosessin tavoitteen mukaisesti toimiessa sopimuskohdistustoiminnallisuudesta saadaan merkittäviä tuottavuushyötyjä. Automaattinen käsittelyaste Palkeiden mittareilla laskettuna on parhaimmillaan jo yli 80%. Tuottavuushyötyjen saavuttamiseksi tulee kaikkien osapuolten toimia määritetyn prosessin mukaisesti. Vuoden 2015-2016 aikana sopimuskohdistustoiminnallisuus laajenee koko valtiohallintoon. Tiliöintikoodit Tiliöintikoodit on saatu toimimaan pääsääntöisesti hyvin. Käyttöönotoissa on ollut jonkin verran haasteita sekä toimittajille ilmoitetuista virheellisistä koodeista että virheellisestä koodin käytöistä (esim. koodia on käytetty laskuille, jolla sitä ei olisi pitänyt olla) Muutamissa tapauksissa on havaittu, että tiliöintikoodi on ollut väärässä kentässä. OpusCapitan uuden määrittelyn myötä tieto kopioidaan oikeaan kenttään. Samoin kopioidaan myös sopimusnumero ja tilausnumero, jos ne on välitetty väärässä tietokentässä laskusanomassa.

Palkeissa toteutettuja muutoksia ja kehitystoimenpiteitä Tilauksellisten laskujen käsittely Tilha-laskujen käsittelyä muutettiin kaikkien asiakkaiden osalta alkusyksystä siten, että kohdistumattomia laskuja ei enää yritetä kohdistaa manuaalisesti joka päivä, vaan automaattikohdistusta odotetaan palvelusopimuksen mukaisesti neljä päivää +1 vastaanottopäivä. Muutos on lisännyt tuottavuutta kun manuaalinen työ on vähentynyt. Kierron syy koodi otettiin käyttöön syksyllä 2014 (manuaalinen ylläpito laskun käsittelyn yhteydessä). Tilhaan liittyviä toiminnallisuuksia on parannettu ja päivitetty vuoden 2014 aikana. Välillä päivityksissä otetaan takapakkia ja niiden mukana on tullut uusia ongelmia. Summakohdistustoiminnallisuus piti tulla R8:n versiopäivityksessä 8/2014 testaukset on käynnissä edelleen ja tuotantoon vienti viikolla 16? Erokäsittelyn muutos (laskukohtainen toleranssiero sekä toleranssin rajoissa olevan eron vyöryttäminen tilauksen tiliöintien mukaisille tileille) piti tulla R8:n versiopäivityksessä 8/2014 nyt vasta testissä Tuottavuushyötyjen saavuttamiseksi tulee kaikkien osapuolten toimia määritetyn prosessin mukaisesti. 52

Palkeissa toteutettuja muutoksia ja kehitystoimenpiteitä Maksuunpanon automaatio Talousarvioasetusmuutos tuli voimaan 1.1.2015 alkaen. Muutosehdotuksen aiheuttaman määräyksen valmistuttua automaation toimeenpano tehdään Palkeissa (aikataulu ja suunnitelma tuotantoonsiirrolle). Menotiliotteiden käsittelyn automaation lisääminen Kevään 2014 seurannassa automaatioaste oli 15,3 %. Syksyllä 2014 Baswaressa käsiteltyjen menotiliotteiden automaatioaste oli 34,5% ( eri kirjanpitoyksiköiden välillä hajontaa 13% - 67,7%). Automaatioasteen nosto on edelleen työnalla (Kiekun ja Baswaren lisätoiminnallisuuksien käyttöönotto keväällä 2015). Perustietojen ylläpito Kertatoimittajatoiminnallisuus tulee käyttöön Kieku Erä3:n käyttöönoton yhteydessä. Kieku instanssissa luovutaan manuaalisesta EPRO-tarkastuksesta (pl. uudet toimittajat), koko toimittajarekisterin tarkistus verottajalta tehdään kaksi kertaa vuodessa. 53

Kiitos! Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi

Ajatuksia hankkeen tulosten käyttöönotosta Keijo Kettunen maksuliikepäällikkö Tilaisuus, Esittäjä

Lopputulosten hyödyntäminen Hankintojen tekeminen pääprosessi osa-alue - Laskumäärillä painotettu täsmäytymisaste helmikuussa 2015 yhteensä 39 % - Tilauksellisten laskujen osuus HAMA kirjanpitoyksiköillä 7,4 % - Valtiotasolla saavutetaan HAMA:ssa saavutetuilla luvuilla noin 8 htv:n säästö, tämä ei riitä! - HAMA:n kokemusten ja TAHA2020 strategia huomioiden tavoite tulee asettaa: 70 %:n täsmäytymisasteeseen ja 20-40 %:n käyttöasteeseen (puolet hankintasuunnitelmaan perustuvia) Voidaan saavuttaa 40-80 htv:n säästö Tilaisuus, Esittäjä 56

Lopputulosten hyödyntäminen Hankintojen tekeminen pääprosessi osa-alue Keinot: - Valtori ottaa käyttöön Tilhan - Muut Tilhaa käyttävät kirjanpitoyksiköt laajentavat Tilhan käyttöä (=> 2020) HAUS koulutus keväällä 2015 Onnistunut tilaustenhallintasovellutuksen kilpailutus Perustuu pääosin tuoteluetteloihin Vahvempi Hanselin ja Valtorin rooli Lopputuloksena verkkokauppatyyppinen ratkaisu Onnistunut tilaustenhallintasovelluksen käyttöönotto (vahva resursointi) kaikilta osapuolilta Tilaisuus, Esittäjä 57

Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely pääprosessi Perustietojen ylläpito - Kertatoimittaja toiminnallisuus on tuotantovalmis - Tuotantoonsiirto ei vaadi erityistoimenpiteitä ja kokemuksia toiminnallisuudesta saadaan Kiekun erä 3:n käyttöönoton yhteydessä - Toiminnallisuus sujuvoittaa prosessia, mutta säästöt tästä jäänevät alle yhden htv:n - Ei htv säästöjä Tilaisuus, Esittäjä 58

Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely pääprosessi Sopimuskohdistustoiminnallisuus - Laskumäärillä painotettu täsmäytymisaste helmikuussa 2015 oli 84,4 % - Sopimuksellisten laskujen osuus HAMA virastoilla 3,3 % Valtiotasolla saavutetaan HAMA:ssa saavutetuilla luvuilla noin 16 htv:n säästö, tämä ei riitä! HAMA:n kokemusten ja TAHA2020 strategia huomioiden tavoite tulee asettaa: 90 %:n täsmäytymisasteeseen ja 15-30 %:n käyttöasteeseen Voidaan saavuttaa 80-160 htv:n säästö Tilaisuus, Esittäjä 59

Lopputulosten hyödyntäminen Sopimuskohdistustoiminnallisuuden käytön laajennus Keinot: - Sopimuskohdistustoiminnallisuuden käyttöönotto aikataulutettu - Koulutukset suunniteltu - Seuranta toteutumasta sekä neuvonta (vuokrat, sähkönsiirto, leasing..) - Riittävä ja osaava resursointi tukeen (Palkeet ja Valtiokonttori) - Riittävä resursointi kirjanpitoyksiköissä Tilaisuus, Esittäjä 60

Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely pääprosessi Tiliöintikoodi - toiminnallisuus - Toiminnallisuus tuotannossa, ml. OpusCapitan lisäpalvelu - Laskumäärä HAMA kirjanpitoyksiköillä vähäinen - Arvio valtiotasolla: noin 5-15 % koko laskujen määrästä, noin 70 000 210 000 kappaletta Voidaan saavuttaa 15-45 htv:n säästö Tilaisuus, Esittäjä 61

Lopputulosten hyödyntäminen Tiliöintikoodi- toiminnallisuuden käytön laajennus Keinot: - Toiminnallisuus tuotannossa - Koulutukset suunniteltu - Seuranta toteutumasta sekä neuvonta sisältäen ohjeistuksen tiliöintikoodin käyttöalueista - Riittävä ja osaava resursointi tukeen (Palkeet ja Valtiokonttori) - Riittävä resursointi kirjanpitoyksikössä Tilaisuus, Esittäjä 62

Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely pääprosessi Maksuunpano automatisointi - Toiminnallisuus siirretään tuotantoon kevääseen 2016 mennessä Saavutetaan vähintään 1 htv:n säästö Tilaisuus, Esittäjä 63

Lopputulosten hyödyntäminen Maksuunpanon automatisointi Keinot: - Varmistetaan toiminnallisuuden tuotantoonsiirto ohjeistamalla ja aikatauluttamalla se - Seuranta toteutumasta sekä neuvonta sisältäen ohjeistuksen - Riittävä ja osaava resursointi tukeen (Palkeet ja Valtiokonttori) Tilaisuus, Esittäjä 64

Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely pääprosessi Menotiliotteiden käsittely - Automaatioaste nostetaan hankkeen alussa vallinneesta noin 10 %:n automaatioasteesta 80 %:iin - Tällä hetkellä tiliotteita käsittelee noin 50 eri henkilöä, htv-käyttö pienempi Voidaan saavuttaa 5-7 htv:n säästö Tilaisuus, Esittäjä 65

Loppupäätelmät - HAMA:n tuloksia hyödyntämällä voidaan saavuttaa arviolta 140-293 htv:n säästöt - TAHA2020 strategian tavoite yli 30 prosentin säästöistä tarkoittaa vähimmillään 280 htv:tta - Käytännössä säästöpotentiaali on vielä tätä tavoitettakin suurempi, koska laskelmissa ei ole mukana esim. laskujen esikäsittelyä, joka voidaan pääosin koneellistaa. Tämän säästöpotentiaali olisi yksinomaan noin 40 htv:tta - Hankinnasta maksuun prosessin parhaat käytännöt, toimintojen keskittäminen, automaation lisääminen, osaamisen kehittäminen Tilaisuus, Esittäjä 66

Keskustelua Mikko Kangaspunta toimialajohtaja Tilaisuus, Esittäjä

Tilaisuuden päättäminen Mikko Kangaspunta toimialajohtaja Tilaisuus, Esittäjä