20.08.2014 Sivu 1 / 1 1577/02.02.02/2014 67 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2014 Valmistelijat / lisätiedot: Anne Leino, puh. 046 877 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2014 tiedoksi. Päätös Liite Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 2 Tuloslaskelma 31.7.2014 Selostus Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin tilanteesta 31.7.2014 25.8.2014 ja valtuustolle asia viedään 8.9.2014. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain.
20.08.2014 Sivu 2 / 2 1. Toimintakatsaus Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen toinen toimintavuosi on käynnistynyt toimintasuunnitelman mukaisesti. Kaupunkitasoiset HR- palvelut ja työterveyspalvelut on tarjottu sovitussa laajuudessa. Asiakasyhteistyön suunnitelma vuodelle 2014 on tehty. Asiakasyhteistyöhön kuuluu säännölliset kehityskokoukset ja asiakaspalautteiden käsittely ja ne on toteutettu kevään osalta. Asiakastyytyväisyyden mittaamista kehitetään kyselyjä parantamalla. Asiakaspalaute on ollut hyvällä tasolla. Talous on hallinnassa ja edellytetyt talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tavoitteet voidaan toteuttaa. Palvelussuhdepalveluissa otettiin käyttöön Esimiehen ABC (esimiehen tärkeimmät tehtävät palvelussuhdeasioissa). Palvelussuhdekoulutuksiin on osallistunut 108 henkilöä ja palaute koulutuksista on ollut erittäin hyvä. Myös asiakaspalautteet ovat olleet pääsääntöisesti positiivisia. Timecon - työajanseurantajärjestelmän tietosisältöä on uudistettu ja uusi liittymä perustietojen välittämiseksi ehijati:sta Timeconiin otetaan käyttöön kesän aikana. eilo -projektin (sähköiset lomakkeet) projektiryhmässä on asiantuntijaroolissa yksi henkilö sekä soveltuvuusanalyysityöpajoissa kaksi muuta asiantuntijaa. Kehittämistyö on aloitettu sähköisen perustietolomakkeen suunnittelussa, joka nopeuttaa palvelussuhteen aloittamisen prosessia ja siitä seuraavia työvaiheita esimiehillä. Henkilöstön kehittämispalveluissa järjestettiin kevään aikana 23 koulutustilaisuutta. Työhyvinvoinnin koulutustilaisuuksia ja konsultoinnin toimeksiantoja oli yhteensä 76. Stipendikukkarohaku oli keväällä ja hakemuksia tuli 377 kpl (v. 2013 haku oli keväällä ja syksyllä, yht. 557 kpl). Sähköisen koulutushallinnan järjestelmän selvitystyötä jatkettiin ja sähköinen kehityskeskustelulomake otettiin kevään aikana käyttöön. Lisäksi valmisteltiin mentoroinnin verkkokurssi ja syksyn koulutusohjelmaa sekä valmistauduttiin syksyllä toteutettavaan Kunta 10- tutkimukseen, jossa kartoitetaan kunnallisen työelämän laatua. Lainsäädäntömuutos kolmen koulutuspäivän kannusteesta on edellyttänyt koulutuspäivien sähköisen seurantaa 2014 alusta lukien. Uusittu sähköinen koulutusmatkalomake on otettu käyttöön. Rekrytointipalveluissa rekrytointimäärät ovat taloudellisen tilanteen vuoksi alhaisempia, sillä kaupungille palkataan vähemmän työntekijöitä tällä hetkellä kuin vastaavaan aikaan edellisenä vuonna. Myös kesätyöpaikkoja oli tarjolla vähemmän kuin viime vuonna, noin 600 (700 kpl v. 2013). Myös kesätyöhakemuksia saapui vähemmän, kaikkiaan kesätyöhakemuksia tuli 15 975 (20 030 v. 2013). Rekrytointipalvelut on ollut mukana laatimassa uutta oppisopimustoimintamallia kaupungille. Toimintamallin ansiosta kaupunki voi tarjota eri aloilta työkokeilupaikkoja syksyllä usealle nuorelle. Noin 40:lle työkokeiluun osallistuneelle nuorelle tarjotaan lisäksi loppuvuonna mahdollisuus jatkaa oppisopimuksella. Nimetöntä työnhakua kokeiltiin toisen kerran Nuorisotoimen hauissa. Esimiehille ja työnhakijoille kohdistetussa asiakastyytyväisyyskyselyssä esille noussut kehittämiskohde, aikataulu- ja rekrytointisuunnittelulomake,
20.08.2014 Sivu 3 / 3 Tunnusluvut on toteutettu. Tavoitteena oli parantaa rekrytointiprosessin sujuvuutta, kestoa ja hakijaviestintää. Myös työhönotto on tehnyt toukokuussa omille esimiesasiakkailleen suunnatun asiakastyytyväisyyskyselyn. Kaupungin tuottavuusohjelma ja talouden tasapainotustavoitteiden perusteella on uudistettu rekrytointi-ilmoittelu, joka tuottaa säästöä toimialoille ja tulosyksiköille. Uusi toimintatapa astuu voimaan 1.8.2014 erillisilmoittelun osalta ja 31.8.2014 alkaen kokoomailmoittelun osalta. Rekrytointimarkkinoinnissa toteutettiin keväällä radiomainoskampanja ja Google -hakusanamainontaa jatkettiin. LinkedIn, Oikotie.fi ja Monster.fi - sivuille tehtiin uudet Espoota työnantajana esittelevät sivut. Kesä-elokuun aikana on kuvattu Espoota työantajana esittelevä yleisvideo sekä sosiaalityötä ja insinöörin työtä esittelevä ammattialavideo. Elokuussa kuvataan vielä kaksi videota, sairaanhoitajasta ja ruotsinkielisestä luokanopettajasta. Lisäksi Espoon tarinaan perustuva uusi ilme otettiin laajemmin käyttöön myös rekrytointimarkkinoinnin eri kanavissa. Rekrytointijärjestelmän uudistamisessa ei ole edetty tänä vuonna ennakoimattomasta hintatason muutoksesta johtuen. Työterveyspalveluissa on käynnistynyt vuoden alussa Työterveyslaitoksen kanssa sisäilmaongelmiin liittyvästä tutkimusyhteistyöstä (TOSI) -hanke. Tutkimushanke kohdistuu sisäilmaongelmiin liittyvien oireiden tunnistamiseen, hoitoon ja kuntoutukseen. Tutkimus jatkuu vuoteen 2016. Kelakorvaushakemus vuodelta 2013 on toimitettu Kelaan. Valmistaudutaan earkiston käyttöönottoon v. 2015 tammikuussa. Henkilöstöpalveluista osallistuttiin palveluliiketoimen Esimiehen sujuva arki ESA -tilaisuuksien järjestelyihin, toteutukseen ja koulutuksiin. TOT 2012 TOT 2013 TA 2014 TOT TOT% TOT ENN 7/2014 Julkaistuja rekrytointi-ilmoituksia 2 597 2 462 2 217 1 570 70,8 % 2 217 Työtapa-analyyseja 438 414 340 182 53,5 % 280 Rekrytointihaastatteluja 764 601 586 319 54,4 % 520 Palvelussuhdeneuvonta, yhteydenottoja 14 342 14 806 14 000 8 772 62,7 % 16 000 Koulutus- ja työhyvinvointitilaisuuksien osanottajia 3 894 5 183 3 200 2 472 77,3 % 3 700 Sairausvastaanottokäyntejä (lääkärit+hoitajat)10 607 10 606 10 000 4 728 47,3 % 10 000 Työpaikkaselvityksiä 165 93 130 19 14,6 % 50 Terveystarkastuksia (sis. terv.neuvottelut) 3 303 3 479 2 600 1 808 69,5 % 3 200 Työkykyarvioita 600 609 650 674 103,7 % 1 000 Viimevuoden vastaavaan ajankohtaan verrattuna julkaistuja rekrytointiilmoituksia on 6 % vähemmän, mikä näkyy myös työtapa-analyysien ja haastattelujen määrissä. Palvelussuhdeneuvontaan yhteydenottoja on ollut hieman ennustettua enemmän ja niiden ennustetaan ylittyvän 2 000 yhteydenotolla. Osaltaan se on seurausta mm. maaliskuussa voimaan tulleista virka- ja työehtosopimusten muutoksista. Myös Esimiehen uutiskirje on lisännyt tietoisuutta meneillään olevista asioista. Koulutus- ja
20.08.2014 Sivu 4 / 4 työhyvinvointitilaisuuksiin osallistujia on ollut arvioitua enemmän ja niiden määrän ennustetaan ylittyvän n. 500 osallistujalla. Työterveyspalveluissa sairausvastaanottokäyntien ennustetaan toteutuvan arvioidun 10 000 käynnin mukaisesti. Työpaikkaselvitykset painottuvat syksylle. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon ennustetaan alittavan talousarvion 50 000 euroa, joka johtuu siitä, että työterveyspalveluissa on avoinna olevia vakansseja, jotka vaikuttavat ammattiryhmäkohtaiseen tuntilaskutuksen toteutumiseen. Liiketoiminnan muissa tuotoissa on budjetoitu 2,0 milj. euroa kelakorvausta työterveyshuollon kustannuksista. Päätös v. 2013 korvauksesta ja arvio kuluvan vuoden korvauksesta saadaan vasta loppuvuodesta. Muiden tuottojen ennustetaan alittavan talousarvion 160 000 euroa. Yhteensä Tulojen ennustetaan kokonaisuudessaan alittavan talousarvion 0,2 milj. euroa. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma 1,6 milj. euroa, joka on 52 % talousarviosta ja niiden ennustetaan hieman ylittyvän. Työterveyspalvelujen heinäkuun ostopalvelulaskut tulevat viiveellä. Laskua edellisvuoden vastaavaan ajankohtaan on 7 %. Henkilöstömenojen toteuma on 2,2 milj. euroa, joka on 56 % talousarviosta ja niiden ennustetaan alittavan talousarvion 0,2 milj. euroa. Henkilöstökulut ovat 7 % ja työvoimanvuokraus 13,5 % alhaisemmat kuin viime vuonna vastaavana ajankohtana. Liiketoiminnan muiden kulujen toteuma on 0,4 milj. euroa, joka on 58 % talousarviosta ja niiden ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Laskua edellisvuoteen on 4 %. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tuloksen ennustetaan toteutuvan muutetun talousarvion mukaisesti 0,5 milj. euroa. positiivisena. 2.4 Investoinnit Nykyisen rekrytointijärjestelmän vaihtamisessa uuteen ei ole edetty alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Investointivarauksella oli tarkoitus varautua uuden järjestelmän käyttöönoton vaatimiin järjestelmämuutoksiin. Suunnitteilla olleen uuden järjestelmän hinta vaikutti siihen, ettei järjestelmän vaihtoa toteuteta tänä vuonna. Varaudutaan hankintaan uudestaan vuoden 2015 investointiohjelman yhteydessä. Työajanseurantaja työvuorosuunnitelmajärjestelmät kehittäminen käynnistyy syksyllä. Investoinneista ennustetaan säästyvän 146 000 euroa. 2.5 Budjettimuutokset
20.08.2014 Sivu 5 / 5 Henkilöstöpalvelut liikelaitos esittää, että Rekrytointijärjestelmän 166 000 euron säästyvästä investointivarauksesta käytetään työterveyspalvelujen earkiston käyttöönottoon n. 20 000 euroa. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä on 76 (vakituiset 71 ja määräaikaiset 5), joka on 8 henkilöä vähemmän kuin viimevuoden vastaavana ajankohtana. Muutokseen ovat vaikuttaneet ERP -järjestelmätukitoimintojen siirto talouspalveluihin (4 henkilöä), yhden henkilön siirtyminen takaisin tietotekniikkapalveluihin. Työterveyspalveluissa on 3 henkilöä vähemmän. Työterveyspalvelujen kahden virkalääkärin hakuprosessi jatkuu. Kaupunginhallitus perusti 7.4. uuden henkilöstöneuvoston sihteerin toimen 1.7. lukien henkilöstöpalveluihin. Henkilöstöneuvoston toiminta on kaupungin pysyvää toimintaa ja se on tarkoituksenmukaista hoitaa omana työnä. Tehtävän hoito on aikaisemmin ostettu ostopalveluna ja kuulunut yleishallintoon. Sairauspoissaolot kesäkuun loppuun on 2,65 % (2,79 % v. 2013) ja työtapaturmat 0,05 % (0 % v. 2013). Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittämisen suunnitelma otetaan käyttöön 2014 lukien. Henkilöstö työsti toukokuun lopussa yhteisessä kehittämiskokouksessa toimintaa ja tavoitteita vuodelle 2015. 4. Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia, tavoite toteutuu 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen, tavoite toteutuu 3. Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan 266 000 euroa, tavoite toteutuu 5. Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Henkilöstöpalveluissa on kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2014 1. Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin 2. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö varmistaa tehokkaat ja laadukkaat palvelut 3. Palvelut paremmiksi asiakastyöllä ja kumppanuudella Tavoitteissa on edetty suunnitelmien mukaisesti. Manuaaliprosessien sähköistämisen suunnitelma on tarkistettu keväällä ja sen toteutusta jatketaan. Asiakasyhteistyön suunnitelma vuodelle 2014 on tehty. Asiakasyhteistyöhön kuuluu säännölliset kehityskokoukset ja asiakaspalautteiden käsittely. Asiakastyytyväisyyden mittaamista kehitetään kyselyjä parantamalla. Toimintoja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittämisen suunnitelma on otettu käyttöön 2014. Osaamisalueet ja kehittämistarpeet on tunnistettu liikelaitostasoisesti ja niitä on jatkotyöstetty palvelualueittain. Kehittämistarpeiden perusteella suunnitellaan toimenpiteet, jotka
20.08.2014 Sivu 6 / 6 huomioidaan vuosittain koulutussuunnittelussa sekä henkilöstösuunnitelmassa. Tiedoksi
20.08.2014 Sivu 7 / 7