KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde... 1 2. Toimittaja... 1 3. Hinnoittelu... 1 4. Tilaaminen ja toimitus... 2 5. Sopimushallinta... 4 6. Sitoutuminen... 5 7. Eksaitti... 5 8. Lisätietoja... 5
1 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimuskausi on 11.2.2014 10.2.2018. Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. Sopimuksen kohteena ovat oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit asiakkaille. Puitesopimuksella voidaan hankkia seuraavia tuotteita: Peruskoulujen ja esiopetuksen oppikirjat sekä niihin liittyvät oheismateriaalit: Suomenkieliset oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit Ruotsinkieliset oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit Muun kieliset oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit Keskiasteen oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit Suomenkieliset keskiasteen oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit Ruotsinkieliset keskiasteen oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit Muun kieliset oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit e-aineistot Sähköisiä oppikirjoja ja oheismateriaaleja voidaan ostaa pieniä määriä valitulta toimittajalta, hinnoista sovitaan erikseen. 2. Toimittaja Kirjavälitys Oy (Y-tunnus 0110031-0) Hakakalliontie 10 05460 Hyvinkää Hanna Leikkola 050 546 9386 hanna.leikkola@kirjavalitys.fi www.kirjavalitys.fi 3. Hinnoittelu Kustantajakohtaiset alennusprosentit ovat kiinteät sopimuskauden ajan. Toimittajan ilmoittamien hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset. Toimituksesta, laskutuksesta ja tilaustenkäsittelystä syntyviä kuluja ei voi erikseen lisätä hintoihin vaan niiden tulee sisältyä tuotteiden hintoihin. Peruskoulujen ja esiopetuksen oppikirjojen sekä niihin liittyvien oheismateriaalin osalta alennusprosentit koskevat vain perustilauksia. Keskiasteen oppikirjojen ja niihin liittyvien oheismateriaalien osalta alennusprosentit koskevat kaikkia tilauksia.
2 Sopimuksen mukaiset alennukset oppikirjoissa ja oheismateriaaleissa: 4. Tilaaminen ja toimitus Perustilauskausi alkaa pääsääntöisesti helmikuun ensimmäisellä viikolla. Toimittaja ilmoittaa asiakkaille tarkan päivämäärän. Perustilaus on kerran vuodessa tehtävä tilaus. Perustilauksella koulut tilaavat suurimman osan seuraavan lukuvuoden oppikirjoista. Koulujen pääkäyttäjät tekevät perustilauksen. Opettajat toimittavat pääkäyttäjille tiedot tilattavista oppikirjoista. Sopimukseen kuuluvien kuntien koulujen perustilausten viimeinen jättöpäivä on pääsääntöisesti huhtikuun ensimmäisellä viikolla. Toimittaja ilmoittaa tarkan päivämäärän. Lisätilauksilla tarkoitetaan oppikirjatilauksia, joita tehdään ympäri vuoden perustilauskauden ulkopuolella. Lisätilaukset ovat täydentäviä tilauksia ja oppikirjoja tilataan määrällisesti selkeästi vähemmän kuin perustilauksissa. 4.1. Toimitusehto- ja aika Toimitusehtona käytetään toimitettuna tilaajan nimeämän toimituspisteen sisätiloihin (TOP tilaajan nimeämä paikka Suomessa, Finnterms 2001). Perustilauskauden oppikirjojen jakelu tehdään jakeluaikataulun mukaisesti, joka löytyy Kuntahankintojen ylläpitämästä yhteisestä työtilasta (Eksaitti) numerolla 75. Lisätilausten/täydennystilausten osalta toimitus tapahtuu tilauksesta laskettuna viiden (5) arkityöpäivän kuluessa.
3 4.2. Toimituksen viivästyminen Toimittaja on velvollinen maksamaan viivästyssakkoa kaksi (2) prosenttia viivästyneen toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden ajanjaksolta (kuitenkin enintään 20 %), jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä. Mikäli toimitus viivästyy kustantajasta johtuen, ei toimittaja ole korvausvelvollinen. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus peruuttaa tilaus tai tilata vastaava toinen tuote toimittajalta samalla hinnalla. Mikäli hankintasopimus katsotaan tuomioistuimen päätöksellä tehottomaksi tai sen voimassaoloaikaa lyhennetään kilpailuttamisessa tapahtuneen virheen johdosta tai tilanteessa, jossa hankinta on toteutettu ilman kilpailutusta, toimittajalla ei ole oikeutta saada Kuntahankinnoilta vahingonkorvausta.. 4.3. Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Laskussa tulee mainita ainakin seuraavat tiedot: asiakkaan nimi ja osoite kustannuspaikka toimitusosoite tuotteiden nimet ja määrät hinnat (alv eriteltynä) viitenumero Viivästyskorko on laskun saapumishetkellä olevan korkolain mukainen. Maksuehto on 30 päivää netto. 4.4. Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta. Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta 75 Oppikirjat ja oheismateriaalit. Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja.
4 4.5. Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa tarvittaessa puolivuosittain Asiakkaalle asiakasraportin, jossa on seuraavat tiedot: asiakkaan nimi toimitusosoite toimituspäivä tuotteiden nimet, määrät hinnat (alv.eriteltynä). Toimittaja toimittaa erikseen pyydettäessä vuosiyhteenvedon asiakkaan kaikista toimituksista. 5. Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 2-4 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa. 5.1. Vuosikello Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet. 5.2. Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi
5 yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 6. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta www.kuntahankinnat.fi. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, 00530 Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 7. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla. 8. Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Kuntahankintojen ja Kirjavälitys Oy:n yhteyshenkilöihin. KL-Kuntahankinnat Oy, Martti Lappalainen, puh. 050 400 8462, sähköposti: martti.lappalainen@kuntahankinnat.fi Kirjavälitys Oy, Hanna Leikkola, puh. 050 546 9386 / 010 345 1450, sähköposti: hanna.leikkola@kirjavalitys.fi Tilauksiin, toimituksiin ja laskutukseen liittyvät asiat Kirjavälityksen asiakaspalveluun: sähköposti: koulut@kirjavalitys.fi puh: 010 3451 580 (suomenkielinen) puh: 010 3451 530 (ruotsinkielinen)