PAKETTI - KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI 13.5.2011 TARJOUSPYYNTÖ TEKNISEN JA YMPÄRISTÖSEKTORIN TUOTTAVUUDEN JA VAIKUTTA- VUUDEN MITTARISTO Hankintayksikkö Yhteyshenkilöt Päijät-Hämeen liitto, PAKETTI -projekti PL 50 15111 Lahti puh. 03 8719 420, faksi 03 8719 411 http://www.paijat-hame.fi/fi/paketti projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi lauri.kuukasjarvi@paijat-hame.fi puh. 050 3402406 tekninen johtaja Heikki Salonsaari heikki.salonsaari@hollola.fi puh. 044 7801441 Hankintamuoto Hankintamenettely on avoin menettely. Hankinnan tausta ja kohde Hankkeessa tarkastellaan teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittaamista Balanced Scorecardin (BSC) neljän näkökulman kautta: taloudellinen, asiakas-, sisäisten prosessien ja henkilöstönäkökulma. Tavoitteena on tuottaa BSC periaatteiden mukaisesti toteutettu työkalu, jota voidaan käyttää johtamisen välineenä ja jonka avulla voidaan arvioida mihin BSCn sektoriin jatkossa on tarpeellista panostaa resursseja. Työkalu kehitetään konsulttivetoisesti työpajatyöskentelyssä. Pilottikenttänä toimivat liikenneväylät ja yleiset alueet. Myöhemmin mittaristoa laajennetaan muille teknisen ja ympäristösektorin toimille. Hankkeessa ovat mukana kaikki Päijät-Hämeen kunnat: Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Lahti, Nastola, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä. PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03 8719 40, www.paijat-hame.fi/fi/paketti
2 Hankittava palvelu Kuntien teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittariston rakentaminen, pilottikenttinä liikenneväylät ja yleiset alueet. Hankittavan palvelun sisältö (=konsultin tehtävät): 4 x 4 h työpajaa (max 15 henkilöä/työpaja) elo-joulukuussa 2011 työpajatyöskentelyn etukäteisvalmistelu (aihepiiriin tutustuminen, aineiston kokoaminen, työpajojen työtapojen suunnittelu, työpaja-aineiston tuottaminen) työpajojen toteuttaminen (ml. aiheeseen johdattelu ja työpajatyöskentelyn johtaminen?) työpajatyöskentelyn tulosten raportointi tuottavuus- ja vaikuttavuustyökalun kehittäminen työkalun testaaminen tilaajan aineistolla hankkeen raportointi Toimitusaika Osatarjoukset Alihankinnat Teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittaristo laaditaan osana PAKETTI projektia, jota rahoittavat Euroopan aluekehitysrahasto, valtio ja Päijät-Hämeen kunnat. http://www.paijat-hame.fi/fi/paketti Projekti on oltava kokonaisuudessaan toteutettuna vuoden 2011 loppuun mennessä. Työn tuloksena laadittava aineisto luovutetaan kokonaisuudessaan Päijät- Hämeen liitolle ja liiton jäsenkunnille täydellisellä tekijän-, omistus- ja käyttöoikeudella. Ei hyväksytä. Tarjouksen tulee kattaa kaikki tässä tarjouspyynnössä esitetyt yksilöidyt tiedot. Ei sallita.
3 Dokumentaatio Työ raportoidaan sähköisessä muodossa ja toimittajan tulee laatia vähintään seuraavat dokumentaatiot: Työnaikainen valmisteluaineisto (mm. työohjelma ja työpajojen ohjelma, aineistot ja raportit) Raportti, joka kuvaa selkeästi ja yksiselitteisesti mittariston rakenteen ja sen käyttämisen. Tiivistelmä PDF -muodossa. Tarjouksen ulkopuolelle rajatut tehtävät Tarjousten käsittely Tilaaja vastaa prosessin aikaisten tarvittavien kokousten ja työpajojen tilakustannuksista ja käytännön järjestelyistä. Julkaisujen painatus ja julkaisuluvat ovat tilaajan vastuulla. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään. Tilaaja ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoajien ja tarjousten soveltuvuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Soveltuvuuden toteamiseksi tarjoaja sitoutuu pyydettäessä toimittamaan seuraavat todistukset: - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus (tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi) - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelystä - todistus lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta - vahvistetut tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna.
4 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjoushinta Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä. Hinnan tulee olla kokonaishinta, josta ilmenee selvityksen laadintaan käytettävän päivän hinta ja työpäivien lukumäärä. Lisäksi tulee ilmoittaa yhden esittelykerran hinta. Vertailussa käytetään 2 esittelykertaa. Tarjoajan tulee esittää kuntien ja kuntayhtymien omana työnä tehtävän työn määrä ja lyhyt kuvaus käytettävistä työmenetelmistä. Tarjottavan kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kustannukset, mm. mahdolliset päivärahat sekä matka- ja majoituskulut. Tarjousten vertailu ja vertailuperusteet Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjousten hintakatto on 75 000 (ALV 0). Tarjouksen tulee sisältää myös mahdollisten lisätyöpajojen toteuttamisesta aiheutuvat kustannukset. Tarjousten valintakriteerit ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Kokonaishinta 30 % 2. Laatu 70 % Hintapisteet = hinnan painoarvo 30% x halvin hinta / tarjottu hinta Laadun vertailuperusteet ja painoarvot: - lyhyt kuvaus tehtävän toteutuksesta, lopputuloksesta sekä sen esitystavasta, painoarvo 20 % - referenssiluettelo vastaavista toimeksiannoista viimeiseltä kolmelta vuodelta (työn suorittava yksikkö), painoarvo 20 % - selvitys työhön osallistuvasta henkilöstöstä eli vastuuhenkilöiden tiedot, taidot ja kokemus ja CV:t, painoarvo 30 % Valintaperusteet arvioidaan asteikolla 0-10. Laatupisteet = valintaperusteen painoarvo [%] x annettu pistemäärä / 10 Laatupisteet skaalataan siten, että eniten laatupisteitä saanut saa laadun painoarvon mukaisen maksimipistemäärän ja muiden laatupisteet skaalataan ker-
5 tomalla samassa suhteessa. Näin laadun ja hinnan painoarvot ovat molemmat todelliset. Lopulliset skaalatut laatupisteet: laatutekijöiden painoarvo skaalatut laatupisteet = tarjoajan laatupisteet x ---------------------------------- korkeimmat laatupisteet Maksimi kokonaispisteet (hintapisteet +laatupisteet) = 100 p. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan konsulttialan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995 ja lisäksi soveltuvin osin JYSE 2009 palvelut -ehtoja. Mahdollisuus lisätilauksen tekemiseen (optioehto) Hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tilata valitulta toimittajilta lisätyöpajoja sopimuksen tekemistä seuraavien kolmen (3) vuoden aikana. Tarjouksen toimittaminen Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa viimeistään 30.5.2011 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Päijät-Hämeen liitto / PAKETTI -projekti Hämeenkatu 9, 15110 Lahti tai sähköpostitse toimisto@paijat-hame.fi. Hankinnan tunnus: Paketti TeKy mittarit Tarjouskuoreen on merkittävä hankinnan tunnus ja tarjouksen antajan nimi. Sähköpostitse toimitettavien tarjousten sähköpostiviestin aiheeksi on myös merkittävä hankinnan tunnus. Tarjousten voimassaoloaika Tarjousten tulee olla voimassa 31.7.2011 saakka. Päijät-Hämeen liitto pidättää itselleen oikeuden jakaa hankinta sekä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne oltava erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Päijät-Hämeen liitto / PAKETTI -projekti
Jaana Simola projektijohtaja 6