12.02.2014 Sivu 1 / 1 679/02.06.01/2014 8 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. 043 825 1527 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Päätös Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Talouspalvelut -liikelaitos aloitti toimintansa 1.1.2013. Kehityskokous asiakkaiden kanssa toteutettiin alkuvuodesta hieman edellisvuodesta poikkeavalla tavalla. Kokouksen antia on jatkotyöstetty eri palvelualueilla ja useissa prosessikohdissa on saavutettu merkittäviä parannuksia. Liikelaitoksen työntekijöitä on kannustettu ideoimaan parempia palveluprosesseja ja työvaiheiden parannuksia. Työtehtävien uudelleenjärjestelyt ovat edenneet hyvin ja lähes kaikissa tehtävissä on siirrytty tiimityöskentelyyn jolla on saatu varmistettua tehtävien häiriötöntä etenemistä varsin onnistuneesti. Työntekijät ovat enimmäkseen suhtautuneet positiivisesti tehtäväalueittensa laajennuksiin, sillä samalla se
12.02.2014 Sivu 2 / 2 on tarkoittanut työruuhkien tasoittumista useammalle tekijälle sekä sitä, ettei työntekijän poissaolojen aikana työt kasaudu samalla tavalla kuin ennen. Tiimityöskentely on jouduttanut palveluprosessien sekä työtapojen kehittämistä. Myös työyhteisön kokonaisosaaminen palvelualueeltamme on kasvanut. Palkanlaskennassa on otettu loppukevään aikana käyttöön sähköinen palkka-ajon tarkastus. Tämä nopeuttaa palkka-ajojen tarkastamista sekä poistaa tältä osin paperitulosteiden arkistoinnin. Kansaneläkelaitoksen esara asiointijärjestelmän vaatimien muutosten tekeminen palkanlaskentajärjestelmäämme ei edennyt suunnitelmien mukaisesti ja sen käyttöönotto lykkääntyy pitkälle vuoteen 2014. Syynä viivästymiseen on Kansaneläkelaitoksen tekemät muutokset tietojen vastaanottovaatimuksiin sekä järjestelmätoimittajan (CGI) kyvyttömyys toteuttaa muutoksia vaadituissa aikatauluissa. Luottamushenkilöiden palkkioiden käsittelyprosessiin tehtiin muutoksia vuoden 2013 alussa ja se aiheutti palkanlaskennassa merkittäviä hankaluuksia joka viivästytti luottamushenkilöiden palkkioiden maksatusta. Kokousjärjestelmän muutosten vaikutuksia palkkioiden maksatukseen ei selvitetty riittävästi eikä järjestelmän suunnittelussa ollut otettu riittävästi huomioon palkkioiden maksatuksen tarvitsemien tietojen saatavuutta. Tilanne saatiin kevään kuluessa hallintaan, mutta läheskään kaikkia kokousjärjestelmän kehittämisessä suunniteltuja hyötyjä ei tulla saamaan käyttöön. Ostolaskujen käsittelyssä on tehty suurehkoja muutoksia tietojärjestelmiin liittyen. Espoo Catering liikelaitos on ottanut käyttöön Aromi-järjestelmän jonka kautta tehtyjen tilausten ostolaskujen käsittely helpottuu huomattavasti. Aromi-järjestelmällä tehdyistä tilauksista Espoon kaupungille saapuvat ostolaskut kohdistuvat suoraan ostotilauksiin eikä erillistä tiliöintiä, tarkastusta ja hyväksyntää ostolaskulle tarvita, vaan kyseiset ostolaskut siirtyvät suoraan reskontrassa odottamaan maksatusta (edellyttäen, että ostolaskun ja ostotilauksen tiedot täsmäävät toisiinsa). Toinen merkittävä tietojärjestelmän kehitystyötä vaatinut prosessimuutos koski ns. tietosuojalaskujen (ostolaskuja mitkä sisältävät henkilötietolain tms. lainsäädännön mukaan salassa pidettäviä tietoja) käsittelyä. Kehitystyön tuloksena myös tietosuojalaskut (vuodessa noin 24.000 kappaletta) voidaan nyt ottaa vastaan kaupungin järjestelmään sähköisesti eikä tietoja tarvitse enää poistaa laskuilta manuaalisesti. Tietosuojalaskut merkitään esikirjauksessa tietosuojalaskuiksi ja laskun kuva salataan, jolloin laskua pääsee katsomaan vain henkilöt joille siihen on erikseen annettu oikeus. Vuoden vaihteessa ostolaskujen käsittely on tyypillisesti ruuhkautunut pahasti. Tällä kertaa ruuhkaan oli varauduttu muuttamalla prosesseja sekä työtapoja ja henkilöstö selviytyi ruuhkasta normaalin työajan puitteissa. Ostolaskujen henkilöstö pystyi jopa pitämään lomaa joulun välipäivinä. Kirjanpidon ja myyntilaskujen palvelualueen työt keskittyivät vuoden alussa pitkälti tilinpäätöksen tekemiseen. Myyntilaskujen osalta on käyty eri laskutusprosesseja läpi ja yhtenäistetty laskutusrutiineja sekä kehitetty mm. laskutustoimeksiantolomakkeistoa yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Perintätoiminnan kilpailutus valmisteltiin ja toteutettiin. Kilpailutuksesta on valitettu Markkinaoikeuteen. Hankintapalveluiden johtaja aloitti tammikuussa. Hänen johdollaan hankintatoimen toimintamallia on uudistettu merkittävästi ja
12.02.2014 Sivu 3 / 3 hankintapalveluiden resursointia on saatu muutenkin vahvistettua. Hankintapalvelujen organisaatiota on muutettu tukemaan uutta hankintakategoriamallia. Kilpailutuksia on suunniteltu entistä vahvemmin yhdessä asiakkaiden kanssa tavoitteena aiempaa edullisemmat ja laadullisesti korkeatasoisemmat hankinnat. Hankintapalveluiden henkilöstö on erittäin sitoutunut muutoksiin, mikä näkyy esimerkiksi sairauspoissaolojen selvänä vähenemisenä alkuvuoden (1-9/2013) osalta (3,4% --> 1,6%). Tunnuslukuja TOT 2012 TOT 2013 Muutos kpl Myyntilaskuja 472 524 540 000 67 746 -joista e-laskuja, % 9,3 23,0 Ostolaskuja 246 249 251 000 4 751 -joista sähköisesti, % 65,0 68,0 Palkkalaskelmia 241 911 237 300-4 611 Kilpailutuksia 146 155 9 2. Talous Valtuusto hyväksyi 9.12. Talouspalvelut -liikelaitoksen tuloksen parannuksen 50 000 euroa. Muutokset talousarvioon tehtiin lisäämällä ulkoisiin muihin tuottoihin 50 000 euroa. Analyysitekstissä on vertailut tehty alkuperäiseen talousarvioon. 2.1 Tuotot Liikevaihto toteutui 0,3 milj. euroa talousarviota suurempana (toteuma 9,5 milj. euroa, talousarvio 9,2 milj. euroa). Kaikkien palvelualueiden liikevaihdot ylittivät hieman talousarvion. Erot johtuvat budjetoinnin epätarkkuudesta, sillä budjetointia tehtäessä meillä ei ollut käytettävissä kovin tarkkoja volyymitietoja eikä tietoja eri tehtävien vaatimasta työajasta. Tilanne on parantunut merkittävästi vuoden kuluessa. Lisäksi liikevaihtoa kasvatti 50.000 eurolla eri työllistämisohjelmilla työllistetyistä työntekijöistä saatu tuki. Muut tuotot ylittyivät 0,3 milj. euroa (toteuma 0,5 milj. euroa, talousarvio 0,2 milj. euroa). Noin puolet tuotosta muodostivat verottajalta saadut arvonlisäverojen korjaukset ja toisen puolen perintäkulujen tuotot. 2.2 Kulut Toimintakulut ylittivät talousarvion 0,1 milj. euroa (toteuma 9,5 milj. euroa, talousarvio 9,4 milj. euroa). Henkilöstökulut toteutuivat talousarvion mukaisena (6,4 milj. euroa). Palvelujen ostot toteutuivat 0,1 milj. euroa talousarviota suurempina (toteuma 2,5 milj. euroa, talousarvio 2,4 milj. euroa). Ylitys johtui ulkoisten postipalveluiden kohdalla talousarviovaiheessa sattuneesta väärinkäsityksestä sekä asiakkaiden arvioitua hitaammasta verkkolaskuihin siirtymisestä. Muut kulut toteutuivat talousarvion mukaisesti (0,6 milj. euroa).
12.02.2014 Sivu 4 / 4 2.3 Tulos Tiikauden tulos on 0,4 milj. euroa ylijäämäinen. Tulos sisältää 0,2 milj. euroa vanhoista ostolaskuista verottajalta saatuja arvonlisäveropalautuksia. 2.4 Investoinnit Liikelaitos ei tehnyt investointeja vuonna 2013. Investointeihin (sähköinen käyttöarkisto) oli talousarviossa varattu rahaa 0,06 milj. euroa, mutta suunniteltua investointia ei toteutettu. Korvaava toiminnallisuus toteutettiin nykyisiin tietojärjestelmiin (Oracle ostolaskut sekä ehijat palkanlaskenta) muiden kehitystöiden ohessa ja kirjattiin suoraan kuluiksi alkuvuoden aikana. 3. Henkilöstö Henkilötyöpanos oli 159 (vuotta aiemmin 152) henkilötyövuotta. Palvelussuhteiden määrä oli vuoden lopussa 171 (160) joista miehiä oli 13 (10) ja naisia 158 (150). Henkilöstöstä 152 (148) on vakituisia, 15 (8) määräaikaista ja 4 (4) työllistettyä. Espoo Talouspalvelut liikelaitokseen siirtyi kaksi henkilöä vuoden alussa Palveluliikelaitoksen esikunnan uudelleenjärjestelyn vuoksi ja vuoden loppupuolella vahvistimme Hankintapalvelut palveluyksikköä palkkaamalla sinne viisi uutta työntekijää. Yksi työntekijä siirtyi tiiminvetäjän tehtävästä seniorimallilla asiantuntijaksi ja hänen tilalleen saatiin palkata uusi tiiminvetäjä. Espoon strategian mukaisesti olemme myös palkanneet maahanmuuttajamallilla yhden lisätyöntekijän palkanlaskentasihteeriksi. Työntekijöistä 14 (13) puhuu äidinkielenään muuta kuin suomea tai ruotsia mikä on 8,2 % (8,1 %) koko henkilöstömäärästä. 4. Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus 5 %. Tavoite toteutui. 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet 1) Henkilöstön osaamisrakenne tukee palvelujen tehokasta tuottamista Tavoitteena oli tehdä osaamiskartoitukset ja suunnitelma sekä aloittaa toteutus. Osaamiskartoitukset tehtiin suunnitelman mukaisesti ja niiden pohjalta laadittiin suunnitelma palvelualueittain osaamisrakenteen kehittämisestä. Suunnitelman toteuttaminen aloitettiin välittömästi. Tavoite toteutui. 2) Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin Tavoitteena oli lähtötilan kartoitus, suunnitelman tekeminen sekä toteutuksen aloittaminen. Ensimmäiset manuaaliprosessit (palkka-ajojen tarkistus sekä tietosuojalaskujen käsittely) toteutettiin vuoden 2013 aikana. Tavoite toteutui. 3) Palveluhinnoittelu tarkistettu Tavoitteena oli tehdä arviointi vuoden 2013 hinnoittelun onnistumisesta ja ottaa uusi hinnoittelu käyttöön vuoden 2014 alusta lukien.
12.02.2014 Sivu 5 / 5 Arviointi tehtiin huhtikuussa, syyskuussa ja tammikuussa. Huhtikuun arvioinnin perusteella tehtiin kehysehdotus ja syyskuun arvioinnin jälkeen talousarvioehdotus. Palvelutuotteiden rakennetta muutettiin joiltain osin edellisvuodesta ja hinnoittelua yksinkertaistettiin. Uudet hinnat otettiin käyttöön 1.1.2014. Tavoite toteutui. Tiedoksi
12.02.2014 Sivu 6 / 6