SOPIMUSOHJE: Lehtitilaukset

Transkriptio

1 1 (7) SOPIMUSOHJE: Lehtitilaukset

2 2 (7) Sisällys 1. Puitesopimuksen sopimuskausi Sopimuksen sisältö Toimittaja Sopimukseen liittyminen Tilaaminen ja tilausjärjestelmä LibNet Toimitusehto Toimitukset ja toimitusaika Virheet tai puutteet toimituksessa ja hyvitys Hinnat ja hinnastot Toimittajan vaihto ja perehdys Sopimushallinta Laskutus ja maksuehto Asiakasraportointi Käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ylläpitämään Eksaittiin... 7

3 3 (7) KL-KUNTAHANKINNAT OY:N LEHTITILAUSTEN PUITESOPIMUS 1. Puitesopimuksen sopimuskausi Hankinnan hankintapäätöksestä on valitettu markkinaoikeuteen ja puitesopimus on väliaikainen oikeuskäsittelyn ajaksi. Puitesopimus koskee vuosien lehtiä. Väliaikaiseen puitesopimukseen voi liittyä sen voimassaoloaikana. Asiakkaat eivät sitoudu vähimmäistilausmääriin. 2. Sopimuksen sisältö Sopimuksen kohteena ovat Asiakkaiden lehtitilaukset seuraavissa kategorioissa: Lehtikategoria 1: Kotimaiset ammatti- ja aikakauslehdet Lehtikategoria 2: Ulkomaiset ammatti- ja aikakauslehdet Lehtikategoria 3: Kotimaiset sanomalehdet Lehtikategoria 4: Ulkomaiset sanomalehdet Lehtikategoria 5: Lääketieteelliset lehdet 3. Toimittaja LM Tietopalvelut Oy Teollisuuskatu Helsinki PL 16, FI LM INFO LM Tietopalveluiden asiakaspalvelu vastaa käytännön asioiden hoidosta, pois lukien sopimusasiat. LM Tietopalveluiden asiakaspalvelu koostuu useammasta tiimistä (julkiset/akateemiset/yritykset), joista ensisijaisesti julkiset-tiimi palvelee Kuntahankintojen asiakkaita. Käytännön asioissa kuten esimerkiksi tilauksiin, toimitukseen, reklamaatioihin, raportointiin ja laskutuksiin liittyvissä asioissa LM Tietopalvelujen yhteyshenkilö on: Katja Leikas, Puh Sijaisena toimii: Marjo Liikanen, , LM Tietopalvelujen sopimuksen yhteyshenkilö: Aleksi Tykkä Puh: Sähköposti: 4. Kuntahankintojen yhteyshenkilö Pauliina Juntunen Puh Sähköposti:

4 4 (7) 5. Sopimukseen liittyminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen omilta kotisivuilta osoitteesta Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalla, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. Asiakas valitsee ja rastittaa sitoumuksessa haluamansa kategoriat. Valituissa kategorioissa asiakas sitoutuu tekemään uudet lehtitilauksensa ja vuosittain tehtävät tilausten uusinnat puitesopimustoimittajalta. Lehdet, jotka asiakas on ennen tarjouspyynnön päivämäärää ( ) tilannut kestotilauksena suoraan kustantajalta saavat kuitenkin jatkua, mutta muut lehtitilaukset ja tilausten uusinnat asiakas tekee sitoumuksessa valitsemissaan kategorioissa toimittajan kautta. Asiakkaalla on myös oikeus tilata lehtiä suoraan kustantajalta, jos lehteä ei ole saatavilla toimittajan kautta. Lisäksi ne lehdet, jotka ovat saatavilla eri jäsenyyksien kautta, saadaan tilata suoraan kustantajalta/julkaisijalta. Mahdollisesti asiakkaiksi myöhemmin liittyvät oppilaitokset voivat tilata lehtiä myös Aikakausmedia ADS Oy:n kautta. Jos asiakas ei ole sitoutunut tilaamaan jonkin kategorian lehtiä tämän sopimuksen kautta, ei toimittaja ole velvollinen antamaan asiakkaalle puitesopimuksen edellyttämiä alennuksia. Jos e-lehti sisältyy painetun lehden hintaan, on toimittajan järjestettävä asiakkaalle pääsy myös verkkojulkaisuun. Asiakkaiden tulee varmistaa tilaamansa lehden versio ja formaatti. Esimerkiksi Helsingin Sanomia voi tilata usealla eri versiolla ja hinnoilla (tilauksen ilmestymistiheys, kesto, laajuus, muoto). Yleensä kestotilaukset ovat halvempia kuin määräaikaiset tilaukset. 6. Tilaaminen ja tilausjärjestelmä LibNet Toimittaja tarjoaa asiakkaiden käyttöön sähköisen tilausjärjestelmän, jossa asiakkaat voivat selata tuotetietoja ja tilata lehtiä. Asiakkaalle luodaan asiakkaan tarpeiden mukainen määrä käyttäjätunnuksia. Tilausjärjestelmästä saa esimerkiksi seuraavia tietoja lehdistä: - ISSN - Kustantaja - Tuotekuvaus - Hinta - Ilmestymisvolyymi (numerot) Tilausjärjestelmästä voi tehdä hakuja ainakin seuraavilla hakuehdoilla: - Nimike - ISSN - Kustantaja - Julkaisun kieli/maa - Aihe

5 Asiakkaan voi tehdä tilausjärjestelmässä hakuja myös omasta tilauskannastaan toimituspisteittäin ja nimikkeittäin. Vuosittaiset tilaukset ja niiden uusinnat tehdään ennakkotilauksina yleensä syys lokakuussa. Toimittaja ilmoittaa asiakkaille vuosittain päivämäärät, joihin mennessä seuraavan vuoden lehtien ennakkotilaukset on tehtävä. Asiakkailla on kuitenkin mahdollisuus tilata lehtiä tarpeidensa mukaan myös muina ajankohtina kalenterivuoden aikana. Tilaukset ovat yleensä kahdentoista (12) kuukauden määräaikaistilauksia tai kestotilauksia. Määräaikaisten tilausten muuttaminen kestotilauksiksi ja kestotilausten määräaikaisiksi onnistuu toimittajan kautta veloituksetta (niiden lehtien osalta, joilla molemmat tilausmuodot ovat mahdollisia). 5 (7) 7. Toimitusehto Toimitusehto on TOP Finnterms 2001 (vapaasti perillä asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen toimitettuna). 8. Toimitukset ja toimitusaika Toimituksissa noudatetaan kustantajien ja halvimman suoratoimitustavan ehtoja, jollei erikseen jonkin lehden kohdalla toisin sovita. Toimittaja vahvistaa oikeat toimitus- ja laskutusosoitteet sekä poikkeavat toimitustavat tilausvaiheessa. Tavoitteelliset toimitusajat ovat: suomalaisille julkaisuille 1-2 työpäivää, skandinaavisille julkaisuille 2 3 työpäivää, eurooppalaisille julkaisuille 2 8 työpäivää ja Euroopan ulkopuolisista maista tilatuilla julkaisuille 3 10 työpäivää. 9. Virheet tai puutteet toimituksessa ja hyvitys Jos jokin lehden numero saapuu asiakkaalle vaurioituneena tai jää kokonaan saapumatta tulee asiakkaan reklamoida asiasta toimittajalla. Reklamoinnin jälkeen toimittajan on pyrittävä toimittamaan tilalle uusi kappale. Muutoin asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajan tulee korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä. Jos jokin asiakkaan tilauskannassa olevista lehdistä lakkautetaan, toimittaja ilmoittaa siitä asiakkaalle. Toimittajan on myös pyrittävä saamaan kustantajalta hyvitystä asiakkaille lehdistä, jotka ovat lakanneet kesken tilauskauden taikka jääneet kokonaan tai osittain ilmestymättä. Hyvityksen suuruus määräytyy seuraavasti: tilauksesta maksettu hinta/ ko. lehden ilmestymiskerrat x toimittamatta jääneiden lehden numeroiden määrä. LM Tietopalvelun asiakaspalvelu vastaa hyvitysprosessista virheiden ilmentyessä. Laskutuslisät ja/tai puuttuvat alennukset hyvitetään erillisillä laskuilla. Epäselvyyksien osalta yhteydenotot tulee tehdä seuraavaan puhelin numeroon/ osoitteeseen: Yleiset kirjastot ja julkiset organisaatiot: Puh. (09) / julkiset@lminfo.fi. 10. Lehtitilausten peruuttaminen ja lojaliteettivelvollisuus Asiakkaan peruuttaessa jo maksamansa lehtitilaus toimittajalla on velvollisuus pyrkiä saamaan asiakkaalle hyvitystä kustantajalta peruutuksen takia saamatta jääneistä lehden numeroista.

6 6 (7) Muutenkin toimittajan on sopimusoikeudellisen lojaliteettivelvollisuuden mukaisesti pyrittävä toimimaan kaikissa sopimussuhteeseen liittyvissä asioissa asiakkaan edun mukaisesti, erityisesti roolissaan välittäjänä asiakkaan ja kustantajan välillä. Lojaliteetin tulee näkyä peruutusten lisäksi etenkin laskutuskäytännöissä (mahdollisimman pitkälle asiakkaan toiveiden mukaisesti), hyvityksissä, reklamaatioiden ripeässä käsittelyssä, saapumattomien/vaurioituneiden lehtien uudelleen toimittamisessa ja mahdollisessa toimittajan vaihdoksessa avittamisessa sopimuskauden lopussa. Asiakkailla puolestaan vastaava lojaliteettivelvollisuus koskee erityisesti reklamaatioita, muutoksia, peruutuksia ja kaikenlaisia ilmoituksia toimittajalle, mitkä sen on pyrittävä tekemään mahdollisimman nopeasti niiden perusteen ilmettyä. 11. Hinnat ja hinnastot Toimittajan (kustantajan listahinnasta riippuvat) hinnat sisältävät kaikki toimituksesta, laskutuksesta jne. aiheutuvat kustannukset. Alennusprosentit ja lääketieteellisissä lehdissä oleva palvelumaksu ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan. Toimittaja toimittaa vuosittain Kuntahankinnoille listan asiakkaiden tilaamista lehdistä ja niiden listahintojen muutoksista, heti kun kustantajien listahinnat ovat selvinneet. Jos jonkin lehden /joidenkin lehtien kohdalla tapahtunut hinnanmuutos on huomattava, toimittajan tulee pyynnöstä toimittaa Kuntahankinnoille todistus listahinnasta kustantajalta. Toimittajan päivittämä hinnasto löytyy Eksaitin työtilasta 99. Postimaksut Hinnat sisältävät lehtien kuljettamisesta ja jakelusta aiheutuvat kustannukset (ns. pintaposti- ja rahtimaksut). Asiakkaan valitsemat vaihtoehtoiset postitusmuodot (esim. kuriiripalvelut) eivät sisälly hintoihin. Osa kustantajista kuitenkin ilmoittaa postimaksut eriteltynä kun taas osalla kustantajista postimaksut sisältyvät ilmoitettuun lehden hintaan. Kotimaisissa lehdissä postimaksut ovat yleensä tuotteen hinnan sisällä, kun taas tietyissä ulkomaalaisissa lehdissä postimaksut ovat eroteltu, lähinnä vaihtoehtoisten postitusmuotojen ja/tai korkean postimaksun takia. Lisäveloitukset Toimittaja saattaa periä osassa lehtiä lisäveloituksia jälkikäteen. Tämä johtuu kustantajien tekemistä hinnanmuutoksista. Pääsääntöisesti asiakas tilaa seuraavan vuoden lehdet edellisen vuoden syksyllä, kun taas kustantajat tekevät hinnanmuutoksia keväällä. Suurin osa lehtitilauksista alkaa vuoden alusta, mutta mukana saattaa olla myös myöhemmin alkavia lehtitilauksia, joihin lisäveloitukset saattavat kohdistua. 12. Toimittajan vaihto ja perehdytys Toimittaja avustaa asiakkaita tilausten siirtämisessä asiakkaan edelliseltä toimittajalta omiin järjestelmiinsä. Lisäksi toimittaja tarjoaa asiakkaille pyynnöstä maksuttoman 2-3 tuntia kestävän perehdytyksen palveluihinsa ja sähköisiin järjestelmiinsä. Perehdytys tapahtuu asiakkaan kanssa sovittavana ajankohtana ja toimittajan valinnan mukaan joko asiakkaan toimitiloissa tai esimerkiksi yhteistilaisuutena toimittajan valitsemassa paikassa, joka ei kuitenkaan ole yli 150 kilometriä kauempana asiakkaan toimitiloista.

7 LibNet:n käyttöön liittyen LM Tietopalvelut järjestää koulutusta eri muodoissa. Lisätietoa koulutus mahdollisuuksista saatte osoitteesta Puitesopimuksen päättyessä toimittaja auttaa asiakkaiden tilaustietojen siirrossa mahdollisen uuden toimittajan järjestelmään ja muutenkin auttaa siirtymistä, kun asiakkaan sitoutuminen puitesopimukseen päättyy. 7 (7) 13. Sopimushallinta Kuntahankinnat valvovat sopimuskauden aikana hinnanmuutoksia ja puitesopimuksen ehtojen toteutumista. Kuntahankinnat tapaa säännöllisin väliajoin toimittajan kanssa (2-4 kertaa/vuosi), käy hinnanmuutoksia läpi ja tekee välillä pistokokein hinnantarkistuksia. Kuntahankinnat tekee myös asiakastyytyväisyyskyselyitä, joiden tulokset käydään toimittajan kanssa yhdessä läpi. 14. Laskutus ja maksuehto Toimittaja laskuttaa asiakasta asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Laskutus tapahtuu arvonlisäverottomasti euroissa tilille suomalaisessa pankissa. Laskutuslisää tai toimituskuluja ei hyväksytä. Veloitukset ja hyvitykset toteutetaan eri laskuilla. Laskutuksessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa Suomen arvonlisäverolakia (sopimuksentekohetkellä L 1501/1993). Laskutus tapahtuu niin, että kunkin kyseisenä kalenterivuonna alkavan tilausjakson maksupäivä on aikaisintaan 2. tammikuuta. Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 15. Asiakasraportointi Asiakkaat saavat pyytäessään viipymättä maksuttoman asiakas-/toimipistekohtaisen raportin kokonaistilauksestaan joko toimittajan asiakaspalvelusta tai toimittajan tilausjärjestelmästä. Raportti on toimitettava viipymättä Asiakkaan valinnan mukaan excel- tai pdf-tiedostona taikka paperisena asiakkaalle. Asiakasraportista saa vähintään seuraavat tiedot: Asiakkaan nimi, toimitusosoite, tilatut lehdet ja kunkin lehden hinta (mahdollinen alv eriteltynä) ja alennusprosentti. 16. Käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ylläpitämään Eksaittiin Kuntahankinnat antavat jokaiselle kunnalle/asiakkaalle omat käyttäjätunnukset Eksaittiin. Käyttäjäoikeuksia myönnetään seuraavasti: Alle asukkaan kunnille/asiakkaille 3 käyttäjäoikeutta/asiakas/sopimus ja 5 käyttäjäoikeutta yli asukkaan kunnille/asiakkaille.