Yhteisöviestinnän johtaminen 3 Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt. Viestintävalmiudet Leif Åberg syyslukukausi 2011
Luennot Yksilötehtävät Pienryhmätyö vko 45 08.11. ensimmäinen luento verkossa 11.11. ensimmäinen luento Ennaltapohdinta: arvioi ProComin Yhteisöviestintä 2010-luvulla-asiakirjaa Toimintamallin esittely luennolla, pienryhmien muodostus vko 46 15.11. toinen luento verkossa 18.11. toinen luento 1. luennon oppimispäiväkirja 15.11. klo 16 mennessä vko 47 22.11. kolmas luento verkossa 25.11. kolmas luento vko 48 29.11. neljäs luento verkossa 02.12. neljäs luento vko 49 06.12. viides luento verkossa 09.12. viides luento vko 50 13.12. Koostemateriaali verkossa 16.12. Viimeinen luento vko 51 vko 02/2012 Tulokset 10.1.2012 2. luennon oppimispäiväkirja 22.11. klo 16 mennessä 3. luennon oppimispäiväkirja 29.11. klo 16 mennessä Toivomuksesi 5. luennon erityisteemoista 02.12. mennessä leif.aberg@helsinki.fi Vertaisarvioinnin kohde nimetty 2.12. 4. luennon oppimispäiväkirja 06.12. klo 16 mennessä 5. luennon oppimispäiväkirja 13.12. klo 16 mennessä Vertaisarvio viim 14.12. Moodleen Koostettu oppimispäiväkirja 20.12. klo 16 mennessä Pienryhmän tehtävän hahmottelu: oppimistavoite, sisällöt, työnjako, toimintamuodot Moodleen 24.11. mennessä tiedonkeruuta, analyysia Raportin laadintaa 12.12. klo 23.59 mennessä: pienryhmäraportti Moodleen Presentaatio 16.12.
Yhteisöllisyys Ferdinand Tönnies: Gemeinschaft: - läheiset suhteet, - perinteet - sisäiset normit James Carey: viestinnän ritualistinen voima Liisa Raina ja Rauno Haapaniemi: Yhteisöllisyys on ryhmän kehittyvä ominaisuus: yhteinen tietoisuus syntyy vuorovaikutuksen avulla yhteisöön kuuluminen ja siinä toimiminen koetaan mieleiseksi
Päivän teemat Viestinnän tarkoituksenmukainen organisointi Viestintävastuiden määrittely Viestinnän voimavara-analyysi Viestinnän ihmisten yhteydet strategiseen johtoon ulkopuolisiin kumppaneihin ja muihin tärkeisiin tahoihin
Määritelmiä
Organisaatioviestintä on prosessi, tapahtuma, jossa merkityksien antamisen kautta tulkitaan sellaisten asioiden tilaa, jotka koskevat työyhteisön toimintaa tai sen jäsenten yhteisöllistä toimintaa, ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkoston kautta (Åberg, Viestinnän johtaminen 2000) Yhteisöviestintä on työyhteisön viestintätoiminto eli funktio, jossa viestinnän keinoin edistetään työyhteisön vision, strategioiden ja tavoitteiden saavuttamista (ProCom 2007)
Public Relations Cutlip, Center & Broom (2006): Yhteisöviestintä on johtamisen väline, joka saa aikaan ja ylläpitää hyödyllisiä vuorovaikutussuhteita organisaation ja sen yleisöjen välillä. Noiden yleisöjen suhtautumisesta riippuu organisaation menestyminen ja epäonnistuminen. Van Ruler ja Verčič (2002), the Bled Manifesto: PR is (the maintainance of) relationships (with) publics (by) communication (in order to) establish) mutual understanding. Grunig (1992): Yhteisöviestintä on organisaation ja sen yleisöjen välisen viestinnän johtamista.
Kaksi pääsuuntausta Managerialistinen, lähinnä angloamerikkalainen käsityksen mukaan vuorovaikutussuhteita rakennetaan, kehitetään ja ylläpidetään organisaation julkissuhteilla. Organisaatio pyrkii suunnitelmallisesti johdetulla viestinnällä vaikuttamaan siitä muodostuviin käsityksiin ja ylläpitämään yhteisymmärrystä ja luottamusta. PR:ää tarkastellaan strategisesta, suhteiden hallinnan näkökulmasta mm (Hutton (1999), Grunig1992), Åberg 2000), ProCom 2007). Eurooppalainen perinne organisaation ja julkisuuden välistä reflektiivistä luonnetta ja keskittyy yleisöihin ja julkisuuden sfääreihin. Jokainen henkilöstön jäsen on viestijä ja maineen lähettiläs Näkemys painottaa organisaation toiminnan vaikutuksia yhteisöihin ja yhteiskuntaan mm Verčič et al. (2001), Raupp (2004), Kent ja Taylor (1998, 2002), Aula ja Mantere (2008), Aula ja Heinonen (2011). Juholin 2007)
Valtionhallinnon viestintä on vuorovaikutteinen prosessi, jossa viranomaiset vastaanottavat, tuottavat ja jakavat informaatiota sekä osallistuvat eri tavoin julkiseen keskusteluun ja siten luovat merkityksiä yhteiskunnallisista asioista (Informoi, neuvoo, keskustelee ja osallistuu. Valtionhallinnon viestintä 2000-luvulla. Valtioneuvoston kanslia 2001) Työyhteisön viestintäjärjestelmä on kokonaisuus, joka muodostuu käyttöön otetuista viestintäkanavista, viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä (Åberg 2000).
Viestintäyksikkö on organisaation strategisen tason asiantuntija- ja palveluelin. Se johtaa, konsultoi, koordinoi ja toteuttaa viestintää
Siis hankalia käsitteitä! toiminto, funktio, jota viestinnän ammattilaiset hoitavat strateginen työkalu, osa strategista johtamista mukana kaikessa johtamisessa ja organisatorisessa toiminnassa: ilman viestintää ei voi johtaa
Organisointi
Organisoinnin lähtökohta ei ole olemassa yhtä ainoaa, oikeaa tapaa viestiä viestinnän järjestelyjä pohdittaessa on siten otettava huomioon yhteisön erityispiirteet ja viestinnän puitteet
Soviteanalyysi Ympäristötekijät Rakennetekijät Ohjaustekijät Yksilö- ja ryhmätekijät Muut tekijät Viestinnän järjestelyt Viestinnän toimivuus
Ympäristötekijät: - työ- ja arvoympäristö (Rhenman) - vaikutettavissa olevat ympäristötekijät ja rajoitteet - tärkeimmät julkisuuden kentät - keinoja: segmentointi
Rakennetekijät: - organisaatiotasot - rinnakkaisten yksiköiden määrä - maantieteellinen hajautuneisuus - verkostokumppanuudet - virtuaalityö
Ohjaustekijät: - käytettävissä olevat liikkeenjohdon menetelmät - esimiesten henkilökohtaiset johtamisominaisuudet
Yksilö- ja ryhmätekijät: - yksilötason osaaminen ja kokemus - suhdetekijät
Muut voimavarat: - tekniset - taloudelliset - infrastruktuuri
Viestinnän järjestelyt, kanavat ja säännöt: - mitä vaatimuksia ympäristö- ja puitetekijät asettavat viestinnälle? - face-to-face -viestintä, verkkoviestintä ja painettu viestintä
Viestinnän toimivuuden arviointi: 1 aseta mitattavissa olevat tavoitteet 2 määrittele ne tulemat, joita halutaan mitata 3 määrittele halutut vaikutukset 4 linkitä viestinnän tavoitteet yleisiin liikkeenjohdollisiin tavoitteisiin
Viestintäfunktion kehityspolku o.t.o. eli oman toimen ohessa Yksinäinen susi Viestintäyksikkö Asiantuntijat yhteen: viestintä, markkinointi, IT, HR Tiimi- tai muu verkostomalli Organisatorinen asema Tekninen taso: siellä jossain Taktinen taso: vallan ovenpielessä tai ovensuussa Strateginen taso: päättäjien pöydässä Ulkoisten palvelujen käyttäminen
Viestinnän vastuut Ylin johto vastaa viestinnästä, kuten kaikesta muustakin toiminnasta Yhteisöviestinnän strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi on viestintävastuu delegoitava viestintäjohtajalle tai vastaavalle johtoryhmän jäsenelle
Käytännössä jokainen työyhteisön osa toteuttaa viestintää omalla vastuualueellaan yhteistyössä viestintähenkilöstön kanssa. Tämä edellyttää, että viestintävastuut täsmennetään viestinnän suunnittelu on osa työyhteisön strategista prosessia ja viestinnän johtamisesta ja koordinoinnista huolehditaan. Kokonaisviestinnän näkökulma edellyttää toimivaa integrointia ja koordinointia
Viestinnästä vastaava on viestinnän suunnittelun ja toteutuksen ammattilainen sekä sisäinen konsultti: johtaa, koordinoi ja konsultoi muita viestinnän kysymyksissä tuntee ulkoiset viestintä- ja tutkimuspalvelut ja osaa hyödyntää näitä omaa riittävät taidot viestintäyksikön ja -hankkeiden johtamiseen hallitsee kokonaisviestinnän eri osa-alueet Työssään häntä ohjaavat yhteisön toimintaa säätelevien lakien ja sopimusten lisäksi Suomen Tiedottajien Liiton hyväksymät eettiset säännöt
Viestintävastaavan ammattikuva 5 eurooppalaista ammattiroolia negotiator -> stakeholder relatios brand officer -> profile, reputation management policy advisor -> member of top management team internal communicator -> HR, human resources press agent -> media relations Hanna Salmisen väitöskirjan käsikirjoitus 2011 Beurer-Züllig, Fieseler&Meckel: On the State of the Communication Profession in Europe (2009)
Viestintävalmiudet Valmiudet mihin? sisällön hallinta, toiminta eri julkisuuden areenoilla, legitimiteetti, yhteisöllisyys Esimiesten viestintävalmiudet Avainhenkilöiden viestintävalmiudet Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet Henkilöstön oma-aloitteisuus, aktiivisuus; vuorovaikutteisuuden mahdollistavat areenat
Avainhenkilöiden viestintävalmiudet ketkä ovat avainhenkilöitä? keulakuvat ja erityisaiheiden asiantuntijat on myös vastuukysymys: kuka organisaatiossa saa viestiä? tärkeää etenkin asiantuntijajulkisuuden kannalta, eli on asiantuntijaviestintää, jolloin fokuksessa mm ymmärrettävyys kiinnostuksen herättäminen viestimien käytön hallinta viestintä ja vaikuttaminen
Esimiesten viestintävalmiudet Ilman viestintää ei voi johtaa! Esimiehen viestinnän kalupakissa kannettavia viestinnän teorioita ja malleja, omaa kokemusta (hiljaista tietotaitoa) ja tietoa erityisaiheita: (ks kotisivultani johtamis- ja asiantuntijaviestinnän erikoisluentosarjan verkko-aineistot), mm delegoiva ja koordinoiva viestintä, vuorovaikutteiset viestintätilanteet, motivointi, sitoutuneisuus, luovuuden ja synergian kirvoitus, palautteen antaminen, ikävien asioiden viestiminen ja verkkojohtamisen haasteet
Viestinnän osaamisen kehittäminen yhteistyö HR:n (henkilöstöyksikön) kanssa jatkumo: ei vain koulutusta vaan monenlaista kehittävää viestintää: koulutus, työnkierto, benchmarking ja hyvien käytäntöjen siirto, casekuvaukset, intran ja/tai henkilöstölehden käyttö VISAn esiin nostamat arvioinnin kohteet: onko viestinnän koulutustarpeita arvioitu ja osaamisen kehittämiseen laadittu suunnitelmat onko organisaatiossa pitkäjänteinen, koko henkilöstön koulutustarpeet kattava viestinnän koulutussuunnitelma onko viestintäkoulutus liitetty tulosneuvotteluihin tai toiminta- ja taloussuunnitelmiin onko kriisiviestinnän koulutustarve kartoitettu ja kriisiviestintää harjoiteltu
Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet yleinen ymmärrys viestinnän mahdollisuuksista: sisällöt keinot vaikutukset eettiset kysymykset erikoistuminen koordinoiva viestintä ja hankeviestintä tämän päivän haasteita monimediakirjoittaminen hypertekstuaalisuus ajan tasalla pysyminen teknisen kehityksen osalta
Henkilöstön omaaloitteisuus ja aktiivisuus henkilöstö ei ole passiivinen viestinnän objekti, vaan aktiivinen subjekti. Jokainen on maineen suurlähettiläs (Pekka Aula) nykyisellä viestintäteknologialla voidaan jopa edellyttää oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta (Elisa Juholin) vuorovaikutteisuus periaatteena ja asenteena ja vuorovaikutuksen mahdollistavat areenat siirtyminen lineaarisesta, lähettäjäkeskeisestä prosessimallista ( pack and deliver ) on hidas prosessi, liittyy yleiseen johtamiskulttuuriin ja perinteisiin