KOKO TOTUUS. Sisäilmahankkeen tiedottaminen Toimitusjohtaja Miika Natunen

Transkriptio

1 KOKO TOTUUS Sisäilmahankkeen tiedottaminen Toimitusjohtaja 1

2 Viestintä Mitä? Oikean tiedon välittäminen, oikea-aikaisesti, oikeaan paikkaan. Tärkeät kysymykset: 1. MITÄ? ( oleellinen tieto, aikataulut yms. ) 2. KENELLE?( osapuolien määritys, 1. prior, 2. prior.) 3. MITEN? (kanavat, vuorovaikutteisuus.) tällä hetkellä - Sisäilmaongelmat herättävät huolta ja epätietoisuutta - Tietoa saadaan: - sähköposti, tiedote, kokous, vanhempainilta - paikallislehti, käytäväkokous, sisäilmatutkija suojavarustuksessa nähty avaamassa rakenteita - Viestinnän hajanaisuus, sähköpostiketjut - Kuka tahansa voi ottaa yhteyttä keneen tahansa - Rikkinäinen puhelin - Viestien ketjutus, ns. (pika)delegointi - Sähköposti ei tavoita henkilöä (kirjoitusvirhe, unohdus tms.) - Epäselvä informaatio, huhut, huono viestintä voivat ylläpitää ongelmaa senkin jälkeen, kun fyysinen syy on korjattu. 2

3 Viestintä Tavoitteena VUOROVAIKUTTEINEN JA SÄÄNNÖLLINEN VIESTINTÄ. MONITAHOINEN YHTEISTYÖ. LUOTTAMUKSEN SAAMINEN OSAPUOLIEN VÄLILLE. Viestintä ongelmatilanteessa Tällä hetkellä käytössä oleva toimintamalli Lähde: TTL, tietokortti 17, Sisäilmaongelmien ratkaisun toimintamalli 3

4 Sisäilmatyöryhmä lyhyesti Sisäilmatyöryhmän toiminta - Sisäilmatyöryhmä tarvitsee puolueetonta tietoa yhteisymmärryksen saavuttamiseksi - Keskustelua tehtyjen selvitysten tulkinnasta ja tuloksista - Yhteiset koulutukset ja katselmukset Sisäilmatyöryhmän tehtävät viestinnän osalta - Sisäilmatyöryhmä suunnittelee ongelman käsittelyprosessin ja siihen liittyvän viestinnän - Ryhmän jäsenten toimenkuvat ovat selkeät ja kaikkien tiedossa - Viesti ulospäin on yhtenäinen ja selkeä - Säännöllinen tiedottaminen, vaikka mitään akuuttia ei olisikaan tapahtunut Viestintähaasteista VIESTINTÄSUUNNITELMA. 1. Kuka johtaa ja koordinoi? 2. Sisäinen vs. ulkoinen viestintä. Kuinka hoidetaan? 3. Kuka laatii tiedotteet? Valmiit pohjat, rakenne? (sisäiset, ulkoiset, media..) 4. Mistä aineistot löytyy? 5. Kuinka vuorovaikutteisuus hoidetaan? (Mm. oppilaiden vanhemmat) 6. Riskiviestinnän toteutus? 4

5 Lähde: TTL: Tilaajan ohje sisäilmasto-ongelman selvittämiseen. Viestintä hankevaiheissa Hankkeen vaiheistus 1. Ongelman havainto. Miten edetään? Henkilöiden vastuu-alueet? 2. Tutkimus. Mitä tutkittu, tulokset, terv.vaikutukset, toimenpiteet. 3. Korjaussuunn. Miten, mitä, laadunvarmistus. 4. Väistötilat. Ohjeistus. 5. Korjaus. Eteneminen, + ja asioista tiedotus. 6. Tilojen käyttöönotto. Ohjeistus. Kriittinen vaihe! Kuuntele! 7. Seuranta. Mitä, milloin, tulokset. Joka vaiheessa huomioitava viestinnän eri tarpeet ja etenkin eri osapuolet. 5

6 Viestintähaasteista Onnistumiseen tarvitaan lisäksi: 1. MONITAHOINEN YHTEISTYÖ 2. AVOIMUUS, VUOROVAIKUTUS, LUOTTAMUS 3. SUUNNITELMALLISUUS 4. SÄÄNNÖLLISYYS 5. TEKIJÖIDEN NÄKYVYYS, INFOTILAISUUDET, TYÖMAAKIERROKSET 6. SELKOKIELISYYS 7. TIEDOTA ENNEMMIN LIIKAA KUIN LIIAN VÄHÄN 8. VARMISTA ETTÄ TARVITTAVAT TIEDOT, TIEDOTTEET YMS. LÖYYVÄT KUN NIITÄ TARVITAAN. 9. TEE ASIOISTA NÄKYVÄÄ, PIMITETTY TIETO PUTKAHTAA KYLLÄ ULOS (YLEENSÄ MUUTELTUNA) Viestintähaasteista LUOTTAMUKSEN RAKENTAMINEN 1. HETI ALUSTA ALKAEN 2. LÄPINÄKYVYYS 3. YHDENMUKAISUUS VIESTEISSÄ TIEDOTTAJA TIEDOTTAA. 4. NÄYTÄ TIEDOTUKSESSA ETTÄ OSAPUOLIA ON KUULTU 5. ÄLÄ VÄHÄTTELE, ÄLÄ PUOLUSTELE. PUHU TOTTA! 6. AINA NOPEA REAGOINTI PALAUTTEESEEN! 7. LUOTTAMUSTA RAKENNETAAN KUIN KORTTITALOA. 8. HUOLEHDI MYÖS MEDIASTA. TIETO ON PAREMPI VÄLITTÄÄ OIKEAA REITTIÄ KUIN PUSKARADION KAUTTA. 6

7 Hyvä viestijä 1. Kerro ennen kuin kysytään. Tiedotus alkaa heti kun ongelmasta saadaan tietää. Viestintä on osa ongelman ratkaisuprosessia 2. Kuuntele ennen kuin teet. Kuuntele, osoita kiinnostusta ja ymmärrystä. Viestintä on myös tietojen, näkemysten ja kokemusten vaihtoa. Kunnioita ihmisten kokemusta ja huolta. 3. Ole luottamuksen arvoinen. Kerro huonotkin uutiset. 4. Mieti kenelle tiedotettava, huomioi myös esim. koululaisten vanhemmat, viraston käyttäjät. 5. Muista raporttien lisäksi arkikieliset tiedotteet. 6. Pidä käyttäjät ajan tasalla. Tiedota myös silloin, kun mitään ei näytä tapahtuvan. 7. Tee onnistuminen ongelman ratkaisussa näkyväksi seurannan ja arvioinnin avulla. Viestintähaasteista LUOTTAMUKSEN RAKENTAMINEN Hyvän julkisuuskuvan rakentaminen kestää 20 vuotta, mutta koko homman voi tuhotaviidessäminuutissa. Jos uhraat tälle ajatukselle hetken, teet varmasti asian hieman toisella tavalla, kuin olit ensin ajatellut. -Warren Buffet - 7

8 RTA info Hankkeen viestintäkanava. Ainoa tarvittava viestintäkanava. Kutsutaan kaikki asianosaiset, jokainen itse vastuussa tiedonsaannista. Eri tasoja eri ryhmille. Palveluun linkitetään kyselyt, tiedotteet, aikataulut, tulokset jne. Sähköinen ilmoitustaulu, rakennetaan viestintäsuunnitelman pohjalta. Suunnitelmallinen ja selkeä viestintä koko prosessin ajan Ei pelkkää tiedon välittämistä, saadaan lisäksi tietoa käyttäjiltä mm. tilojen käytöstä, oireiluista jne. Hyvä viestintä Ongelman ratkaisemisessa viestintä on keskeisessä osassa. Onnistuneella viestinnällä saadaan kaikki osapuolet tavoitettua ja jokaisen ääni kuuluviin. Osapuolet tietävät, missä mennään ja miten edetään. He tietävät keneen ottaa yhteyttä ja miten se tapahtuu. On tunne, että ongelma otetaan vakavasti ja sen ratkaisemisessa ollaan määrätietoisia. 8