Kuntien palvelukeskus

SITRAN KUNTAOHJELMA Kuntien palvelukeskus Perustettava yhtiö KPK THH Oy Liiketoimintasuunnitelma 1.10.2009 Versio 1.0

Sisällysluettelo ii VERSIOHISTORIA Versio / vaihe Toimenpiteet Päivämäärä Versio 0.1 Alustava luonnos laadittu kerättyjen taustatietojen ja 27.5.2009 tehtyjen haastattelujen pohjalta. (word) => Sitra projektiryhmän kommentointi 28.5. Versio 0.2 Versio 0.3 Versio 0.4 Versio 0.81 Versio 0.82 Luonnosta täydennetty haastattelujen, asiakastyökokouksen (17.6.) ja projektiryhmän kokousten pohjalta. => Sitra projektiryhmän kommentointi 7.8. Sisällysluettelon järjestystä muokattu ja luonnokseen lisätty johdanto sekä taloudellisten toimintaedellytysten osuudet. Muita osa-alueita täsmennetty projektiryhmän kokousten pohjalta. => Sitra projektiryhmän kommentointi 24.8. => Lähetetään asiakastyökokoukseen (27.8) kutsutuille Luonnokseen lisätty johdon yhteenveto sekä omistajuuteen liittyvät osuudet. Muita osa-alueita täsmennetty asiakastyökokouksen ja projektiryhmän kokousten pohjalta. => Sitra projektiryhmän kommentointi 7.9. Luonnoksen ulkoinen esitysasu viimeistelty. => Lähetetään asiakastyökokoukseen (14.9.) kutsutuille Sisällysluettelon ja kuvaluetteloiden numerointi päivitetty, prosessikaavioiden ulkoinen esitysasu viimeistelty, päätösseminaarin palaute huomioitu 26.6.2009 (word) 24.8.2009 (powerpoint) 4.9.2009 (word, powerpoint ja tiivistelmä) 8.9.2009 (word ja powerpoint) 16.9.2009 Versio 0.9 Liiketoimintasuunnitelman luonnos valmis 17.9.2009 (word ja powerpoint) Versio 1.0 Liiketoimintasuunnitelma esitellään Sitran Tehokas ja kestävä kunta seminaarissa Finlandia-talossa 1.10.2009

iii Kuntien palvelukeskus 0 JOHDON YHTEENVETO Liiketoimintasuunnitelma sisältää perustettavan osakeyhtiön Kuntien Palvelukeskus THH (myöhemmin KPK THH Oy) perustamisen lähtökohdat, liikeidean ja strategisen tahtotilan, tavoiteltavat hyödyt kuntasektorille, liiketoimintakuvauksen ja organisoitumisen, palvelutarjonnan mukaan lukien tietotekniset ratkaisut sekä toteutussuunnitelman. Perustamisen lähtökohdat Lähtökohta KPK THH Oy:n perustamiselle on hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorilla. Kuntien itsenäisen aseman sekä kuntakonsernin monimuotoisen rakenteen vuoksi asiakkaalla on hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen toimintamallin periaate mielletään usein haasteelliseksi toteuttaa. Tämän vuoksi talous- ja henkilöstötoimintojen hoitamiseen onkin useita erilaisia käytäntöjä. Suurin osa erityisesti pienistä kunnista hoitaa talous- ja henkilöstötoimintonsa itse ja suurin haaste KPK THH Oy:n markkinoille tulolle onkin kuntien haluttomuus muuttaa totuttuja toimintatapoja. Tahtotilatasolla useat kunnat ovat kuitenkin valmiit luopumaan itse tekemisestä. Suuret kunnat ja kuntayhtymät ja osa keskisuurista kunnista ja kuntayhtymistä ovat perustaneet oman talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelemaan kunta- tai kuntayhtymäkonsernia. Lisäksi erityisesti keskisuuret kaupungit ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä, joissa keskisuuri kaupunki on tyypillisesti palvelukeskusyhtiön enemmistöomistaja ja muina omistajina ja asiakkaina ovat lähiseudun kuntia ja kuntayhtymiä. Palvelukeskusmallista saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä. Koko kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon markkinan koko nykytilassa on kustannuksilla mitattuna 570 M. Tästä palvelukeskukseen on siirrettävissä 375 M eli noin 65 %. Loppuosa (35%) talous- ja henkilöstötoiminnoista hoidetaan jatkossakin kunnissa. Kuntasektorilla jo toimivien kunnallisten ja seudullisten palvelukeskusten yhteenlaskettu liikevaihto yltää arviolta 115 M :oon. KPK THH Oy:n asiakaspotentiaalin muodostavat kaikki kunnat ja kuntayhtymät riippumatta siitä, kuinka niiden talous- ja henkilöstötoiminnot on nykytilassa hoidettu. Mikäli nykyiset seudulliset palvelukeskukset eivät ole halukkaita liittymään KPK THH Oy:n yhteistyökumppaneiksi, niitä voidaan pitää KPK THH Oy:n kilpailijoina. Lisäksi samalla markkinalla kilpailevat yksityiset palvelutuottajat kuten tilitoimistot. Näiden markkinaosuus nykytilassa on kuitenkin pieni, mutta voi kasvaa, jos kuntien halukkuus ulkoistaa palvelujaan lisääntyy. Kuntien sisäiset palvelukeskukset eivät suoraan kilpaile KPK THH Oy:n kanssa, mutta tarjoavat korvaavan vaihtoehdon talous- ja henkilöstötoimintojen hoitamiseen.

Sisällysluettelo iv Liikeidea ja strateginen tahtotila KPK THH Oy:n liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen. KPK THH Oy on valtakunnallisesti toimiva, kuntien omistama inhouseosakeyhtiö, joka tuottaa asiakkailleen laadukasta ja ajantasaista informaatiota päätöksenteon tueksi. Tämän mahdollistavat kustannustehokkaasti hoidetut, tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien asiakkaan vastuualueen tehtävät on optimoitu. KPK THH Oy:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluketju, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. KPK THH:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2015 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 50 M liikevaihtoa, kun kaikki tehostamistoimenpiteet on tehty. Tavoiteltavat hyödyt KPK THH Oy tuo hyötyjä niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen informaatio, jonka pohjalta johto saa paremman ja reaaliaikaisemman näkemyksen kunnan tilasta ja pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kunnan ydintoiminnassa. Lisäksi talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuotteistaminen parhaiden käytäntöjen pohjalta, työnjaon optimointi palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä sekä tietojärjestelmäympäristön tehostaminen tuottavat merkittäviä kustannushyötyjä näiden tukipalveluiden hoitamisessa. KPK THH Oy vastaa myös eläköitymisen tai niukan henkilöstön tuomiin resursointihaasteisiin. Koko kuntasektori hyötyy KPK THH Oy:n toiminnasta suorina kustannushyötyinä. Välillisesti yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Lisäksi viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä keskitetymmin. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen KPK THH Oy:n liiketoiminnan ansaintamalli perustuu siihen, että palvelukeskus toimii kustannustehokkaammin kuin kunta tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan

v Kuntien palvelukeskus hintatasoon nähden, sitä kehitetään jatkuvasti toimintaa tehostamalla. KPK THH Oy:n tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Yhtiö ei tavoittele voittoa enemmän kuin tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi. KPK THH Oy on liiketoimintarakenteeltaan keskitetysti ohjattu konserni. Konsernitaso ohjaa ja kehittää toimipisteitään yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä järjestelmien kehittäminen etenee konsernin tavoitteiden mukaisesti. Organisaatiorakenne on useamman toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluketju, joka ei ole rajoittunut alueelliseen, järjestelmä- eikä asiakasryhmäkohtaiseen jakoon, vaan on kaikkien asiakkaiden ulottuvilla. Palvelukeskuksen johtaja vastaa koko palvelukeskuksen toiminnasta, sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Palvelukeskuksen johtajan tukena toimii palvelukeskuksen johtoryhmä. Lisäksi prosessikohtaiset ohjausryhmät, joissa on mukana asiakkaiden edustus, tarkastelevat strategisia kysymyksiä ja palvelukeskuksen toiminnan kehittämistä. Palvelutarjonta KPK THH Oy tarjoaa kuntien organisaatioille tuotteistettuja talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tilaaja-tuottaja mallin mukaisesti. Yhtiö tuottaa prosessikohtaisia kokonaispalveluita sisältäen asiakkaan vastuualueelle jäävän toiminnan optimoinnin. Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi KPK THH Oy tarkastelee aina osana asiakkaaksi liittymistä myös asiakkaan puolelle jääviä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja, joita tehostetaan osana kokonaisprosessia. Yhtiö ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain palvelusopimuksen, jossa määritellään tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta. KPK THH Oy:n palvelutarjonta koostuu seuraavista palvelukokonaisuuksista ja palveluista. Taloushallinnon peruspalvelut sisältävät osto- ja matkalaskujen käsittelyn, myyntilaskutuksen, maksuliikenteen, kirjanpidon, tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen sekä viranomaisraportoinnin, käyttöomaisuuskirjanpidon sekä raportoinnin ja analysoinnin johdon päätöksenteon tueksi. Henkilöstöhallinnon peruspalvelut sisältävät palkkahallinnon, rekrytoinnin, suorituksen johtamisen, henkilöstön kehittämisen sekä henkilöstöhallintopalvelujen alueelle kuuluvia kokonaisuuksia. Peruspalveluiden tuottamisen lisäksi palvelukeskus voi tarpeen mukaan olla mukana myös satunnaisluonteisissa erillisprojekteissa tai tuottaa muita erikseen sovittavia lisäpalveluita, kuten konsultointitukea. Tulevaisuudessa palvelukeskuksen tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä tarvittaessa muuttua ja lisääntyä. Tavoitetilassa talousja henkilöstöhallinnon kukin osaprosessi toteutetaan yhtenäisillä tietojärjestelmäratkaisuilla. Tämä ratkaisumalli mahdollistaa kustannustehokkaan tietojärjestelmien kehittämisen ja ylläpidon.

Sisällysluettelo vi Toteutussuunnitelma KPK THH Oy on kuntien 100%:sti omistama yhtiö. Perustamisvaiheessa perustajakunnat sijoittavat 1 euroa/kunnan asukas osakepääomana yhtiöön. Yhtiö tarvitsee lisäksi ulkopuolista rahoitusta, minkä vuoksi Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat sijoittavat käynnistämisvaiheen investointeihin tarvittavan lisäpääoman pääomalainana yhtiöön. Pääomalaina maksetaan takaisin kuuden ensimmäisen toimintavuoden aikana. Rahoitusjärjestelylle tarvittaneen takuu / takaus. Kehityspolku (A) KPK THH OY:N PERUSTAMINEN OSAKKUUS- JÄRJESTELYT YHTEISTYÖ- KUNTIEN KANSSA tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvästä yhteistyöstä sovitaan 2-4 kunnan kanssa TAVOITETILAN MUKAISEN TIETOJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN siten että tukee optimaalisesti toimivia prosesseja ja mahdollistaa tehokkaan monikuntamuotoisen palvelutuotannon YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA TOIMINTATAPOJEN KEHITTÄMINEN Vaiheittainen migraatio vanhojen järjestelmien korvaamiseksi YHTENÄISTEN TOIMINTA- TAPOJEN JA JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO ja kokonaisprosessin kehittäminen myös asiakkaan rajapintaan liittyviltä osin KEHITETYN KONSEPTIN MUKAISEN TOIMINNAN LAAJENTAMINEN Kehityspolku (B) JÄRJESTELYT MUKAANLÄHTEVIEN PALVELUKESKUSTEN/PALVELUNTUOTTAJIEN LIITTÄMISEKSI OSAKSI PALVELUKETJUA ja niiden kehittäminen siten että voivat tuottaa palveluita laajemmalle asiakaskunnalle KPK THH Oy:n toteutussuunnitelma (kuva yllä) lähtee liikkeelle kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Toinen kehityspolku keskittyy optimiprosessien ja optimaalisesti toimivaa palvelutuotantoa tukevan tietojärjestelmän kehittämiseen monikuntaratkaisuna. Tämä edellyttää laajamittaista, noin 2-3 vuotta kestävää järjestelmä- ja prosessikehitystyötä yhteistyössä suurehkon kunnan ja sen lähikunnan/-kuntien kanssa. Toinen kehityspolku keskittyy operatiivisen toiminnan nopeampaan aloittamiseen ja kasvattamiseen yhdistämällä muutamia jo olemassa olevia palveluntuottajia osaksi KPK THH Oy:n palveluketjua. Toimipisteet voivat syntyä joko ostamalla tai yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai jo toimiva kunnan palvelukeskus osaksi KPK THH Oy:tä. Nämä toimipisteet toimivat alkuvaiheessa omilla järjestelmillään, joita kehitetään niin, että niiden käyttöä voidaan laajentaa uusille asiakkaille. KPK THH Oy avustaa toimipisteitään yhtenäistämään, tehostamaan ja automatisoimaan toimintatapojaan. Tavoitetilassa kehityspolut yhdistyvät niin, että kaikki toimipisteet siirtyvät pääsääntöisesti käyttämään uutta tietojärjestelmää ja sen mahdollistamia yhtenäistettyjä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia toimintatapoja. Erityistarpeista johtuen jotkut asiakkaat voivat jatkaa edelleen vanhoissa järjestelmissä.

vii Kuntien palvelukeskus SISÄLLYSLUETTELO 0 Johdon Yhteenveto... iii 1 Johdanto... 1 2 Tavoiteltavat hyödyt... 3 3 Liikeidea ja strateginen tahtotila... 7 3.1 Liikeidea... 7 3.2 Strateginen tahtotila... 8 3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot... 8 3.2.2 Strategiset tavoitteet... 9 3.2.3 Kriittiset menestystekijät... 10 3.2.4 Mittarit ja seuranta... 12 4 Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö... 13 4.1 Toimintaympäristö... 13 4.2 Markkinaympäristö... 17 4.3 Asiakasympäristö... 27 5 Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen... 33 5.1 Liiketoiminnan ansaintalogiikka... 33 5.2 Liiketoimintarakenne... 34 5.3 Organisaatiomalli... 35 5.4 Organisaation roolit... 40 6 Palvelutarjonta... 41 6.1 Palvelukonsepti... 41 6.2 Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut... 42 7 Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus... 46 7.1 IT-arkkitehtuuri... 46

Sisällysluettelo viii 7.2 Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät... 48 7.3 Muut tietotekniset ratkaisut... 49 7.4 Tietoturvallisuus... 54 8 Omistaminen, ohjaus ja hallinto... 55 8.1 YHTIÖN RAKENNE JA OMISTUS... 55 8.2 Toiminnan ohjaus ja hallinto... 57 9 Taloudelliset toimintaedellytykset... 58 9.1 Investointilaskelma... 62 9.2 Tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma... 66 9.3 Palveluiden hinnoittelumalli... 68 10 Toteutussuunnitelma... 70 10.1 Riskien hallinta ja varautuminen... 70 10.2 Toteutussuunnitelma... 72 Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset... 77 Taloushallinnon peruspalvelut... 78 Henkilöstöhallinnon peruspalvelut... 83 Liite 2: Tietotekniset ratkaisut nykytilassa... 87 Liite 3: Kuntaotoksen kustannusvertailut... 89 KUVALUETTELO Kuva 1-1 Selvitysvaiheessa mukana olleet kunnat Suomen kartalla... 3 kuva 2-1 Organisaatioiden kokema hyöty palvelukeskukseen siirtymisen jälkeen... 4 kuva 2-2 Palvelukeskusmalli mahdollistaa tuki- ja ydintoimintojen tehostamisen... 6 kuva 3-1 Palvelukeskusrakenne kpk thh oy:ssä... 7 kuva 3-2 KPK THH Oy:n strategiakartta... 8 kuva 4-1 Kuntasektorin erityispiirteet toimintaympäristössä... 16 kuva 4-2 KPK THH Oy:n markkinaympäristö... 19

ix Kuntien palvelukeskus Kuva 4-3 Asiakas- ja toimittajasuhteet markkinaympäristössä... 26 Kuva 4-4 Kuntien ja kuntayhtymien kokonaismarkkina päätoiminnoittain... 28 Kuva 4-5 Kuntien palvelukeskusmarkkinan koko... 29 Kuva 4-6 Taloushallinnon palveluiden kysynnän jakautuminen kunnissa... 30 Kuva 4-7 Henkilöstöhallinnon palveluiden kysynnän jakautuminen kunnissa... 30 Kuva 4-8 Taloushallinnon kysynnän jakautuminen sairaanhoitopiireissä... 31 Kuva 4-9 Henkilöstöhallinnon kysynnän jakautuminen sairaanhoitopiireissä... 31 Kuva 4-10 Palveluiden käyttäjät kunnissa... 32 Kuva 4-11 Kohdeasiakkaiden palveluiden kysyntä prosentteina.... 33 Kuva 5-1 Tavoitetilan organisaatiorakenne: usean toimipisteen muodostama palveluketju... 39 Kuva 6-1 Kokonaisprosessin näkökulma kokonaishyötyjen saavuttamisessa... 43 Kuva 6-2 Taloushallinnon kokonaisprosessi... 44 Kuva 6-3 Henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi... 45 Kuva 7-1 KPK THH Oy:n tavoitetilan IT-arkkitehtuuri... 48 Kuva 7-2 KPK THH Oy:n tietovarastoratkaisu... 53 Kuva 8-1 KPK THH Oy:n omistajat ja rahoittajat... 56 Kuva 8-2 KPK THH Oy:n ohjausmalli... 58 Kuva 9-1 Selvitysvaiheen kohdeasiakkaiden maantieteellinen jakauma... 59 Kuva 9-2 KPK THH Oy:n tietojärjestelmäkustannusten jakautuminen... 61 Kuva 9-3 KPK THH Oy:n investointilaskelma... 63 Kuva 9-4 Asukasluvun jakautuminen kunnissa... 64 Kuva 9-5 Potentiaaliset kustannushyödyt kunnissa taloushallinnon prosesseittain... 64 Kuva 9-6 Potentiaaliset kustannushyödyt kunnissa henkilöstöhallinnon prosesseittain... 65 Kuva 9-7 Potentiaalisten kustannussäästöjen jakautuminen kunnissa... 65 Kuva 9-8 KPK THH Oy:n tuloslaskelma... 66 Kuva 9-9 KPK THH Oy:n tase... 67 Kuva 9-10 KPK THH Oy:n kassavirtalaskelma... 67 Kuva 9-11 Esimerkki kustannusten kohdistamismallista... 69 Kuva 10-1 KPK THH Oy:n riskimatriisi... 72 Kuva 10-2 Liiketoiminnan aloittaminen kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta... 73 Kuva 10-3 Kehityspolku (a): Yhtenäisen tietojärjestelmän rakentaminen... 74 Kuva 10-4 Kehityspolku (b): Tietojärjestelmien kehittäminen nykyisten pohjalta... 75 Kuva 10-4 KPK THH Oy:n perustamisen toteussuunnitelma... 76 Liitekuva 1-1 Ostolaskujen käsittely... 78 Liitekuva 1-2 Myyntilaskutus... 79 Liitekuva 1-3 Matkalaskujen käsittely... 79 Liitekuva 1-4 Maksuliikenne... 80 Liitekuva 1-5 Kirjanpito ja tilinpäätös... 81

Sisällysluettelo x Liitekuva 1-6 Käyttöomaisuuskirjanpito... 81 Liitekuva 1-7 Raportointi... 82 Liitekuva 1-8 Palkkahallinto... 83 Liitekuva 1-9 Rekrytointi... 84 Liitekuva 1-10 Henkilöstöhallintopalvelut... 84 Liitekuva 1-11 Suorituksen johtaminen... 85 Liitekuva 1-12 Henkilöstön kehittäminen... 86 Liitekuva 3-1 Ostolaskun kustannukset kuntaotoksessa... 90 Liitekuva 3-2 Myyntilaskun kustannukset kuntaotoksessa... 91 Liitekuva 3-3 Palkkalaskelman kustannukset kuntaotoksessa... 91 TAULUKKOLUETTELO Taulukko 1-1 Yhteenveto talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämistavoista kunnissa... 1 Taulukko 4-1 Esimerkkejä seudullisista mm. talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tuottavista yhtiöistä... 22 Taulukko 4-2 Suurimpien kaupunkien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukset... 24 Taulukko 5-1 Palvelutuotannon organisointitapojen vertailu... 37 Taulukko 10-1 Riskiluettelo... 71 Liitetaulukko 1 Tietotekniset ratkaisut nykytilassa... 88

Johdanto 1 1 JOHDANTO Liiketoimintasuunnitelma sisältää Kuntien Palvelukeskus THH -osakeyhtiön (myöhemmin KPK THH Oy) perustamisen lähtökohdat, liikeidean ja strategisen tahtotilan, tavoiteltavat hyödyt kuntasektorille, liiketoimintakuvauksen ja organisoitumisen, palvelutarjonnan mukaan lukien tietotekniset ratkaisut sekä toteutussuunnitelman. KPK THH Oy tarjoaa kuntasektorille talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tilaaja-tuottaja - mallin mukaisesti. Tässä liiketoimintasuunnitelmassa taloushallinnon palvelukokonaisuus kattaa raportoinnin ja johtamista tukevan informaation ja analyysin tuottamisen sekä taloushallinnon perusprosessit eli kirjanpidon ja tilinpäätöksen, käyttöomaisuuden, matka- ja ostolaskut, maksuliikenteen, laskutuksen, myyntilaskut ja myyntireskontran. Henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuus käsittää raportoinnin ja johtamista tukevan informaation ja analyysin tuottamisen sekä palkkahallinnon, henkilöstöhallinnon palvelut, rekrytoinnin, henkilöstön kehittämisen ja suorituksen johtamisen. Palvelukeskusrakenne vastaa kuntasektorin haasteisiin Kuntasektorille on tunnusomaista toimintaympäristön hajanaisuus ja laajuus. Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan noin 190. Näistä merkittävimpiä ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää 1. Lisäksi kuntien ja kuntayhtymien konserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhteisöjä. Hajanaisuus heijastuu myös talous- ja henkilöstöhallintoon, joiden osalta kuntien välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista. Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla. Alla olevassa taulukossa kuvataan tyypilliset toimintamallit. 1 h 2 h 3 h 4 h Toimintamalli Hajautettuna tai osana kunnan yleishallintoa Kunnan oma palvelukeskus sisäisenä yksikkönä tai liikelaitoksena Yhteisesti muiden kuntien/kuntayhtymien kanssa omistettuna palvelukeskusyhtiönä Ulkoistettuna kaupalliselle markkinatoimijalle, kuten tilitoimistolle Tyypillinen ympäristö Pienet kunnat Suuret kunnat, osa keskisuurista kunnista ja kuntayhtymistä Noin kymmenen osakeyhtiötä tuottaa palveluja keskisuurissa ja pienissä kunnissa ja kuntayhtymissä Kuntakonserniin kuuluvat osakeyhtiöt, myös muutamat peruskunnat TAULUKKO 1-1 YHTEENVETO TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON JÄRJESTÄMISTAVOISTA KUNNISSA 1 www.kunnat.net, syyskuu 2009

2 Kuntien palvelukeskus Palvelukeskusmalliin siirtyminen vaatii toimintaperiaatteiden yhtenäistämistä, mistä seuraa lukuisia välittömiä hyötyjä. Laadukas ja ajantasainen informaatio luo edellytykset tehokkaalle johtamiselle. Yhtenäiset laskentakäytännöt tuovat läpinäkyvyyttä ja mahdollistavat kuntien tunnuslukujen vertaamisen keskenään. Prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistaminen, palvelujen tuotteistus ja kehitysinvestointien keskittäminen tehostavat palvelutuotantoa ja alentavat kustannuksia myös kuntiin jäävien toimintojen osalta. Palvelukeskusmallissa työnjako on selkeä. Palveluketju vastaa talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluista sekä tuottaa johtamista ja päätöksentekoa tukevaa informaatiota ja raportointia. Kuntasektorin asiakas voi täysipainoisesti keskittyä ydinprosessien toimivuuteen ja ohjata resursseja ydintoiminnan varmistamiseen. Liiketoimintasuunnitelmaa on työstetty yhdessä kuntasektorin toimijoiden kanssa KPK THH Oy:n liiketoimintasuunnitelman työstämiseen on osallistunut edustajia 20 kunnasta, seitsemästä kuntien sisäisestä palvelukeskuksesta, viidestä osakeyhtiömuotoisesta talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntarjoajasta sekä kahden sairaanhoitopiirin talousjohdosta (Kuva 1-1). He ovat tuoneet sisältöä työhön haastattelujen, työkokousten ja materiaalin kommentoinnin kautta. Taloudellisia laskelmia varten kunnat on jaoteltu kolmeen ryhmään niiden koon mukaan. Tässä liiketoimintasuunnitelmassa suuret kunnat ovat asukasmäärältään yli 100 000 asukkaan kuntia, keskisuuret kunnat 30 000-100 000 asukkaan kuntia ja pienet kunnat alle 30 000 asukkaan kuntia.

Tavoiteltavat hyödyt 3 Pello = kunta tuottaa itse palvelut = kunnan sisäinen palvelukeskus = palvelukeskus yhtiöitetty Oulu Vaasa Kuopio/Kuhilas Pori/Taloustuki Ylöjärvi Jämsä/JamIT-Tieto Kuntapalvelut Mikkeli Tampere Hämeenlinna/Seutukeskus Häme Imatra Raisio Lahti Kouvola Turku Kotka/Seutulaskenta Kaarina Helsinki Espoo Raasepori KUVA 1-1 SELVITYSVAIHEESSA MUKANA OLLEET KUNNAT SUOMEN KARTALLA 2 TAVOITELTAVAT HYÖDYT Palvelukeskusmalliin siirtyminen mahdollistaa hyötyjä organisaatiolle Palvelukeskusmallin avulla on tutkitusti mahdollista saavuttaa useita hyötyjä. BearingPointin eurooppalaisen tutkimuksen 2 mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet yritykset ja julkiset organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan tilanteeseen nähden. 2 BearingPoint White Paper julkaisu 2005: Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done and Plan to Do

Osuus vastaajista 4 Kuntien palvelukeskus Aiempaa huonommin Sama kuin aiemmin Aiempaa paremmin 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % KUVA 2-1 ORGANISAATIOIDEN KOKEMA HYÖTY PALVELUKESKUKSEEN SIIRTYMISEN JÄLKEEN Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä. Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut, tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden osaamistaso on kasvanut. Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä. KPK THH Oy:n tavoittelemat hyödyt KPK THH Oy:n suurin lisäarvo kuntasektorille syntyy laadukkaan, vertailukelpoisen ja oikeaaikaisen taloudellisen informaation tuottamisesta kunnan johtamisen ja päätöksenteon tueksi, sekä siitä, että tämä mahdollistaa ydinprosessien kehittämisen keskitetymmin sekä prosessien, rakenteiden, toimintamallien ja järjestelmien yhtenäistämisen, mikä näkyy suorana kustannustehokkuuden kasvuna kokonaisprosessissa. KPK THH Oy:n asiakkuudesta saavutetaan hyötyjä monella tasolla. Yksittäisen kunnan kannalta merkittävimmiksi hyödyiksi on tunnistettu edellä mainitun kokonaistehostumisen lisäksi selkeät ja tuotteistetut palvelut talous- ja henkilöstöhallinnossa, eläköitymisen tai niukan henkilöstön tuomiin resursointihaasteisiin vastaaminen, palveluiden laadun parantuminen osaamisen keskittymisen kautta sekä kunnan oman tietojärjestelmäympäristön kehittäminen palvelukeskuksen järjestelmäympäristöä hyödyntäen. Hyödyt näkyvät selkeimmin pienissä kunnissa, joilla ei itsenäisesti ole mahdollisuutta suuriin kehittämisinvestointeihin sekä

Tavoiteltavat hyödyt 5 kunnissa, joissa talous- ja henkilöstöhallinto hoidetaan vielä hajautetusti itse. Niiden kuntien osalta, jotka jo ovat organisoineet talous- ja henkilöstöhallintonsa esimerkiksi kunnan sisäisellä palvelukeskusmallilla, tehostuminen ei välttämättä ole yhtä suurta. Jo toimiville palvelukeskuksille KPK THH Oy antaa mahdollisuuden oman toiminnan laajentamiseen uusien yhteistyökumppaneiden ja asiakkuuksien kautta. Palveluketju luo myös mahdollisuuden hyödyntää entistä suurempia mittakaavaetuja, laajempaa omistuspohjaa ja keventyneen hallinnon tuomia kustannussäästöjä. Suurimmat hyödyt saataneen tietojärjestelmien yhtenäistämisen kautta, mutta suuremmalla yhtiöllä on enemmän neuvotteluvoimaa ulkopuolisten toimittajien ja yhteistyökumppanien suuntaan myös toiminnan muilla osa-alueilla. Lisäksi KPK THH Oy:n kehitysorganisaatio sekä parhaat käytännöt edesauttavat palveluiden kehittämistä entistäkin tehokkaammiksi, yksilöiden ja palvelukeskuksen koko organisaation toiminnan kehittämistä sekä etenkin sisällöllisen erityisosaamisen kasvattamista kuntasektorin keskeisillä palvelualueilla. Yhteiskunta hyötyy KPK THH Oy:n toiminnasta suorina kustannushyötyinä. Välillisesti yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Myös viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun raportointi voidaan suorittaa entistä keskitetymmin. Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä. Taloudellisia tietoja ja operatiivisen ydintoiminnan tunnuslukuja voidaan vertailla toisiinsa ja analysoida, ja lisäksi talouden suunnittelu paranee kun johtamisen tueksi kehitetään uusia välineitä. Henkilöstöhallinnon puolella parempi informaatio tukee rakennemuutosta, parantaa resurssien suunnittelua ja sitä kautta hillitsee pätkätöiden tai eläköitymisen aiheuttamia haasteita.

6 Kuntien palvelukeskus Tehostuminen ydintoiminnoissa Tehostuminen kunnille ja kuntayhtymille jäävissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 25 M /v. Tehostuminen palvelukeskukselle siirtyvissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 125 M /v. KUVA 2-2 PALVELUKESKUSMALLI MAHDOLLISTAA TUKI- JA YDINTOIMINTOJEN TEHOSTAMISEN Palvelukeskusmallin avulla saavutettavissa oleva suora talous- ja henkilöstötoimintoihin kohdistuva vuosittainen maksimisäästöpotentiaali on 150 M, kaikille kunnille ja kuntayhtymille laskettuna (eli olettaen että KPK THH Oy:n tavoitteleman 25 % markkinaosuuden lisäksi myös muut kunnat ja kuntayhtymät toimivat palvelukeskusperiaatteella tai yhtä tehokkaasti). Laskelman pohjana on käytetty kuntien ja kuntayhtymien ulkoisina menoina 34,4 mrd 3 ja talous- ja henkilöstöhallinnon kustannuksina 570 M. Suoran säästöpotentiaalin lisäksi KPK THH Oy:n tavoitetilan mukainen valtakunnallinen palveluketju osaltaan mahdollistaa kuntien ja kuntayhtymien ydintoimintojen tehokkaamman johtamisen tuottamalla yhteismitallista informaatiota ja laadukasta raportointia ja ennusteita johdon päätöksenteon tueksi. Mikäli ydintoimintojen tehostuminen olisi 1 %, se tarkoittaisi 350 M vuosittaista kustannussäästöä, tai vastaavasti mikäli ydintoimintojen tehostuminen olisi 3 %, se tarkoittaisi 1 000 M kustannussäästöä vuosittain. 3 Kuntaliitto, Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2007, keskinäiset erät eliminoitu.

Liikeidea ja strateginen tahtotila 7 3 LIIKEIDEA JA STRATEGINEN TAHTOTILA 3.1 LIIKEIDEA KPK THH Oy on valtakunnallisesti toimiva, kuntien omistama yhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen johdon päätöksenteon tuen laadukkaan ja ajantasaisen tiedon tuottamisen sekä raportoinnin ja analyysin kehittämisen kautta, sekä kustannustehokkaat talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut tehokkaan kokonaisprosessin osana. Liikeidean perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen. Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle KPK THH Oy:n liiketoimintamalli perustuu palvelukeskusmallin yleisille perusperiaatteille. Tämä tarkoittaa sitä, että palvelukeskus on itsenäisesti johdettu organisaatio, joka tuottaa asiakkailleen yhtenäisiin prosesseihin perustuvat palvelut. Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta rakenteiden, toimintojen ja vastuun keskittämisen sekä tuotteistetun palvelutarjooman ja yhtenäistetyn järjestelmäympäristön kautta. Toiminnan kehittäminen on asiakaslähtöistä. Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset asiakkaiden ydintoimintojen tehokkaalle johtamiselle. Palvelukeskusmallissa tiedon ajantasaisuus, yhteismitallisuus ja vertailtavuus on helpompi toteuttaa, kuin mitä se olisi yksittäisissä toimipisteissä. Laadukkaat perustiedot puolestaan edesauttavat sekä raportoinnin että raportoinnista tehtävän analyysin laadun huomattavaa paranemista. Suurimmat hyödyt palvelukeskusmalliin siirtymisestä saavutetaan, mikäli myös asiakkaiden ydintoiminnot tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla. Kuntien ydintoiminta Kunta Kunta Kunta Palvelutarpeet ja -sopimukset KPK THH Oy Palvelujen toimittaminen sopimuksen mukaisesti Palvelukulttuuri ja asiakaslähtöisyys Yhtenäistetty talous- ja henkilöstöhallinto KUVA 3-1 PALVELUKESKUSRAKENNE KPK THH OY:SSÄ

8 Kuntien palvelukeskus 3.2 STRATEGINEN TAHTOTILA KPK THH Oy:n strateginen tahtotila strategiakartaksi tiivistettynä on esitetty alla. Perustelut ja kuvaus sisällölle on dokumentoitu luvuissa 3.2.1 3.2.4. Strategiakartassa tiivistetään KPK THH Oy:n visio, toiminta-ajatus, arvot, strategiset tavoitteet ja kriittiset menestystekijät yhteen näkymään. Strategiset tavoitteet ja niihin liittyvät kriittiset menestystekijät käsitellään neljän näkökulman kautta, jotka ovat talous ja vaikuttavuus, asiakkaat, prosessit sekä ihmiset ja osaaminen. Strategiakartta kertoo KPK THH Oy:n strategian kulmakivet yhtenä kokonaisuutena ja toimii siten myös viestinnällisenä välineenä yhtiön sidosryhmien suuntaan. Tahtotila KPK THH Oy:n tavoitteena on 25% markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2015 mennessä Strategiset tavoitteet 2015 Visio Toiminta-ajatus Arvot KPK THH Oy on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluketju, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Talous ja vaikuttavuus Kustannustehokas toimintamalli KPK THH Oy tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Asiakkaat Ainutlaatuinen asiakastuntemus Prosessit Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet Asiakaslähtöisyys Avoimuus Vaikuttavuus Ihmiset ja osaaminen Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta Kriittiset menestystekijät Omistajuus ja omistajaohjaus Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen Palvelujen tuotteistaminen Kehityshenkinen kulttuuri Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut Palvelujen riittävä läheisyys Tietojärjestelmien yhteensopivuus Osaamisen varmistaminen Esimerkkejä mittareista Kpl / htv Eur / kpl Asiakastyytyväisyys Asiakaskannattavuus Asiakkaiden pysyvyys Läpimenoaika Poikkeamat palvelusopimuksesta IT-kustannukset /kokonaiskustannukset Osaamisprofiilien ajantasaisuus Henkilöstötyytyväisyys KUVA 3-2 KPK THH OY:N STRATEGIAKARTTA 3.2.1 VISIO, TOIMINTA-AJATUS JA ARVOT KPK THH Oy:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluketju, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Visio tarkoittaa sitä, että KPK THH Oy on: Valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluketju. KPK THH Oy:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2015 mennessä.

Liikeidea ja strateginen tahtotila 9 Kuntasektorin osaavin kumppani. Henkilöstöllä on kilpailijoihin nähden ylivertainen osaaminen ja ymmärrys kuntasektorin toiminnasta, haasteista ja ratkaisumalleista. Johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Liiketoimintarakenne ja organisaatiomalli suunnitellaan niin, että ne mahdollistavat peruspalvelujen kustannustehokkuuden, yhteismitallisen ja vertailukelpoisen informaation tuottamisen, kuntasektorin raportointisisällön ja -käytäntöjen yhtenäistämisen ja kehittämisen sekä kuntasektorin ydintoimintojen ohjauksen tehostamisen KPK THH Oy:n toiminta-ajatus on tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen raportoinnin ja analyysin kautta sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Toiminta-ajatus perustuu Kuntien Palvelukeskushankkeen tahtotilaan. Sen mukaan Kuntien tiedonhallintaa, prosesseja ja asiointikäytäntöjä on uudistettava tavalla, joka mahdollistaa kunnon irtioton nykytilanteesta ja tehostaa kuntien taloutta. Kehitystyöhön tarvitaan valtakunnallinen yhtenäinen toimintatapa, joka huomioi parhaat käytännöt sekä nykyisten palvelukeskusten toimintatavat ja asiakkaiden tarpeet KPK THH Oy:n arvot - asiakaslähtöisyys, avoimuus ja vaikuttavuus - ovat linjassa sekä Kuntien Palvelukeskushankkeen tahtotilan, KPK THH Oy:n vision ja toiminta-ajatuksen sekä kuntien strategisten periaatteiden kanssa. Asiakaslähtöisyys tarkoittaa asiakkaan toiminnan ja toimintaympäristön ymmärtämistä, asiakkaan kuuntelemista ja palvelujen asiakaslähtöistä kehittämistä Avoimuus tarkoittaa kehityshakuista ja ennakkoluulotonta organisaatiokulttuuria sekä toiminnan läpinäkyvyyttä ja rehellisyyttä kaikkien sidosryhmien suuntaan Vaikuttavuus tarkoittaa lisäarvon tuottamista asiakasyhteistyön kaikissa vaiheissa 3.2.2 STRATEGISET TAVOITTEET KPK THH Oy:n strategiset tavoitteet kuvaavat sen, miten yhtiö saavuttaa pysyvän kilpailuedun valitussa talous- ja henkilöstöhallinnon markkinassa. Kustannustehokkuus Talouden ja vaikuttavuuden näkökulmasta katsottuna KPK THH Oy:n toiminta suunnitellaan parhaita käytäntöjä vastaavaksi niin, että kustannustehokkuuden kasvattaminen on

10 Kuntien palvelukeskus mahdollista. Kustannustehokkuus syntyy muun muassa mittakaavaeduista, prosessien ja järjestelmäkentän yksinkertaistamisesta ja standardoinnista, palvelujen tuotteistamisesta, järjestelmätuen lisäämisestä prosessien eri vaiheissa, sähköisen asioinnin kehittämisestä sekä toimintojen organisatorisesta uudelleenjärjestelystä, jossa roolit ja vastuut määritetään selkeiksi ja niistä pidetään kiinni. Ainutlaatuinen asiakastuntemus Asiakkuuksien näkökulmasta katsottuna KPK THH Oy perustetaan asiakaskuntien sekä kunnille jo palveluja tuottavien yhtiöiden aloitteesta sekä soveltuvin osin nykyisellä henkilöstöllä. Tämä tarkoittaa sitä, että palvelukeskuksessa on erittäin vahva ymmärrys kunta-asiakkaiden erityispiirteistä ja tarpeista. Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet Prosessien näkökulmasta katsottuna KPK THH Oy noudattaa yhteisiä käytäntöjä läpi koko organisaation sekä sisäisissä että asiakaspalvelu- ja tuotantoprosesseissa. Tämä on ainoa tapa luoda aitoa lisäarvoa asiakaskunnille kustannustehokkuuden nousun sekä selkeiden, myös asiakkaan rajapinnan puolelle määriteltyjen roolien ja vastuiden kautta. Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta Ihmisten ja osaamisen näkökulmasta katsottuna KPK THH Oy organisoidaan osaamiskeskusperiaatteella niin, että henkilöstöllä on mahdollisuus työn kautta kehittyä erityisosaajiksi esimerkiksi tietyn prosessin tai asiakassegmentin osalta. Tavoitteena on kehityshenkisen kulttuurin kautta myös tarvittaessa pyrkiä houkuttelemaan pätevää lisähenkilöstöä. 3.2.3 KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT Strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta kriittisiksi, etenkin KPK THH Oy:n perustamisvaiheessa huomioon otettaviksi tekijöiksi on tunnistettu seuraavat kokonaisuudet. Talous ja vaikuttavuus Omistajuus ja omistajaohjaus: Omistajarakenne suunnitellaan niin, että se mahdollistaa kilpailuneutraliteetin. Hallitustyöskentelyn tulee keskittyä sisältökysymyksiin sekä organisaation ja toiminnan kehittämiseen. Hallitus koostuu ammattilaisista. Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut: KPK THH Oy ei tavoittele monopoliasemaa. Toiminnan on tarkoitus olla mittavaa, jotta varmistetaan KPK THH Oy:n kustannustehokkuus verrattuna pieniin erillisyksiköihin. Organisointi KPK THH Oy:n toiminnallisella tasolla tarkoittaa sitä, että rajapinta kunnan ja palvelukeskuksen välillä on selkeä ja hyvin määritelty. Kriittistä organisoinnissa on prosessien tehokas järjestäminen asiakaskunnissa. Kuntiin tarvitaan riittävästi osaamista ja tietämystä

Liikeidea ja strateginen tahtotila 11 vastaamaan tehtävistä, jotka jäävät kuntien vastuulle. Tehostumistavoitteiden ja kustannustehokkuuden saavuttamiseksi on kuitenkin oltava valmis myös henkilöstön uudelleenjärjestelyihin. On todennäköistä, että työn sisältö tulee muuttumaan tai henkilölle saatetaan ehdottaa siirtymistä palvelukeskuksen palvelukseen tai muuhun rooliin organisaation sisällä. Asiakkaat Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen tarkoittaa kuntasektorin erityispiirteiden tuntemuksen säilyttämistä ja kehittämistä sekä niiden huomioimista päivittäisessä työssä, ei asiakkaille yksittäin tuotettavia erityispalveluja. Palvelujen riittävä läheisyys. Palvelut pidetään lähellä asiakkaita siten, että suora kontakti asiakkaan organisaatioon säilyy ja toiminta pysyy tehokkaana myös henkilökohtaisten suhteiden kautta. Asiakasnäkymän lisäksi palvelujen sijaintiin vaikuttavat myös kuntasektorin elinkeinopoliittiset reunaehdot. Prosessit Tietojärjestelmien yhteensopivuus. Tietojärjestelmäkentän selkiinnyttäminen, yhteensopivuus ja liittymien toimivuus myös asiakkaiden muiden tietojärjestelmien kanssa on keskeinen tekijä KPK THH Oy:n kustannustehokkaan palvelutuotannon varmistamisessa. Palvelujen tuotteistaminen. Kaikille asiakkaille tarjotaan samat palvelukokonaisuudet laadultaan samantasoisina. Tuotteistaminen on edellytys prosessien tehokkaalle organisoinnille ja tavoiteltavien kustannushyötyjen saavuttamiselle. Tuotteistamisen avulla voidaan muodostaa asiakkaalle parhaiten sopivat palvelukokonaisuudet. Ihmiset ja osaaminen Kehityshenkinen kulttuuri. Innostava ja osallistava organisaatiokulttuuri mahdollistaa KPK THH Oy:n kiinnostavuuden työpaikkana, helpottaa rekrytointeja ja parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä. Osaamisen varmistaminen. KPK THH Oy:n on varmistettava kriittisen osaamisen riittävyys kaikilla palvelutarjonnan osa-alueilla. Riittävä koko mahdollistaa panostamisen kouluttamiseen ja henkilöstön kehittämiseen ja sitä kautta laadukkaampiin palveluihin. KPK THH Oy:n tulee viestiä korkeasta osaamistasosta ja osaamisen arvostuksesta toiminnan alusta lähtien. Osaamiseen liittyy keskeisenä alueena kaksikielisyys, koska potentiaalinen asiakaskunta edellyttää ruotsin kielen huomioimisen yhtiön kaikessa toiminnassa.

12 Kuntien palvelukeskus 3.2.4 MITTARIT JA SEURANTA Mittaristo tarkennetaan KPK THH Oy:n perustamisvaiheessa ja mittareille haetaan samalla lähtötilannetta kuvaavat arvot. Tämän jälkeen annettujen tavoitteiden seuranta ja toiminnan kehittäminen perustetaan mittariarvojen muutoksiin ja muutosten taustoihin. Esimerkkejä tyypillisistä mittareista strategiakartan eri osa-alueilla KPK THH Oy:n näkökulmasta on kuvattu alla. Talous ja vaikuttavuus: Kustannustehokkuuden mittareita ovat tapahtumamäärät per henkilötyövuosi sekä kustannukset per tapahtuma. Esimerkkejä tapahtumat per henkilötyövuosi -mittareista ovat käsitellyt ostolaskut ja käsitellyt palkkakuitit per henkilötyövuosi. Esimerkkinä kustannukset per tapahtuma -mittareista on yhden ostolaskun tai palkkakuitin tuottamisen ja käsittelyn hinta. Asiakkaat: Asiakaslähtöisyyden ja asiakastuntemuksen keskeisin mittari on asiakastyytyväisyys, jota mitataan esimerkiksi kerran vuodessa kerättävällä asiakastyytyväisyyskyselyllä tai asiakkaan reklamaatioiden lukumäärällä. Muita mittareita ovat asiakkaiden palveluostojen kehitys, asiakasmäärä sekä asiakkaiden vaihtuvuus. Prosessit: Prosessien tehokkuutta ja tietojärjestelmien yhteensopivuutta mittaavat prosessien läpimenoaika ja tietojärjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista. Prosessien läpimenoaika tulisi saada mahdollisimman pieneksi ja sitä voidaan mitata joko kokonaisprosessin tai palvelukeskuksen osalta. Tietojärjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista mittaa tietojärjestelmien hyödyntämisen astetta. Prosessien yhtenäisyyttä ja palvelujen tuotteistuksen astetta voidaan mitata poikkeavuuksilla palvelusopimuksista. Palvelusopimuksista poikkeamien lukumäärä mittaa prosessien ja asioimiskäytäntöjen yhtenäisyyden tilannetta ja sitä, kuinka paljon poiketaan suunnitelluista prosesseista tai tehdään asiakaskohtaisia poikkeuksia. Prosessin virheettömyys mittaa toiminnan laatua esimerkiksi palvelukeskuksessa tehtyjen virheiden lukumäärän tai asiakkaan toimittamien puutteellisten tietojen lukumäärän kautta. Ihmiset ja osaaminen Kehityshenkisen kulttuurin ja osaamistason mittareita ovat henkilöstötyytyväisyys, henkilöstön vaihtuvuus, osaamisprofiilien ajantasaisuus ja koulutuspäivien lukumäärä. Henkilöstötyytyväisyyttä seurataan kausittain, tyypillisesti kerran vuodessa toteutettavalla työtyytyväisyyskyselyllä. Vaihtuvuuden näkökulmia ovat tulo-, lähtöja kokonaisvaihtuvuus. Osaamisprofiilien ajantasaisuus ja koulutuspäivien lukumäärä indikoivat KPK THH Oy:n osaamistasoa ja osaamisen kehittämistoimien etenemistä.

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 13 4 TOIMINTA-, MARKKINA- JA ASIAKASYMPÄRISTÖ 4.1 TOIMINTAYMPÄRISTÖ KPK THH Oy:n yhteiskunnallinen toimintaympäristö ja kilpailuympäristö asettavat reunaehtoja palvelukeskuksen toiminnalle ja siten valituille strategisille linjauksille. Toimintaympäristössä selvästi tunnistettavia trendejä ovat väestön ikärakenteen muutos, monikulttuurillistuminen, alueellinen keskittyminen erityisesti Uudenmaan alueelle ja muihin kasvukeskuksiin sekä alueellisten erojen kasvaminen palveluiden saatavuuden ja kuntien rahoituskyvyn osalta. Toimintaympäristön muutokset antavat periaatteessa hyvän lähtökohdan KPK THH Oy:n toiminnan käynnistämiselle. Kunnat ovat perustaneet omia talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia ja niistä saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä. Kunnissa ei kuitenkaan ole vielä tehty selkeitä linjauksia tai päätöksiä ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita markkinoille. Tahtotilatasolla useat kunnat ovat valmiit luopumaan itse tekemisestä. Jotta näin käytännössä tapahtuisi, palvelukeskuksen tarjoamien palveluiden tulee olla ennen kaikkea kustannustehokkaita. Kuntien päätöksenteossa korostuvat myös palveluiden hankkimisen vaivattomuus ja vähintään nykyinen palvelutaso suhteessa omaan palvelutuotantoon. Neljäs päätöksentekoon vaikuttava asia on se, että palvelukeskus tarjoaa kunnille mahdollisuuden siirtää kunnan omaa henkilöstöä tuottamaan ydinpalveluita, joiden tuottajista kunnissa on jo nyt osin pula. Palvelukeskuksen näkökulmasta poliittiselle toimintaympäristölle on tunnusomaista, että kuntia kannustetaan parantamaan tuottavuutta ja lisäämään yhteistoimintaa palveluiden järjestämisessä. Hallitusohjelman mukaan kuntien menojen ja tulojen jatkuva epätasapaino johtaa kestämättömään tilanteeseen. Kansallisen kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tavoitteena on keskittyä asiakaslähtöisesti siihen, että palvelut ovat kuntalaisten saatavilla. Kuntien palvelukeskuksen näkökulmasta keskeistä on kuntien tarve hakea rakenteellisia muutoksia palveluiden järjestämis- ja tuotantotapoihin julkisten menojen kasvun hillitsemiseksi. Kuntatalouden menokasvua on hillittävä, mikä edellyttää tuottavuuden merkittävää parantamista. Avainasemassa on kustannustehokas ja toimiva kunta- ja palvelurakenne. Palvelukeskuksen näkökulmasta oleellista on, että palvelujen turvaaminen edellyttää hallitusohjelmankin mukaan uusia palvelujen järjestämis- ja tuottamistapoja. Hallitus edistää julkisen, yksityisen ja kolmannen sektorin kumppanuutta palvelutuotannossa. Hallitusohjelma myös kannustaa kuntia yhteistyöhön palveluiden järjestämisessä. Niille kunnille, joiden toimintaedellytykset ovat muita heikommat, yhteistoiminta on vieläkin tärkeämpää. Kuntien omien strategioiden mukaan yhteispalveluja kehitetään ainakin talous- ja henkilöstöhallinnossa, hankinnoissa, tietotekniikassa ja muissa palvelutuotantoa tukevissa tehtävissä. Kuntien omistajapolitiikka määrittelee, millaista omaisuutta kunta hankkii ja missä tehtävissä ja

14 Kuntien palvelukeskus hankkeissa kunta on mukana omistajana ja sijoittajana. Viimekädessä kunnan valtuusto päättää kunnan omistajapoliittisista linjauksista. Sosio-ekonomisessa toimintaympäristössä korostuvat erityisesti kuntien kiristynyt taloudellinen tilanne ja suurten ikäluokkien eläköityminen vuodesta 2010 lukien. Kuntien omien tulevaisuusarvioiden mukaan ikärakenteen voimakas muutos ja yleinen työmarkkinakehitys kiristävät kilpailua osaavasta työvoimasta myös talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kuntien palveluiden tuotanto on työvoimavaltaista ja kuntien on siksi uudistettava toimintatapojaan. Toiminnan tehostaminen ja oman tuotannon korvaaminen ostopalveluilla ovat tärkeimmät keinot kuntalaisten palveluiden tason pitämiseksi vähintään nykyisellä tasolla. Kuntasektorin kokonaistuottavuus on laskenut koko 2000-luvun lukuun ottamatta vuotta 2005. Taloudellisesta näkökulmasta kokonaistuotannon arvioidaan supistuvan vuosina 2009 ja 2010 yhteensä 7-8 %. Vuonna 2008 työllisyys oli korkealla tasolla, mutta käänne huonompaan on ollut jyrkkä. Valtiovarainministeriön arvio keskimääräiseksi työttömyysasteeksi vuonna 2009 on 9 % ja vuonna 2010 9,5 %. Kunnallisveron veropohjana olevat ansiotulot pysynevät ennallaan tai kasvavat vuonna 2009 vajaat kaksi prosenttia. Kunnallisveron kertymä vuonna 2010 vähentynee tämänvuotisesta. Nämä tekijät yhdessä aiheuttavat paineen kustannustehokkuuden parantamiseen erityisesti tukitoiminnoissa ja hallinnossa yleisesti. Kuntatalous on heikentynyt jyrkästi. Kunnissa joudutaan tekemään radikaaleja säästöpäätöksiä, ottamaan lisää velkaa sekä osassa kuntia mahdollisesti korottamaan veroja. Tarve keskittää kunnan omat resurssit ydinpalveluiden tuottamiseen on ilmeinen. Suomen kuntien omat strategiat ja niihin dokumentoidut linjaukset tukevat näkemystä resurssien kohdentamisesta tukipalveluista ydinpalveluiden tuottamiseen. Kustannustehokkaiden ratkaisujen aikaansaaminen tukipalveluissa edellyttää kunnilta valmiutta luopua omasta palvelutuotannosta ja palveluiden ostoa kumppanilta erityisesti kunnan eri yksiköille yhteisten standardipalveluiden osalta. Kuntapäättäjien näkemykset ovat kuluvana vuonna muuttuneet suotuisammaksi palveluiden ulkoistamiselle myös siksi, että kuntien on jo nykyisellään haastava löytää riittävä määrä sitoutunutta työvoimaa ydinpalveluiden tuottamiseen. Teknologiselle toimintaympäristölle leimaavaa on, että muutokset teknologiassa mahdollistavat uudenlaisten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ja tuotantoprosessien ja järjestelmien käyttöönoton. Palveluiden tuottamispaikan merkitys muuttuu myös, koska palveluita ei tarvitse tuottaa siellä, missä ne käytetään. Sähköiset palvelut ja sähköinen asiointi parantavat omalta osaltaan kunnan palvelujen saatavuutta ja mahdollistavat aikariippumattoman palvelutuotannon. Teknologisten innovaatioiden ja järjestelmien hyödyntäminen täysimittaisesti edellyttää kunnilta investointeja järjestelmiin. Palvelukeskuksen ja asiakkaana olevan kunnan työntekijät on myös koulutettava käyttämään järjestelmiä ja laitteita.

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 15 Konvergenssi mahdollistaa lisäksi sen, että samoja palveluita tuottavat niin julkiset, yksityiset kuin kolmannen sektorin organisaatiot. Eri toimijoiden yhteistyö lisääntyy ja palvelukeskuksen on entistä helpompi liittää toimintaansa alihankkijoiden palveluita. Samalla syntyy uudenlaisia palveluiden yhdistelmiä. Sähköisten palveluiden hyödyntäminen palvelutuotannossa mahdollistaa palvelukeskuksen kasvun skaalautumalla operatiivisten tarpeiden mukaisesti ilman resurssien lisäämistä. Itsepalveluteknologioiden hyödyntäminen parantaa asiakaspalvelua ja vähentää henkilöstön tarvetta. Toimintaympäristön erityispiirteet Nykyiset ja tulevat kuntaliitokset aiheuttavat konsolidointitarpeen kuntaliitokseen osallisten talous- ja henkilöstöpalveluihin. Kuntasektorilla on kahdenlaista näkemystä siitä, edistääkö vai hidastaako kuntien talous- ja henkilöstöpalveluiden konsolidointi kuntaliitoksia. Toisaalta uskotaan, että tukipalveluiden tarjoaminen isomman kunnan tehokkaammasta palvelukeskuksesta pienemmälle kunnalle on osaoptimointia, mikä lykkää pienen kunnan tarvetta kuntaliitokselle ja ei siten edusta kokonaisoptimointia. Toisaalta uskotaan, että talousja henkilöstöpalvelujen yhtenäistäminen mahdollistaa myöhemmin jouhevampien kuntaliitosten toteuttamisen. Toteutuessaan KPK THH Oy tulee helpottamaan kuntaliitosten toteuttamista yhtenäistämällä kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja ja järjestelmiä. Kuntien päätöksenteko on otettava myös huomioon KPK THH Oy:tä perustettaessa. Päätöksenteko KPK THH Oy:n toimipisteiden ja työpaikkojen sijainnista on kuntien kannalta myös elinkeinopolitiikkaa. Siten työpaikkojen merkittävä siirtyminen maantieteellisesti kauas kunnasta voi olla vaikeasti perusteltavissa kunnan päätöksentekoelimille. Kuntien talous- ja henkilöstöpalveluissa toimivaa henkilöstöä on vaikea sijoittaa muualle kuntaan, koska kuntien työvoiman tarve ei kohdistu toimistohenkilöstöön eikä heitä välttämättä ole helppo uudelleenkouluttaa muihin työtehtäviin. Paikallisen päätöksenteon taustalla vaikuttaa kirjoittamaton sääntö siitä, että henkilöstömuutoksia tai vähennyksiä pyritään välttämään, mikä palvelukeskukseen siirtymisen yhteydessä voi pahimmillaan johtaa tuplaresursointiin. Kuntien, kuntayhtymien ja kuntakonsernien kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sovelletaan kirjanpitolakia soveltuvin osin, kirjanpitolautakunnan (KILA) kuntajaoston antamia ohjeita ja lausuntoja sekä kuntalain säädöksiä. Näissä säädetään muun muassa tuloslaskelman, taseen, rahoituslaskelman, niiden liitteiden, talousarvion toteutumisvertailun, toimintakertomuksen, talousarvion ja taloussuunnitelman laatimisesta. Pääosin kunnallinen laskentatoimi noudattaa yleisen laskentatoimen säännöksiä. Erityispiirteitä kunnalliselle laskentatoimelle ovat kunnalliset oikeushenkilömuodot (kunta, kuntayhtymä, liikelaitos ja liikelaitoskuntayhtymä) sekä näiden käsittely konsernilaskennassa. Näille oikeushenkilömuodoille on määritelty KILAn toimesta yleisestä kaavasta poikkeavat tuloslaskelmakaavat, joissa huomioidaan esimerkiksi toimintatulot, toimintamenot, verotulot ja valtionosuudet. Kunnallinen laskentatoimi edellyttää

16 Kuntien palvelukeskus tekijöiltään erityisosaamista. Toisaalta erityispiirteet ovat luonteeltaan sellaisia, että samoja prosesseja, osaamista ja tietojärjestelmiä kuin muussakin laskentatoimessa voidaan melko luontevasti käyttää. Kuntasektorin itsenäisen aseman sekä kuntakonsernin monimuotoisen rakenteen vuoksi asiakkaalla on hyvin erilaisia tarpeita ja yhden, kaikille yhtenäisen mallin periaate ei ole yhtä helposti toteutettavissa kuin esimerkiksi yritysten tai valtionhallinnon palvelukeskuksissa. Henkilöstötoimen osalta kunnilla ja kuntayhtymillä on omat kunnalliset työ- ja virkaehtosopimukset. Nämä poikkeavat yksityisten alojen työehtosopimuksista. Erityisesti opetustoimen palkanlaskenta on monimutkaista. Lisäksi sekä opetus- että sosiaali- ja terveystoimelle on tyypillistä määräaikaisten työsuhteiden käyttö, mikä lisää huomattavasti henkilöstötoimen työtä. Tämä asettaa vaatimuksia erityisesti palkanlaskennalle ja siinä käytettäville ohjelmistoille. Osa kunnista on ruotsinkielisiä tai kaksikielisiä. Jo pelkästään kielipoliittisista syistä nämä kunnat haluavat keskeiset palvelut ja mahdollisuuksien mukaan tietojärjestelmän käyttöliittymän, raportit ja asiakaspalvelun ruotsin kielellä. KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA PALVELURAKENNEUUDISTUS ja muu kuntayhteistyö sekä jatkuva muutos aiheuttavat muutospaineita myös tukitoiminnoille RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT paikallisen päätöksenteon taustalla esim. pyrkimys välttää henkilöstövähennyksiä ja muita muutoksia KUNNALLISET TYÖ- JA VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ ELÄKEJÄRJESTELYT erityispiirteineen vaikuttavat henkilöstöhallinnon sisältöön ja prosessiin YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON POLIITTINEN LUONNE ja halu harjoittaa elinkeinopolitiikkaa oman seudun tueksi voi vaikuttaa ulkoistuspäätöksiin Toimintaympäristön erityisvaatimukset KUNTALAIN JA KIRJANPITO- LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON ANTAMAT OHJEET JA LAUSUNNOT sekä erilaiset kunnalliset yhteisömuodot vaikuttavat kirjanpitoon KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN EPÄTASAPAINO aiheuttaa kustannustehokkuuden kasvattamisvaatimuksia PALVELUITA TUOTETTAVA AINAKIN KAKSIKIELISESTI KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN MONIMUOTOINEN RAKENNE muodostavat hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen mallin periaate on haasteellinen toteuttaa KUVA 4-1 KUNTASEKTORIN ERITYISPIIRTEET TOIMINTAYMPÄRISTÖSSÄ

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 17 Sidosryhmät toimintaympäristössä KPK THH Oy:n keskeisiä sidosryhmiä ovat henkilöstö, rahoittajat, Kuntaliitto sekä muut kuntaalan toimijat ja järjestöt sekä valtiovalta. Henkilöstö on merkittävä sidosryhmä ja henkilöstökustannukset muodostavat suurimman yksittäisen erän kustannusrakenteessa. Henkilöstö siirtyy pääosin asiakkaaksi tulevien kuntien ja kuntayhtymien talous- ja henkilöstöpalveluista. KPK THH Oy tarvitsee kuntien oman pääoman sijoituksen lisäksi ulkopuolista rahoitusta. Nämä rahoittajat ovat sidosryhmä yhtiölle. Rahoittajien on saatava kohtuullinen tuotto yhtiön käyttöön antamalle pääomalle. Kuntaliitto on kuntien ja kuntayhtymien muodostama edunvalvoja ja kehittäjä. Kuntien tapa järjestää palveluita uudistuu voimakkaasti. Kuntaliitto yhtiöineen tukee kuntia muutoksen läpiviemisessä ja siten Kuntaliitto on yhteistyökumppani KPK THH Oy:lle. Muita kunnallisia julkislaitoksia ovat muun muassa Kuntien Eläkevakuutus (KEVA), joka on myös keskeinen liittymärajapinta palkka- ja henkilöstöhallintopalveluille. Valtiovalta asettaa viime kädessä lainsäädännöllä puitteet kuntien toiminnalle ja taloudelle. Siten valtiovalta on myös keskeinen sidosryhmä yhtiölle. 4.2 MARKKINAYMPÄRISTÖ Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusmarkkina Suomessa on melko hajanainen. Eri toimijat eivät ole selkeästi differentioituneet toisistaan ja asiakkaat eivät koe, että paikallisten ja kansainvälisten toimijoiden välillä olisi suuria eroja. Off-shore tyyppisiä toimijoita Suomessa ei ole, mihin vaikuttaa myös kielialueen pienuus. Kaksi merkittävintä asiakkaiden mainitsemaa syytä ulkoistamiselle ovat organisaatioiden halu keskittyä omiin ydinprosesseihinsa ja ulkoistamisen myötä saavutettava kustannustehokkuus. Kolmas mainittu vaikutin on tavoite parantaa ulkoistettavien prosessien laatua. Suurimpana ongelmana ulkoistuksen tehneet asiakkaat mainitsevat ulkoistuskumppanin hallinnan ja ohjauksen. Palvelukeskusten asiakkaat eivät koe, että asiakkaan ja palvelukeskuksen välisistä vastuista olisi sovittu tarpeeksi selkeästi. Verrattaessa eurooppalaiseen keskiarvoon Pohjoismaissa ja Suomessa ulkoistuksen tehneet organisaatiot uskovat keskimääräisesti harvemmin saavuttaneensa ulkoistukselle asetetut tavoitteet. Suomen ja Pohjoismaiden palvelukeskusmarkkinaa leimaa siis keskimääräistä suurempi tyytymättömyys ulkoistuksen

18 Kuntien palvelukeskus tavoitteiden saavuttamiseen, hajanainen tarjonta ja differoinnin puute eri tarjoajien välillä. 4 Kaikki tämä mahdollistaa KPK THH:n sijoittumisen kuntien palvelukeskusmarkkinalle. Talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluja Suomessa suurille ja keskisuurille organisaatioille tarjoavat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä toimittavien yritysten perustamat palvelukeskukset. Henkilöstöpalvelujen osalta yleisin ulkoistettu prosessi on palkanlaskenta ja siihen liittyen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpito ja työntekijätietojen hallinta. Suomessa on noin 2,4 miljoonaa palkansaajaa, joista noin 200 000 palkansaajan eli 8 % palkanlaskenta on ulkoistettu tietojärjestelmiä toimittavien yritysten perustamiin palvelukeskuksiin. Lisäksi monien pienten organisaatioiden palkanlaskentaa hoitaa tilitoimisto. Muiden henkilöstöhallinnon prosessien, kuten rekrytoinnin ja koulutuksen, osalta ulkoistamisaste on matalampi. Talouspalvelujen osalta suurten ja keskisuurten organisaatioiden prosessien ulkoistaminen on harvinaisempaa kuin henkilöstöpalveluissa. Kuten henkilöstöpalveluissakin tietojärjestelmäyritysten palvelukeskusten lisäksi markkinaa jakavat erityisesti pienten organisaatioiden osalta tilitoimistot. Tietojärjestelmäyritysten perustamien palvelukeskusten palveluvalikoimaan kuuluu periaatteessa kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tämä on myös suunta, johon nämä palvelukeskukset haluavat toimintaansa kehittää. Markkina ei ole kuitenkaan kasvanut odotusten mukaisesti varsinkaan kuntasektorilla. Markkinaympäristöä on tarkasteltu yksityiskohtaisemmin viidestä näkökulmasta, jotka ovat 1) toimittajat, 2) alalla olevat kilpailijat, 3) asiakkaat, 4) potentiaaliset tulokkaat sekä 5) korvaavat tuotteet ja palvelut. Kuva 4-2 esittää markkinaympäristöön vaikuttavat keskeiset huomiot ja kukin osa-alue käsitellään tarkemmin alla. 4 Lähde: Nordic Region Outsourcing Service Provider Performance Study 2008, EquaTerra incorporating Morgan Chambers

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 19 Toimittajat ja ml. henkilöstö Suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan perustuva vahva neuvotteluasema tietojärjestelmätoimittajien ja palvelutuotannon kumppanien suhteen. Toimipisteiden sijoittelusta johtuva henkilöstön hyvä saatavuus ja vahva kiinnostavuus työnantajana. Alalla olevat kilpailijat Yksityiset palveluntuottajat: Yksityiseen sektoriin verrattuna KPK THH Oy:llä on kuntasektorin osaamisen ja inhousetoimintaperiaatteen tuoma vahva asema. Mahdolliset kumppanit Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt: KPK THH Oy:llä uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta parempi mahdollisuus mittakaavaetujen hyödyntämiseen. Asiakkaat Talous- ja henkilöstöpalvelut eivät ole ydintoimintaa ja hoidetaan pääsääntöisesti kunnan sisällä. Asiakkaat ovat vahvasti mukana palveluiden kehittämisessä palvelukeskusmallissa. Kuntien yhteistyö tukipalvelujen kehittämisessä on edelleen vähäistä. Potentiaaliset markkinoille tulijat Kuntien haluttomuus ulkoistaa talous- ja henkilöstötoimintojaan on hidaste uusien yksityisten palveluntuottajien alalle tulolle. Mahdollista kilpailutusten kautta. Uusien seudullisten inhousepalvelukeskusten markkinoilletulo on vaihtoehto KPK THH Oy:n asiakkuudelle. Korvaavat palvelut Merkittävin korvaava palvelu on kuntien totuttu tapa hoitaa talous- ja henkilöstöhallintonsa itse. Yksityisten palveluntuottajien palvelut eivät ole kattavia eivätkä mahdollista palveluiden laajamittaista hankintaa yhdeltä palveluntuottajalta. KUVA 4-2 KPK THH OY:N MARKKINAYMPÄRISTÖ 1) Toimittajat KPK THH Oy:llä on lähtökohtaisesti vahva neuvotteluasema sekä toimittajien että palvelutuotannon kumppaneiden suhteen. Asema perustuu suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan. ICT-järjestelmä- ja palvelutoimittajat ovat merkittävässä roolissa ottaen huomioon, että KPK THH Oy:n kustannuksista IT-kustannukset ovat toiseksi suurin erä heti henkilöstökustannusten jälkeen. Merkittävimpiä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajia ovat Aditro, Logica, Oracle, SAP ja Tieto, sekä rajatuilla talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueilla muun muassa Basware ja OpusCapita. ICT-palvelut KPK THH Oy ostanee KPK ICT Oy:ltä, mikäli ne ovat sieltä kilpailukykyisesti hankittavissa. KPK ICT Oy hankkinee ICT-palvelut merkittävimmiltä palvelutoimittajilta, joita ovat edellä mainittujen lisäksi muun muassa IBM ja Tieto. Palvelutuotannon kumppaneita voivat olla esimerkiksi Itella Oyj skannauspalvelujen ja verkkolaskupalvelujen tuottajana sekä Lindorff Oy, Intrum Justitia Oy tai vastaava yli sadasta Suomessa toimivasta perintätoimistosta. 2) Alalla olevat kilpailijat KPK THH Oy:n kaksi kilpailijaryhmää ovat yksityiset palveluntuottajat ja seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt. Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt ovat kilpailijoita vain, mikäli ne eivät liity osaksi KPK THH Oy:n toimintaa. Suhteessa muihin toimijoihin KPK THH Oy:llä on

20 Kuntien palvelukeskus uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta sillä on edellytykset laajentua merkittäväksi toimijaksi ja näin hyödyntää mittakaavaetuja. KPK THH Oy:llä on myös alalla olevia kilpailijoita paremmat mahdollisuudet panostaa kokonaisprosessien ja järjestelmien kehittämiseen kustannustehokkuuden ja laadun parantamiseksi. Yksityiset palvelutuottajat Kuntasektorilla talous- ja henkilöstöpalvelujen ulkoistaminen markkinaehtoiselle toimijalle on yrityksiä harvinaisempaa. Vain harva kunta on ulkoistanut peruskunnan talous- tai henkilöstöpalvelut markkinaehtoisesti toimivalle yhtiölle. Yksi esimerkki näistä on Kerava (katso alla). Kunnan konserniyhteisöjen, kuten asunto-osakeyhtiöiden, osalta ulkoistus tilitoimistolle on tyypillisempää. Suurimmat tilitoimistot ovat Pretax ja Visma. Niiden lisäksi useat tilitoimistot tarjoavat palveluja kuntasektorille. Silta Oy:llä on osakkuusyhtiö Kuntalaskenta Oy, jonka se perusti yhdessä Pieksämäen seudun kuntien kanssa vuonna 2004 tuottamaan omistajilleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja. Silta Oy:n omistus Kuntalaskenta Oy:stä on 49,9 % ja Pieksämäen kaupungin 50,1 %. Kuntalaskenta Oy tuottaa palveluita Pieksämäen kaupunkikonsernille ja Silta Oy:n sopimuskumppanina myös Keravan kaupungille ja Rautalammin kunnalle. Silta Oy:n tavoitteena on toiminta-alueen edelleen laajentaminen kuntasektorilla. Kuntalaskenta Oy:ssä työskentelee 12 henkilöä. 5 Suhteessa yksityisiin palveluntuottajiin KPK THH Oy:n asemaa parantavat kuntasektorin osaamisen ja in-house -toimintaperiaatteen tuoma vahva asema. Yksityisten palveluntuottajien kilpailuetuna on vakiintunut toimintamalli, mutta palveluita ei välttämättä ole räätälöity täysin kuntasektorin tarpeita ja ominaisuuksia vastaavaksi. Puhtaasti kuntasektorilla toimivana KPK THH Oy pystyy sopeuttamaan toimintaansa kuntien toimintaympäristön mukaiseksi. Kunta pystyy paremmin vaikuttamaan palvelutuotannon järjestämiseen ja kehittämiseen toimimalla omistajana palveluntuottajayhtiössä. Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt Erityisesti keskisuuret kaupungit ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä. Tyypillisesti keskisuuri kaupunki on palvelukeskusyhtiön enemmistöomistaja, ja muina omistajina ja asiakkaina ovat lähiseudun kuntia ja kuntayhtymiä (Hämeenlinna, Jämsä, Kotka, Kuopio, Rauma/Pori, Sastamala). Talous- ja henkilöstöpalvelujen lisäksi palvelukeskusyhtiö usein tuottaa myös IT- ja hankintapalveluita. Toinen mahdollinen liiketoimintamalli seudulliselle palvelukeskukselle on yksittäisen kunnan yksikkö tai liikelaitos, joka myy talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja lähiseudun kunnille (Kitee, Lieksa, Tuusula). Kolmas liiketoimintamalli on, että 5 Silta Oy vuosikertomus 2008, Kuntalaskenta Oy tilinpäätös 2008

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 21 seudullinen kuntayhtymä tuottaa jäsenkunnilleen kuntayhtymän muiden palvelujen ohessa myös talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut (Kainuun maakunta, Oulunkaaren seutukunta). Tällöin kyse on tyypillisesti laajasta seudullisesta yhteistyöstä. PALVELUKESKUS OMISTAJAT Liikevaihto / toimintamenot M JamIT-Tieto Oy 6 Jämsä 2,9 Järvinet Oy 7 Alajärvi, Evijärvi, Kauhava, Kuortane, Lappajärvi, Soini, Vimpeli, 1,5 Järviseudun koulutuskuntayhtymä (Jami), Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Kainuun maakunta Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, 5,9 kuntayhtymä 8 Suomussalmi, Kainuun maakunta kuntayhtymä Kuhilas Oy 9 Kuopio, Nilsiä, Sililinjärvi, Maaninka, Leppävirta, Siilinjärven ja 3,1 Maaningan terveydenhuollon ky Oulunkaaren seutukunta Ii, Pudasjärvi, Utajärvi, Vaala, Yli-Ii.. kuntayhtymä Pielisen Karjalan Lieksa, Nurmes, Valtimo 1,0 tilitoimisto liikelaitos Päijät-Tili Oy 10 Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Nastola, Orimattila, Padasjoki, lisäksi asiakkaina Tiirismaan terveydenhuoltokiinteistöjen kuntayhtymä ja Peruspalvelukeskus Oiva 1,5 Sastamalan Tukipalvelu Oy 11 Seudullinen talouspalvelukeskus Sastamala, Kiikoinen, Lavia, Punkalaidun, Sastamalan perusturvakuntayhtymä, Sastamalan koulutuskuntayhtymä Tuusulan kunnan yksikkö, lisäksi asiakkaina Mäntsälä, Nurmijärvi ja Tuusula Seutukeskus Oy Hämeenlinna, Janakkala, Hattula, Hämeen maakuntaliiton ky 5,3 Häme 12 Seutulaskenta Oy 13 Kotka, Pyhtää, Hamina, Miehikkälä, Virolahti, Kymenlaakson sairaanhoitopiiri, Kotka-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä, Kotka- Kymin seurakuntayhtymä 5,9 Taloustuki Kuntapalvelut Oy 14 Tilikekuntatilitoimisto 15 Pori, Rauma, Noormarkku, Pomarkku, Satakunnan sairaanhoitopiiri, Luoteis-Satakunnan kansanterveystyön ky Kiteen liikelaitos, asiakkaina lisäksi Kesälahti, Rääkkylä, Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli liikelaitos Yhteensä 33,5 2,5.. 3,2 0,6 6 JamIT-Tieto Oy tilinpäätös 2008, liikevaihto sisältää myös ICT-palveluita 7 Järvinet Oy internet-sivut www.jarvinet.fi, liikevaihto sisältää myös ICT-palveluita 8 Kainuun maakunta kuntayhtymä talousarvio 2009, www.kainuu.fi, puhelinhaastattelu laskentapääll. Irma Kärnä 9 Kuhilas Oy tilinpäätös 2008 10 Päijät-Tili Oy tilinpäätös 2008, internet-sivut www.ptili.fi 11 Sastamala Tukipalvelu Oy tilinpäätös 2008, liikevaihto sisältää myös ICT-palveluita 12 Seutukeskus Oy Häme tilinpäätös 2008, liikevaihto sisältää myös ICT- ja hankintapalveluita 13 Seutulaskenta Oy tilinpäätös 2008, liikevaihto sisältää myös hankintapalveluita 14 Taloustuki Kuntapalvelut Oy [Länsi-Suomen Taloustuki Oy] tilinpäätös 2008 15 Kiteen kaupunki, tilinpäätös 2008

22 Kuntien palvelukeskus TAULUKKO 4-1 ESIMERKKEJÄ SEUDULLISISTA MM. TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUJA TUOTTAVISTA YHTIÖISTÄ 3) Asiakkaat Suuri osa kunnista eivät ole nykytilassa yhdistäneet neuvotteluvoimaansa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamiseksi. KPK THH Oy:n kannalta kaikkein potentiaalisimpia asiakkaita ovat ne kunnat, jotka tuottavat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse ja joiden talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien elinkaari on lopuillaan. KPK THH Oy:n kannalta vähiten potentiaaleja asiakkaita ovat ne, jotka ovat jo perustaneet oman palvelukeskuksen tai liittyneet seudulliseen palvelukeskukseen sekä investoineet talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ja prosessien kehittämiseen. Tavoitteena on, että KPK THH Oy:n asiakkaat ovat vahvasti mukana talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden kehittämisessä. Asiakasympäristö on kuvattu tarkemmin luvussa 4.3 sivulla 27. 4) Potentiaaliset tulokkaat Kuntien haluttomuus ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluitaan on rajoittanut potentiaalisten markkinoille tulijoiden määrää. Kuntien taloudellisen toimintaympäristön kiristyessä on kuitenkin oletettavaa, että myös talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuksia tullaan tarkastelemaan nykyistä enemmän. Tällöin potentiaalisia tulokkaita markkinoille ovat yksityiset palveluntuottajat, jotka eivät vielä toimi kuntasektorilla. Tämä koskee lähinnä ICTjärjestelmätoimittajien ulkoistuspalveluja (Aditro, Logica, Visma) ja tilitoimistoja (Pretax, Visma ja pienemmät tilitoimistot). Keskeisimpiä henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluita suurille ja keskisuurille yrityksille tarjoavia potentiaalisia tulokkaita ovat Aditro, Silta ja Visma. Aditro ja Visma ovat pääosin pohjoismaisia toimijoita. Silta on kansainvälisen Logica-konsernin Suomen tytäryhtiön osakkuusyhtiö. Nämä kolme yritystä ovat samalla merkittäviä henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien toimittajia. Aditro on pohjoismainen IT-pohjaisten ulkoistamisratkaisujen, liiketoimintaprosessien konsultointipalvelujen ja liiketoimintaprosessien kehittämistä tukevien IT-ratkaisujen toimittaja. Aditron omistavat Nordic Capital sekä toimiva johto. Aditro työllistää 1 600 työntekijää ja sen liikevaihto on noin 150 M. Aditron ydinosaaminen keskittyy taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, dokumenttien hallinnan ja logistiikan liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Aditro tuottaa palkanlaskentapalvelut Suomessa noin 80 000 työntekijälle. 16 Silta Oy:n tavoitteena on pyrkiä HR-palveluiden merkittävimmäksi toimijaksi Suomessa. Silta Oy:n omistavat Logica Suomi Oy, Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma, Suomen valtio ja 16 Aditro internet-sivut

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 23 Sampo Oyj. Koko Silta-konsernin liikevaihto on 23,5 M ja henkilöstö 315. Silta tuottaa palkanlaskentapalvelut Suomessa noin 100 000 työntekijälle. Visma on pohjoismainen tietojärjestelmiä sekä talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistamispalveluita tarjoava yritys. Visma työllistää 3 400 työntekijää ja sen liikevaihto on 342 M. Ulkoistuspalvelujen liikevaihto on 107 M ja työntekijöitä on noin 1 000. Suomessa ulkoistuspalvelujen liikevaihto on 7 M. Visma tuottaa palkanlaskentapalvelut Suomessa 21 000 työntekijälle. 17 Tilitoimistoista merkittävin toimija on Pretax, jolla on 1 500 työntekijää ja joka huolehtii 15 000 yrityksen talous- ja palkkahallinnosta. 18 Visma on toiseksi suurin tilitoimisto. Lisäksi Suomessa toimii yli 700 pienempää tilitoimistoa. 19 5) Korvaavat palvelut Kunnille vahvin korvaava vaihtoehto palvelukeskuksen asiakkaaksi liittymiselle on oman, kunnan sisäisenä toimivan palvelukeskuksen perustaminen tai kehittäminen. Tämä kuntien totuttu tapa hoitaa talous- ja henkilöstöhallintonsa itse on rajoittanut kilpailijoiden määrää ja on haasteena myös KPK THH Oy:n markkinoille tulolle. Kuntien kokemukset omista kunnan sisäisistä palvelukeskuksista ovat olleet melko hyviä. Selvitystyöhön liittyvien haastattelujen perusteella useat kunnat ovat kuitenkin tahtotilatasolla valmiit luopumaan itse tekemisestä. Oman sisäisen palvelutuotannon järjestäminen on perusteltu fyysisen läheisyyden säilymisellä, mutta oman palvelutuotannon kautta ei kuitenkaan ole mahdollista panostaa järjestelmien ja prosessien kehittämiseen samassa määrin kuin KPK THH Oy:n kautta. Pienten tai keskisuurten kuntien volyymit eivät myöskään mahdollista mittakaavaetujen tuomaa kustannustehokkuutta. Suuret ja osittain myös keskisuuret kunnat ja kuntayhtymät ovat perustaneet suurempia talousja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia palvelemaan omaa kunta- tai kuntayhtymäkonsernia. Kaikki kahdeksan suurinta kaupunkia ovat perustaneet talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen joko kunnallisena liikelaitoksena tai kaupungin sisäisenä yksikkönä. Näiden kaupunkien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusten toimintamenojen talousarvio vuodelle 2009 on 71 M. Eri kaupunkien asukaskohtaisista toimintamenoista ei ole suoraan pääteltävissä toiminnan tehokkuus, koska palvelukeskuksen suorittamat talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät vaihtelevat toisaalta palvelusisällön kattavuuden suhteen ja toisaalta sen suhteen, miten suuri osuus kokonaisprosessista tehdään palvelukeskuksen puolella. 17 Visma Annual Report 2008 18 Pretax-yhtiöt vuosijulkaisu 2008 19 Suomen taloushallintoliitto ry

24 Kuntien palvelukeskus KAUPUNKI Espoo 20 Helsinki 21 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELU- KESKUKSET JA OSTOPALVELUSOPIMUKSET Henkilöstökeskus (ml. rekrytointi ja osaamisen kehittäm.) Taloushallintokeskus / Kirjanpito Taloushallintokeskus / Palkanlaskenta Taloushallintopalvelu Liikelaitos (Talpa), talous- ja palkkahallinnon palvelut Toimintamenot M Toimintamenot /asukas 3,0 2,1 3,4 8,5 35 24,1 42 Jyväskylä 22 Talouskeskus Liikelaitos, taloushallinto ja palkanlaskenta 5,8 45 Lahti 23 Lahden talouspalvelut, taloushallinto ja palkanlaskenta 3,0 30 Oulu 24 Tampere 25 Oulun konttori liikelaitos, Taloushallinnon palvelut Oulun konttori liikelaitos, Henkilöstöhallinnon palvelut Taloushallinnon palvelukeskus Hallintopalvelukeskus (henkilöstöhallinto) 2,5 2,7 5,2 38 7,6 3,8 11,4 54 Turku 26 Talouspalvelukeskus, taloushallinto ja palkanlaskenta 4,9 28 Vantaa 27 Talouspalvelukeskus, taloushallinto 7,8 40 Yhteensä 70,7 40 TAULUKKO 4-2 SUURIMPIEN KAUPUNKIEN TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUKESKUKSET 20 Espoo Palvelukeskus 2008 (Konsernipalvelut 1.1.2009 alkaen), Palvelukeskuksen vuosi 2008 21 Helsingin kaupungi, talousarvio 2009 22 Jyväskylän kaupunki, talousarvio 2009 23 Lahden kaupunki, talousarvio 2009 24 Oulun kaupunki, talousarvio 2009 ja Oulun konttori, toimintakertomus 2008. Esitetyt luvut ovat vuoden 2008 toimintakertomuksesta. Koko Oulun konttori ml. hallintopalvelut talousarvio 2009 on 13,7 M. 25 Tampereen kaupunki, talousarvio 2009 26 Turun kaupunki, talousarvio 2009 27 Vantaan kaupunki, talousarvio 2009. Konserni- ja rahoituspalvelujen toimintamenot yhteensä ovat 21,0 M, joka kattaa konsernihallinnon, rahoituksen, talouspalvelukeskuksen ja tietohallinnon. Talouspalvelukeskuksen osuus on arvioitu.

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 25 Kuntamaisema Oy 28 Markkinaympäristössä on myös muita korvaavien palveluiden tuottajia, mutta nämä liittyvät lähinnä hyvin kapeaan sektoriin tai tiettyihin yksittäispalveluihin. Esimerkkinä näistä on Kuntamaisema Oy, joka tarjoaa makrotasoista tuotteistamista ja raportointia kunnan ydintoimintoihin. Malli toimii sekä itsenäisissä kunnissa, isäntäkuntamallissa että kuntayhtymissä. Tällä hetkellä 27 asiakkaalle tuotetaan pysyvästi raportointia, jonka lisäksi monelle kunnalle on tehty kertaluontoinen analyysi. Kuntamaiseman asiakkaat ovat etupäässä pieniä kuntia. Isommat kaupungit eivät juurikaan ole lähteneet asiakkaiksi, koska pyrkivät kehittämään saman raportoinnin omiin ERP-järjestelmiinsä, ja koska operatiivisen tiedon kerääminen monimutkaisesta järjestelmäympäristöstä koetaan hankalaksi tai vaatisi paljon manuaalista työtä. Kuntamaiseman kehittämän mallin luoma lisäarvo on mallinnuksessa ja tuotteistuksessa, joka on tässä vaiheessa tehty sosiaali- ja terveystoimesta sekä sivistystoimesta. Parhaillaan on kehitteillä teknisen toimen ja yleishallinnon osuus. Kuntamaiseman suorittamassa raportoinnissa tiedot kerätään sekä taloushallinnon järjestelmistä (kustannukset) että operatiivisista järjestelmistä (toimintaindikaattorit). Tavoitteena on, että kunnat tuottaisivat tiedot mahdollisimman yhteismitallisesti jotta kunnan toiminta saadaan läpinäkyväksi ja vertailukelpoiseksi. Suurin haaste on oikean tiedon löytäminen operatiivisista järjestelmistä, mikä ei ole aina suoraviivaista. Tietojen siirtoa ei ole automatisoitu ja tietojen poiminta on käytännössä manuaalista. Taloushallinnon tiedot päivitetään tiedoston kautta Kuntamaiseman tietokantaan ja operatiivisista järjestelmistä tiedot syötetään Microsoft-pohjaiseen websovellukseen, joka päivittää tiedot Kuntamaiseman tietokantaan. Tietokannastaan Kuntamaisema tuottaa vertailuraportit ja antaa toimenpidesuositukset neljännesvuosittain, ja tarkemmat analyysit vuosittain. Kunnat saavat käyttöönsä sijoituksensa vertailuaineistoon nähden. Yhtenäisen tietosisällön ja ydintoimintojen tehostamista palvelevan raportoinnin muodossa Kuntamaisemalla on samankaltaisia tavoitteita kuin KPK THH Oy:llä. Korvaavien palveluiden tuottajia voikin tästä näkökulmasta ajatella myös potentiaalisina yhteistyökumppaneina KPK THH Oy:lle, mikäli sopiva yhteistoiminnan muoto löydetään. 28 Lähde: Haastattelu Kuntamaisema Oy toimitusjohtaja Eero Vaissi 25.8.2009 ja Kuntamaisema Oy:n internet-sivut www.kuntamaisema.fi

26 Kuntien palvelukeskus KPK THH Oy:n asema markkinaympäristössä Valtakunnallisena palveluntuottajana toimiessaan KPK THH Oy:n vahvuutena on sen merkittävä asema ja neuvotteluvoima IT- ja muiden toimittajien suuntaan. KPK THH Oy:n liiketoimintamalli mahdollistaa sen, että palveluketjua voidaan kasvattaa myös olemassa olevien kunnallisten palvelukeskusten kautta, jolloin pystytään varmistamaan vahva kuntasektorin osaaminen ja hyödyntämään mittakaavaetuja myös heti toiminnan alkuvaiheessa. Asiakkaille pystytään tarjoamaan palveluita, jotka on kehitetty kunnan tarpeiden pohjalta ja tuottamaan lisäarvoa myös kokonaisprosessin näkökulmasta. Asiakkaat Palvelutuottajat Toimittajat KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA KUNTAKONSERNIIN KUULUVAT YHTEISÖT Laadukas ja oikea-aikainen informaatio ydintoiminnan johtamiseen Taloushallinnon peruspalvelut Henkilöstöhallinnon peruspalvelut KPK THH Oy Asiakkuuksien hallinta Palvelutuotanto Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen Kilpailijat / Kumppanit Yksityiset palvelutuottajat Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt Kuntien sisäiset palvelukeskukset ICT-palvelutuottajat Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy Perintätoimisto Verkkolaskuoperaattori Skannauspalvelun tuottaja Muut asiantuntijat KUVA 4-3 ASIAKAS- JA TOIMITTAJASUHTEET MARKKINAYMPÄRISTÖSSÄ Esimerkkejä vastaavista hankkeista valtionhallinnossa ja kansainvälisesti Valtion KIEKU-hanke, jossa valtionhallinnon neljä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta kootaan 1.1.2010 hallinnollisesti yhdeksi, useissa alueellisissa toimipisteissä toimivaksi virastoksi. Kieku-hankkeeseen liittyvät tietojärjestelmäuudistuksen yhteydessä yhtenäistetään toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita. Yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja hoitamaan on perustettu palvelukeskus (Certia), joka aloitti toimintansa syksyllä 2008. Keskus toimii markkinaehtoisesti. Kirkkohallituksen, seurakuntien ja seurakuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke (HeTa) on lausuntokierroksella.

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 27 Tanskan valtion palvelukeskushanke. Helmikuussa 2008 Tanskan hallitus päätti perustaa kaksi palvelukeskusta, talous- ja palkka-hallinnon sekä IT palveluiden palvelukeskukset. Kaikkien ministeriöiden talous- ja palkkahallinto ja IT-toiminnot tullaan keskittämään näihin palvelukeskuksiin kolme vuotta kestävän hankkeen aikana. Palvelukeskusmallilla tavoitellaan 80 M :n vuosittaisia kustannussäästöjä. 4.3 ASIAKASYMPÄRISTÖ Tässä luvussa kuvataan asiakaspotentiaali valtakunnan tasolla ja perustamisvaiheen kohdeasiakkaat. Markkinan kokoa laskettaessa oletetaan, että keskimäärin 65 % talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnoista voidaan hoitaa palvelukeskuksessa ja vastaavasti 35 % toiminnoista tekee palvelun tilaaja. Kokemusten mukaan palvelukeskuksen osuus toimintojen hoitamisessa vaihtelee prosessista riippuen 80-50 % välillä. KPK THH Oy:n potentiaalinen asiakaspohja on kaikki Suomen kunnat ja kuntayhtymät sekä niiden konserneihin yhdisteltävät konserniyhteisöt. Merkittävimpiä asiakkaita palvelukeskukselle ainakin perustamisvaiheessa ovat kunnat ja sairaanhoitopiirit. Seurakunnilla ja seurakuntayhtymillä on oma talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämishanke meneillään, eivätkä ne kuulu KPK THH Oy:n asiakaspohjaan. Palvelukeskuksen potentiaaliset asiakkaat voidaan segmentoida niiden koon, toiminnallisten ja teknisten valmiuksien sekä maantieteellisen sijainnin mukaan. Koon kannalta potentiaalisimpia asiakkaita ovat keskikokoiset kunnat. Tämä johtuu siitä, että monet isot kaupungit ovat jo tehneet mittavan projektin oman talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen perustamiseksi ja eivät halua jättää näitä investointeja hyödyntämättä tai tehdä muutoksia toimintatapoihinsa. Toisaalta pelkästään pienistä kunnista KPK THH Oy:n on hankala koostaa asiakaspohjaa, joka ylittää sellaisen kriittisen massan, jolla yhtiön toimintaa voidaan täysipainoisesti kehittää. Toiminnallisten ja teknisten valmiuksien osalta ne kunnat, joissa on vanhenevat tai muuten heikosti toimivat tietojärjestelmät, ovat potentiaalisimpia KPK THH Oy:n asiakkaita. Nämä kunnat hyötyvät myös eniten yhtenäisiin tietojärjestelmiin ja prosesseihin siirtymisestä. Maantieteellisellä segmentoinnilla on ennen kaikkea merkitystä palvelukeskuksen toimipisteiden ja asiakkaiden läheisyyden suhteen. Palvelukeskuksen asiakaspotentiaali Koko kuntasektorin asiakaspotentiaali talous- ja henkilöstöhallinnon kustannuksilla mitattuna on 570 M. Tästä palvelukeskukseen on siirrettävissä 375 M eli noin 65 %. Kuntiin ja kuntayhtymiin jäävä osuus talous- ja henkilöstöhallinnosta on 195 M eli noin 35 %. Osa kunnista ja kuntayhtymistä on jo perustanut palvelukeskuksia ja tehostanut toimintaansa. Erityisesti suuret kunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia ja näiden osuus koko Suomen

28 Kuntien palvelukeskus palvelukeskusmarkkinasta on noin 30 %. Tehostamisella saavutetut kustannushyödyt vaihtelevat tyypillisesti 25-35 % välillä. Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon kustannuksilla mitattu kokonaismarkkina nykytilassa on noin 570 M, josta palveluketjuun siirrettävissä oleva osuus on 375 M. Kuntiin ja kuntayhtymiin jäävä talous- ja henkilöstöhallinto on 195 M. Kuntien ja kuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinto 570 M Kunnat ja kuntayhtymät 195 M 34 % Palvelukeskus taloushallinto 195 M 34 % Palvelukeskus henkilöstöhallinto 180 M 32 % KUVA 4-4 KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN KOKONAISMARKKINA PÄÄTOIMINNOITTAIN 29 Palvelukeskukseen siirrettävissä olevasta (tai jo siirretystä) 375 M markkinapotentiaalista kunnat edustavat 280 M, sairaanhoitopiirit 55 M ja muut kuntayhtymät 40 M. Kuntien taloushallinnon osuus on 160 M ja henkilöstöhallinnon 120 M. Sairaanhoitopiirien taloushallinnon osuus on 15 M ja henkilöstöhallinnon 40 M. Muiden kuntayhtymien taloushallinnon osuus on 20 M ja henkilöstöhallinnon 20 M. 29 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 29 Palvelukeskuksen osuus 375 M Sairaanhoitopiirien henkilöstöhallinto 40 M 11 % Sairaanhoitopiirien taloushallinto 15 M 4 % Muiden kuntayhtymien taloushallinto 20 M 5 % Muiden kuntayhtymien henkilöstöhallinto 20 M 5 % Kuntien taloushallinto 160 M 43 % Kuntien henkilöstöhallinto 120 M 32 % KUVA 4-5 KUNTIEN PALVELUKESKUSMARKKINAN KOKO 30 Henkilötyövuosina mitattuna suurimpia talous- ja henkilöstöpalveluiden prosesseja ovat ostolaskujen käsittely, palkanlaskenta ja myyntilaskujen käsittely, jotka kattavat tyypillisesti noin 90 % kunnan palveluiden kysynnästä. Taloushallinnossa palveluiden kysyntä kunnissa jakautuu tyypillisesti ostolaskujen käsittelyyn 40 %, myyntilaskujen käsittelyyn 25 %, kirjanpitoon ja tilinpäätökseen 15 %, maksuliikenteen hoitoon 8 %, matka- ja kululaskujen käsittelyyn 4 % ja raportointiin 8 %. Henkilöstöhallinnossa palveluiden kysyntä kunnissa jakautuu palkkahallintoon 60 %, rekrytointiin 25 %, henkilöstöhallintopalveluihin 5 %, osaamisen kehittämiseen 5 % ja suorituksen johtamiseen 5 %. 30 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

30 Kuntien palvelukeskus Kuntien taloushallinto 160 M Maksuliikenne 13M 8% Kirjanpito ja tilinpäätös 24 M 15 % Matkalaskut 6 M 4 % Raportointi 13 M 8 % Ostolaskut 64 M 40 % KUVA 4-6 TALOUSHALLINNON PALVELUIDEN KYSYNNÄN JAKAUTUMINEN KUNNISSA 31 Myyntilaskut 40M 25 % Kuntien henkilöstöhallinto 120 M Henkilöstöhallintopalvelut 6 M 5 % Osaamisen kehittäminen 6 M 5 % Suorituksen johtaminen 6 M 5 % Palkkahallinto 72 M 60 % Rekrytointi 30 M 25 % KUVA 4-7 HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUIDEN KYSYNNÄN JAKAUTUMINEN KUNNISSA 32 Sairaanhoitopiireissä taloushallinnon palveluiden kysyntä jakautuu tyypillisesti kassanhallintaan 30 %, myyntilaskujen käsittelyyn 25 %, ostolaskujen käsittelyyn 20 %, kirjanpitoon ja 31 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat 32 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 31 tilinpäätökseen 10 %, maksuliikenteen hoitoon 10 % sekä raportoinnin tukeen 5 %. Henkilöstöhallinnossa palveluiden kysyntä sairaanhoitopiireissä jakautuu rekrytointiin 50 %, henkilöstöhallintopalveluihin 30 %, palkkahallintoon 15 % ja muihin 5 %. Palveluiden kysynnässä ei ole merkittäviä eroja kuntien ja kuntayhtymien välillä rekrytointia lukuun ottamatta. Ero rekrytoinneissa aiheutuu suuresta sijaisten määrästä erikoissairaanhoidossa. Sairaanhoitopiirien taloushallinto 15 M Maksuliikenne 2 M 10 % Kirjanpito ja tilinpäätös 2 M 10 % Raportoinnin tuki 1 M 5 % Kassanhallinta 5 M 30 % Ostolaskut 3 M 20 % KUVA 4-8 TALOUSHALLINNON KYSYNNÄN JAKAUTUMINEN SAIRAANHOITOPIIREISSÄ 33 Myyntilaskut 4 M 25 % Sairaanhoitopiirien henkilöstöhallinto 40 M Muut 2 M 5 % Palkkahallinto 6 M 15 % Rekrytointi 20 M 50 % Henkilöstöhallinto 12 M 30 % KUVA 4-9 HENKILÖSTÖHALLINNON KYSYNNÄN JAKAUTUMINEN SAIRAANHOITOPIIREISSÄ 34 33 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat 34 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

32 Kuntien palvelukeskus Kuntien sisäisiä asiakkaita ovat johto, hallintokunnat ja liikelaitokset. Ulkoisia asiakkaita, jotka asioivat myös palvelukeskuksen kanssa, ovat esimerkiksi valtio (verottaja, KELA ym.), KEVA, vakuutusyhtiöt, asiakkaat ja toimittajat (ml. kaupunkilaiset) sekä muut kunnat. Suurimpia palveluiden käyttäjiä kuntayhtymissä ovat klinikat. Palveluiden käyttäjät kunnissa Muut 25 % Konsernihallinto 30 % Tekninen toimi 5 % Sivistystoimi 10 % KUVA 4-10 PALVELUIDEN KÄYTTÄJÄT KUNNISSA 35 Sosiaali- ja terveystoimi 30 % Suurimpia talous- ja henkilöstöpalveluiden käyttäjiä kunnissa ovat tyypillisesti konsernihallinto, joka muodostaa noin 30 % palveluiden kysynnästä, sosiaali- ja terveystoimi runsaan 30 %, sivistystoimi runsaan 10 % ja tekninen toimi runsaan 5 % osuudella. Kohdeasiakkaat Kohdeasiakkaiden joukko tulee saada riittävän suureksi, jotta toiminnalla on kriittinen massa kustannustehokkuuden saavuttamiseksi. Tässä on käytetty laskennallisena vaihtoehtona noin 1,3 miljoonan asukkaan asiakaspohjan omaavia erikokoisia kuntia. Kustannustehokkuusvaadetta on vaikea saavuttaa, jos asiakkaina on pääasiassa pieniä kuntia. Kohdeasiakkaiden koko vaikuttaa myös palvelukeskuksen toimintamalliin ja käytettäviin järjestelmiin. Perustamisvaiheen kohdeasiakkaiden suhteen on käytetty oletusta, että noin neljätoista kuntaa ilmaisevat kiinnostuksensa hankkia palveluita KPK THH Oy:ltä. Näistä 4 kuntaa edustaa suuria asukasmäärältään 100 000 tai yli olevaa kuntaa, 5 keskisuuria 30 000-100 000 asukkaan kuntaa 35 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 33 ja 5 pieniä alle 30 000 asukkaan kuntaa. Perustamisvaiheen kuntien markkinan koko on väkiluvulla suhteutettuna noin neljännes koko Suomen kuntien markkinan koosta eli 69 M. Taloushallinnon palvelut ovat noin 39 M ja henkilöstöhallinnon palvelut noin 30 M koko kohdeasiakkaiden palveluiden kysynnästä. Kohdeasiakkaiden palvelujen kysyntä Henkilöstöhallinto - muut 150 M 41 % Taloushallinto - kohdeasiakkaat 39 M 10 % Henkilöstöhallinto - kohdeasiakkaat 30 M 8 % Taloushallinto - muut 151 M 41 % KUVA 4-11 KOHDEASIAKKAIDEN PALVELUIDEN KYSYNTÄ PROSENTTEINA. 36 5 LIIKETOIMINTAKUVAUS JA ORGANISOITUMINEN 5.1 LIIKETOIMINNAN ANSAINTALOGIIKKA KPK THH:n ansaintamalli perustuu siihen, että palvelukeskus toimii kustannustehokkaammin kuin mihin kukin kunta pystyisi tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse. Palvelukeskustoiminnassa pystytään hyödyntämään mittakaavaetuja volyymien kasvaessa, henkilöstön sijaisuusjärjestelyt ja osaamistaso on helpompi ylläpitää ja järjestelmäratkaisut ja niiden kehittäminen pystytään toteuttamaan keskitetysti. Kunnalle on näin kustannusten alenemisen ja laadun paranemisen vuoksi selkeää etua tuottaa palvelunsa palvelukeskuksen kautta. KPK THH Oy tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti niille kunnille, jotka ovat yhtiön omistajia. Tuotteistuksen kautta KPK THH Oy pystyy myös 36 Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

34 Kuntien palvelukeskus tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi. Tavoitteena ei ole tuottaa voittoa osinkona jaettavaksi, vaan palveluita kustannustehokkaasti, laadukkaasti ja asiakaslähtöisesti. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden, sitä kehitetään jatkuvasti toimintaa tehostamalla. KPK THH Oy:n tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Asiakkaille kustannukset laskutetaan tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa. KPK THH Oy:n toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot. Yhtiön tarkoituksena ei ole tehdä voittoa, mutta ei myöskään tappiota. Yhtiö sisällyttää hintoihinsa katteen, jolla katetaan toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset. Mikäli toiminnalle kertyy voittoa enemmän kuin tarvitaan jatkuvan kehittämisen turvaamiseksi, se voidaan käyttää esimerkiksi hintojen alentamisen muodossa, tai mahdollisia aikaisempia tai tulevia tappiota vastaan. Mikäli toiminta on tappiollista, tulee yhtiön reagoida tähän esimerkiksi kustannuksia vähentämällä, hintoja nostamalla, uusia asiakkuuksia hankkimalla tai muulla vastaavalla tavoin. Riippuen in-house asemaan liittyvistä säännöksistä, KPK THH Oy voi tuottaa palveluita pienimuotoisesti myös sellaisille ulkopuolisille kunnille, jotka eivät omista yhtiötä, mutta ostavat palveluita kilpailuttamisen kautta. 5.2 LIIKETOIMINTARAKENNE KPK THH Oy:n liiketoimintaa parhaiten tukeva rakenne on keskitetysti ohjattu konserni, jossa konsernitaso ohjaa ja kehittää toimipisteitään yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä järjestelmien kehittäminen etenee konsernin tavoitteiden mukaisesti. Keskitetty ohjaus tukee myös yhtiön tavoitetta toimia valtakunnallisena palveluketjuna mahdollistaen laajan asiakaskunnan palvelemisen, kun yhtiö pystyy itse vaikuttamaan toimipaikkojen lukumäärään, sijaintiin, tuoterakenteeseen ja yhteisten kehityshankkeiden toteuttamiseen. Liiketoimintarakennetta määriteltäessä merkittävimpänä tekijänä on ollut se, minkälainen ohjausote tukee parhaiten KPK THH Oy:n strategiaa. Palveluketjuna toimivalla yhtiöllä voi olla hyvinkin tiukasti keskitetty ohjaus tai se voi toimia kevyemmin rakentuneena yhteistyöfoorumina. Koska KPK THH Oy:n tavoitteena on toiminnan yhdenmukaistaminen ja vahva kehittämisrooli, on ohjausotteen oltava vahvemmin keskitetty. Vahvan ohjausotteen kautta toiminnan kasvattaminen ja käytäntöjen yhtenäistäminen on helpompaa ja kustannushyötyjen ja muiden tavoitteiden toteutuminen siten varmempaa. Mikäli KPK THH Oy toimisi kevyemmän ohjausotteen mukaisena yhteistyöverkostona, sen vaikuttamismahdollisuus olisi erittäin vähäinen, sillä pelkän yhteistyön varassa toimivat osapuolet toimivat

Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 35 itsenäisemmin, eikä yhtiöllä olisi riittävää määräysvaltaa tai keinoja nykytilan kehittämiseksi. Näin riskinä on, että KPK THH Oy:n rooli jäisi hyvin suppeaksi eikä palvelutuotantoa voitaisi laajentaa suuremmille kunnille tai riittävän suurelle asiakasmassalle. Omistussuhteen näkökulmasta katsottuna KPK THH Oy omistaa operatiivisen palvelutoiminnan. Vastaavasti KPK THH Oy:n omistavat sen asiakkaina toimivat kunnat. Yhtiö tuottaa siis palveluita niille kunnille, kuntayhtymille ja muille kuntakonserniin kuuluville yhtiöille, joiden osalta kunta on yhtiön osakkaana. Omistukseen ja in-house asemaan liittyviä seikkoja käsitellään tarkemmin luvussa 8 Omistaminen, ohjaus ja hallinto. 5.3 ORGANISAATIOMALLI Organisaatiorakenne toimipistetasolla KPK THH Oy:n organisaatiorakenteeksi sopii parhaiten hajautetusti sijoitettujen toimipisteiden muodostama, hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus. Yhtiön organisaatiorakenteen valinnassa on huomioitu, että organisaation laajuus voi muodostua hyvin suureksi kattaen potentiaalisesti huomattavan osan kaikista Suomen kunnista, sairaanhoitopiireistä ja muista kuntayhtymistä sekä näiden tytär- ja osakkuusyhteisöistä ja vastaavista kuntakonserniin kuuluvista organisaatioista. Lisäksi on huomioitu, että usealla kunnalla tai kuntayhtymällä on jo olemassa talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskus, joka kokonsa puolesta voisi olla liitettävissä palveluketjuun omaksi toimipisteekseen. Rakenteellisesti palvelukeskusorganisaatio voidaan toteuttaa joko yhdestä toimipisteestä koostuvan palvelukeskuksen mallina tai palvelukeskuskokonaisuuteen voi kuulua useampi toimipiste, jotka sijaitsevat fyysisesti erillään, mutta niillä on yhtenäinen hallinto ja johto. Kun organisaatio koostuu useasta toimipisteestä, on se toteutettava niin, että rakenne mahdollistaa tehokkaan ohjauksen ja yhtenäiset toimintatavat. Toimipisteiden johtajat vastaavat omasta yksiköstään ja raportoivat KPK THH Oy:n johtajalle. Alkuvaiheessa on perusteltua lähteä liikkeelle vain yhden tai muutaman toimipisteen rakenteella, yhden palvelukeskuksen malli on kustannustehokkaampi ja toiminnan yhdenmukaisuus on helpompi ylläpitää. On nähtävissä, että muutamat kunnat ja jo toimivat palvelukeskukset ovat osoittaneet alustavasti kiinnostustaan liittyä osaksi perustettavaa yhtiötä jo toiminnan alkuvaiheessa. Asteittainen toiminnan kasvattaminen onkin suositeltavin tapa lähteä liikkeelle. Myöhemmässä vaiheessa rakennetta voidaan laajentaa uusilla toimipisteillä. Toimipisteiden lukumäärää kasvatetaan portaittain suhteuttamalla se asiakkuudesta kiinnostuneiden asiakaskuntien määrään, kokoon ja transaktiovolyymeihin. Toteutusvaiheen etenemistä on kuvattu tarkemmin luvussa 10.2. Toteutussuunnitelma. Portaittain etenevä

36 Kuntien palvelukeskus laajenemissuunnitelma ja -aikataulu tarkentuvat myöhemmässä vaiheessa toteutusvalmistelujen edetessä. Organisaatiorakenne maantieteellisellä tasolla Palvelukeskuksen toimipisteiden sijainnista päätettäessä on tärkeää arvioida usean eri tekijän vaikutusta. Tällaisia lokaatioanalyysissä huomioitavia tekijöitä ovat erityisesti nykyisten palvelujen tarjonta (onko alueella jo olemassa olevia palvelukeskuksia, jotka haluavat liittyä mukaan, ja onko siellä muuta kilpailua) osaavan työvoiman saatavuus (alan oppilaitosten läheisyys, ruotsin kielen huomiointi) alueella vallitseva palkkataso ja muut kustannustekijät miten helppoa asiakkaaksi tulevan kunnan nykyisten työntekijöiden on siirtyä sinne (etäisyys, alueen houkuttelevuus) omistajakuntien intressit (esimerkiksi kunta ei halua menettää työpaikkoja muualle) sekä poliittiset tai muut tekijät (esimerkiksi alueellistamistavoitteet). Maantieteelliseen sijaintiin ja toimipisteiden lukumäärään vaikuttaa myös se, halutaanko palvelukeskuksen toiminta ensisijaisesti organisoida prosessilähtöisesti, alueellisen etäisyyden pohjalta vai jonkun muun tekijän, kuten sen tarjoamien tietojärjestelmäratkaisujen tai muun asiakassegmentoinnin pohjalta. Mikään ylläkuvatuista organisointitavoista ei ole KPK THH Oy:n kohdalla yksiselitteisesti poissuljettavissa, joten kuhunkin vaihtoehtoon liittyvät edut ja haitat on esitetty lyhyesti alla olevassa taulukossa.

Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 37 PALVELU- TUOTANNON ORGANISOINTI Lyhyt kuvaus Hyödyt Haasteet Soveltuvuus A) Prosesseittain B) Asiakkaan alueellisen sijainnin pohjalta Palveluntuotanto on järjestetty siten, että kustakin prosessista (tai muutaman prosessin kokonaisuudesta) vastaa kyseiseen prosessiin keskittynyt palvelutiimi. Esimerkiksi ostolaskujen käsittely kaikille asiakkaille hoidetaan yhden prosessitiimin toimesta ja kirjanpitopalveluja hoitaa erillinen tiiminsä. Palvelutuotannon järjestäminen prosesseittain on kustannustehokkain vaihtoehto. Muita hyötyjä syntyy siitä, että henkilöstön osaamista on helppo ylläpitää ja syventää, sijaisuusjärjestelyt ovat helposti toteutettavissa ja toimintatapojen yhtenäistäminen, tuotteistus ja yhdenmukaisuuden säilyttäminen on helpompi toteuttaa. Prosessituotannon vahva keskittäminen edellyttää, että toimintatavat ovat yhtenäisiä, eikä asiakaskohtaisia eroja esiinny. Haasteena voi olla kapeiden erikoistumisalueiden tai rutiinien yksitoikkoisuus työntekijälle sekä mahdollinen etääntyminen asiakkaan tilanteesta. Jos useasta toimipisteestä koostuva palvelukeskus on organisoitu prosesseittain, tulisi asiakkaalla olla kontakti useaan eri toimipisteeseen, mikä voi olla hankalaa sekä asiakkaan käytännön asioinnin kannalta, että asiointikanavien näkökulmasta Prosessilähtöisesti organisoitu palveluntuotanto on hyvin yleinen ja suositeltava tapa silloin, kun palvelukeskus toimii yhdestä toimipisteestä käsin, mutta mikäli palvelukeskustoiminta on hajaantunut useampaan, fyysisesti eri paikassa sijaitsevaan toimipisteeseen, ei prosessikohtainen organisoituminen ole yhtä yleistä. Asiakkaan alueellisen sijainnin pohjalta organisoidun palvelukeskuksen toimipiste tyypillisesti tuottaa kaikkia palveluprosesseja tietylle maantieteellisesti valitulle ryhmälle asiakkaita. Yhteydenpito asiakkaaseen on kiinteämpi ja asiakkaan erityispiirteiden tuntemus parempi. Alueellisen palvelukeskuksen henkilökunta on helpompi muodostaa asiakkaiden olemassa olevista resursseista, kun sijainti ei ole kohtuuttoman matkan päässä. Kunnan kynnys siirtyä alueellisesti toimivien palveluiden käyttäjäksi on todennäköisesti pienempi, kun päätös ei aiheuta työpaikkojen menetystä. Haittapuolena on, että toimintatapojen yhtenäistäminen on hankalampaa kun samaa palvelua tuotetaan useammasta toimipaikasta käsin. Tätä kautta myös tehokkuus jää helposti alhaisemmaksi kuin prosessilähtöisessä mallissa. Yksityisellä sektorilla alueellinen organisointi on yleinen tapa lähteä liikkeelle palvelukeskusta perustettaessa. Toimipisteitä yhdistetään usein toiminnan kehittyessä. Kuntasektorilla palvelukeskukset ovat nykytilassa harvoin niin suuria, että toimisivat useassa alueellisessa toimipisteessä. TAULUKKO 5-1 PALVELUTUOTANNON ORGANISOINTITAPOJEN VERTAILU C) Tietojärjestelmäratkaisun pohjalta Toimipisteiden järjestelmäratkaisut voivat poiketa toisistaan silloin, jos palvelukeskus on muodostettu jo olemassa olevista palveluntuottajista, joiden järjestelmäratkaisut eivät ole vielä elinkaarensa päässä. Esim. mittavan ERP-projektin, kuten SAP, Oracle tms. läpikäyneet kunnat eivät välttämättä halua heti lähteä muuttamaan tietoratkaisujaan. Hyötyjä ovat lähinnä lyhyen tai keskipitkän tähtäimen kustannustekijät. Olemassa olevan palvelukeskuksen tai palveluntarjoajan kynnys liittyä osaksi KPK THH Oy:tä on pienempi, jos siitä ei aiheudu merkittäviä muutoksia alkuvaiheessa. Myös kunnan kynnys lähteä palvelukeskuksen asiakkaaksi on pienempi, jos kunta voi valita palveluntuottajista sen, jonka tietojärjestelmäratkaisut ovat lähellä kunnan omia ratkaisuja tai eivät edellytä uusien liittymien rakentamista. Useiden rinnakkaisten tietojärjestelmäratkaisujen käyttö aiheuttaa enemmän käyttö-, ylläpito- ja kehittämiskustannuksia, ja lisäksi toimintatapojen ja osaamisen yhdenmukaistaminen vaikeutuu jos samaa työtä tehdään eri järjestelmäratkaisuilla. Mallia suositellaan lähinnä siirtymävaiheen vaihtoehdoksi. Vain mikäli KPK THH:n koko kasvaisi huomattavan suureksi, kattaen merkittävän osan kuntasektorista, niin usean tietojärjestelmäratkaisun malli voisi olla varteenotettava myös pysyvämpänä vaihtoehtona, jotta vältetään liiallinen riippuvuus yksittäiseen järjestelmätoimittajaan. D) Asiakassegmentin muun erityispiirteen pohjalta Palvelukeskus voidaan organisoida asiakassegmentin pohjalta, mikäli näillä on hyvin vahvoja ja toisistaan poikkeavia erityispiirteitä. Segmentointi voi olla kunnan kokoluokasta riippuvainen tai pohjautua esim. jakoon: peruskunta kuntayhtymä/sairaanhoitopiiri tytäryhteisö. Osaaminen pohjautuu tietyn asiakassegmentin erityispiirteiden syvälliseen tuntemiseen. Tämä ei ole suositeltava malli ensisijaiseksi organisoinniksi, sillä talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien toteuttamistapa on lähes samanlainen riippumatta siitä, minkälaisen asiakkaan transaktioista on kyse. Poikkeukset ovat kohtuullisen vähäisiä, esimerkiksi kuntien osakeyhtiömuotoisten yhteisöjen, säätiöiden tai vastaavien kirjanpito poikkeaa hieman kuntakirjanpidosta. Segmentointiin perustuva malli soveltuu paremmin esimerkiksi prosessikohtaisen tiimin sisällä toimivaksi alajaoksi.

38 Kuntien palvelukeskus KPK THH Oy:n tavoitetilaan parhaiten soveltuva organisaatiomalli Alkuvaiheen organisaatiomalli muodostuu sen pohjalta, tuleeko mukaan jo olemassa olevia palvelukeskuksia ja toimivatko nämä aluksi yhdestä vai useammasta toimipisteestä käsin. Ihanteellista olisi, jos alkuvaiheessa toiminta keskitettäisiin yhteen prosesseittain organisoituun toimipisteeseen. Tätä kautta toimintojen yhdenmukaistaminen on huomattavasti helpompaa ja siten toiminta on tehokasta ja kustannukset alhaisempia. Jos mukaan lähtevät palvelukeskukset tai palvelun tuottajat pidetään alkuvaiheessa erillisinä toimipisteinä, niin organisaatiomalli noudattaa yllä olevassa taulukossa kuvattujen b- ja c-vaihtoehtojen tapaista rakennetta, joissa kukin toimipiste tuottaa kaikkia palveluprosesseja. KPK THH Oy:n alkuvaiheessa toimipisteiden sijaintipaikka/-paikat määräytyy todennäköisimmin sen mukaisesti, missä jo olemassa olevat, mukaan liitettävät palvelukeskukset sijaitsevat. Organisaation rakentaminen jo olemassa olevien palvelukeskusten kautta edesauttaa KPK THH Oy:n toiminnan käynnistämistä nopeammin ja riskittömämmin sekä vähentää alkuvaiheen käyttöönotto- ja tietojärjestelmäkustannuksia. Tällöin myös kustannusten ennustettavuus on tarkempi. Liikkeellelähdön onnistuminen heti alkuvaiheessa on viestinnällisesti tärkeää laajemman toiminnan varmistamiseksi. On tyypillistä että osa asiakaspotentiaalista odottaa ensin muiden kokemuksia ennen omaa päätöstään liittymisestä. Liikkeellelähdön tapahtuessa olemassa olevien palveluntuottajien kautta, näiden toimintaa kehitetään siten, että ne pystyvät laajentamaan asiakaskuntaansa huomattavasti nykyistä laajemmaksi. Toimipisteiden pitää kyetä tuottamaan palveluita monikunta-periaatteella, jotta ne voivat ottaa asiakkaaksi myös uusia kuntia, sairaanhoitopiirejä ja muita kuntayhtymiä tai kuntakonsernin tytäryhteisöjä. Toimipisteiltä edellytetään lisäksi, että niillä on edellytykset muokata toimintansa myös muilta osin KPK THH Oy:n toimintamallin mukaiseksi. Toimipisteitä yhtenäistetään toimimaan yhtiön strategian, tavoitteiden ja yhtenäisten toimintatapojen mukaisesti. Suunnitellut sähköistämis-, automatisointi- ja muut kehittämistoimenpiteet aloitetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sitä kautta toiminnan lopullisia hyötyjä on helpompi tuoda esille potentiaalisille, tuleville asiakkaille. Toimipisteiden toiminnan kehittämisestä vastaavat konsernitasolla talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämispäälliköt yhdessä toimipisteiden palvelupäälliköiden kanssa. Vaikka toimipisteen sisällä palvelutoiminnot ovat rakentuneet prosesseittain, niin asiakasnäkökulma otetaan huomioon tiimien kokoonpanoissa siten, että kussakin tiimissä on mukana myös erityisasiantuntijoita. Esimerkiksi kirjanpitotiimissä osa henkilöistä keskittyy osakeyhtiömuotoisten asiakkaiden kirjanpitoon tai myyntireskontra- ja perintätiimissä osa henkilöistä pystyy hoitamaan palvelun ruotsin kielellä. Erityisosaaminen on mahdollista keskittää vain tiettyihin toimipisteisiin.

Asiakasvastaava Asiakasvastaava Asiakasvastaava Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 39 Toiminnan kasvaessa ja vakiintuessa myös toimipisteiden lukumäärää voidaan lisätä sitä mukaa kun asiakaskuntien määrä sitä edellyttää. Organisaatiorakenne on tällöin useamman toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluketju, joka ei ole rajoittunut alueelliseen, järjestelmä- eikä asiakasryhmäkohtaiseen jakoon, vaan on kaikkien asiakkaiden ulottuvilla. Kun asiakas voi valita haluamansa toimipisteen omien prioriteettiensa mukaan (oli kilpailutekijänä sitten kustannus, sijainti, tietoratkaisut, kaksikielisyys, palvelun laatu, palvelutarjonnan kattavuus tai muu tekijä), niin tämä ylläpitää tietynlaista tervettä kilpailuasetelmaa eri toimipisteiden välillä, jolloin palveluiden kehittäminen ja kustannustehokkuus varmistuu. Toimipiste N KPK THH Oy Konsernipalvelut Kirjanpitotiimi Toimipiste B Ostolaskutiimi Kirjanpitotiimi Myyntilaskutiimi Toimipiste A Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Kirjanpitotiimi Myyntilaskutiimi Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Prosessikohtaiset ohjausryhmät (asiakkaan edustajat) Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Myyntilaskutiimi Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Palkanlaskutiimi KUVA 5-1 TAVOITETILAN ORGANISAATIORAKENNE: USEAN TOIMIPISTEEN MUODOSTAMA PALVELUKETJU Yksittäisen toimipisteen kokoa kasvatetaan niin suureksi, että volyymien kautta voidaan saavuttaa riittävä kustannustehokkuus. Yksittäisen toimipisteen organisaatio ei kuitenkaan saa kasvaa liian suureksi, jotta sisäisten hallintotehtävien kasvava osuus ei aiheuta tehottomuutta. Selvityksen yhteydessä eräs suuren kunnallisen palvelukeskuksen johtaja on esittänyt kokemukseensa perustuvana arviona, että noin 300 työntekijän palvelukeskus on vielä tehokas, mutta kokoluokan kasvattaminen tästä ei todennäköisesti enää tuottaisi vastaavaa lisäystä kustannustehokkuuteen.

40 Kuntien palvelukeskus 5.4 ORGANISAATION ROOLIT Roolit KPK THH Oy:ssä KPK THH Oy:n roolien suunnittelussa huomioidaan palvelukeskuksen tuotannollinen organisaatiorakenne ja tavoitetilalle määritelty toimintamalli. Roolit, näiden tehtävät, vastuut ja avainosaaminen palvelukeskuksen eri organisaatiotasoilla ovat: Prosessikohtainen ohjausryhmä tai vastaava valvontaryhmä, jossa on mukana asiakkaiden edustus. Ohjausryhmät kokoontuvat säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain tai muutaman kuukauden välein tarkastelemaan strategisia kysymyksiä ja palvelukeskuksen toiminnan kehittämistä. Palvelukeskuksen johtaja vastaa koko palvelukeskuksen toiminnasta, sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Hänellä on kokonaisvastuu palvelukeskuksen toiminnan kehittämisestä ja tuloksellisuudesta. Palvelukeskuksen johtajan tukena toimii palvelukeskuksen johtoryhmä. Palvelujohtaja/-päällikkö vastaa prosessikokonaisuuksista tai toimipaikan asiakaskokonaisuuksista. Yhden toimipaikan mallissa on yleistä, että taloushallinnon prosesseille on yksi palvelujohtaja ja henkilöstöhallinnon prosesseille toinen. Useamman toimipaikan mallissa on yleensä yksi johtaja toimipaikkaa kohden. Suuremmissa palvelukeskuksissa voi olla kullekin prosessikokonaisuudelle oma palvelujohtajansa. Palvelujohtaja/-päällikkö vastaa omien prosessiensa osalta operatiivisen toiminnan tehokkuudesta, käytäntöjen yhtenäisyydestä, huolehtii henkilöstön resursoinnista ja tiimien tasapuolisesta kohtelusta. Kehittämispäällikkö on erillinen keskitetty konsernirooli, jonka lisäksi toimipistetasolla kehittämisvastuu voi sisältyä palvelujohtajan/-päällikön rooliin. Asiakasvastaava on erillinen rooli erityisesti silloin, kun organisaatio tai toimipiste on rakentunut prosessitasoisesti. Tällöin asiakasvastaava(t) toimii asiakkaan kontaktipintana asioissa, jotka eivät liity yksittäiseen prosessiin. Näitä ovat esimerkiksi palvelusopimusasiat, mahdolliset ongelmatilanteet tai asiakaspalautteeseen ja muuhun yleiseen asiakkuuden hoitoon liittyvät kysymykset. Tiimiesimies vastaa oman prosessinsa (yhden tai muutaman prosessin) tavoitteiden mukaisesta palveluntuotannosta ja toimii käytännön työnjohtajana / lähiesimiehenä tiiminsä jäsenille. Tiimin jäsenet omilla nimikkeillään, kuten ostolaskun käsittelijä, kirjanpitäjä, palkanlaskija, jne. vastaavat työn päivittäisestä toteuttamisesta. Tiimin jäsenten joukossa voi olla myös

Palvelutarjonta 41 erikoistumista esim. prosessitoiminnon, asiakkaan, toimialan, ruotsinkielisyyden tai muun tekijän pohjalta. Muut roolit. Muita palvelukeskuksen sisäiseen hallintoon liittyviä rooleja ovat esimerkiksi sihteeri, palvelukeskuksen controller jne. Myös talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien pääkäyttäjät voivat kuulua sisäisen hallinnon alaisuuteen tai olla osana kyseisen prosessin tiimiä. Toiminnan perustamisvaiheessa avainhenkilöitä ovat palvelukeskuksen johtaja, asiakasvastaava ja palvelujohtajat, joiden tulee olla mukana hankkeessa jo ennen varsinaisen palvelukeskustoiminnan aloittamista, sillä toiminnan kehittäminen, yhteydenpito asiakkaisiin, tiimien rekrytoinnit ja toimitilavalmistelut tulee aloittaa hyvissä ajoin. Yhtiön tarvitsema henkilöstömitoitus on riippuvainen asiakkaaksi tulevien kuntien lukumäärästä, kompleksisuudesta, koosta ja volyymimääristä. Asiakkaiden mukaantulon on tarkoitus tapahtua portaittain, joten henkilöstötarve kasvaa vastaavasti portaittain näiden muuttujien kautta. Roolit asiakkaan puolella Asiakkaan puolella tyypillinen rooli palvelukeskuksen rajapinnassa on palvelukeskusyhteyshenkilö. Yhteyshenkilö voi pienissä kunnissa olla kaikille talous- ja henkilöstöhallinnon asioille yksi yhteinen henkilö, joka voi olla esimerkiksi kunnan sihteeri, hallintopäällikkö tai vastaava. Suuremmissa kunnissa yhteyshenkilörooli voi jakautua talous- ja henkilöstöhallinnon kesken, esimerkiksi talousjohtajan, controllerin, taloussihteerin ja henkilöstösihteerin tehtäviin. 6 PALVELUTARJONTA 6.1 PALVELUKONSEPTI KPK THH Oy tarjoaa kuntien organisaatioille tuotteistettuja talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tilaaja-tuottaja mallin mukaisesti. Palveluiden tuottamisen lähtökohtana on toimintatapojen yhtenäisyys ja palvelujen maksimaalinen keskittäminen palvelukeskukseen. Palvelutarjonta perustuu asiakkaiden tarpeisiin, joiden pohjalta palvelukeskuksen vastuualueelle määritetyt palvelut tuotteistetaan ja hinnoitellaan ansaintalogiikan mukaisesti. Palvelukeskus ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain, tyypillisesti kerran vuodessa palvelusopimuksen, jossa määritellään tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta. Palvelutaso pidetään hyvänä ja tuotteistettuja palveluita tuotetaan tehokkaasti tuotannon mittakaavaetuja hyödyntäen.

42 Kuntien palvelukeskus 6.2 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUT Palvelukeskuksen toteuttama osuus kokonaisprosessista voidaan ryhmitellä perus-, tuki- ja lisäpalveluihin. Kunkin asiakkaan ostama palvelukokonaisuus kuvataan palvelusopimuksessa ja tarkennetaan säännöllisesti kerran vuodessa käytävissä sopimusneuvotteluissa. Perusprosesseihin liittyvät tehtävät jakautuvat asiakkaan ja palvelukeskuksen välillä asiakaskohtaisen palvelusopimuksen mukaisesti. Palvelusopimuksen perusosa on standardimuotoinen ja sama kaikille asiakkaille. Siinä määritellään muun muassa palvelukeskuksen rooli osana asiakaskuntien taloustoimintoja, palvelukeskuksen toiminnan mittaus ja palautejärjestelmä sekä laskutus- ja hinnoitteluperiaatteet. Palvelusopimuksen liitteissä määritetään tarkempi tehtävänjako ja rajapinta palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä. Liitteet ovat asiakaskohtaisia. KPK THH Oy:n palvelutarjonta koostuu seuraavista palvelukokonaisuuksista ja palveluista: Raportointi ja johtamista tukevan informaation ja analyysin tuottaminen sekä taloushallinnon peruspalvelut sisältävät asiakkaalle tuotettavan palvelutuotannon: osto- ja matkalaskujen käsittelyn, myyntilaskutuksen, maksuliikenteen, kirjanpidon, tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen ja viranomaisraportoinnin, käyttöomaisuuskirjanpidon. Lisäksi KPK THH Oy vastaa kaikille yhteisistä konsernitoiminnoista, asiakkuuksien hallinnasta, kehittämisestä, koulutuksesta, yleishallinnosta ja muista tukipalveluista. Perus- ja tukipalveluiden tuottamisen lisäksi palvelukeskus voi tarpeen mukaan olla mukana myös satunnaisluonteisissa erillisprojekteissa tai tuottaa muita erikseen sovittavia lisäpalveluita. Lisäpalveluja toteutetaan resurssitilanteen salliessa ja niiden hinnoittelu kohdistetaan suoraan palvelun tilaajalle. Henkilöstöhallinnon peruspalvelut sisältävät palkkahallinnon, rekrytoinnin, suorituksen johtamisen, henkilöstön kehittämisen sekä henkilöstöhallintopalvelujen alueelle kuuluvia kokonaisuuksia. Myös henkilöstöhallinto tuottaa tuki- ja lisäpalveluita vastaavasti kuin taloushallinnon puolella. Tulevaisuudessa palvelukeskuksen tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä tarvittaessa muuttua ja lisääntyä. Kokonaisprosessissa huomioidaan myös asiakkaan rajapinta. Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi on tärkeää, että palvelukeskuksen hoitamat perusprosessit toimivat tehokkaasti ja että myös asiakkaan puolelle jääviä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja tarkastellaan ja tehostetaan osana kokonaisprosessia. Kun suuri osa perusprosesseista on siirtynyt palvelukeskukselle, on asiakkaan mahdollista keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessin toimiessa tehokkaasti ja tuottaessa tarvittavan raportoinnin ja johtoa tukevan informaation, kunta pystyy toteuttamaan myös omat operatiiviset ydintoimintonsa entistä tehokkaammin.

Palvelutarjonta 43 PALVELUKESKUKSEEN SIIRTYVÄT PERUSPROSESSIT: Palvelukeskustoiminnan käynnistäminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon perusprosessien yhtenäistäminen ja tehostaminen ASIAKKAALLE JÄÄVIEN PERUSPROSESSIEN OPTIMOINTI: Asiakkaan puolelle jäävien talous- ja henkilöstötoimintojen tehostaminen ja niistä saatavan lisäarvon parantaminen YDINPROSESSIEN JOHTAMISEN TUKI: Yhteismitallisen raportoinnin ja johdolle tuotetun toteuma- ja ennusteinformaation kautta kunta pystyy toteuttamaan omat ydintoimintonsa tehokkaammin KUVA 6-1 KOKONAISPROSESSIN NÄKÖKULMA KOKONAISHYÖTYJEN SAAVUTTAMISESSA Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi koostuu toiminnoista, jotka ovat siirrettävissä palvelukeskukselle sekä toiminnoista, jotka jäävät edelleen asiakkaan hoidettavaksi. Lisäksi talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuudella on rajapinta myös kunnan operatiivisen ydintoiminnan kanssa sikäli, että operatiivisten ydintoimintojen tuottamia tietoja siirtyy talousja henkilöstöhallinnon järjestelmiin, ja toisaalta raportointia ja muuta taloushallinnon tuottamaa informaatiota voidaan hyödyntää operatiivisten ydintoimintojen johtamisessa ja päätöksenteossa. Alla olevissa kuvissa on kuvattuna karkealla tasolla kokonaisprosessin jakaantuminen palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä. Perusprosessien tarkennettu sisältö on kuvattu liiketoimintasuunnitelman liitteessä. Lopullinen, yksityiskohtainen vastuunjako täsmentyy palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä tehtävässä palvelusopimuksessa.

44 Kuntien palvelukeskus KUVA 6-2 TALOUSHALLINNON KOKONAISPROSESSI

Palvelutarjonta 45 KUVA 6-3 HENKILÖSTÖHALLINNON KOKONAISPROSESSI Palvelukeskus voi ulkoistaa toimintojen osia myöhemmin valittavien kumppaneiden hoidettavaksi. Ulkoistus on mahdollista esimerkiksi ostolaskujen skannauspalveluissa, ostolaskujen sähköisessä vastaanotossa ja myyntilaskujen sähköisessä lähettämisessä, paperisten myyntilaskujen tulostamisessa, perinnässä (kokonaisuudessaan tai tietyn maksumuistutusvaiheen jälkeen), koulutusten järjestämisessä sekä erityisissä projekti- ja asiantuntijapalveluissa. Palvelukeskus voi myöhemmässä vaiheessa harkita palvelutarjonnan laajentamista myös talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ulkopuolelle, mikäli omistajakunnat näin yhdessä päättävät. Mahdollisia kartoituksen kohteita jatkossa ovat esimerkiksi materiaalihallinta, hankintaosaaminen ja contact center tyyppiset palvelut.

46 Kuntien palvelukeskus 7 TIETOTEKNISET RATKAISUT JA TIETOTURVALLISUUS 7.1 IT-ARKKITEHTUURI KPK THH Oy:n IT-arkkitehtuurin tavoitteena on mahdollistaa tietojärjestelmäpalvelujen tuottaminen kustannustehokkaasti siten, että yhtiön tietojärjestelmät ovat helposti ylläpidettäviä ja ne pystyvät joustavasti vastaamaan kuntasektorin kehitystarpeisiin. KPK THH:n talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien on oltava helposti integroitavissa asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppanien tietojärjestelmiin. IT-arkkitehtuurin on myös mahdollistettava yhtiön tietojärjestelmäpalvelujen tarjoaminen palvelupohjaisesti (SOA, Service-oriented Architecture) asiakkaille ja muille yhteistyökumppaneille. KPK THH Oy:n talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ja raportointi tarjotaan yhtenäisen käyttöliittymän kautta asiakkaille ja muille yhteistyökumppaneille. IT-arkkitehtuurin on myös tarjottava mahdollisimman vaivaton siirtymäpolku tulevien asiakkaiden nykyisille talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmille. KPK ICT Oy:n tarjoamia ratkaisuja hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan. KuntaIT KPK THH Oy:n IT-arkkitehtuuri suunnitellaan ja toteutetaan siten, että se on KuntaIT:n linjausten mukainen. KuntaIT:n tarkoituksena on tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntämällä saada aikaan kansallisesti yhteentoimivia, asiakaslähtöisiä ja tuloksellisuutta lisääviä palveluja ja palvelukokonaisuuksia koko kuntasektorin käyttöön. Tässä tarkoituksessa KuntaIT ohjaa kuntasektorin verkostomaista tietohallintoyhteistyötä ja yhteensovittaa sen yhteistyötä valtionhallinnon ja muiden sidosryhmien kanssa sekä tukee osaltaan kunta- ja palvelurakenteen ja julkisten palvelujen uudistamista. KuntaIT-toiminnan tavoitteena on tukea kuntasektorin palvelutuotannon tuottavuuden parantamista, asiakaslähtöisten ja organisaatiorajat ylittävien palveluprosessien kehittämistä sekä kunta- ja palvelurakenneuudistuksen suunnittelua ja toimeenpanoa. Toiminnan painopiste on kuntien palvelutoiminnassa, jonka kehittämistä ja uudistamista pyritään edistämään tieto- ja viestintätekniikkaa hyväksikäyttäen. Tavoitteena olevalla kuntien tietohallinnon yhteistyön tiivistämisellä on tarkoitus parantaa palvelutoiminnan ja IT:n yhteentoimivuutta sekä vahvistaa IT-toiminnan kokonaishallintaa. KuntaIT:lle on määritelty viisi tehtäväaluetta: kansallinen strateginen ohjaus, yhteiset arkkitehtuurit, standardit ja suositukset, kansallisiin ratkaisuihin tähtäävien kehittämishankkeiden koordinointi ja rahoitus, kuntien IT-hankintayhteistyön vauhdittaminen sekä sähköisten palvelujen kehittämisen ja käyttöönoton keskitetyn tuen järjestäminen.

Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 47 Toiminnan asiakkaita ovat kunnan toiminnasta vastaava johto ja muut varsinaisen palvelutoiminnan järjestämisestä ja toteuttamisesta vastaavat päätöksentekijät ja palvelutuotannon toteuttajat. Tietohallintojohto ja tietotekniikan palvelujen tuotantoorganisaatiot ovat niin ikään keskeinen hyötyjä KuntaIT:n toiminnasta. KuntaIT:n yhteistyökumppaneita ja sidosryhmiä ovat kuntasektorin palvelu- ja IT-toiminnasta sekä sähköisten toimintatapojen kehittämisestä vastaavat, palveluiden kehittäjät ja niiden toteuttajat sekä näiden yhteistoiminta-alueet ja yhteistyöverkostot. Myös valtion tietohallinnosta vastaavat ovat KuntaIT:n tärkeitä yhteistyötahoja. IT-arkkitehtuurin osa-alueet KPK THH Oy:n tavoitetilan IT-arkkitehtuurin kuvaus sisältää seuraavat osa-alueet: Integraatioväylä KPK THH Oy:n tietojärjestelmien liittämiseksi toisiinsa sekä asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppanien tietojärjestelmiin. Käyttöliittymä (portaali) sekä tietojärjestelmien että raportointiratkaisun käyttöliittymän yhtenäiseksi esittämiseksi kaikille asiakkaiden, muiden yhteistyökumppanien ja KPK THH Oy:n omille käyttäjille. Data Warehouse (raportointiratkaisut) talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tapahtuvaa raportointia ja analysointia varten. Lisäksi Data Warehouse voi tuottaa kuntien ydinprosessien raportointia. Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät asiakkaille tarjottavien palvelujen tuottamiseksi. Perustietoratkaisu (Master Data) KPK THH Oy:n hallitsemien perustietojen kuten tilikarttojen, organisaatio-, asiakas-, toimittaja- ja henkilöstötietojen hallintaan. Perustietotekniikkaratkaisut kattaen käyttöpalvelut sisältäen palvelimet, työasemat, käyttäjätuen sekä tietoliikenne- ja viestintäratkaisut.

Perustiedot (Master Data) 48 Kuntien palvelukeskus Kunta Sosiaali- ja terveystoimi Sivistystoimi Tekninen toimi Yleishallinto Liikelaitos 1 Integraatioväylä Käyttöliittymä (portaali) KPK THH Oy Data Warehouse Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät KUVA 7-1 KPK THH OY:N TAVOITETILAN IT-ARKKITEHTUURI Tietojärjestelmien yhtenäistäminen on pitkä prosessi, joka on suunniteltava huolellisesti, jotta tavoitetilan ratkaisuun päästään järkevällä työmäärällä ja riskillä. Täsmälliseen vaiheistukseen vaikuttavat mukaan lähtevien kuntien ja kuntayhtymien nykyisten tietojärjestelmien elinkaari, niiden kehittämisen ja ylläpidon kustannukset, riskit ja haasteet sekä siirtymäkustannukset ja riskit nykyisistä tietojärjestelmistä yhtenäisiin tietojärjestelmiin, mukaan lukien asiakkaan ydinprosessien tietojärjestelmien liittäminen KPK THH Oy:n yhtenäisiin tietojärjestelmiin. 7.2 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT Taloushallinnon tietojärjestelmät kattavat KPK THH Oy:n palvelutarjooman mukaiset prosessit, kuten osto- ja matkalaskujen käsittelyn, myyntilaskutuksen, maksuliikkeen, kirjanpidon, tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, käyttöomaisuuskirjanpidon, rekrytoinnin, suorituksen johtamisen, henkilöstön kehittämisen, henkilöstöhallintopalvelut ja palkkahallinnon. Raportointi hoidetaan Data Warehouse ratkaisulla. Osana kausien vaihdetta ja tilinpäätöksessä suoritetaan joukko kausittaisia laskenta-ajoja ja vastaavia allokointeja, kuten tukiprosessien kulujen vyörytyksiä ydinprosesseille. Nämä laskenta-ajot ovat riippuvaisia kunnan käyttämästä talouden ohjausmallista ja siten eivät ole helposti yleistettävissä eri kunnille. Yhtenäisten toimintatapojen ja laskentamallien

Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 49 käyttöönotto helpottaa tietojärjestelmäratkaisujen ylläpitoa. Alkutilanteessa on kuitenkin luonnollista, että eri kunnilla on erilaiset laskentamallit käytössä ja KPK THH Oy:n on varauduttava niiden toteuttamiseen. Kuntien toiminnan mallintaminen ja tuotteistaminen yhtenäistää osaltaan kuntien sisäistä laskentatointa. Konsernilaskennan kannalta on tehokkainta, jos KPK THH Oy hoitaa kaikkien kuntakonsernin tytäryhteisöjen ja siihen yhdisteltävien kuntayhtymien kirjanpidon, koska tällöin eliminoinnit ja muut konsernikirjaukset voidaan tehdä automaattisesti. Sen osan kuntakonsernista, joka jää KPK THH Oy:n palvelujen ulkopuolelle (esim. omistusosuus kuntayhtymässä, joka ei vielä ole yhtiön asiakas), konserniyhdistely tehdään tuomalla tiedot manuaalisesti konsernilaskentaohjelmistoon. Tavoitetilan IT-arkkitehtuurissa talous- ja henkilöstöhallinnon kukin osaprosessi toteutetaan yhtenäisillä tietojärjestelmäratkaisuilla. Tämä ratkaisumalli mahdollistaa kustannustehokkaan tietojärjestelmien kehittämisen ja ylläpidon. Yhtenäisten tietojärjestelmien käytön edellytyksenä on talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien yhtenäistäminen. Niillä kunnilla, joilla on jo käytössä yhtenäinen toiminnanohjausjärjestelmä (Enterprise Resource Planning, ERP), talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit hoidetaan KPK THH Oy:n tietojärjestelmissä ja muu osa toiminnanohjauksesta kunnan ERP-tietojärjestelmässä. Näiden kahden järjestelmän välille rakennetaan liittymärajapinnat tai ERP-tietojärjestelmä kokonaisuudessaan siirretään KPK THH Oy:lle. Mikäli KPK THH Oy päätyy talous- ja henkilöstöhallinnon yhtenäisessä tietojärjestelmäratkaisussa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon, ovat vaihtoehdot käytännössä Oracle ja SAP. Molemmat ovat kansainvälisiä, laajasti käytettyjä ratkaisuja. Kuntasektorilla SAP Enterprise Resource Planning (ERP) on käytössä taloushallinnon järjestelmänä Jyväskylässä, Mikkelissä, Seutulaskenta Oy:ssä (Kotka), Kainuun maakunta kuntayhtymässä, Tampereella ja Vaasan sairaanhoitopiirissä. Oracle E-Business Suite (EBS) on käytössä taloushallinnossa Espoossa sekä useassa sairaanhoitopiirissä. Kumpaankaan ratkaisuun ei kuulu palkanlaskenta, joten se on käytännössä toteutettava Aditron tai Logican ratkaisuilla. Henkilöstöhallinnon osuus voidaan toteuttaa SAP- tai Oracle-ratkaisulla. 7.3 MUUT TIETOTEKNISET RATKAISUT Integraatioväylä Integraatio KPK THH Oy:n ja asiakkaiden sekä muiden yhteistyökumppanien tietojärjestelmien välillä toteutetaan integraatioväylänä (Enterprise Service Bus, ESB) KuntaIT:n suositusten mukaisesti. Integraatioväylää käyttämällä voidaan tarjota standardoitu rajapinta, johon kaikki tulevat ja lähtevät liittymät voidaan rakentaa. Tämä mahdollistaa liittymien keskitetyn hallinnan, ylläpidon ja kehittämisen. Integraatioväylän keskitettyjen hallintatyökalujen avulla

50 Kuntien palvelukeskus pystytään seuraamaan liittymäaineistojen ja muiden tietojen välitystä sekä reagoimaan nopeasti poikkeustilanteisiin, kuten esimerkiksi puuttuvaan tai virheelliseen liittymäaineistoon. Mikäli asiakkaalla ei ole omaa integraatioratkaisua, käytetään pisteyhteyttä KPK THH Oy:n integraatiorajapintaan. Integraatioväylällä toteutetaan asiakkaina olevien kuntien ja kuntayhtymien sekä niiden tytäryhteisöjen ja liikelaitosten ydinprosessien tietojärjestelmien liittäminen KPK THH Oy:n integraatiorajapintaan, muiden yhteistyökumppanien tietojärjestelmien tai palvelujen (esim. ostolaskujen skannaus, myyntilaskujen tulostus) liittäminen KPK THH Oy:n järjestelmiin, KPK THH Oy:n omien tietojärjestelmien integrointi toisiinsa sekä KPK THH Oy:n tietojärjestelmien palvelujen tarjoaminen integrointiväylällä SOA-pohjaisesti asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppanien käyttöön. Esimerkiksi KPK THH Oy:n henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä voi tarjota henkilön perustietojen hakemiseksi tarkoitetun palvelun, joka julkaistaan integraatioväylässä ja jota asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppanien tietojärjestelmät voivat käyttää hyödykseen valtuuksiensa puitteissa. Integraatioratkaisun on hallittava myös perustietojen (tilikartat, organisaatio- ja henkilötiedot jne.) välitys KPK THH Oy:n tietojärjestelmistä niitä käyttäviin asiakkaiden tietojärjestelmiin. Integraatioväylä luonteensa mukaisesti toteuttaa integroinnin sovelluksille ja sovelluspalveluille. Käyttöliittymätason integrointi toteutetaan portaalissa. Keskeistä integraatioväylän suunnittelussa on tarjota asiakkaille helppo ja standardoitu liitettävyys KPK THH Oy:n tietojärjestelmiin. Mikäli KPK ICT Oy:n integraatioväylä toteutuu suunniteltuna, on se luonnollinen ratkaisu integraatioväylän toteuttamiseksi. Perustietoratkaisu Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin liittyy kiinteästi perustietojen (Master Data) hallinta. Perustietoja ovat esimerkiksi kunnat ja kuntayhtymät sekä niiden liikelaitokset ja tytäryhteisöt, liikekumppanit (ostoreskontran toimittajat, myyntireskontran asiakkaat jne.), tilikartat, organisaatiot (asiakkaiden sisäinen organisaatio), henkilöt (kunnan työntekijät, luottamusmiehet jne.) ja tehtävänimikkeet. Yhtiön tavoitteena on perustietojen yhtenäistäminen. Kuntaliitto on julkaissut suosituksen tililuettelomallista kunnille ja kuntayhtymille. KPK THH Oy:n tilikartta kehitetään tätä suositusta vastaavaksi. Asiakkaiden sisäinen organisaatio on asiakaskohtainen ja ei edellytä yhtenäistämistä. Perustietojen yhtenäistämisellä tavoitellaan tietojärjestelmien helpompaa ylläpidettävyyttä, kehitettävyyttä ja käyttöä. Kun perustiedot ovat yhtenäistetty, on KPK THH Oy:n henkilöstön helpompi käsitellä tapahtumia asiakkaasta riippumatta. Perustietojen yhtenäistäminen edellyttää, että vastaavat muutokset tehdään niihin asiakkaiden ydinprosessien tietojärjestelmiin, jotka tuottavat aineistoa KPK THH Oy:lle. Asiakkaille tämä

Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 51 saattaa merkitä esimerkiksi osittain uuden tilikartan opettelua. Lisäksi on määriteltävä, miltä osin perustiedot ovat täysin yhtenäisiä ja miltä osin asiakaskohtaiset tietokentät ja poikkeukset mahdollistetaan. KPK THH Oy:n ylläpitämät perustiedot on kyettävä jakamaan kuntien tietojärjestelmien kanssa. Käyttöliittymäratkaisut Tavoitetilan IT-arkkitehtuurissa sekä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien että raportointiratkaisujen käyttöliittymä tarjotaan asiakkaille yhtenäisen käyttöliittymäratkaisun (portaalin) kautta. Tämä mahdollistaa yhtenäisen käyttäjäkokemuksen eri tietojärjestelmien tarjoamista palveluista kaikille asiakkaiden, muiden yhteistyökumppanien ja myös KPK THH Oy:n omille käyttäjille. Portaalin toteuttaminen edellyttää, että taustalla olevat tietojärjestelmät pystyvät tuottamaan käyttöliittymänsä portaalimuodossa. Kustannustehokkuussyistä tavoitteena on, että tietojärjestelmien käyttöliittymiä käytetään sellaisenaan eli niitä ei räätälöidä. Mitä yhtenäisemmät talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ovat, sitä yhdenmukaisemmaksi myös käyttöliittymäkokonaisuus rakentuu. Siltä osin kuin siirtymävaiheen olemassa olevat tietojärjestelmäratkaisut eivät mahdollista portaalikäyttöliittymää, portaali toimii näiden tietojärjestelmien käynnistyssivuna. Käyttöliittymäratkaisu tarjoaa seuraavat ominaisuudet: Web-pohjaisuus: Käyttöliittymä tulee pystyä tarjoamaan mahdollisuuksien mukaan webpohjaisesti. Tällöin asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppanien työasemiin ei tarvitse tehdä erillisiä ohjelmistoasennuksia KPK THH Oy:n tietojärjestelmien käyttämiseksi. Tunnistautuminen: Käyttäjät tunnistautuvat KPK THH Oy:n tietojärjestelmään toimikortilla, käyttäjätunnus-/salasanayhdistelmällä tai KPK THH Oy:n tietoverkon ja käyttäjän tietoverkon välille voidaan rakentaa ns. luottoyhteys, jolloin voidaan käyttää kertakirjautumista (Single Sign-On). KPK THH Oy ei toteuta erillistä tunnistautumisratkaisua, vaan KuntaIT:n mukaisia käytetään hyväksi niin paljon kuin mahdollista. Salaus: Kustannustehokkain tapa välittää tietoliikennettä on internetin yli. Tällöin tietoliikenne tulee salata asianmukaisesti asiakkaan tietoliikenneverkon ja KPK THH Oy:n tietoliikenneverkon välillä. Roolitus: Kullakin käyttäjällä on yksi tai useampia rooleja ja asema organisaatiossaan, joiden perusteella portaali näyttää relevantin sisällön käyttäjälle. Tämä tarkoittaa, että esim. talousjohtajan työpöydällä näytetään kunnan taloudelliseen tilanteeseen liittyvät keskeiset tunnusluvut ja niiden kehitys.

52 Kuntien palvelukeskus Personointi: Käyttäjä voi itse muokata portaalin ulkoasua ja sisältöä mieleisekseen. Samalla portaaliratkaisulla voidaan myös hoitaa KPK THH Oy:n oma intranet, dokumenttien hallinta ja KPK THH Oy:n internet-sivut. Data Warehouse Data Warehousen tavoitteena on mahdollistaa kustannustehokas vakioraportointi ja joustava analysointi talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä. Tavoitetilan raportointiratkaisu mahdollistaa talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien transaktiotiedosta KPK THH Oy:n ja asiakkaiden ohjauksen kannalta tarpeellisten raportointitietojen muodostamisen. Raportointiratkaisun tulisi sisältää seuraava osa-alueet: Tiedon poiminta ja jalostaminen (ETL). Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien on kyettävä tuottamaan raportoinnissa tarvittavat tieto. Tietojärjestelmistä tieto välitetään integraatiorajapinnan kautta tai suoraan ETL-kerrokselle, joka jalostaa ja summaa tiedon halutulle tarkkuustasolle. Tietovarasto (DW). Tietovarasto sisältää talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä kerätyn tiedon jäsenneltynä ja historioituna. Raportointi- ja analysointityökalut. Näiden työkalujen avulla muodostetaan perusraportit sekä tarjotaan käyttäjille mahdollisuus tiedon syvempään analysointiin. Myöhemmin toimintoja voidaan laajentaa Metadatan hallinta, joka sisältää kuvauksen kaikista raportoinnin dimensioista ja tunnusluvuista ja niiden yhteyksistä transaktiotietoon. Raportoinnin hallinnointi, jolla hallinnoidaan tiedon keräämistä tietojärjestelmistä ja sen jalostamista raportoitavaksi informaatioksi.

Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 53 KUVA 7-2 KPK THH OY:N TIETOVARASTORATKAISU Perusraportointi pyritään yhtenäistämään mahdollisimman pitkälle. Merkittävimmät perusraportit ovat tuloslaskelma, talousarvio ja tuloslaskelma/talousarviovertailut. Yhtenäistämistä helpottaa, että tuloslaskelman rakenne ja sisältö on määritelty melko tarkkaan kirjanpitolautakunnan (KILA:n) kuntajaoston toimesta ja tilikartasta on olemassa Kuntaliiton tililuettelomalli. Organisaatiorakenteen osalta eri kuntien ja kuntayhtymien ei tarvitse olla samanlaisia, yhtenäistäminen koskee vain tulo/menolaji -ulottuvuutta (tiliä). Perusraportointia käytetään sekä ulkoiseen että sisäiseen laskentaan. Tuloslaskelman lisäksi muita tärkeitä perusraportteja erityisesti tilinpäätösvaiheessa ovat tase, rahoituslaskelma, tilinpäätöksen liitetiedot sekä konsernitilinpäätös ja sen liitetiedot. Analyyttistä raportointia varten tarjotaan asiakkaille mahdollisuus käsitellä tietoja tietovaraston tarjoamilla työkaluilla sekä mahdollisuus siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon tieto kunnan omaan tietovarastoratkaisuun. Pitkällä tähtäimellä KPK THH Oy:n tietovarasto voidaan kehittää myös kunnan Data Warehouse ratkaisuksi, jolloin myös operatiivisten järjestelmien tiedot tuotaisiin KPK THH Oy:n tietovarastoon. Lisäksi voidaan välimuotona käyttää Kuntamaiseman tapaista raportointia, jotka perustuvat taloustiedon ja manuaalisesti kerättyjen toimintaindikaattorien yhdistelyyn. Suurin työ tässä kohdistuu kunnan ydintoimintojen tuotteistukseen ja mallinnukseen. Perustietotekniikkaratkaisut Perustietotekniikkaratkaisuja ovat muun muassa työasemien hallinta ja käyttäjätuki, palvelinten hallinta, tietoliikenne, puhe- ja muut viestintäratkaisut sekä tunnistautumisratkaisut. KPK THH Oy tarjoaa hallitsemiensa tietojärjestelmien sovellustuen, toisin sanoen KPK THH Oy toimii

54 Kuntien palvelukeskus toisen tason tukena käyttäjätuelle. KPK THH Oy voi hankkia nämä palvelut KPK ICT:ltä, mikäli palvelut ovat käytettävissä KPK THH Oy:n edellyttämässä aikataulussa. 7.4 TIETOTURVALLISUUS Tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, palvelujen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista. Koska KPK THH Oy:ssä käsitellään luottamuksellista tietoa (kunnan talouteen ja henkilöstöön liittyvät tiedot), tietoturvallisuuteen kiinnitetään erityistä huomiota. Tietojen, palvelujen ja järjestelmien suojaus. Tietojärjestelmät ja raportointi toteutetaan siten, että kukin käyttäjä pääsee käsiksi vain hänen tehtäväkuvansa ja organisaatioasemansa mukaisiin tietoihin, palveluihin ja järjestelmiin. Tietoliikenteen suojaus. Lähtökohtaisesti tietoliikenne KPK THH Oy:n ja kuntien sekä yhteistyökumppanien välillä välitetään avoimen tietoverkon yli. Kaikki tällaisen tietoliikenneyhteyden kautta välitetty tieto salataan, jotta ulkopuoliset tahot eivät pääse lukemaan tai väärentämään tietoa. Myös KPK THH Oy:n sisäverkossa varmistetaan, että asiaankuulumattomat eivät pääse tarkkailemaan aiheetta tietoliikennettä. Suurimmat tietosuojavaatimukset kunnissa kohdistuvat sosiaali- ja terveystoimen järjestelmiin niiden sisältämän arkaluontoisen tiedon vuoksi. Näiden järjestelmien liittymät talous- ja henkilöstöhallintoon ovat kuitenkin rajatut. Liittymien osalta on huolehdittava, että esimerkiksi sosiaali- ja terveystoimen laskutus- ja perintätiedot käsitellään luottamuksellisesti. KPK THH Oy:n työntekijä käsittelee tyypillisesti useamman kunnan tietoja. Henkilöstön koulutuksessa on otettava huomioon, että eri kuntien tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä ei sekoiteta keskenään. Maksuliikenteen osalta on estettävä vaarallisten työyhdistelmien syntyminen, eli yksi henkilö ei voi esimerkiksi sekä kirjata ostolaskua järjestelmään että hyväksyä ostolaskun maksuun. Tilauksellisten ostolaskujen käyttäminen ja toimittajarekisterin erillinen ylläpito palvelee tätä päämäärää.

Omistaminen, ohjaus ja hallinto 55 8 OMISTAMINEN, OHJAUS JA HALLINTO 8.1 YHTIÖN RAKENNE JA OMISTUS KPK THH Oy:n juridinen rakenne on osakeyhtiö. Osakeyhtiömuoto sopii tarkoitukseen osakeyhtiölain (624/2006 myöhempine muutoksineen) mahdollistaman joustavuuden osalta. Osakeyhtiömuotoon liittyy lisäksi läpinäkyvyyttä, esimerkiksi yhtiöjärjestyksen julkisen saatavuuden osalta. Myös yhtiöoikeudellinen päätöksentekojärjestys, tuloksenmuodostusmalli ja varojenjakoon liittyvät kysymykset ovat osakeyhtiössä varsin selkeitä verrattuna esimerkiksi osuuskuntamalliin. Osakeyhtiö mahdollistaa parhaiten myös erilaisten omistajaintressien toteuttamisen. Kunnat toimivat KPK THH Oy:n 100-prosenttisina perustajina ja omistajina, jolloin yhtiöllä on inhouse-asema. Inhouse-asema tarkoittaa sitä, että kuntien ei tarvitse kilpailuttaa palveluhankintojaan KPK THH Oy:ltä. Yhtiö ei voi myöskään osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan inhouse markkinalla tuottaen palveluita, jotka kunnat ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia inhouse palveluina. Yhtiön perustamisvaiheessa perustajakunnat sijoittavat 1 euroa / kunnan asukas osakepääomana KPK THH Oy:öön. Myöhemmässä vaiheessa omistajiksi liittyville kunnille osakepääoman sijoituksen ehdot ovat samat, ja liittyminen tapahtuu suunnatun osakeannin kautta. Jo toiminnassa olevat osakeyhtiömuotoiset palvelukeskukset voidaan liittyä KPK THH Oy:öön useilla eri tavoilla: KPK THH Oy on markkinoilla jo toimiva palvelukeskusosakeyhtiö, johon haetaan osakeannilla uusia omistajia KPK THH Oy ostaa toimivien palvelukeskusosakeyhtiöiden osakkeet ja maksaa kauppahinnan omilla osakkeillaan Toimivat palvelukeskusosakeyhtiöt sijoittavat osakepääomasijoituksen apporttina KPK THH Oy:öön Palvelukeskusosakeyhtiöt fuusioidaan KPK THH Oy:öön KPK THH Oy ostaa vanhojen palvelukeskusosakeyhtiöiden liiketoiminnan. Vanhat yhtiöt likvidoidaan ja niiden omistajille järjestetään osakeanti KPK THH Oy:öön liittymiseksi. Näissä tapauksissa toimivien osakeyhtiöiden arvot on määriteltävä erikseen. Sitralla on yhtiössä merkittävä rooli rahoittajana. Sitran ja muiden markkinaehtoisten rahoittajien mukaantulo on välttämätöntä erityisesti yhtiön toiminnan käynnistämisvaiheessa. Sitran ja muiden rahoittajien rahoituksen tarkoituksena on saada yhtiön toiminta ripeällä aikataululla käyntiin. Sitra ja muut rahoittajat sijoittavat KPK THH Oy:n käynnistämisvaiheen

56 Kuntien palvelukeskus investointeihin tarvitseman pääoman pääomalainana. Pääomalaina maksetaan takaisin kuuden ensimmäisen toimintavuoden aikana. Rahoitusjärjestelyyn tarvittaneen takuu / takaus. Kuntasektori 100% omistus Sitra Muut tahot KPK THH Oy perustettava yhtiö Pääomalainat KUVA 8-1 KPK THH OY:N OMISTAJAT JA RAHOITTAJAT KPK THH Oy:n toiminnan kannalta keskeisin sopimus on osakassopimus, joka sisältää periaatteet ja menettelysäännöt siitä, kuinka omistajat käyttävät valtaansa yhtiössä. Hyvin laadittu osakassopimus täydentää yhtiöjärjestyksessä valittuja periaatteita sekä luo vakautta ja ennustettavuutta yhtiössä. Osakassopimuksen tehtävänä on ilmaista yhtiön osakkeenomistajien yhteinen tahtotila. Sopimuksessa käsiteltäviä asioita ovat muun muassa: Yhtiön omistusrakenne perustamisvaiheessa sekä mahdollisissa muutostilanteissa Mahdollisia exit-tilanteita koskevat säännöt: esimerkiksi osakkeiden lunastaminen tai mitätöinti Yhtiön liiketoiminta Yhtiön rahoitus ja varojenjako, rahoittajien oikeudet Yhtiön päätöksenteko ja keskeiset toimielimet (hallitus, toimitusjohtaja ja osakeyhtiölaissa mainitsemattomat päätöksenteko-orgaanit) Palvelujen ohjausryhmien toiminnan tavoitteiden ja keskeisten toimintatapojen määrittäminen Osakassopimuksen ja yhtiön toimintaan liittyvien muiden keskeisten sopimusten muuttaminen. KPK THH Oy:n osakassopimuksen tulee sisältää yksityiskohtaiset säännökset siitä, kuinka kunnat osakkeenomistajina pääsevät vaikuttamaan yhtiön päätöksentekoon. Päätöksentekoon

Omistaminen, ohjaus ja hallinto 57 osallistuminen tulee maksimoida kaikkien osakkeenomistajien kannalta, mutta kuitenkin niin, että yhtiö olisi toimintakelpoinen eikä liian raskas hallinnoltaan. Osakassopimukseen otetaan määräykset siitä, kuinka osakkeenomistajien liittyminen voidaan toteuttaa myöhemmässä vaiheessa, kun yhtiön substanssiarvo on todennäköisesti huomattavasti noussut. Yksittäisten kuntien mahdollinen vetäytyminen (exit) yhtiöstä toteutetaan ensisijaisesti osakassopimukseen otettavilla määräyksillä. Osakassopimuksessa määrätään, kuinka vetäytyminen käytännössä toteutetaan ja mihin hintaan osakkeiden lunastus tapahtuu. KPK THH Oy lunastaa ensisijaisesti vetäytyvien omistajien osakkeet, mutta osakkeita voidaan myös suoraan luovuttaa uudelle omistajaksi liittyvälle kunnalle. Kaikissa edellä mainituissa asioissa oikeudellisten kysymysten lisäksi tulee huomioida toimien verotuksellinen kohtelu ja sen asettamat reunaehdot. 8.2 TOIMINNAN OHJAUS JA HALLINTO Palvelukeskuksen toimintaa ohjataan omistajaohjauksen, tulosohjauksen ja asiakasohjauksen keinoin. Palvelukeskuksen omistajaohjauksesta ja tulosohjauksesta vastaavat palvelukeskuksen omistajat, asiakasohjauksesta vastaavat palvelukeskuksen asiakkaat. Omistajaohjaus on KPK THH Oy:n strategista ohjaamista. Omistajan tehtäviin kuuluu strategisen tahtotilan ilmaiseminen palvelukeskukselle. Palvelukeskus laatii strategian ja tavoitteet tämän tahtotilan pohjalta. Palvelukeskuksen toiminnallisina lähtökohtina ovat kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuden lisääminen, toiminnan tehostaminen ja jatkuva palveluiden laadun parantaminen. Palvelukeskuksen toiminnan tulee olla kannattavaa, niin että toiminnasta saatavat tuotot kattavat toiminnan kulut. Tulosohjauksen piirissä omistaja ohjaa KPK THH Oy:tä myös palvelukeskuksen tulossopimuksella ja tulosneuvotteluilla. Tulossopimukseen määritellään strategiasta johdetut tulosmittarit, joiden toteutumista seurataan. Asiakasohjaus pohjautuu tilaaja-tuottajamalliin, jossa palvelujen käyttäjä ostaa palvelut palvelujen tuottajalta. Palveluiden tilaaja on se taho, joka solmii palvelutuottajan kanssa palvelusopimuksen hankkiakseen palveluita itselleen tai muulle sopimuksessa määritellylle asiakkaalle. KPK THH Oy:n rooli palvelun tuottajana merkitsee sitä, että se määrittelee tuottamansa palvelut ja niiden hinnoittelun asiakkaan tarpeiden pohjalta ja että tuotettavat palvelut, palvelutaso, palvelujen määrä sekä palveluista suoritettava korvaus määritellään etukäteen tilaajan ja tuottajan välisessä palvelusopimuksessa. Asiakasohjaus toteutuu kahdella tasolla: sopimustasolla ja palvelukeskuksen palvelutuotannon ja kehittämisen tasolla. Palvelutuotannon kehittämisen keskeisenä toteutumismuotona ovat

58 Kuntien palvelukeskus asiakkaiden ja palvelukeskuksen edustajista muodostetut prosessikohtaiset ohjausryhmät. Nämä toimielimet käsittelevät asiakkuuteen ja palveluihin liittyviä kehittämistarpeita ja palvelukeskuksen ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä. KPK THH Oy:ssä ylintä päätösvaltaa käyttää omistajien edustajista koostuva yhtiökokous. Yhtiökokouksen tehtäviin kuuluu hallituksen valitseminen. Hallituksen tehtävänä on tukea palvelukeskuksen johtamista käsittelemällä palvelukeskuksen strategisia linjauksia ja tulostavoitteita sekä toiminnan kehittämissuuntia. Hallitus nimittää toimitusjohtajan. Omistajaohjaus Strateginen ohjaus Toiminnan kehittäminen Tulosohjaus Tulossopimus Tulosneuvottelut KPK THH OY Prosessin ohjausryhmä Prosessin ohjausryhmä Prosessin ohjausryhmä Palvelusopimus Asiakasohjaus Tilaaja tuottaja -malli KUVA 8-2 KPK THH OY:N OHJAUSMALLI 9 TALOUDELLISET TOIMINTAEDELLYTYKSET Kaikki tässä kappaleessa esiintyvät laskelmat perustuvat oletukseen, että KPK THH Oy saavuttaa 25%:n markkinaosuuden Suomen kunnista poislukien kuntayhtymät viiden ensimmäisen toimintavuotensa aikana. Kuntien palvelukeskuksen tuottavuushyötyjä ja rahoitustarvetta on selvitetty palvelukeskuksen kustannus-hyötyanalyysillä. Kustannus-hyötyanalyysin tuloksena saadaan palvelukeskuksen pääomatarve, tehtävän investoinnin nettonykyarvo sekä takaisinmaksuaika. Lisäksi analyysistä nähdään mm. arvio tavoitetilan prosessien tehokkuudesta. Analyysin pohjalta on muodostettu KPK THH Oy:lle tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelma. Kustannus-hyötyanalyysin pohjatietoina on käytetty projektissa mukana olleista kunnista kerättyjä kustannus-, henkilötyövuosi- ja volyymitietoja.. Kuvassa 9-1 on kuvattu

Taloudelliset toimintaedellytykset 59 esiselvityksessä mukana olleiden kuntien talous- ja henkilöstöpalveluiden organisointia ja maantieteellistä jakautumista nykytilassa. KUVA 9-1 SELVITYSVAIHEEN KOHDEASIAKKAIDEN MAANTIETEELLINEN JAKAUMA Taloudellisissa laskelmissa käytetyt oletukset Taloudellisia laskelmia laadittaessa on tehty seuraavia oletuksia: Yleiset oletukset KPK THH Oy:n omistavat kunnat edustavat 25% Suomen kuntien asukasluvusta, ja ne liittyvät palvelukeskuksen asiakkaiksi vaiheittain neljän vuoden aikana. KPK THH Oy:n perustan muodostaa suuren kunnan jo toiminnassa oleva palvelukeskus, jonka prosesseja ja järjestelmiä lähdetään uudistamaan yhdessä muiden perustajakuntien kanssa. Kuntayhtymät eivät yhtiön asiakkaita kuuden ensimmäisen toimintavuoden aikana.

60 Kuntien palvelukeskus KPK THH Oy on konsernimallilla johdettu palveluketju, joka aloittaa oman palvelutuotannon heti ensi vaiheessa. Palveluiden organisointi tapahtuu toimipisteittäin, joita on 2-3 kappaletta. KPK THH Oy:lle hankitaan yksi yhtenäinen tietojärjestelmäratkaisu jo toiminnan käynnistämisvaiheessa. Kaksi ensimmäistä toimintavuotta, ennen kuin uusi järjestelmä on valmis, käytetään vanhoja järjestelmiä ja tietojärjestelmäkustannukset vastaavat nykytilan kustannuksia. Palvelukeskuksen palvelutarjonta käsittää seuraavat prosessit: osto-, myynti- ja matkalaskut, maksuliikenne, kirjanpito, tilinpäätös ja KOM, raportointi, palkanlaskenta, henkilöstöhallintopalvelut, rekrytointi, henkilöstön kehittäminen ja suorituksen johtaminen. Prosessien työnjako palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä on määritelty parhaiden käytäntöjen mukaiseksi, niin että asiakkaan puolella oleva työmäärä on minimoitu. Palvelukeskuksen palkkataso sivukustannuksineen on laskettu kunta-aineiston keskimääräisen palkkakustannuksen perusteella. Yleiskustannukset riippuvat henkilömäärästä ja on laskettu henkilöä kohden, kunta-aineiston keskiarvon perusteella. Toiminnan tehostuminen Lähtötilanteessa KPK THH Oy:n asiakkaiksi liittyvien kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon kustannukset jakautuvat henkilöstökustannuksiin (60 %), tietojärjestelmäkustannuksiin (25 %), yleiskustannuksiin (9 %) ja palveluiden ostoihin (6 %). Toiminnan tehostuminen on määritelty kunta-aineiston benchmarkingin pohjalta ja perustuu pääosin oletukseen, että toiminta tehostuu otoksen 2. tehokkaimman kunnan tasolle. Toiminnan tehostuminen jakautuu käynnistämisvaiheessa kolmelle vuodelle Tietojärjestelmäkustannukset tehostuvat 20 % uuden järjestelmän myötä. Palveluiden ostot (esim. skannaus, luotonvalvonta, perintä, tilintarkastus, konsultointi jne.) tehostuvat 30 % olettaen, että skannauskulut pienenevät verkkolaskutukseen siirtymisen myötä. Investoinnit 65 % kuntien nykyisistä työntekijöistä siirtyy KPK THH Oy:n palvelukseen, lisätarve rekrytoidaan uusina työntekijöinä. 40 % työpaikoista säilyy KPK THH Oy:n toimipisteissä noin 50 kilometrin säteellä kuntien nykyisistä toimipisteistä. 25 % työntekijöistä on valmiita siirtymään työn perässä pidempiäkin matkoja.

Taloudelliset toimintaedellytykset 61 Vapautuvista henkilötyövuosista 50 % siirtyy eläkkeelle, 30 % koulutetaan muihin tehtäviin kunnassa ja 20 % siirtyy muihin tehtäviin kunnan ulkopuolelle. Toiminta jatkuu nykyisissä toimitiloissa ja/tai nykyisellä vuokratasolla, joten tilainvestointeja ei tarvita. KPK THH Oy:n käynnistäminen vaatii 12,5 MEUR investoinnin, joka jakautuu seuraavasti: o Uuden talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän rakentaminen 4,5 MEUR sisältäen lisenssien ostot, liittymien rakentamiset kunnan nykyisiin järjestelmiin sekä järjestelmän konfiguroimiseksi vaadittavan ulkoisen työn o Henkilöstöinvestoinnit 6,3 MEUR sisältäen uuden henkilöstön rekrytoinnin, henkilöstön uudelleenkoulutuksen ja siirtymisajan palkat o Projekti-investointi 1,7 MEUR sisältäen konsulttipalkkiot ja oman henkilöstön kehittämistyön. Tietojärjestelmäinvestoinnit ovat arvioita, eivätkä pohjaudu jonkin tietyn järjestelmän valintaan. Investointien lisäksi perustietotekniikkaratkaisut mukaan lukien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmän ICT-käyttöpalvelut ostetaan ulkopuoliselta toimittajalta. Nämä kustannukset esitetään tuloslaskelmassa rivillä tietojärjestelmäkustannukset. KPK THH Oy:n tietojärjestelmäkustannusten jakautuminen investointeihin ja käyttökustannuksiin on esitetty kuvassa 9-2. Käyttökustannukset kasvavat vaiheittain uusien kunta-asiakkuuksien myötä. Kokonaisinvestoinnista kuntien katettavaksi jäävät uudelleenkoulutus ja siirtymäajan palkat, joiden osuus kokonaisinvestoinnista on 5,2 MEUR. KPK THH Oy:n taseeseen aktivoidaan tietojärjestelmä- ja projekti-investoinnit ja ne poistetaan 5 vuodessa. Investoinnin kannattavuuden tarkastelujakso on 6 vuotta. Pääoman hinta on 10 %. MEUR 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Taseeseen aktivoitava tietojärjestelmäinvestointi 2,2 2,2 0,2 Tuloslaskelman tietojärjestelmäkustannukset ml. poistot 3,5 3,4 5,8 14,4 14,4 14,4 YHTEENSÄ 5,7 5,6 6,0 14,4 14,4 14,4 KUVA 9-2 KPK THH OY:N TIETOJÄRJESTELMÄKUSTANNUSTEN JAKAUTUMINEN

62 Kuntien palvelukeskus 9.1 INVESTOINTILASKELMA KPK THH Oy tuo asiakaskunnilleen 21 M (30 %) vuosittaiset kustannussäästöt viidentenä toimintavuonnaan, kun 25 % markkinaosuus Suomen kunnista poislukien kuntayhtymät on saavutettu ja tehostamistoimenpiteet toteutettu. Tämä kustannussäästö siirtyy täysimääräisenä asiakaskunnille alentuneiden palvelumaksujen muodossa, ja yhteensä 419 henkilötyövuotta (31 %) vapautuu lähempänä kunnan ydintoimintaa oleviin tehtäviin. Tavoitetilassa KPK THH Oy:n henkilöstömäärä on 852 ja vuosittaiset kustannukset 49 M. Toiminnan tehostuminen on merkittävintä ostolaskuprosessissa, jossa kustannukset vuositasolla ovat 39 % lähtötilannetta pienemmät. Tehostumiseen ovat vaikuttaneet erityisesti prosessin sähköistäminen ja automatisointi: lähes kaikki ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina ja 75 % laskuista kohdistetaan automaattisesti tilaukselle, josta myös tiliöintitiedot tulevat. Palkanlaskennan prosessi on tehostunut 35 % pääosin automatisoinnin ja sähköistämisen takia. Muutokset henkilö-, palkka ja työaikatietoihin hoidetaan itsepalveluna asiakkaan puolella, josta ne automaattisesti siirtyvät palkkatietoihin. KPK THH Oy:ssä palkanlaskijat ovat myös erikoistuneet oman alueensa palkkojen laskentaan esim. opetustoimi, terveydenhuolto jne., mikä parantaa työn laatua ja vähentää virheitä. Myyntilaskutuksen ja myyntireskontran hoidon 41 %:n tehostuminen muodostuu pääasiassa prosessin automatisoinnista. Kaikki laskutustiedot tulevat asiakkaan lähtöjärjestelmistä sähköisesti liittymällä KPK THH Oy:lle, jossa laskutusajot muodostetaan ja lähetetään edelleen verkkolaskuina loppuasiakkaille. Suuri vaikutus prosessin kokonaistehostumiselle on myös perinnän ulkoistamisella. Maksuliikenne on tehostunut 30 %, mikä johtuu pääasiassa manuaalisten lähtevien maksujen määrän minimoinnista, viitteellä saapuvien maksujen määrän maksimoinnista, maksukertojen harventamisesta ja tiliotteiden pitkälle viedystä automaattitiliöinnistä. Kirjanpidon prosessissa tehostuminen on 30 %. Tähän ovat vaikuttaneet prosessin automatisointi ja manuaalisten muistiotositteiden määrän minimointi. Liittymät reskontrista ja muista järjestelmistä kirjanpitoon ovat automaattisiirtoja ja kauden vaihteen jaksotukset on myös hyvin pitkälle automatisoitu. Lisäksi matkalaskujen käsittelyn prosessi on tehostunut 30 % sähköisen matkalaskujärjestelmän laajan käyttöönoton ja hyväksymisten keskittämisen myötä. KPK THH Oy:n tuomien säästöjen lisäksi kuntiin jäävä osuus talous- ja henkilöstötoiminnoista tehostuu 4 M vuodessa. Tietojärjestelmien maksimaalinen hyödyntäminen ja parhaiden käytäntöjen omaksuminen prosessikokonaisuuksien hoitamisessa tehostavat kuntiin jäävää osuutta. Kun lisäksi rajapinta asiakkaan ja KPK THH Oy:n välillä optimoidaan niin, että kuntiin

Taloudelliset toimintaedellytykset 63 jäävä osuus työstä minimoidaan, 93 henkilötyövuotta vapautuu muihin tehtäviin kunnissa. Toiminnan oletetaan tehostuvan kunnan päässä osto-, myynti- ja matkalaskujen, palkanlaskennan ja raportoinnin osalta. Suorien kustannussäästöjen lisäksi johdon päätöksenteon tueksi saama parempi ja laadukkaampi informaatio voi luoda huomattaviakin lisäkustannussäästöjä. Kuvassa 9-3 on esitetty investointilaskelma KPK THH Oy:n kannattavuuden arvioimiseksi. Investoinnin takaisinmaksuaika on 3,1 vuotta ja nettonykyarvo 30 M. KPK THH OY:N INVESTOINTIKUSTANNUS 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Nykytilan käyttökustannukset yhteensä 69 948 69 948 69 948 69 948 69 948 69 948 Tavoitetilan käyttökustannukset yhteensä 68 941 67 933 62 944 58 747 49 289 49 289 Henkilöstökustannukset 39 259 38 415 35 850 34 818 26 890 26 890 Yleiset kustannukset 7 579 7 416 6 921 6 722 5 191 5 191 Tietojärjestelmäkustannukset 18 079 18 079 16 632 14 391 14 391 14 391 Ostetut palvelut 4 023 4 023 3 540 2 816 2 816 2 816 KÄYTTÖKUSTANNUSSÄÄSTÖT YHTEENSÄ 1 007 2 014 7 004 11 201 20 659 20 659 Investointikustannukset yhteensä Henkilöstöinvestoinnit 1 567 1 567 1 567 1 567 Tietojärjestelmäinvestoinnit 2 202 2 202 160 Projekti-investoinnit 1 124 180 180 180 Tilainvestoinnit INVESTOINTIKUSTANNUKSET YHTEENSÄ 4 893 3 949 1 907 1 747 0 Rahavirta -3 885-1 934 5 097 9 454 20 659 20 659 Kumulatiiviinen -3 885-5 820-722 8 732 29 391 50 050 Takaisinmaksuaika 3,1 NPV (10%) -5 131-1 301 5 156 17 984 29 646 KUVA 9-3 KPK THH OY:N INVESTOINTILASKELMA Säästöpotentiaali kansallisella tasolla kuntien osalta pl. kuntayhtymät Potentiaalisia kustannushyötyjä talous- ja henkilöstöpalveluiden siirtämisestä KPK THH Oy:n hoidettavaksi on arvioitu kansallisella tasolla jakamalla kunnat kolmeen ryhmään: suuriin, keskisuuriin ja pieniin kuntiin, ja laskelmalla jokaiselle ryhmälle maksimaalinen tehostumispotentiaali ryhmän tehokkaimman otoksessa mukana olevan kunnan lukujen pohjalta. Kuva 9-4 esittelee kuntien jakautumista ryhmiin asukasluvun pohjalta.

64 Kuntien palvelukeskus Asukasluvun jakautuminen kunnissa Pienet kunnat 43 % Suuret kunnat 33 % Keskisuuret kunnat 24 % KUVA 9-4 ASUKASLUVUN JAKAUTUMINEN KUNNISSA Mikäli kaikki Suomen kunnat liittyvät KPK THH Oy:n asiakkaiksi, voidaan vuositasolla saavuttaa noin 60 M säästöt taloushallinnossa ja noin 35 M säästöt henkilöstöhallinnossa palvelukeskukseen siirrettävien palveluiden osalta. Luvut on laskettu nostamalla kolmessa eri kuntaryhmässä kaikkien kuntien tehokkuutta otoksen tehokkaimman kunnan tasolle. Tehostumispotentiaali prosesseittain on esitetty kuvissa 9-5 ja 9-6. Lisäksi palvelukeskusmalli voi tehostaa toimintaa kuntien päässä noin 20 MEUR kuntiin jäävän talous-ja henkilöstöhallinnon osalta. Taloushallinnon prosessien säästöpotentiaali kunnissa MEUR 70 60 50 40 30 20 10 0 40% 40% 30% Ostolaskut Myyntilaskut Kirjanpito ja tilinpäätös 35% Maksuliikenne 50% Matka-ja kululaskut 30% Raportointi Nykytilan kustannukset Tavoitetilan kustannukset KUVA 9-5 POTENTIAALISET KUSTANNUSHYÖDYT KUNNISSA TALOUSHALLINNON PROSESSEITTAIN

Taloudelliset toimintaedellytykset 65 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Henkilöstöhallinnon prosessien säästöpotentiaali kunnissa MEUR 40% 20% 20% Palkanlaskenta Rekrytointi Muut henk.hall.prosessit Nykytilan kustannukset Tavoitetilan kustannukset KUVA 9-6 POTENTIAALISET KUSTANNUSHYÖDYT KUNNISSA HENKILÖSTÖHALLINNON PROSESSEITTAIN Tehostumispotentiaali on suurin pienissä kunnissa, joissa keskimääräinen tehostumisprosentti on 45 %. Vastaavat tehostumisprosentit keskisuurissa ja suurissa kunnissa ovat 40 % ja 30 %. Myös euromääräisesti suurin potentiaali tehostumiselle on pienissä kunnissa, joiden osuus kokonaissäästöistä on noin 58 %. Suuret kunnat vastaavat vain noin 20 % kokonaissäästöpotentiaalista, koska ne ovat jo tehostaneet toimintaansa ja organisoineet talous- ja henkilöstöhallintonsa pääosin palvelukeskusmallilla. Säästöpotentiaalin jakautuminen kunnissa Suuret kunnat 20 % Pienet kunnat 58 % Keskisuuret kunnat 22 % KUVA 9-7 POTENTIAALISTEN KUSTANNUSSÄÄSTÖJEN JAKAUTUMINEN KUNNISSA

66 Kuntien palvelukeskus 9.2 TULOSLASKELMA, TASE JA RAHOITUSLASKELMA Kuvassa 9-8 on esitetty KPK THH Oy:n tuloslaskelma. Tavoitetilassa, kun 25 % kunnista poislukien kuntayhtymät on liittynyt palvelukeskuksen asiakkaiksi ja kaikki tehostumistoimenpiteet tehty, KPK THH Oy:n liikevaihto on 50 M. Liikevaihdon laskennan lähtökohtana ovat kuntaotoksen nykyiset hinnat, joiden on oletettu laskevan keskimäärin 30 %, kun tehostamistoimenpiteet on suoritettu. Lisäksi liikevaihto sisältää 1 % katteen, jolla katetaan rahoituskustannukset ja toiminnan kehittäminen. KPK THH Oy:n toiminta on tappiollista neljänä ensimmäisenä toimintavuonna johtuen toiminnan käynnistämistä varten otetun pääomalainan koroista. KPK THH OY:N TULOSLASKELMA 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Liikevaihto 12 662 11 645 20 110 30 611 49 782 49 782 Kustannukset yhteensä 12 537 10 388 18 702 29 063 48 043 48 043 Henkilöstökustannukset 6 943 6 099 8 647 10 756 26 890 26 890 Yleiset kustannukset 1 609 1 446 1 938 2 345 5 191 5 191 Tietojärjestelmäkustannukset 3 452 2 311 4 576 13 145 13 145 13 145 Ostetut palvelut 533 533 3 540 2 816 2 816 2 816 KÄYTTÖKATE 125 1 257 1 409 1 549 1 738 1 738 Poistot 1 142 1 210 1 246 1 246 1 246 LIIKEVOITTO 125 115 199 303 493 493 Rahoituskustannukset 400 550 500 400 200 50 Verot TILIKAUDEN TULOS -275-435 -301-97 293 443 KUVA 9-8 KPK THH OY:N TULOSLASKELMA KPK THH Oy:n tase on esitetty kuvassa 9-9. Taseeseen pysyviin vastaaviin on aktivoitu uuden tietojärjestelmän lisenssit ja järjestelmä- ja prosessikehitykseen käytetty vieras ja oma työ, jotka poistetaan viidessä vuodessa. KPK THH Oy:n omistajat sijoittavat omaa pääomaa yhtiöön 1 euroa per kunnan asukas. Lisäksi KPK THH Oy tarvitsee lainaa yhteensä 5,5 M kattaakseen käynnistämisvaiheen investoinnit. Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat antavat KPK THH Oy:lle yhteensä 5,5 M pääomalainan 10 % korolla. Laina maksetaan takaisin erissä vuodesta kolme lähtien, ja se on maksettu takaisin kokonaisuudessaan kuuden toimintavuoden vuoden kuluttua.

Taloudelliset toimintaedellytykset 67 KPK THH OY:N TASE 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Pysyvät vastaavat 3 326 4 566 3 697 2 631 1 386 140 Vaihtuvat vastaavat 1 271 985 1 783 2 635 4 175 4 364 Myyntisaamiset 1 055 970 1 676 2 551 4 148 4 148 Muut saamiset 0 0 0 0 0 0 Rahat ja pankkisaamiset 216 15 107 84 27 215 VASTAAVAA 4 597 5 552 5 479 5 266 5 561 4 504 Oma pääoma -57-491 -615-575 1 049 1 492 Osakepääoma 218 218 395 532 1 864 1 864 Kertyneet voittovarat -275-709 -1 010-1 107-814 Tilikauden tulos -275-435 -301-97 293 443 Vieras pääoma 4 654 6 043 6 094 5 841 4 512 3 012 Pääomalainat 4 000 5 500 5 000 4 000 2 000 500 Ostovelat 466 357 838 1 526 1 763 1 763 Muut lyhytaikaiset velat 187 186 256 315 749 749 VASTATTAVAA 4 597 5 552 5 479 5 266 5 561 4 504 KUVA 9-9 KPK THH OY:N TASE Kuvassa 9-10 on esitetty yhtiön kassavirtalaskelma: KPK THH OY:N KASSAVIRTALASKELMA 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Operatiivinen kassavirta -276 1 231 1 254 1 420 812 1738 Käyttökate 125 1 257 1 409 1 549 1 738 1 738 Käyttöpääoman muutos -402-26 -154-129 -927 0 Investointien kassavirta -3 326-2 382-340 -180 0 0 Tietojärjestelmäinvestoinnit -2 202-2 202-160 0 0 0 Projekti-investoinnit -1 124-180 -180-180 0 0 Rahoituksen kassavirta 3 818 950-823 -1 263-869 -1 550 Oma pääoma 218 0 177 137 1 331 0 Lainojen nostot 4 000 1 500 Lainojen lyhennykset -500-1 000-2 000-1 500 Maksetut korot -400-550 -500-400 -200-50 Kassavirta 216-201 92-23 -57 188 Kassa kauden alussa 216 15 107 84 27 Kassa kauden lopussa 216 15 107 84 27 215 KUVA 9-10 KPK THH OY:N KASSAVIRTALASKELMA

68 Kuntien palvelukeskus 9.3 PALVELUIDEN HINNOITTELUMALLI Palveluiden hinnoittelulla tuetaan KPK THH Oy:n strategisia tavoitteita ja toimintamallia. Tyypillisinä hinnoittelustrategian tavoitteina on auttaa yksiköitä saavuttamaan strategiset tavoitteensa, ohjata palvelukeskusta sille asetettujen tavoitteiden suuntaan, ohjata kehittämään ja tehostamaan prosesseja, ottaa huomioon palvelukeskuksen ansaintamalli, kattaa kaikki palvelukeskuksen tuotteet ja sen tarjoamat palvelut sekä tukea palvelukeskuksen asiakashintojen budjetointia ja ennustamista. Palveluiden hinnoittelusta sovitaan palvelusopimuksessa. Keskeistä hinnoittelussa on aiheuttamisperiaate, kustannusvastaavuus, läpinäkyvyys ja ennakoitavuus. Hinnoittelun pohjana ovat palveluiden tuottamisesta aiheutuvat kustannukset, ja perittävät maksut perustuvat kustannuslaskentamalliin, jossa palvelukeskuksen kaikki kustannukset kohdistetaan palveluille ja asiakkaille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Hintatasoa seurataan aktiivisesti, jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden. Hinnoittelun läpinäkyvyys edellyttää, että KPK THH Oy esittää asiakkailleen avoimesti, miten kustannukset muodostuvat ja kohdistuvat. Laskelmat on kuitenkin esitettävä sellaisella tasolla, että keskustelut asiakkaan kanssa eivät johda epäolennaisuuksiin. Ennakoitavuus on erityisen tärkeää kuntataloudessa, jossa KPK THH Oy:n palveluiden tilaajien määrärahat ovat tiukasti sidottu kunnan tai kuntayhtymän talousarvioon. Hyvä ennakoitavuus edellyttää, että KPK THH Oy:llä on selkeä käsitys omasta kustannusrakenteestaan samoin kuin myös kustannusten jakautumisesta eri suoritteiden kesken. Juoksevan toiminnan kustannukset on helpointa ennakoida. Kehittämiskustannusten ennakointi on vaativampaa. Näiden hankkeiden kustannusarvioiden realistisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta hinnoittelua ei tarvitse vuoden aikana muuttaa ja että tarpeettomia yli- tai alijäämiä ei pääse syntymään. KPK THH Oy:n toiminnan laajentuminen saattaa tuoda kertaluonteisia kustannusvaikutuksia, jotka on pyrittävä ennakoimaan. Kertaluonteiset kustannuserät on tarkoituksenmukaista periä niiden aiheuttajalta ottaen kuitenkin huomioon, että KPK THH Oy:n asiakkaaksi liittyminen tulee olla taloudellisesti mielekästä. Hinnoittelun tavoitteiden toteutuminen edellyttää henkilöresurssien ajankäytön seurantaa, joka antaa perusteet kustannuslaskennalle ja samalla toimii osana palvelukeskuksen ohjausjärjestelmää. Palvelukeskuksen henkilöstön tulee kirjata työsuoritteensa (työaikansa) asiakkaittain ja palveluittain (prosesseittain). Näin saadaan laskettua kuhunkin asiakkaaseen ja prosessiin kohdistuvat suorat kustannukset. Samoin ostetut palvelut on kohdistettava vastaavalla tavalla, eli esimerkiksi skannattavien asiakirjojen lukumäärä on saatavissa asiakkaittain. Tietojärjestelmäkustannusten ja yleiskustannusten kohdistamiseen käytetään kustannusajureita, joilla niiden kustannukset voidaan kohdistaa asiakkaille ja prosesseille. Palvelin- ja levytilakapasiteetin osalta voidaan kustannusajurina käyttää esimerkiksi

Taloudelliset toimintaedellytykset 69 tapahtumien kokonaislukumäärää. Ohjelmistolisenssikustannusten osalta voidaan käyttää vastaavaa kustannusajuria, tosin tämän osalta on erikseen selvitettävä, että kustannusajuri on oikeudenmukainen. Yleiskustannukset jaetaan tyypillisesti suorien kustannusten suhteessa. Asiakaskohtainen hinta muodostuu ostettavan palvelukokonaisuuden perusteella. Kustannukset kohdistetaan asiakkaille palveluittain ja kunkin palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset jaetaan asiakkaille palvelun käytön perusteella. Kuva 9-11 esittää, miten perusteita käytetään kustannusten kohdistamisessa eri palveluille. KUSTANNUSLAJIT Koulutus / kehitys Tilat IT-palvelut Tietoliikenne ATK tarvikkeet Henkilöstökulut Yleiskustannukset Tilintarkastus Muut ulkopuoliset palvelut Poistot -koneet ja kalusto Työaika (HTV) Työaika (HTV) tai suora kohdistus Työaika (HTV) Työaika (HTV) Suoraan kp-prosessille Työaika (HTV) Työaika (HTV) Työaika (HTV) Suoraan kp-prosessille PROSESSIT KUVA 9-11 ESIMERKKI KUSTANNUSTEN KOHDISTAMISMALLISTA Asiakkaan vuosiveloitus muodostuu asiakkaan käyttämien palveluiden kustannusten summasta. Kustannusten kohdistamisessa voidaan ottaa huomioon asiakaskohtaiset erot. Jos esimerkiksi jokin tietojärjestelmä tai toimipiste on olemassa vain tiettyä asiakasta varten, voidaan kyseisen tietojärjestelmän ja toimipisteen kustannukset kokonaisuudessaan kohdentaa kyseiselle asiakkaalle. Kustannukset veloitetaan sovittujen ajanjaksojen mukaisesti. KPK THH Oy hinnoittelee palvelunsa seuraavasti: Ostolaskut: hinta/ostolasku Myyntilaskut: hinta/myyntilasku Palkanlaskenta: hinta/palkkalaskelma Maksuliikenne: euroa/maksutapahtuma Kirjanpito: euroa/tunti Raportointi: euroa/perusraportti tai euroa/tunti lisäpalvelut Rekrytointi: euroa/rekrytointi tai euroa/tunti lisäpalvelut

70 Kuntien palvelukeskus KPK THH Oy:n kaikki toimipisteet noudattavat yhtenäistä hinnoittelua, mikä tuo hinnoitteluun paremman läpinäkyvyyden ja varmistaa, että kustannukset jaetaan asiakkaille oikeudenmukaisesti aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. KPK THH Oy seuraa hinnoittelussaan markkinoiden hintatasoa, ja pyrkii tehostamaan toimintaansa niin, että se pystyy tarjoamaan kilpailukykyiset hinnat muihin palveluntarjoajiin nähden. Tavoitteena on olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Markkinoilla toimivien palveluntarjoajien hintojen vertailua vaikeuttaa kuitenkin tarjottavien palveluiden erilaisuus. KPK THH Oy pyrkii optimoimaan rajapinnan asiakkaan ja palvelukeskuksen välillä, ja tarjoamaan laajempaa palvelua kuin osa markkinoilla tällä hetkellä toimivista palveluntarjoajista. Näin ollen hinnat eivät ole suoraan vertailukelpoisia. 10 TOTEUTUSSUUNNITELMA 10.1 RISKIEN HALLINTA JA VARAUTUMINEN KPK THH Oy:n toiminnan käynnistämiseen liittyy joukko erilaisia riskejä. Riskit voidaan luokitella: Taloudelliset riskit. Toimintaan liittyy taloudellinen riski, mikäli perustamisvaiheen tai jatkuvaan toiminnan rahoittamiseen joudutaan käyttämään suunniteltua enemmän taloudellisia resursseja. Tällöin yhtiön toiminta ei ole taloudellisesti perusteltua. Toiminnalliset riskit. Toiminnalliset riskit liittyvät siihen, että KPK THH Oy:n prosessit tai tietojärjestelmät eivät saavuta niille asetettuja tehokkuustavoitteita. Laajoihin tietojärjestelmähankkeisiin liittyy tyypillisesti aikataulu-, kustannus- ja laaturiskejä, joita on seurattava ja kehitettävä tehokkaat toimenpiteet näiden riskien toteutumisen estämiseksi ja vaikutusten minimoimiseksi. Sopimukselliset riskit. Sopimukselliset riskit liittyvät siihen, että KPK THH Oy ei onnistu saamaan kriittistä massaa asiakkaita tai toiminnan käynnistämiseen vaadittavaa alkupääomaa ei saada kerättyä. Resurssiriskit. Resurssiriskit liittyvät riskeihin KPK THH Oy:n henkilöstön rekrytoinnissa ja kehittämisessä. Toiminnan käynnistämisen jälkeen yhtiön jatkuvassa toiminnassa on joukko riskejä, joihin on varauduttava. Päämääränä on, että yhtiö pystyy tarjoamaan palvelut myös poikkeuksellisissa olosuhteissa. Suurimmat toiminnalliset riskit liittyvät henkilöstöön, tietojärjestelmiin ja laitteisiin, tietoliikenneverkkoihin sekä fyysisiin tiloihin. Henkilöstön osalta on varmistuttava

Toteutussuunnitelma 71 riittävästä osaamisen turvaamisesta ja kehittämisestä sekä varahenkilöjärjestelyistä. Tietotekniset ratkaisut on oltava riittävän toimintavarmoja ja niiden tulee tarjota toiminnan edellyttämä palvelutaso. Tämä saavutetaan tarpeellisella järjestelmien, laitteiden ja verkkojen kahdentamisella sekä ennen kaikkea hyvin määritellyillä kehittämis- ja ylläpitoprosesseilla. Fyysiset toimitilat on suojattava toiminnan edellyttämällä tasolla sekä rikoksia että luonnon aiheuttamia vahinkoja vastaan. Riskit voidaan luokitella vaikuttavuuden ja todennäköisyyden perusteella. Seuraavassa taulukossa on esitetty keskeisimmät KPK THH Oy:n perustamiseen liittyvät riskit. RISKI KORJAAVA TOIMENPIDE Todennäköisyys 1. Riittävä määrä asiakas- /omistajakuntia ei pysty tai halua sitoutua projektiin palveluketjun riittävän suuren asiakaspohjan saavuttamiseksi 2. Liiketoimintasuunnitelman osoittamat taloudelliset tai toiminnalliset hyödyt eivät ole riittävät 3.KPK THH:n toimipisteiden maantieteellisestä sijoittamisesta ei päästä yhteisymmärrykseen. 4. Nykyiset tietotekniset ratkaisut estävät yhteisen IT-arkkitehtuurin luomisen 5. Toteutussuunnitelman aikataulu ei ole realistinen 6. Päätöksentekoprosessin aikataulun venyminen estää toiminnan käynnistäminen suunnitellussa aikataulussa 7. Muutosjohtamisessa ja -viestinnässä epäonnistutaan TAULUKKO 10-1 RISKILUETTELO Liiketoiminnan aloittamisessa huomioidaan kuntasektorin intressit. KPK THH Oy:n tulee olla taloudellisesti ja toiminnallisesti houkutteleva vaihtoehto kunnille Parhaiden käytäntöjen ja kokemusten soveltaminen KPK THH:n liiketoimintasuunnitelmaan. Riittävän pitkän ajan sopeutussuunnitelma eri kuntien tarpeiden tyydyttämiseksi. Realistinen tiekartta nykytilasta tavoitetilaan. Toteutussuunnitelman keskeisten komponenttien validointi asiakaskuntien kanssa. KPK THH:n asteittainen käynnistäminen, vaikka kaikki asiakaskunnat eivät pysyisi aikataulussa Vaikutus 3 5 2 4 3 3 2 3 2 2 4 3 Muutoshallinnan riittävä tuki projektille 2 3

Riskin vaikutus 72 Kuntien palvelukeskus Oheisessa matriisissa riskit on esitetty vaikuttavuuden ja todennäköisyyden mukaisesti: 1 2 4, 7 3 6 5 Riskin todennäköisyys KUVA 10-1 KPK THH OY:N RISKIMATRIISI 10.2 TOTEUTUSSUUNNITELMA Liikkeellelähtövaihe on tarkoitus toteuttaa kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Toinen kehityspolku (A kuvassa 10-1) keskittyy optimaalisesti toimivaa palvelutuotantoa tukevan tietojärjestelmän rakentamiseen monikunta muotoisena ratkaisuna. Tämä edellyttää laajamittaista, noin muutaman vuoden kestoista järjestelmäkehitystyötä yhteistyössä suurehkon kunnan ja sen lähikunnan/-kuntien kanssa. Toinen kehityspolku (B kuvassa 10-1) keskittyy operatiivisen toiminnan nopeampaan aloittamiseen ja kasvattamiseen, liittämällä muutamia jo olemassa olevia palveluntuottajia osaksi KPK THH Oy:n palveluketjua. Toimipisteet voivat syntyä joko ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai liittämällä jo toimiva kunnan palvelukeskus osaksi KPK THH Oy:tä. Nämä toimipisteet toimivat ainakin alkuvaiheessa omilla järjestelmillään. KPK THH Oy:n roolina on avustaa palveluketjuun kuuluvia toimipisteitä yhtenäistämään, tehostamaan ja automatisoimaan toimintatapojaan. Lisäksi tietoratkaisuja kehitetään siltä osin, että aikaisemmin kunnan sisäisenä toiminut palvelukeskus pystyy ottamaan asiakkaakseen myös muita kuin sen omaan kuntakonserniin kuuluvia asiakkaita. Kun valmiudet tähän on saavutettu, KPK THH Oy avustaa toimipisteitä uusien asiakkaiden hankkimisessa ja edistää siihen liittyvää viestintää sekä helpottaa uuden asiakkaan siirtymistä palveluketjuun kuuluvan toimipisteen asiakkaaksi. Tavoitteena on, että toimipiste saavuttaa riittävän määrän asiakkuuksia volyymietujen maksimoimiseksi. Liiketoiminnan kasvattaminen ei rajoitu vain jo olemassa

Toteutussuunnitelma 73 olevien palveluntuottajien hankkimiseen, vaan KPK THH Oy voi perustaa uusia toimipisteitä myös itse, varsinkin siinä vaiheessa kun järjestelmäkehitys on toteutettu ja tavoitetilan konseptia voidaan hyödyntää laajemmin. Kehityspolku (A) KPK THH OY:N PERUSTAMINEN OSAKKUUS- JÄRJESTELYT YHTEISTYÖ- KUNTIEN KANSSA tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvästä yhteistyöstä sovitaan 2-4 kunnan kanssa TAVOITETILAN MUKAISEN TIETOJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN siten että tukee optimaalisesti toimivia prosesseja ja mahdollistaa tehokkaan monikuntamuotoisen palvelutuotannon YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA TOIMINTATAPOJEN KEHITTÄMINEN Vaiheittainen migraatio vanhojen järjestelmien korvaamiseksi YHTENÄISTEN TOIMINTA- TAPOJEN JA JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO ja kokonaisprosessin kehittäminen myös asiakkaan rajapintaan liittyviltä osin KEHITETYN KONSEPTIN MUKAISEN TOIMINNAN LAAJENTAMINEN Kehityspolku (B) JÄRJESTELYT MUKAANLÄHTEVIEN PALVELUKESKUSTEN/PALVELUNTUOTTAJIEN LIITTÄMISEKSI OSAKSI PALVELUKETJUA ja niiden kehittäminen siten että voivat tuottaa palveluita laajemmalle asiakaskunnalle KUVA 10-2 LIIKETOIMINNAN ALOITTAMINEN KAHDEN RINNAKKAISEN KEHITYSPOLUN KAUTTA Optimaalisen liiketoiminnan rakentamisessa edellytyksenä on löytää heti alkuvaiheessa riittävän kokoisia kuntia ja palveluntuottajia yhteistyökumppaneiksi, joiden kanssa liiketoimintaa voidaan lähteä rakentamaan. Liikkeellelähtöpolkua A ei tulisi toteuttaa liian pienen kunnan kanssa, sillä pienempiä asiakkaita palvelevat järjestelmäratkaisut ja muut resurssit muodostavat rajoitteita optimaalisen konseptin muodostamiselle. Optimaalinen yhteistyötaho järjestelmäkehityksessä olisi sellainen suuri kunta, joka on jo toiminut palvelukeskusperiaatteella, mutta on uusimassa järjestelmiään ja joutuu sitä varten määrittelemään toimintansa uudestaan. Jotta mallia voidaan soveltaa valtakunnallisella tasolla, on tärkeää että kehittämisessä on mukana myös yksi tai muutama pieni tai keskisuuri kunta. Toteutuspolku B:n mukainen liikkeellelähtö on mahdollista aloittaa myös pienemmän toimipisteen kautta ja laajentaa toimintaa vasta vähitellen. Tavoitetilassa palvelukeskus toimii konserninomaisena, yhtenäisesti johdettuna toimijana, jonka pääkonttorista käsin toteutetaan toiminnan jatkuva kehittäminen, asiakkuuksien laajentaminen ja yhtenäisyyden ylläpitäminen. Muutaman vuoden aktiivisen kehitystoiminnan jälkeen palveluverkostossa mukana olevat toimijat on saatu toimimaan yhtenäisemmillä periaatteilla, ne ovat automatisoineet toimintatapojaan, lisänneet kustannustehokkuuttaan ja ovat tätä kautta pystyneet kasvattamaan asiakasmääriään. Tavoitetilassa palveluketjuun

74 Kuntien palvelukeskus kuuluvien toimipisteiden koko on kasvanut huomattavasti sekä uusien asiakkaiden myötä että toimipisteiden yhdistymisen kautta. Monopoliasema ei kuitenkaan ole tavoitteena, vaan markkinoilla on edelleen joitain palveluntuottajia, jotka eivät ole liittyneet verkostoon mukaan, sekä kuntia, joille KPK THH Oy ei tuota palveluita. KPK THH Oy:n käynnistämisvaiheen IT-arkkitehtuurin kehittäminen etenee kahta rinnakkaista kehityspolkua: (a) KPK THH Oy toteuttaa yhtenäisen tietojärjestelmäratkaisun yhteistyössä 2-4 alkuvaiheessa mukaan lähtevän kunnan kanssa, kehitystyö kestää muutamia vuosia (b) KPK THH Oy käyttää alkuvaiheessa asiakkaittensa erilaisia talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä, joista migraatio yhtenäiseen tietojärjestelmään toteutetaan vaiheittain tietojärjestelmän valmistuttua. Järjestelmänäkökulma / kehityspolku A KUVA 10-3 KEHITYSPOLKU (A): YHTENÄISEN TIETOJÄRJESTELMÄN RAKENTAMINEN Tässä vaihtoehdossa KPK THH Oy kehittää uuden yhtenäisen tietojärjestelmäratkaisun. Järjestelmän määrittelyssä ja suunnittelussa otetaan huomioon mukaan lähtevien kuntien tarpeet ja tietojärjestelmä rakennetaan monnikuntaympäristöksi. Järjestelmän rakentamisen lähtökohta voi olla KPK THH Oy:n asiakkaaksi ensi vaiheessa liittyvän kunnan tai kuntien tietojärjestelmien uudistamishanke, tai kehittäminen toteutetaan muuten yhteistyössä 2-4 ensi vaiheessa mukaan lähtevän kunnan kanssa. Integraatioväylä tarjoaa standardoidun rajapinnan KPK THH Oy:n ja asiakkaiden sovellusten integroimiseksi. Kunnat ja kuntayhtymät liittyvät integraatioväylän kautta KPK THH Oy:n yhtenäisiin järjestelmiin. Kun järjestelmä on käyttöönotettu, uusien asiakaskuntien nykyiset tietojärjestelmäratkaisut eivät siirry KPK THH Oy:n ylläpidettäväksi, vaan ne ajetaan alas konversion yhteydessä. KPK THH Ok:lla on yhtenäinen tietojärjestelmäratkaisu, joka tukee yhtenäisiä prosesseja. Samoin KPK

Toteutussuunnitelma 75 THH Oy:n kehittämis- ja ylläpitokustannukset kohdistuvat yhtenäiseen tietojärjestelmään ja ovat siten alempia kuin erillisten tietojärjestelmien vaihtoehdossa. Järjestelmänäkökulma / kehityspolku B KUVA 10-4 KEHITYSPOLKU (B): TIETOJÄRJESTELMIEN KEHITTÄMINEN NYKYISTEN POHJALTA Kehityspolku B keskittyy operatiivisen toiminnan nopeampaan aloittamiseen ja kasvattamiseen. Tämän mahdollistamiseksi KPK THH Oy:öön ensi vaiheessa liittyvien palvelukeskusten tai kuntien järjestelmiä lähdetään kehittämään niin, että asiakaspohjan laajentaminen on mahdollista. Asiakaspohjaa voidaan laajentaa nopeasti, koska olemassa olevien järjestelmien kehittäminen vie lyhyemmän ajan kuin uuden rakentaminen. Lopputuloksena KPK THH Oy:llä useita tietojärjestelmäratkaisuja. Integraatioväylä tarjoaa standardoidun rajapinnan kuhunkin palvelukeskukseen KPK THH Oy:n ja kuntien sovellusten integroimiseksi. Kunnat ja kuntayhtymät liittyvät integraatioväylän kautta valitsemansa KPK THH Oy:n tietojärjestelmään. KPK THH Oy:öön mukaan lähtevien palvelukeskusten nykyisten asiakkaiden osalta ei tarvita tietojärjestelmien konversiota, koska järjestelmäympäristö säilyy alkuvaiheessa samana. Tämä alentaa liittymisestä aiheutuvia kertaluontoisia kustannuksia. Toisaalta KPK THH Oy:ssä ylläpidettävät useat tietojärjestelmäratkaisut johtavat ainakin väliaikaisesti korkeampiin käyttökustannuksiin, koska erilliset tietojärjestelmäratkaisut vaativat yhtenäistettyä enemmän ylläpito- ja kehittämispanosta. Lisäksi erilaiset tietojärjestelmäratkaisut asettavat rajat prosessien yhtenäistämiselle. Tavoitetilassa vanhat järjestelmät ajetaan alas ja asiakkaat liittyvät vaiheittain kehityspolku A:ssa rakennettavaan uuteen järjestelmäympäristöön.

76 Kuntien palvelukeskus Kuvassa 10-5 on esitetty KPK THH Oy:n liikkeellelähdön aikatauluja ja vaiheistusta. 2009 2010 2011 1 Liiketoimintasuunnitelman esittely kunnille 1.10.2009 2 Neuvottelusitoumus 30.10.2009 mennessä Yhteistyöneuvottelut kuntien kanssa 3 Päätös ensi vaiheessa mukaan lähtevistä kunnista KPK THH Oy:n perustamistoimet 4 5 KPK THH Oy perustettu KPK THH Oy:n palvelutuotannon aloittaminen Uusien asiakkaiden liittäminen vanhoilla järjestelmillä Migraatio uusiin järjestelmiin ja uusien toimintatapojen käyttöönotto KUVA 10-4 KPK THH OY:N PERUSTAMISEN TOTEUSSUUNNITELMA

77 LIITE 1: PALVELUTARJONNAN PROSESSIKUVAUKSET

78 Kuntien palvelukeskus TALOUSHALLINNON PERUSPALVELUT Alla on kuvattu taloushallinnon perusprosessien sisältämä palvelutarjonta. Tummalla pohjustetut prosessien tehtävät ovat KPK THH Oy:n ja vaalealla pohjustetut tehtävät asiakkaan vastuulla. Ostolaskujen käsittely Ostolaskujen käsittely Ostotilauksen tekeminen Laskun vastaanotto (ja skannaus) Laskun tiliöinti ja kiertoon laittaminen Laskun asiatarkastus ja hyväksyminen Maksuaineiston käsittely ja maksatus Aineiston siirto kirjanpitoon LIITEKUVA 1-1 OSTOLASKUJEN KÄSITTELY Ostolaskujen käsittely -palvelu kattaa ostolaskun käsittelyn sen vastaanotosta maksuun ja siirtoon kirjanpitoon. Hankinta tehdään ostavan yksikön toimesta. Ostolaskut voidaan jaotella tilauksellisiin ja tilauksettomiin laskuihin. Tavoitetilassa tilauksellisten laskujen osuutta tulee kasvattaa mahdollisimman suureksi. Tilauksellisten laskujen hyväksyminen automatisoidaan niin, että tilausta vastaavat laskut voidaan automaattisesti kohdistaa tilaukselle ja hyväksyä, jolloin asiatarkastajien ja hyväksyjien työaikaa vapautuu muihin tehtäviin. Ostolaskut vastaanotetaan sähköisesti, tai ne saapuvat palvelukeskukseen yhteen pisteeseen, jossa paperilaskut skannataan. Skannaus voidaan myös ulkoistaa jos niiden volyymit ovat suuret. Skannaustarve vähenee ajan myötä, sillä tavoitetilassa kaikki laskut vastaanotetaan sähköisesti. Suurin osa laskuista on tilauksellisia laskuja, jolloin laskujen tiliöinti tulee tilaukselta, tai sen puuttuessa palvelukeskus tiliöi laskut niin pitkälle kuin se on mahdollista, ja asiatarkastaja tarkastaa ja/tai viimeistelee tiliöinnin ja hankinnasta vastaava hyväksyy laskun. Tilauksella tai laskulla tulee olla mahdollisimman täydelliset tiedot tiliöinnin oikeellisuutta tukemaan. Tavoitetilassa kiertoon laitettavien laskujen osuus tulisi minimoida tilauksellisten laskujen automaattikohdentamisella, jolloin laskun täsmätessä hyväksytyn tilauksen kanssa, sitä ei tarvitse laittaa enää kiertoon. Palvelukeskus siirtää hyväksytyn laskun maksuun ja kirjanpitoon. Mikäli asiakkaan ostolaskuprosessi poikkeaa palvelukeskuksen tarjoamasta perusprosessista, voidaan palvelusopimuksessa sopia maksullisten lisäpalveluiden tarjoamisesta.

Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset 79 Myyntilaskutus Myyntilaskutus Laskutustietojen toimittaminen Laskun tekeminen ja lähettäminen Maksusuoritusten valvonta Perintä Aineiston siirto kirjanpitoon Myyntireskontra analyysiraportti asiakkailla käytettävissä LIITEKUVA 1-2 MYYNTILASKUTUS Myyntilaskutus -palvelu kattaa myyntilaskun käsittelyn laskutustietojen vastaanottamisesta maksun valvontaan, perintään ja raportointiin. Asiakas tuottaa laskun tiedot ja toimittaa palvelukeskukselle sähköisesti liittymällä. Palvelukeskus siirtää laskuaineiston annettujen tietojen pohjalta laskutettavalle asiakkaalle sähköisesti ulkoistuskumppanin kautta. Tästä poikkeavia toimintamalleja, kuten manuaalista laskutusta tai asiakkaan itse hoitamaa laskutusta pyritään vähentämään nykyisestä siten että tavoitetilassa valtaosa laskuista kulkee sähköisesti. Maksusuoritusten valvonnasta vastaa palvelukeskuksen myyntireskontra. Perintä tai osa siitä ulkoistetaan, tai mahdollisista poikkeuksista (esim. jotkut sosiaali- ja terveysalan maksut) sovitaan erikseen. Palvelukeskus siirtää laskuaineistot kirjanpitoon ja tuottaa palvelusopimuksessa sovitut raportit toteutuneesta laskutuksesta ja saatavista. Asiakaspalvelun hoitaminen ja laskun perusteisiin liittyviin kysymyksiin vastaaminen on asiakkaan vastuulla, palvelukeskukselle kuuluu laskuja koskevien epäselvyyksien selvittely. Matkalaskujen käsittely Matkalaskujen käsittely Matkalaskun tekeminen Laskun asiatarkastus ja hyväksyminen Maksuaineiston käsittely ja maksatus Aineiston siirto kirjanpitoon LIITEKUVA 1-3 MATKALASKUJEN KÄSITTELY Matkalaskujen käsittely -palvelu kattaa matkalaskujen maksuaineiston käsittelyn, maksatuksen ja kirjanpitosiirron.

80 Kuntien palvelukeskus Jokainen työntekijä vastaa omien matka- ja kululaskujensa tekemisestä matkalaskujärjestelmään sekä tarvittavista liitteistä. Laskut hyväksyy tähän oikeutettu henkilö (tyypillisesti esimiestaso). Liitteiden ja laskujen tarkastukseen käytettyä aikaa tulisi kuitenkin pyrkiä minimoimaan. Hyviä toimintatapoja edustava keino tähän on järjestelmään syötetyt valmiit perustiedot, raja-arvot ja muut järjestelmän toteuttamat tarkistukset, jolloin muut tarkastus voi tapahtua pistokoeperiaatteella. Hyväksytyt matkalaskut liitteineen toimitetaan palvelukeskukselle, joka siirtää ne maksuun ja kirjanpitoon. Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuaineiston käsittely ja maksatus Aineiston siirto kirjanpitoon Tiliotteiden käsittely Arkistointi LIITEKUVA 1-4 MAKSULIIKENNE Maksuliikenne palvelu kattaa koko prosessin maksuaineiston käsittelystä maksuun ja kirjanpitosiirtoihin. Manuaalisesti suoraan pankkijärjestelmään tehtävien maksujen osuus on minimoitu, maksut muodostuvat pääasiassa ostoreskontra-, matkalasku- ja palkka-aineistosta. Saapuvien maksujen suhteen maksimoidaan viitteillä kohdistuvat suoritukset. Tiliotteiden käsittely on mahdollisimman pitkälle automatisoitu, ja automaattitiliöinti otetaan kattavasti käyttöön. Kirjanpitosiirrot toteutuvat automaattisesti esimerkiksi yli yön siirtoina. Arkistointi tehdään sähköisesti. Palvelukeskus vastaa lyhyen aikavälin kassavirtaennusteen laatimisesta. Pidempiaikainen maksuvalmiussuunnittelu jää asiakkaan vastuulle siltä osin kun se koskee tapahtumia, joista palvelukeskukselle ei ole tietoa saatavilla (esim. liittyen investointien valmistumisiin, isoihin omaisuusjärjestelyihin, osakkeiden ostoihin jne.), mutta palvelukeskuksen roolina on yhteisen rahoitussuunnittelun työkalun kehittäminen ja ylläpito. Asiakkaan vastuulle jää edelleen myös käteiskassojen hoitaminen, mutta niiden määrää minimoidaan.

Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset 81 Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpito ja tilinpäätös Aineisto liittymistä ja yksiköiltä Kirjanpitosiirrot Muistiotositteet Täsmäytys, oikeellisuuden tarkastus, oikaisut Kauden sulkeminen Aineistojen siirto raportointijärjestelmään ja tarkastus Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kokoaminen LIITEKUVA 1-5 KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Kirjanpito ja tilinpäätös palvelu pitää sisällään kokonaisuuden kirjanpitoaineiston käsittelystä raportoitavaksi. Palvelu käsittää kauden aikana, kauden vaiheessa ja tilinpäätökseen tehtävät kirjanpitosiirrot ja tositteet mukaan lukien käyttöomaisuuden poistoajot. Tavoitetilassa palvelukeskus hoitaa koko kuntakonsernin kirjanpidon mukaan lukien osakeyhtiöt, säätiöt ja kuntayhtymät, mikä helpottaa konsernitilinpäätöksen laatimista. Palvelukeskus hoitaa kirjanpitoaineiston teknisen käsittelyn sekä kauden sulkemiseen liittyvät tehtävät ja vastaa kirjanpitosiirtojen oikeellisuuden tarkastuksesta. Palvelukeskus laatii myös muistiotositteet, joihin syöte voi tulla asiakkaalta sähköisellä lomakkeella. Tilinpäätös hoidetaan palvelukeskuksen ja asiakkaan kesken määritellyn tehtäväjaon mukaisesti. Palvelukeskus hoitaa kaiken keskitetysti hoidettavissa olevan työn. Tämä kattaa esimerkiksi tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen ja toimintakertomuksen teknisen kokoamisen, viranomaisraportoinnin sekä arkistoinnin. Palvelukeskus tuottaa lisäksi numeroaineiston toimintakertomukseen, vaikka asiakas vastaakin lopullisen tekstin tuottamisesta. Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuuden hankinta Käyttöomaisuusyksikön perustaminen KOM-hankinnan kirjaaminen KOMhankkeiden aktivointi Poistojen ajaminen Romutusten, myyntien ja siirtojen kirjaaminen LIITEKUVA 1-6 KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO Käyttöomaisuuskirjanpito palvelu kattaa käyttöomaisuuden hallinnan hankinnasta myyntiin tai romutukseen. Palvelukeskus vastaa käyttöomaisuuskohteiden perustamisesta ja ylläpidosta käyttöomaisuusjärjestelmässä. Palvelukeskus siirtää käyttöomaisuushankinnan käyttöomaisuuskirjanpitoon ja vastaa pitkäaikaisten hankkeiden aktivoinnista. Palvelukeskus ajaa

82 Kuntien palvelukeskus kausittaiset poistoajot ja kirjaa käyttöomaisuuden romutukset, siirrot ja myynnit. Asiakas vastaa siirto- tai romutustarpeen ja käyttöomaisuuden myyntien ilmoittamisesta palvelukeskukselle. Raportointi Raportointi Tilikartan ja kustannuspaikka - hierarkian rakentaminen Yhtenäisten kirjaus- ja kohdistussääntöjen käyttöönotto Raporttien rakentaminen Perusdatan, sääntöjen ja raporttien ylläpito Raporttien ajaminen Raporttien analysointi LIITEKUVA 1-7 RAPORTOINTI KPK THH Oy tuottaa ajantasaista, yhteismitallista ja standardoitua raportointia asiakaskunnilleen. Asiakkaiden tilikartta, kustannuspaikkarakenne sekä kirjaus- ja kohdistussäännöt yhtenäistetään mahdollisimman pitkälle, jolloin perusjärjestelmästä saatavat kustannuslaskennan lähtötiedot ovat yhtenäiset, ja kuntien lukuja voidaan verrata keskenään. Palvelusopimuksessa voidaan sopia peruskirjanpidon ja tilinpäätöksen hoitamisen lisäpalveluina tuotettavista erilaisista taloushallinnon raporteista. Palvelukeskus tuottaa standardipalveluna talouden perusraportit kuten tuloslaskelman, taseen ja vertailun talousarvioon kustannuspaikkatasolla. Lisäksi, mikäli asiakkaalla on lisäraportointitarpeita, käydään ne läpi yhdessä palvelukeskuksen kanssa, ja palvelukeskus rakentaa raportit raportointijärjestelmään ja vastaa niiden ylläpidosta. KPK THH Oy vastaa raportointidatan siirtämisestä raportointijärjestelmään niin että raportit ovat käytettävissä asiakkaalla sähköisessä muodossa sovittuna ajankohtana. Lisäksi palvelukeskus voi tuottaa lisäpalveluna kustannuslaskenta- ja mittaritietoa. Kustannuslaskennan kohdistamisperusteita voidaan yhtenäistää eri asiakkaiden kesken, ja palvelukeskus voi hoitaa tekniset kohdistamisajot automaattisesti kirjanpito- tai kustannuslaskentajärjestelmässä. Mikäli myös suoritetiedot tuodaan asiakkaan järjestelmistä palvelukeskuksen ylläpitämään raportointijärjestelmään, saadaan tyypillisimpiä mittaritietoja (esim. päiväkotilapsen hinta, lääkärikäynnin hinta, vuodeosaston hoitopäivän hinta, käyttöasteet, hallinnon kulut per asukas) ja muut tilastoilmoitukset raportoitua automaattisesti raportointijärjestelmästä. Tämä edellyttää, että kuntien palvelut on tuotteistettu ja kuntien perusjärjestelmistä tuotavat suoritetiedot yhteismitallistettu, ja ne tuodaan KPK THH Oy:n järjestelmään liittymällä. Kunnan ydinprosesseista tulevan tiedon laajamittaisempi tuotteistaminen ja yhtenäistäminen ovat lähinnä pidemmän tähtäimen tavoitteita.