MAAHANMUUTTOVIRASTON Viestintästrategia

Transkriptio

1 MAAHANMUUTTOVIRASTON Viestintästrategia

2 Lähtökohta Maahanmuuttoviraston viestintästrategia pohjautuu valtionhallinnon viestinnälle lainsäädännössä ja ohjeissa annettuihin velvoitteisiin ja oikeuksiin sekä Maahanmuuttoviraston visioon 2017 ja strategiaan Suunnitelmallinen ja osaava viestintä tukee keskeisesti sitä, että virasto saavuttaa strategiset tavoitteensa. Viestintä ei ole irrallinen osa Migrin toimintaa, vaan mukana kaikessa. Viestintä ei ole vain viestintäyksikön asia, vaan jokainen migriläinen on viestijänä vastuussa omasta panoksestaan strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Sisäinen viestintä tähtää avoimeen organisaatiokulttuuriin. Henkilökunnalla pitää olla ensimmäisenä tieto heitä ja heidän työtään koskevista muutoksista ja tapahtumista. Jokaisella pitää olla käytössään myös työssä tarvitsemansa ohjeet. Toimiva sisäinen viestintä on toimintamme edellytys. Ulkoisessa viestinnässä pyrimme entistä paremmin ennakoimaan julkisuuteen nousevia asioita ja reagoimaan aktiivisemmin mediassa käytävään keskusteluun. Pääasiassa verkkosivujemme kautta toteutettavan asiakasviestinnän keskeisenä tavoitteena on vähentää asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin tarvetta periaatteella, että kaikki keskeinen tieto löytyy verkosta ja muutoksista tiedotetaan aktiivisesti. Sidosryhmäviestintä on poikkihallinnollisen yhteistyön pohja. Sidosryhmille viestimme esimerkiksi yhteistyöpalavereissa, järjestämissämme viranomaiskoulutuksissa ja tapahtumissa. Toimintakäsikirja Manu ja uutiskirje ovat poikkihallinnollisen ohjeistuksen ja ajankohtaistiedon välineitä.

3 Toimintaympäristön muutokset Maahanmuuttoviraston vastaukset Maahanmuuttoviraston johtava rooli velvoittaa viestimään. Maahanmuuttoviraston visiona on olla arvostettu ja tunnustettu asiantuntija ja alansa johtava palveluosaaja. Saavutamme tämän suunnitelmallisella viestinnällä ja vuorovaikutuksella: jaamme avoimesti ja aktiivisesti asiantuntemustamme, ohjeistamme selkeästi sekä viestimme tiiviisti sidosryhmiemme kanssa. Työelämän vauhti on kiihtynyt, muutos on jatkuvaa. Viestimme muutoksista ja niiden vaikutuksista ajoissa ja avoimesti sekä henkilöstölle että ulospäin. Viestintämme on kahdensuuntaista, aktiivista ja palvelevaa. Kehitämme vuorovaikutteisia keinoja, joiden avulla henkilökunta ja asiakkaat voivat osallistua keskusteluun toiminnastamme. Viranomaisen palvelulta odotetaan läpinäkyvyyttä ja nopeutta. Jos viranomainen vaikenee, keskustelu jää yksipuoliseksi ja tieto vääristyy. Avoin, suunnitelmallinen ja selkeä viestintä lisää luottamusta toimintaamme. Ennakoimme tilanteet ja luomme kokonaiskuvaa esittämällä asiat laajassa yhteydessä. Reagoimme nopeasti tilanteeseen sopivin tavoin ja pystymme tarvittaessa myös muuttamaan suuntaa. Valmistaudumme viestimään myös kriisi- ja muutostilanteissa. Etenkin johtajan ja asiantuntijan työ on enimmäkseen vuorovaikutusta. Maahanmuuttovirastossa viestintä on jokaisen asia ja mukana kaikessa toiminnassa. Avoin viestintä on luonteva osa johtamistamme ja työprosessiemme tehostamista. Vaikutamme ja vakuutamme viestimällä, ja samalla lisäämme toiminnan läpinäkyvyyttä ja luottamusta virastoa kohtaan sekä organisaation sisällä että ulkoisesti. Pidämme henkilöstön vuorovaikutustaidot ajan tasalla.

4 Viestinnän strategiset linjaukset Johtava rooli tavoitetaan suunnitelmallisella viestinnällä ja hyvillä vuorovaikutustaidoilla. Viestintä lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja ymmärrettävyyttä. Viestimme yhtenäisesti ja suunnitelmallisesti, käytämme tehokkaasti eri viestintäkanavia. johto viestii strategiasta, jotta kaikilla on käsitys siitä, mihin Migri on menossa. välitämme vision ja strategian mukaisia sanomia kaikessa viestinnässämme. kerromme onnistumisista, uusista projekteista ja muutoksista. varmistamme, että koko maahanmuuttohallinnolla on tieto toimintatavoistamme ja prosesseistamme. osallistumme aktiivisesti julkiseen keskusteluun. viestintä on osa Migrille kuuluvien tehtävien tehokasta hoitoa. varmistamme, että henkilöstö ja kaikki sidosryhmät tietävät, mitä Migrissä tehdään. käytämme selkeää ja sujuvaa yleiskieltä. viestimme suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. huomioimme viestinnässä esteettömyyden. osallistumme tapahtumiin, seminaareihin ja järjestämme tilaisuuksia sidosryhmille. otamme viestinnän osaksi projekteja ja muutoksia. valmistaudumme viestimään myös kriisitilanteissa. johto ja viestintäyksikkö varmistavat resurssit ja sitouttavat yksiköt aktiiviseen ja osaavaan viestintään. viesti kohdennetaan kulloisellekin vastaanottajalle.

5 Sisäinen viestintä takaa osaltaan toiminnan sujuvuuden, tukee muutoksissa ja motivoi henkilöstöä. Kaikille hyvät viestintätaidot ja -valmiudet. kaikilla on saatavilla olennainen tieto toiminnan tavoitteista ja työn tekemisestä. esimiehet johtavat työtä avoimella ja vuorovaikutteisella viestinnällä. jokainen virkamies tunnistaa oman roolinsa viestijänä, työilmapiirin luojana ja tiedonkulun edistäjänä. jo rekrytointivaiheessa huomioimme osaamisvisiomme mukaiset viestintätaidot. viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen kehittäminen on vuosittainen osa henkilöstön kehittämissuunnitelmaa. viestinnän asiantuntemusta osataan hyödyntää. opimme vuorovaikutuksessa. osaamme antaa ja ottaa vastaan palautetta. mittaamme viestintäosaamistamme ja kehitämme toimintaamme jatkuvasti.

6 Viestinnän visio 2017 Mitä haluamme olla Maahanmuuton johtavana asiantuntijana viestimme aktiivisesti, avoimesti, vaikuttavasti ja vakuuttavasti.

7 Mieti omia siirtojasi Mitkä ovat sinun vahvuutesi viestijänä? Missä sinulla on parantamisen varaa?

8