Puitesopimuksen yleisesittely KLKH KL-KUNTAHANKINNAT OY:N NESTEMÄISTEN POLTTOAINEIDEN SÄILIÖTOIMITUSTEN PUITESOPIMUKSEN YLEISESITTELY

Transkriptio

1 KL-KUNTAHANKINNAT OY:N NESTEMÄISTEN POLTTOAINEIDEN SÄILIÖTOIMITUSTEN PUITESOPIMUKSEN YLEISESITTELY

2 Sisällys 1. Puitesopimuksen sopimuskausi Sopimuksen sisältö Toimittaja Sopimukseen liittyminen Tilaaminen Toimitusehto Toimitusaika Toimitusvarmuus, puuttuvat ja korvaavat tuotteet Virheellisten laskujen kanssa menettely Reklamaatiot Hinnat ja hinnastot Hinnanmuutokset Sopimushallinta Laskutus ja maksuehto Asiakasraportointi Käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ylläpitämään Eksaittiin Lisätietoja... 7

3 KL-KUNTAHANKINNAT OY:N NESTEMÄISTEN POLTTOAINEIDEN SÄILIÖTOIMITUSTEN PUITESOPIMUS 1. Puitesopimuksen sopimuskausi Sopimuskausi on vuoden optio ( ). Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. 2. Sopimuksen sisältö Sopimuksen kohteena ovat Nestemäisten polttoaineiden säiliötoimitukset, jotka pitävät sisällään: Lämmitysöljy (kesä- ja talvilaatu) Dieselöljy (kesä- ja talvilaatu) Bensiini 95 E 10 Bensiini 98 E 5 Raskas polttoöljy POR Toimittaja St1 Oy (Y-tunnus ) Purotie Helsinki PL 100, Helsinki 4. Sopimukseen liittyminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä puitesopimuksen käyttäjän tulee liittyä puitesopimukseen liittymissitoumuksella. Liittymissitoumuksen tekeminen on tärkeää, koska liittymissitoumus sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Näin asiakas varmistaa puitesopimusten edut sekä voi tarvittaessa todentaa, että hankinnat on tehty julkisten hankintojen lainsäädännön mukaan kilpailutetun puitesopimuksen mukaisesti. Liittymissitoumus tehdään aina KL-Kuntahankinnat Oy:lle. Liittymissitoumuksen yhteyshenkilöille lähetetään sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. Liittymissitoumuksen jälkeen toimittaja saa asiakkaan yhteystiedot Kuntahankinnoilta, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. HUOM! Mikäli asiakkaan liittymissitoumuksen yhteyshenkilö vaihtuu, on tästä ilmoitettava välittömästi sekä Kuntahankinnoille että toimittajalle. Liittymissitoumukset löytyvät Kuntahankintojen omilta kotisivuilta osoitteesta Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitetun sitoumuslomakkeen voi lähettää joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumus@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen Toinen Linja 14, Helsinki, Finland.

4 5. Tilaaminen Tilauksen voin tehdä joko puhelimitse tai sähköpostitse. Puhelinnumero on (24h/7) sähköpostiosoite on HUOM! Uuden asiakkaan tulee aina tilata ensimmäinen k.o. kohteen toimitus puhelimitse ( ). Puhelimitse tilaamisella varmistetaan se, ettei polttoaineen loppumisia pääse tapahtumaan. Tilauksen yhteydessä asiakkaan tulee mainita seuraavia asioita: - kuuluu KL-Kuntahankintojen puitesopimuksen piiriin hinnoittelun oikeellisuuden varmistamiseksi. - milloin viimeksi polttoainetta on tankattu ja minkä verran - mihin laskutusosoitteeseen ja/tai e-laskun välitystietoon toimitus tulee liittää. Halutessaan asiakas voi tehdä St1:n kanssa automaattitäyttösopimuksen (astepäivä tai vakiotoimitus). Asiasta pyydämme olemaan yhteydessä St1 Lämpöpalveluun. Myös automaattinen pinnanmittausjärjestelmä on saatavissa eri korvausta vastaan. Laskutukseen liittyvissä kysymyksissä vastaa laskutusosastomme, sähköposti: laskutus@st1.fi ja puhelin (8-17). 6. Toimitusehto Toimitusehtona käytetään vapaasti asiakkaalle säiliöihin toimitettuna (TOP asiakkaan määrittelemä paikka Suomessa Finnterms 2001). 7. Toimitusaika Ellei Asiakas ja Toimittaja ole muusta sopineet, sovelletaan seuraavaa: Toimitusaika normaalitilanteissa on enintään 72 tuntia tilauksesta toimitukseen. Poikkeuksena Rovaniemelle ja siitä pohjoiseen käytetään normaalitilanteissa enintään 120 tunnin toimitusaikaa. Toimitusaikaan lasketaan mukaan arkipäivät. Pikatoimituksissa toimittaja toimittaa tilatun tuotteen 24 tunnin sisällä tilauksesta. Poikkeuksena Rovaniemelle ja siitä pohjoiseen pikatoimitusaika on 48h tilauksesta toimitukseen. Toimittaja voi pikatoimituksissa periä ennakolta sovitun pikatoimituslisän, mikä on arkipäivinä alkaen 347,20 (ALV 24%) ja pyhäpäivinä sekä sunnuntaisin alkaen 520,80 (ALV 24%). Puitesopimusasiakas voi tilata tuotteita myös pieninä toimituksina ja tällöin toimittaja voi periä ennakolta sovitun pientoimituslisän. Pientoimituksiksi katsotaan lämmitys- / moottoripolttoöljyissä alle 1000 l, dieselöljyissä alle 1500 l, bensiineissä alle 2000 l ja raskaassa polttoöljyssä alle kg yksittäiset toimitukset. Pientoimitus maksaa St1 Oy:n hinnaston mukaisesti 45,73 (ALV 24%).

5 8. Toimitusvarmuus, puuttuvat ja korvaavat tuotteet Jos toimittaja ei jostakin syystä pysty toimittamaan jotakin tilattua tuotetta, toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen hinnalla. Mikäli Toimittaja havaitsee viivästyvänsä toimituksessaan tai velvoitteessaan tai sovitusta määräajasta palvelun tuottamisessa tai että viivästys on todennäköinen, Toimittajan on viivytyksettä ilmoitettava Asiakkaalle ja Kuntahankinnoille esteestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Uusi toimitusaika on ilmoitettava niin pian kuin mahdollista. Toimittaja on velvollinen maksamaan sopimussakkoa viivästyksen aiheuttaman vahingon suuruudesta riippumatta 1,5 prosenttia jokaiselta alkavalta 24 tunnin jaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Sopimussakko lasketaan viivästyneen toimituksen hinnasta, ja sitä peritään enintään 10 vuorokaudelta. Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä. Toimittaja vastaa tuotteidensa laadusta ja tuotteiden aiheuttamista välittömistä vahingoista. 9. Virheellisten laskujen kanssa menettely Ohjeistus vuoden 2014 virheellisille polttoöljy- ja diesel-laskuille: - Virheellistä laskua ei pidä maksaa - Ilmoitus hintavirheestä heti kun se havaitaan sähköpostitse osoitteeseen laskutus@st1.fi, viestiin laskunumero sekä mikä on virhe - St1 hyvittää virheellisen ja lähettää uuden korjatun laskun - Jos laskussa on virheellinen osoite, sähköinen tai fyysinen, laskunumero kerrottava sekä täydellinen oikea osoite. Osoite pyritään korjaamaan välittömästi jotta seuraava lasku saadaan lähetettyä oikeaan osoitteeseen. Ellei saatua laskua jostain syystä pystytä ohjaamaan asiakkaalla sisäisesti oikealle maksajalle, korjaamme luonnollisesti vieheellisestikin tulleen laskun. 10. Reklamaatiot Asiakas lähettää liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja muut reklamaatiot 14 päivän kuluessa virheen tai poikkeaman havaitsemisesta. Toimittaja on velvollinen tallentamaan vastaanottamansa reklamaatiot ja esittämään ne sovitusti Kuntahankinnoille. Asiakas lähettää Toimittajan puitesopimukseen tai toimintaan liittyvät reklamaatiot Kuntahankinnoille osoitteeseen palaute@kuntahankinnat.fi. Kuntahankinnat käsittelee tällöin reklamaation yhdessä Toimittajan kanssa. Toimittajan tulee määrittää ja suorittaa toimenpiteet, joilla poistetaan poikkeamien syyt niiden toistumisen ehkäisemiseksi. Korjaavien toimenpiteiden tulee olla asianmukaisia poikkeamien aiheuttamiin vaikutuksiin nähden. Toimittajan tulee tiedottaa Asiakkaalle ja Kuntahankinnoille määrittämänsä ja tekemänsä korjaavat toimenpiteet puolivuosittain. Toimittajan tulee määrittää toimenpiteet, joilla poistetaan ja ehkäistään virheitä.

6 11. Hinnat ja hinnastot Kilpailutettujen polttoaineiden hinnastot löytyvät Eksaitti-työtilasta 61 Polttoaineet Säiliötoimitukset. Polttoaineiden hinnat vaihtelevat maailmanmarkkinahintojen perusteella ja sopimustoimittaja päivittää polttoaineiden hintoja Eksaitin työtilaan 61. Hintojen sisältävät kaikki kustannukset. Laskutuslisiä, kuljetuskustannuksia tai muita kuluja ei voi lisätä hintaan tai laskuttaa erikseen asiakkaalta. 12. Hinnanmuutokset Toimittajan preemio on voimassa välisen ajan. Veroissa ja veroluonteisissa julkisissa maksuissa tapahtuvat muutokset sekä viranomaismääräyksistä johtuvista tuotteiden laatumuutoksista aiheutuvat toimittajan osoittamat kustannukset otetaan huomioon vaikutuksensa mukaisesti muutosten voimaantulohetkestä alkaen. Toimittajalla on yllämainitun kiinteän hinnoittelujakson jälkeen velvollisuus esittää preemioonsa vaikuttava kustannuskehitys, jonka perusteella toimittaja ja kuntahankinnat päättävät yhdessä mahdolliset muutokset preemioon. Jos muutosten suuruudesta ei päästä yhteisymmärrykseen, kummallakin osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana sovelletaan ennen muutosesitystä voimassa ollutta preemiota. Päivitetyt hintatiedot löytyvät KL-Kuntahankintojen Ekstranet-palvelusta (ryhmätyötila) ja kyseisiin tietoihin sopimukseen liittyneillä asiakkailla on pääsy omalla tunnuksella. Lähetämme myös hinnanmuutosten yhteydessä hintailmoituksen sähköpostitse yhteyshenkilöllenne niin toivoessanne. 13. Sopimushallinta Kuntahankinnat valvoo sopimuskauden aikana hinnanmuutoksia ja puitesopimuksen ehtojen toteutumista. Sopimushallinnan keinoina käytetään kuukausittaista palvelumaksuraportointia, jolloin toteutuneita palvelumaksuja tarkistetaan. Lisäksi Kuntahankinnat tapaa säännöllisin väliajoin toimittajan kanssa (2-4 kertaa/vuosi), käy hinnanmuutoksia läpi ja tekee välillä pistokokein hinnantarkistuksia. Kuntahankinnat tekee myös asiakastyytyväisyyskyselyitä, joidenka tulokset käydään toimittajan kanssa yhdessä läpi. 14. Laskutus ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Asiakasta laskutetaan kevyissä polttonesteissä purkumäärän perusteella. Kevyiden polttonesteiden purkaminen tapahtuu mittareiden läpi. Asiakasta laskutetaan bensiineissä ja raskaissa polttonesteissä lastausvaiheen perusteella. Bensiinit ja raskaat polttonesteet mitataan niiden lastausvaiheessa. Toimittaja laskuttaa jälkikäteen suoraan asiakasta sopimukseen perustuvista toimituksista.

7 Maksuehto on 30 päivää netto. Lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua tuotteen toimituksesta tai laskun päiväyksestä, riippuen siitä, että kumpi ajankohta on myöhäisempi. Viivästyskorko on laskun saapumishetkellä olevan korkolain mukainen. 15. Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa tarvittaessa kuukausittain ja vuosittain Asiakkaalle asiakasraportin, jossa on seuraavat tiedot: - Asiakkaan nimi - toimitusosoite - toimituspäivä - tuotteiden nimet, koodit ja määrät - hinnat tuotteittain (alv eriteltynä) Toimittaja raportoi pyydettäessä toteutuneen toimitusvarmuuden ja muut asiakkaan kanssa yhdessä sovitut asiat 4 krt/vuosi (esim. yhteenveto Asiakkaan reklamaatioista, palautteista ja tehdyistä toimenpiteistä). Lisäksi toimittaja toimittaa tarvittaessa vuosiyhteenvedon asiakkaan kaikista toimituksista. 16. Käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ylläpitämään Eksaittiin Kuntahankinnat antavat jokaiselle kunnalle/asiakkaalle omat käyttäjätunnukset Eksaittiin. Käyttäjäoikeuksia myönnetään seuraavasti: Alle asukkaan kunnille/asiakkaille 3 käyttäjäoikeutta/asiakas/sopimus ja 5 käyttäjäoikeutta yli asukkaan kunnille/asiakkaille. 17. Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Kuntahankintojen ja St1 Oy:n yhteyshenkilöihin. KL-Kuntahankinnat Oy, Juuso Leskinen, puh , sähköposti: juuso.leskinen@kuntahankinnat.fi Tilauksiin ja toimituksiin liittyvät tiedustelut ja osoitteenmuutokset: St1 Lämpöpalvelu Sähköposti: lampopalvelu@st1.fi Puhelin: (24/7) Laskutukseen liittyvät asiat: St1 laskutus Sähköposti: laskutus@st1.fi Puhelin (8-17) Uudet sopimusasiakas ilmoitukset ja muut tapauskohtaiset kyselyt: St1 Lämpöpalvelu / Kai Suojala Sähköposti: kai.suojala@st1.fi Puhelin: (8-17)