SOPIMUS ELINTARVIKKEIDEN HANKINNASTA

Transkriptio

1 1 Keuruun kaupunki Mänttä-Vilppulan kaupunki Multian kunta SOPIMUS ELINTARVIKKEIDEN HANKINNASTA 1. Sopijapuolet Asiakas Keuruun kaupunki Tekniset palvelut / Tukipalvelut xxxxxxxx Y-tunnus Multiantie 5, KEURUU p. Myyjä xxxxx yhteys henkilö Y-tunnus lähiosoite postitoimipaikka puhelin Yhteyshenkilön tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä organisaation sisällä ja sopijaosapuolelle. Sopimusta koskevat tiedonannot ja yhteydenpito tapahtuvat kirjallisesti joko postitse tai sähköpostilla. Yhdyshenkilön vaihtumisesta on viipymättä ilmoitettava toiselle sopijapuolelle. Liite 1 on mainittu toimipaikkojen yhdyshenkilöt sekä puhelinnumerot. 2. Sopimuksen perusteet xxxxx hankintapäätös xxxx/xxxx Keuruun kaupungin, Mänttä-Vilppulan ja Multian kunnan yhteisen hankintarenkaan tarjouspyyntö xxxx on ollut HILMA -palvelussa. Maitotaloustuoteet tarjous. 1 S i v u

2 2 3. Sopimuksen kohde Asiakas xxxxx (myöhemmin Asiakas) hankkii tarjouspyynnön ja xxxxx päätöksen mukaiset maitotaloustuotteet. toimittaja xxxx myy tuotteet tilattujen erien mukaisesti ja toimittaa ne asiakkaalle sovittuihin toimituspisteisiin. xxx toimittaa seuraavat tuoteryhmät: maitotuotteet ja jogurtit juustot (EU- tuelliset) Sopimuksen piiriin voidaan myöhemmin liittää muitakin kaupungin hallintokuntia sen mukaan mitä sopijapuolet sopivat. Tämä sopimus käsittää kaupungin koulujen, päiväkotien ja muiden laitosten elintarvikkeiden hankinnan. Toimitettavat tuotteet käyvät ilmi tarjouspyynnöstä ja tilaajan tarjouksesta. Tämä sopimus ei sisällä mitään vähimmäisostovelvollisuutta. 4. Sopimuskausi Hankintakausi alkaa ja päättyy Mahdollisen optiokauden (yksi vuosi) käyttämisestä tehdään erillinen päätös mennessä. 5. Toimintaympäristö xxxx alueella on tällä hetkellä yhteensä x tuotanto- ja x palvelukeittiötä, jotka tilaavat elintarvikkeita. Aterioita tarjotaan yhteensä xxx ateriaa / vuosi. Lähiruokatuotteita saatetaan hankkia sopimuskauden aikana, jolloin ne korvaavat vastaavia tavanomaisia tuotteita. Niitä voidaan käyttää myös sesongin mukaan. 6. Vakuutukset 7. Selvitykset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutukset ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Toimittaja antaa pyydettäessä tilaajan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Toimittaja selvittää kerran vuodessa tilaajalle todistukset tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos toimittaja ei toimita kuukauden kuluttua pyyntöhetkestä kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa toimittajan laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. 2 S i v u

3 3 8. Omavalvonta Toimittajalla on terveystarkastajan hyväksymä voimassa oleva omavalvontasuunnitelma. Tilaajalla on oikeus saada tietoonsa toimittajan suorittamat omavalvonta suunnitelman mukaiset mittaus- ja näytetulokset. Tilaajalla on tarvittaessa oikeus toimittajan kanssa yhteisesti sovittavana ajankohtana auditoida toimittajan tuotantolaitoksia, varastoja ja kuljetuskalustoa. Mikäli tilaajan omavalvonnan mukaisissa tai viranomaistutkimuksissa havaitaan pilaantuneita tuotteita, toimittaja vastaa aiheutuneista tutkimuskustannuksista ja tuotteiden korvaamisesta sekä virheellisten tuotteiden mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta. 9. Alihankinta Mikäli toimittaja käyttää hankinnan tuottamiseen alihankintaa, se tulee hyväksyttää tilaajalla. Alihankintana tuotettua hankintaa koskevat samat ehdot kuin itse päähankintaa. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuu lain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankinta työtä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa hankinnan toteuttamisessa. Tilaajavastuu lain edellyttämät selvitykset tulee toimittaa vuosittain kukin vuoden helmikuun loppuun mennessä tilaajalle ja ne liitetään sopimusasiakirjoihin. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat edellä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi mm. selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista. Mikäli toimittaja käyttää em. työvoimaa, on tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset toimitettava sopimuksessa mainitulle yhteyshenkilölle ennen sopimuksen allekirjoittamista ja vuosittain sopimuskauden aikana. 10. Tuotteiden saatavuus ja ominaisuudet Tarjottua tuotetta tulee olla saatavilla koko sopimuskauden. Mikäli tuote lopetetaan tai toimitusvaikeuksien vuoksi sitä ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa laadullisesti vastaava tuote. Toimitustiheys tulee olla vähintään neljä kertaa viikossa. Tilausaika toimituksille nestemäiset tuotteet 24 h, toimittajan on velvollinen selvittämään tilaajille, mikäli tilattua tuotetta ei saatavilla ja miten puuttuva tuote korvataan ja toimitetaan tilaajalle. 3 S i v u

4 4 Toimittaja on velvollinen hyvittämään virheellisen tuotteen hinnan tilaajalle. Virheelliset tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle. Toimittaja vastaa virheellisen tuotteen poiskuljetuksesta omalla kustannuksellaan. Muista osin tuotteen ominaisuuksista ja siinä olevista virheistä sovitaan JYSE ehtojen 4-luvun mukaisesti. 11. Tilaaminen Tuotteiden tilaaminen tapahtuu tavarantoimittajan sähköistä tilausjärjestelmää käyttäen, sähköpostilla tai puhelimitse. Tilaaja päättää, miten se tilaa tuotteet. Sähköistä ostamista varten toimittajan tulee toimittaa tilaajalle tuotekatalogi (=sisältää ainoastaan tämän sopimuksen mukaiset toimittajan tarjoamat tuotteet), jonka perusteella tuote voidaan tilata sähköisesti Toimittajan on toimitettava tuotteiden tiedot ja hinnat tuotannon ohjausjärjestelmää varten (Jamix) xml- tai xlsx- muotoisina tiedostoina. Toimittaja on vastuussa tuotteiden päivityksistä siten, että se toimittaa muuttuneista tiedoista uudet tiedostot tilaajille. Muuttuneita tietoja ovat mm. hintoihin kohdistuvat muutokset, poistuneet tuotteet ja uudet tuotteet. Muuttuneista tiedoista sovitaan ennen tiedostojen päivittämistä sopimuksen yhteyshenkilön kanssa. 12. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kiinteä nettohinta tulee olla voimassa Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina(alv 0 %). Toimittaja pysyy hankintakauden hinnantarkistussuunnitelmassa, tarkistus tulee olla vähintään kaksi kertaa vuodessa. Mahdolliset hintamuutokset on ilmoitettava kuukautta ennen niiden voimaantuloa kunnan ruokapalvelusta vastaavalle. Hinnat voivat nousta tai laskea sovittaessa. Hintojen tarkistuksen yhteydessä varataan sopimusten allekirjoittajille mahdollisuus neuvotteluun ennen kuin kuukauden ennakkoilmoitusaika menee umpeen. Tarjoajien alennusprosentit ovat kiinteät sopimuskauden ajan. Kuljetuksen hinta on kiinteä koko sopimuskauden. Hintojen muuttuessa toimittaja toimittaa tilaajalle uuden hinnaston sähköisesti. Volyymituotteiden osalta toimittajan tulee toimittaa uusi hinnasto vähintään 1 kuukausi ennen hintojen muutosta. Toimittajan on pyydettäessä toimitettava tilaajalle kirjallinen selvitys hintojen kehityksestä tarkasteltavana ajanjaksolla. 4 S i v u

5 5 Mikäli tilaaja katsoo hintojen olevan huomattavasti kyseisten tuotteiden yleistä markkinatasoa korkeampia, eikä hintojen kehitystä voida toimittajan toimittaman selvityksen perusteella pitää perusteltuna, on tilaajalla oikeus tilata tuotetta ensisijaisen toimittajan sijasta kilpailutuksessa toiseksi tulleelta toimittajalta. 13. Toimitusehto Toimitustiheydet vähintään 4-5 kertaa viikossa. Toimitukset tapahtuvat arkipäivisin ja lauantaisin tilaajan kanssa sovittuina aikoina. Toimituksesta aiheutuvat mahdolliset toimitusmaksut tai pientoimituslisät ja kustannukset tukkupakkausten purkamisesta on oltava lähetyslistassa merkintä asiasta. Mikäli toimittaja toimittaa samalla kuljetuksella tuotteita eri koreista, toimittaja saa laskuttaa vain yhden toimitusmaksun. Tarjouksessa tulee ilmentyä tilausaika toimituksille sekä selvitys miten toimittaja ilmoittaa tilaajille, mikäli tilattua tuotetta ei saatavilla ja miten puuttuva tuote korvataan ja toimitetaan tilaajalle. Vastaanottotarkastuksista sovitaan JYSE 2014 ehtojen 9- luvun lisäksi seuraavasti: Mikäli toimitus sisältää ylimääräisiä tuotteita tai sellaisia tuotteita, joita ei ole tilattu. Kyseiset tuotteet voidaan palauttaa veloituksetta takaisin toimittajalle. Toimittaja vastaa tällaisten virheellisesti toimitettujen tuotteiden poiskuljetuksesta omalla kustannuksella. Tilaajan vastaanottotarkastuksen helpottamiseksi tuotteet on pakattava mahdollisuuksien mukaan samaan kuljetuslaatikkoon tai rulla-alustaan, mikäli niitä on useita myyntieriä. Rullakot ja alustat tulee kuormata siten, ettei alimmaiseksi jää rikkoutuvaa tavaraa ja pakkauskorkeus ei saa ylittää rullakon yläreunaa. Kylmävarastointia vaativat tuotteet on pakattava erilliseen kuljetuslaatikkoon /rullakkoon/maitokorialustaan. Toimitusta ei saa jättää lastauslaiturille eikä ovien ulkopuolelle. Toimitusten yksityiskohdista tulee sopia kunkin toimituspisteen kanssa erikseen, kuten esim. siitä, toimitetaanko tuotteet ennalta sovittuun kylmäsäilytystilaan. Toimittajan tulee huolehtia kierrätettävät kuljetuslaatikot, rullakot ja lavat pois viimeistään seuraavan toimituskerran yhteydessä. 14. Maksuehto Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset 7 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Laskutus rytmi 1-2 kertaa kuussa. Koontilasku sovitaan toimittaja kohtaisesti. Maksuehto on vähintään 21 pv netto. 5 S i v u

6 6 Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuskausi on vähintään 14 pv. Laskuissa tulee ilmetä tuotteen nimi, tarjottu kilohinta alv 0 %, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana sekä arvonlisäverot eriteltynä. Alennus pyydetään ilmoittamaan laskussa jos ostetaan muuta kuin sopimustuotetta. Tilaajan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuksen tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla Keuruun kaupungin osoite on: Verkkolaskutusosoite Y-tunnus Operaattori FI Logica Suomi Oy Välittäjätunnus Viivästyminen Tavarantoimituksen viivästymisestä on heti asian selvittyä ilmoitettava tilaajalle. Vaikutuksen toimitukseen ja syyt myöhästymisestä on selvitettävä tilaajalle. Mikäli toimitus jää kokonaan tulematta ja tilaaja joutuu tilaamaan tuotteet toiselta toimijalta ja ostos ylittää tämän sopimuksen piirissä olevan hinnan, on toimittaja velvollinen korvaamaan nämä kulut tilaajalle. Mikäli toimituksessa tapahtuu viivästyksiä 12 kuukauden ajanjaksolla yli 10 kertaa, voi tilaaja purkaa sopimuksen välittömästi. Muilta osin viivästyksistä sovitaan JYSE 2014 ehtojen 10- luvun mukaisesti. 16. Raportointi ja seuranta Sopimuksen toteutumista seurataan tarvittaessa sopimusseuranta palavereissa, joiden koollekutsujana vastaa tilaajan yhdyshenkilö. Palaverit pidetään yhdessä sovitussa paikassa. Toimittaja voi ottaa sopimuspalaverin yhteyteen muita asioita yhdessä sovittaessa. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa sopimusseurantapalavereihin osallistumisesta. Toimittajan tulee laatia seuraavat raportit sopimuskaudella kerran vuodessa tai tilaajan niin halutessa useammin. ABC-ostotilasto eurojen ja kilomäärien mukaan 6 S i v u

7 7 tilatut määrät tilaajittain toimitusten arvo tuotteittain yhteensä euroina yhteenveto reklamaatioista, palautteista ja toimenpiteistä toimitusten määrät ja toimitusvarmuus Toimittajan tulee lähettää raportti pyydettäessä sähköisesti. 17. Koulutus Toimittaja järjestää kerran vuodessa tuotekoulutusta hankintarenkaan sopimusasiakkaille. Koulutus sovitaan vuosittain ja se voi tapahtua muuallakin kuin tilaajan tiloissa. 18. Sopimuksen liitteet ja asiakirjojen pätevyysjärjestys Tämä sopimus koostuu seuraavista asiakirjoista: XXXX, XXX Sopimuserimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta ja sen käytännön toteuttamista koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti osapuolten keskinäisin neuvotteluin. Erimielisyydet joita ei saada sovittua keskinäisellä neuvottelulla jätettään Keski-Suomen käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 19. Sopimuskappaleet Tätä sopimusta on laadittu kaksi (2) samanlaista kappaletta, yksi(1) kullekkin sopijaosapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset xxxxxxx Tekninen johtaja xxxxxxx Myyntipäällikkö LIITTEET: 7 S i v u

8 8 Liite 1 Osoitteet ja yhteyshenkilöt Liite 2 Tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat 8 S i v u