HELSINGIN KAUPUNKITILAOHJEEN LAATIMINEN / MINIKILPAILUTUS. A. Tuote ja / tai palvelumuotoilu sekä konseptisuunnittelu

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 (6) Hallinto-osasto HELSINGIN KAUPUNKITILAOHJEEN LAATIMINEN / MINIKILPAILUTUS Diaarinumero: HEL Hanke 1. Helsingin kaupungin rakennusvirasto pyytää Helsingin kaupunkitilaohjetta koskevaan puitejärjestelyyn perustuvaa tarjousta osa-alueesta: A. Tuote ja / tai palvelumuotoilu sekä konseptisuunnittelu Hankinnan kohde on määritelty työohjelmassa, liitte 1. Prosessikuvaus tilataan samansuuruisena määrähintaisena viisituhatta euroa (5.000 ) alv 0 % kaikilta kolmelta puitesopimustoimittajalta. Tarjouskilpailun tarkoituksena on saatujen tarjousten pohjalta valita prosessi ja koordinaattori Helsingin kaupunkitilaohjeen laatimiseksi. Hankinnassa noudatetaan puitejärjestelyä koskevan sopimuksen mukaisia ehtoja. 1. Tarjouksen tekeminen Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa paperisena ja sähköisesti esim. CD-ROM, yksi (1) kappale osoitteeseen: Postiosoite Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Tarjoukset PL Helsingin kaupunki. Käyntiosoite Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Kasarmikatu krs sisääntuloaula, vahtimestaripiste Helsinki Käyntiosoite: Kasarmikatu 21, Helsinki 13 Puhelin (09) , Faksi (09) Besöksadress: Kaserngatan 21, Helsingfors 13 Telefon (09) , Fax (09)

2 Tarjouspyyntö 2 (6) Sähköpostiosoite hkr.kilpailutukset@hel.fi Telefaksi Tarjousten tulee olla perillä maanantaina klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. Tarjouskuoreen merkintä: Tarjous: Helsingin kaupunkitilaohje, Hanke 1 HEL Tarjoavan yrityksen nimi Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, faksi, sähköposti). Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa sitovasti saakka. Hankintayksikkö Hankintapäätöksen asiassa tekee Helsingin kaupungin rakennusvirasto Diaarinumero ja asian valmistelija Diaarinumero: HEL Asian valmistelija: Oili Khadraoui 2. Prosessikuvaukselle asetetut vaatimukset Työohjelmassa liite 1 on määritelty prosessikuvauksen vaatimukset. 3. Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus a. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3 Tarjouspyyntö 3 (6) Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. b. Tarjouksen muotovaatimukset Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. Tarjous paperisena ja sähköisenä esim. CD-ROM, jokaista yksi (1) kappale. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Prosessikuvaus tulee olla sähköisenä PDF-muodossa, sekä tulostettuna tarjouksen liitteeksi. Tiedoston nimeksi on laitettava: Prosessikuvaus. c. Hankittavan palvelun ominaisuudet Työohjelmassa, liite 1, on määritelty palveluvaatimukset. 4. Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjousten vertailuperusteet on määritelty jäljempänä kohdassa 7. Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa prosessikuvaus. 5. Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tarjoajan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia tilauksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa tai muuta tekijää ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan

4 Tarjouspyyntö 4 (6) julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. 7. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, otetaan mukaan vertailuun. Toimittajien valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuus arvioidaan seuraavin kriteerein ja painoarvoin: 1. LAATU 70 % Laadun vertailupisteet: tarjoajan prosessikuvauksessa on tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti prosessikuvaus ja työn runko: ymmärretty, tiedostettu ja kuvattu hyvin: saa viisi (5) vertailupistettä. ymmärretty, tiedostettu ja kuvattu: saa kolme (3) vertailupistettä. ymmärretty huonosti, ei tiedostettu tai kuvattu: saa yksi (1) vertailupistettä Prosessin esitystapa, selkeä ja ymmärrettävä, max 20 vertailupistettä. Kukin osa-alue saa max 5 pistettä. Menetelmä, työnjako, vastuut ja roolit (realistisuus), Aikataulutus ja tiedottaminen (realistisuus + kriittiset kohdat tunnistettu) Vuorovaikutus (tarve ja kohde) Koordinaattorin rooli ja tehtäväkuvaus (suppea luonnehdinta)

5 Tarjouspyyntö 5 (6) 1.2.Työn runko, tarjoajan tarkennettu näkemys työn jakautumisesta, osa-alueista tai vastaavista, max 5 pistettä Parhaimmat laatupisteet saa vertailupisteen 70. Muiden vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjoajan laatupisteet jaettuna parhaimmilla laatupisteillä ja kerrottuna 70 pisteellä. Tarjoajan laatupisteet (Y) jaettuna parhaimmilla laatupisteillä (X) ja kerrottuna 70 pisteellä. Laskukaava =Y/X* HINTA 30 % Projektipäällikkön työtunnin hinta Projektipäällikön työtunnin yksikköhintana on puitesopimuksessa oleva projektipäällikön tuntihinta. Pienin vertailuhinta saa parhaimman vertailupisteen 30. Muiden vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Pienin vertailuhinta (x) jaettuna asianomaisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottuna 30 pisteellä. Laskukaava : X/Y*30. Kokonaistaloudellinen edullisuus: hintapisteet ja laatupisteet lasketaan yhteen. Koordinaattoriksi tullaan hyväksymään eniten vertailupisteitä saaneen tarjoajan projektipäällikkö. 6. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen: hkrhankintatiimi@hel.fi. Sähköpostin aihekenttään tulee kirjoittaa Hanke 1, kaupunkitilaohje ja kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista sekä mahdollisista tarjouspyynnön muutoksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisessä osoitteessa:

6 Tarjouspyyntö 6 (6) 7. Sähköinen tiedoksianto Hankintayksikkö antaa hankintapäätöksen tiedoksi tarjoajille sähköisesti. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköinen yhteystietonsa (sähköpostiosoite / faksi), johon hankintapäätös perusteluineen sekä valitusosoituksineen ja muutoksenhakuohjeineen lähetetään. Oili Khadraoui palvelupäällikkö LIITEET 1. Työohjelma, liite 1