TARJOUSPYYNTÖ Akaan kaupunki pyytää tarjoustanne pitkän kantaman rfid -etäluentatekniikkaan perustuvasta tiedonkeruu ja kulunvalvontajärjestelmästä. 1. HANKINNAN KUVAUS Hankittavan automaattisen tiedonkeruu- ja kulunvalvontajärjestelmän on taattava korkea toimintavarmuus ja sovelluttava: - maan- ja lumenkaatopaikan luvanvaraisen kulun sallimiseen, valvontaan ja luvattoman kulun estämiseen 24/7 periaatteella. - tiedonkeruuseen kulunvalvonnan läpi ajettavista kuormista (tuojan tunnistus, materiaalilajit ja kuormien lukumäärät) - kerätyn tiedon raportointiin siinä muodossa, että sitä voidaan käyttää laskutuksen ja tilastotietojen keruun perustana. - Järjestelmän asennus ja perustamistyöt (eli laitteiston perustan, ei maan tasoitus tms. töitä) sisältyvät tarjoushintaan (kunta hoitaa paikalle sähkön ja maanpohjustustyöt). 2. HANKINTAMENETTELY - Hankinta on arvoltaan kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, joten kynnysarvon ylittävää julkista hankintakilpailutusta ei hankintayksikön toimesta tarvitse tehdä. - Hankintamenettelyssä sovelletaan kunnan sisäistä hankintamenettelyä pienhankinnoista. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin eli pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia muutoin kuin hankintaoikaisua koskevan muutoksenhakusäännön osalta (HankL 83 ) 3. TARJOAJALTA VAADITTAVAT TODISTUKSET JA SELVITYKSET - Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: o kaupparekisteriote o todistus verojen maksamisesta o ilmoitus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta o selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintälain (1118/1996) mukaisen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin, sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaisen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
o selvitys työntekijöiden työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista (laki 1233/2006 5 ). - Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois tarjouskilpailusta. - Referenssiluettelo: tarjoajalla on oltavat vähintään neljä (4) vastaavanlaista toimitusta vastaaviin keliolosuhteisiin soveltuvista järjestelmistä viimeisen kolmen vuoden ajalta. 4. TARJOUKSEN TEKEMINEN JA SISÄLTÖ - Tarjous tehdään kirjallisesti ilman valmista lomakepohjaa. Tarjouksen ja kaikkien sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. - Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnössä vaaditut toiminnalliset, tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset. Vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kohdassa 3. mainitut selvitykset. - Järjestelmä tehdään kertainvestointina, joten tarjoushintojen (alv 0%) tulee olla kiinteä koko järjestelmän osalta. Mikäli järjestelmään sisältyy kk-laskutusperusteisia ylläpitokustannuksia, niin nämä on esitettävä tarjouksessa ja ne ovat osa laskettavaa kokonaishintaan kolmen vuoden jaksolle v.2018 loppuun asti. - Tarjoushinta pitää antaa erikseen itse laitteille ja toinen hinta näille ylläpitokustannuksille, mikäli kuukausi maksuja järjestelmästä tulee. - Lisäksi tarjouksessa on ilmoitettava hinnat ajoneuvo tunnistimille ja mahdollisille muille laitteille mistä toimittaja veloittaa. - Tarjouksessa tulee kuvata ja yksilöidä riittävän tarkkaan, miten tarjottu järjestelmä täyttää seuraavat ensisijaista teknistä ja toiminnallista suorituskykyä koskevat vaatimukset. TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET o Järjestelmän tulee olla Suomessa yleisesti tunnettua ja käytettyä merkkiä ja sen huolto sekä varaosien saanti tulee olla asianmukaisesti järjestetty. o Järjestelmän tulee olla luotettava ja toimintavarma Suomessa talvisin vallitsevissa haasteellisissa olosuhteissa. o Järjestelmän huolto sekä varaosien saanti tulee olla asianmukaisesti järjestetty ja paikallinen saatavuus eli lyhyt vasteaika katsotaan eduksi.
o Laitteiden oltava siirrettäviä eli oltava mahdollisuus hyödyntää samaa järjestelmää esim. väliaikaisilla lumenkaatopaikoilla tai määräaikaisissa rakennusprojekteissa. o Pitkä (min. 10m toimintavarma etäisyys) ja helposti säädettävissä oleva tunnistusetäisyys, jotta toiminta saadaan optimoitua haasteellisimmillakin alueilla käyttöympäristön vaatimusten mukaan, eikä kuljettajien tarvitse erikseen pysäyttää autoa. o Järjestelmän pitää mahdollistaa tarvittaessa sekä ajoneuvon, materiaalin että kuljettajan tunnistaminen. o Järjestelmän pitää pystyä ottamaan vastaan tieto eri materiaaleista. o Järjestelmään mahdollisuus saada omalle huoltokalustolle tunnistimia, jotka eivät ole koko ajan valmiustilassa ja ne pystytään erikseen aktivoimaan toimiviksi, esim. painonapillisia. o Langaton tiedonsiirto ja internetin kautta etänä toimiva käyttöliittymä, jolla saadaan verkon yli ohjattua puomilaitteistoa. o Kulkuoikeuksia tulee voida muuttaa langattoman tiedonsiirron kautta. o Tietojenkeruujärjestelmän pitää pystyä toimimaan Stand Alone tilassa ilman tietoverkkoyhteyttä 72h (yli viikonlopun kestävä huollon vasteaika). o Järjestelmästä pitää saada listaus tapahtumista laskutusta varten. o Järjestelmän mahdollinen yhteensopivuus naapurikuntien maa- ja lumenkaatopaikoilla käytössä olevien järjestelmien kanssa on myös tärkeää, koska liikennöitsijät ajavat kuormia paljon yli kuntarajojen ja yhteensopiva järjestelmä mahdollistaa tunnistamisen samaa tekniikka hyödyntäen. - Tarjouksessa ilmoitetaan toimivan perusjärjestelmän kokonaishankintahinta. Perusjärjestelmällä tarkoitetaan 4-5 metrin liikennepuomia turvalaitteineen, tarvittavine ohjausjärjestelmineen, asennuksineen ja tarvikkeineen. Kunta huolehtii sähkönsyötön järjestämisestä, tien rakentamisesta ja mahdollisesta asfaltoinnista. Toimittaja hoitaa puomilaitteiston edellyttämät asennus- ja käyttöönottotyöt sekä antaa käyttökoulutuksen. - Tarjous on jätettävä paperimuodossa ja se on toimitettava suljetussa kuoressa määräaikaan mennessä jäljempänä ilmoitettuun osoitteeseen. Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa kolme (3) kuukautta jättöpäivästä lukien.
5. TARJOUSTEN KÄSITTELY JA VALINTAKRITEERIT - Tarjoukset avataan tilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoukset, jotka todetaan tarjouspyynnön mukaisiksi ja joiden tarjoajat täyttävät kelpoisuusvaatimukset otetaan tarjousten arviointivertailuun. Kelpoisuusvaatimukset todetaan toimitettujen todistusten perusteella. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. - Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksien tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuuden arviointi - Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytyksiä suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. - Tarjoajan kelpoisuuden arviointi suoritetaan kohdassa 4 mainittujen todistusten ja selvitysten perusteella. Vaadittujen todistusten ja selvitysten tai niistä ilmenevä vakuutusmaksujen, verojen tai sosiaalimaksujen laiminlyönti voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta Laissa Julkisista Hankinnoista 2007/348 seuraavissa kohdissa mainituilla perusteilla: 53 Eräisiin rikoksiin syyllistyneiden ehdokkaiden ja tarjoajien sulkeminen tarjouskilpailusta, 54 Muut poissulkemisperusteet ja 63 Poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen - Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. - Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia, arvioidaan tarjouspyynnössä mainittujen tarjousten arviointiperusteiden mukaisesti ja vertaillaan pisteytyksen mukaisesti (kohta 6).
6. HANKINNAN RATKAISUPERUSTEET - Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus ja tarjouspyynnön mukainen järjestelmä. - Tarjousten kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa (tarjousvertailu) kiinnitetään mainituin painotuksin huomiota alla esitettyihin seikkoihin: - tarjoushinta 50 %, johon lasketaan mukaan laitteistohinnan lisäksi järjestelmän ylläpitomaksu kolmen vuoden eli 36 kk:n ajalta. - tarjoajan henkilöstöresurssit sekä toimitukseen tarjotun henkilöstön organisaatio ja kokemus vastaavista töistä 20 % - yritysreferenssit vastaavista kohteista viimeksi kuluneilta viideltä (5) vuodelta 15 % - tarjottujen laitteiden mekaaniset ja toiminnalliset ominaisuudet: käytön luotettavuus, tarkoituksenmukaisuus ja huollon helppous 15 % o Kukin vertailutekijä pisteytetään skaalalla 1-100. Halvimmalle / parhaimmaksi arvioidulle tarjoukselle annetaan 100 pistettä. Muiden tarjousten pisteet saadaan käänteisessä suhteessa parhaimpaan verrattuna. Saadut pisteet painotetaan yllä esitetyllä tavalla ja lasketaan painotettujen pisteiden summa (vertailupisteet). Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous saa suurimmat vertailupisteet ja kyseinen tarjoaja valitaan. - Lisäksi rakennuttaja pidättää oikeuden hylätä selvästi ali- ja ylihintaiset sekä jättää työt kokonaan tilaamatta. 7. HANKINTAPÄÄTÖKSET JA HANKINTASOPIMUKSET - Kunta tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tarjousvertailussa huomioon otettavien tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perustuu edellä mainittuihin tarjousten arviointikriteereihin ja niiden perusteella annettuihin pisteisiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. - Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja valittu toimittaja on toimittanut kunnalle kohdassa 3. mainitut hyväksyttävät tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, mikäli toimittaja käyttää tarjoamansa palvelun toteuttamisessa alihankintaa tai ulkomaista työvoimaa. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankinnassa noudatetaan NLM 10 ehtoja. - Järjestelmän tulee olla asennettuna ja käyttövalmiina marraskuun 2015 puoliväliin mennessä.
8. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN - Suljetut tarjoukset vaadituin liitteineen on jätettävä 08.09.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Akaan kaupunki / tekninen toimi Vesa Savolainen PL 34 (Myllytie 3) 37801 Akaa Tarjouskuoressa on oltava merkintä: Maan ja lumenkaatopaikan kulunvalvontajärjestelmä 9. LISÄTIETOJA - Mikäli tarjouspyyntöasiakirjoissa esiintyy epäselvyyksiä, niistä tulee ilmoittaa rakennuttajalle 27.8.2015 mennessä. Epäselvyyksien johdosta annettavat lisäselvitykset lisätään 31.8.2015 urakka-asiakirjoihin Akaan kaupungin nettisivuille www.akaa.fi/hankinnat maan- ja lumenkaatopaikan kulunvalvontajärjestelmä, lisäkirje 1 jne. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella perehtyneensä mahdollisiin lisäkirjeisiin. Lisätietoja antaa ja tiedusteluihin vastaa Akaan kaupungilta Vesa Savolainen 040-3353274. Akaa 19.8.2015 Vesa Savolainen Kunnossapitopäällikkö Akaan kaupunki