Aki Jääskeläinen Tutkijatohtori Tampereen teknillinen yliopisto

Transkriptio

1 Aki Jääskeläinen Tutkijatohtori Tampereen teknillinen yliopisto

2 Esityksen sisältö Keskeiset käsitteet Mittaamisen tila kuntien teknisessä toimessa Näkökulmia mittaamiseen Mittaamisen kehitystyö teknisessä toimessa case Helsinki Aki Jääskeläinen

3 Tuottavuuden lähikäsitteet tuottavuus Suorituskyky Panokset - henkilöstö - tilat ja laitteet - materiaalit - aika Prosessi - panosten muuttaminen tuotoksiksi Tuotokset - tuotteet ja palvelut Tuotosten laatu Vaikutukset - asiakkaan kokemat hyödyt suhteessa ennakko-odotuksiin ja tarpeisiin tehokkuus vaikuttavuus Panosten hinta Tuotosten hinta Kustannukset kannattavuus Tuotot 3 Jääskeläinen, 2010

4 Mitä mittarit ovat? Numeerista tietoa erityisesti johtamisen tueksi Johtamistarpeet vaihtelevat paljon Numeerinen tieto voi olla eri tavoin tuotettua: Kyselyt Toimintaa kuvaava objektiivinen data Asiakasta koskeva data Toimintaympäristöä kuvaava data Lukuarvolla ei itsessään tee mitään, oltava vertailukohta Tavoite Aikaisempi tulos Tulos toisesta vertailukelpoisesta yksiköstä

5 Mittaamisen kypsyystila-analyysi Kokonaisvastausmäärä: 274 vastausta Julkisten vastaajien määrä: 207 Yksityisen puolen vastaajien määrä: 64 Organisaatiot Kuntien lukumäärä Suuret (yli ) 6 kuntaa Keskikokoiset (yli ) 2 kuntaa Pienet (alle ) 3 kuntaa Yritysten lukumäärä Yli 50 työntekijää 35 vastausta Alle 50 työntekijää 28 vastausta

6 Tyytyväisyys Kypsyysmalli Tyytyväisyys Kokonaistyytyväisyys Mittausjärjestelmät Mittaustiedon käyttö 1. Mittausjärjestel män tila, mittarit 2. Mittausjärjestel män tila, IT 3. Mittaustiedon käyttö suunnittelussa 4. Mittaustiedon käytön monipuolisuus 5. Mittauskulttuuri 6. Mittaustiedon viestintä

7 Mittaamisen tila kuntien teknisessä toimessa 130% 125% 120% 115% 110% 105% 100% 95% 90% 85% 80% Opetus ja varhaiskasvatus Sosiaali- ja terveyshuolto Tekninen Julkisten ka. Suurimmat erot mittaustiedon käytön monipuolisuudessa Tekninen toimiala jäljessä mittaamisen hyödyntämisessä

8 Mittaaminen johtamisen tukena strategian konkretisoiminen toteutettavissa oleviksi tavoitteiksi tavoitteiden toteutumisen seuraaminen kehityskohteiden tunnistaminen päätöksentekoa tukevan informaation tuottaminen mitattavan asian merkityksen korostaminen palkitsemisjärjestelmän tukeminen vertailujen tekeminen ennustaminen ja ennakointi Aki Jääskeläinen

9 Mitattavat asiat ovat erilaisia eri tasoilla Strateginen taso Toimintaympäristö Laajaalainen tieto Ennakointi Tulosmuuttujat Vaikuttavuus Yhteenlasketut, integroidut tulokset Operatiivinen taso Sisäinen toiminta Yksityiskohtainen tieto Reagointi Tuloksia selittävät muuttujat Tuottavuus (laatu+ tehokkuus) Yksittäiset tulokset Aki Jääskeläinen

10 Esimerkki tuottavuustietoisuuden lisäämisestä mittareiden avulla MISTÄ NEGATIIVINEN TUOTTAVUUSKEHITYS JOHTUU? I II ONKO NÄIN? Aki Jääskeläinen

11 Mittaaminen teknisessä toimessa: case Helsinki Aki Jääskeläinen

12 Tuottavuuden mittaamisen kehitysvaiheet Helsingin kaupungilla luvut, tuottavuuden seuranta , tuottavuustiedon yhdistäminen yksiköiden johtamiseen, benchmarking 3. Hallintorajat ylittävä tarkastelu,

13 Stara otuotanto-organisaation tuottavuuden mittaamisen kehittäminen Aki Jääskeläinen

14 Mittauskohteiden hahmottelua Tuottavuus - matriisipisteet Asiakastyytyväisyys - kysely ka Analyysi: työhyvinvoinnin vaikutus asiakkaiden tyytyväisyyteen Tehokkuus / ulkopuolelle vertailukelpoinen tuottavuus Suoritteet Laatu - poikkeamat Analyysi: työhyvinvoinnin vaikutus toimintavolyymiin Analyysi: toiminnan laatu (spesifikaatioiden mukaisuus) Analyysi: miten tehokkuuden muutoksia voidaan selittää panoskäytöllä? Analyysi: miten eri prosessit/tekeminen vaikuttavat tehokkuuteen? Osatuottavuus - Työn tuottavuus - Fyysisen panoksen tuottavuus Välillinen tuottavuus Kustannukset Henkilöstö - stydi-indeksi Analyysi: poissaolojen vaikutus kustannuksiin

15 Tuottavuusmatriisi valitaan 3-7 tuottavuuteen vaikuttavaa tekijää ja tunnistetaan niihin liittyvät mittarit määritellään eri tekijöiden painoarvot % skaalataan yksittäisten mittareiden tulokset asteikolle 0-10 (keskimääräinen lähtötaso 4) matriisin kokonaispistemäärä on välillä 0 ja * 45 = 135 kauden tulos laskennallisen läsnäolopäivän hinta ilman vuokrakustannuksia asiakastyytyväisyys (1-5) lasten määrä / koko henkilökunnan määrä tilojen käyttöaste % S2 opetusta saavien lasten osuus % henkilöstön sairauspoissaolo % ,5 5, ,5 4,45 5, , ,4 5, ,35 5, , , ,25 4, ,2 4, ,1 4, ,9 4, ,7 3, ,5 3, pistearvo 39,5 4,4 4, painoarvo kok. arvo Pisteet matriisista yhteensä 375 Aki Jääskeläinen

16 Mittaamisen logiikkaa Tuottavuusmatriisi pisteet lasketaan omalla pohjalla Asiakastyytyväisyys - kysely ka. kaikki vastaukset Tehokkuusindeksi - yhteismitallistettu osastodatasta Osatuottavuus - koko Staraa kuvaavia mittareita 1-2 Laatu - poikkeamat laskettu yhteen (% tai lkm?) Välillinen tuottavuus - jokin koko Staraa kuvaava mittari (ei välttämätön) Henkilöstö - Stydi-indeksi Stara-taso Koko Stara Tuottavuusmatriisi pisteet lasketaan osastoille yhteisellä pohjalla Tehokkuusindeksi - yhteismitallistettu yksikkökustannuksista Välillinen tuottavuus - osastokohtainen mittari Osatuottavuus - osastokohtainen mittari Asiakastyytyväisyys - Osastokohtaisen kyselyn tulos (jos saatavilla) Laatu - Osastokohtainen poikkeamamittari(% tai lkm?) Henkilöstö - Stydi-indeksi osasto-taso Osastot

17 Yhteinen kunnallistekninen työmaa monen toimijan tuloksellisuuden osoittaminen Suunnitelmallisempaa tekemistä Vähemmän haittaa ympäristölle Vähemmän kokonaiskustannuksia Aki Jääskeläinen

18 Yhteinen työmaa palvelutuotanto Vaikutukset Tuotokset Aukiolevia työmaita vähemmän, vähemmän häiriötä Kokonaistuottavuus (laatu + tehokkuus) Minkälaisia tehtäviä (esim.dokumenttien laatiminen, kokoukset) työhön kuuluu, mikä on tehtävien lukumäärä, entä niihin kuluva aika? Laatu: - Asiakastyytyväisyys, tavoitelähtöisyys (tilaajien tavoitteiden täyttyminen) - Objektiivisesti seurattavat tekijät: esim. reklamaatiot, poikkeamat, läpimenoajat, aikatauluissa pysymiset, kokoustavoitteiden saavuttamisen aste Yhteistoiminta toimintakulttuuri toimintamallit tiedonkulku (kenen pitää tietää, kuka osallistuu?) Prosessi Rakennusvir asto Energia Sähköverkko Vesi Liikennelaitos Kaupunkisuun nitteluvirasto Ohjelmointi ja hankesuunnittelu Suunnittelun valmistelu Suunnittelun ohjaus Rakentamisen valmistelu Rakentamisen ohjaus Kehittämistarpeita Suunnitteluun liittyvät vaiheet ja toiminnot Aikataulujen käsittely Prosessien sujuvuus ja vaiheiden toteutuminen Rakentamisen aikaiset havainnot Panokset Kustannukset Työntekijät - henkilötyövuodet, käytetty (tehokas) työaika - osaaminen (esim. prosessin osaaminen) Kumppanit -laatu - hinta

19 Mitä mitataan? Koko YKT-työmaaprosessia, esim. Poikkeamat kustannuksissa ja aikatauluissa Suunnittelemattoman lisä- ja muutostyön määrä Työmaan suunnittelemattomat haitat ympäristölle Prosessin vaiheita Ohjelmointi Suunnittelu Rakentaminen

20 Raportointiprosessi Työmaa 1 Työmaa 2 Työmaa 3 Työmaa Koko prosessin tuottavuus Tot. Tav. YKT-sopimuksen kustannustavoitteessa pysyminen YKT-sopimuksen aikataulutavoitteessa pysyminen Tilapäisten järjestelyjen lupaehtojen toteutuminen Kaivuutyön haitat Rakentamisten aikaisten lisä- ja muutostöiden haitta 2012 Koko prosessin tuottavuus Tot. Tav. YKT-sopimuksen kustannustavoitteessa pysyminen YKT-sopimuksen aikataulutavoitteessa pysyminen Tilapäisten järjestelyjen lupaehtojen toteutuminen Kaivuutyön haitat Rakentamisten aikaisten lisä- ja muutostöiden haitta 2012 Koko prosessin tuottavuus Tot. Tav. YKT-sopimuksen kustannustavoitteessa pysyminen YKT-sopimuksen aikataulutavoitteessa pysyminen Tilapäisten järjestelyjen lupaehtojen toteutuminen Kaivuutyön haitat Rakentamisten aikaisten lisä- ja muutostöiden haitta 2012 Koko prosessin tuottavuus Tot. Tav. YKT-sopimuksen kustannustavoitteessa pysyminen YKT-sopimuksen aikataulutavoitteessa pysyminen Tilapäisten järjestelyjen lupaehtojen toteutuminen Kaivuutyön haitat Rakentamisten aikaisten lisä- ja muutostöiden haitta Prosessin vaiheiden toimivuus Ohjelmoinnnin onnistuminen Suunnitteluvaiheen kesto suhteessa tavoiteaikaan Suunnitteluvaiheen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisen tavoiteajassa pysyminen Rakentamisen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisprosessin laatu Prosessin vaiheiden toimivuus Ohjelmoinnnin onnistuminen Suunnitteluvaiheen kesto suhteessa tavoiteaikaan Suunnitteluvaiheen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisen tavoiteajassa pysyminen Rakentamisen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisprosessin laatu Prosessin vaiheiden toimivuus Ohjelmoinnnin onnistuminen Suunnitteluvaiheen kesto suhteessa tavoiteaikaan Suunnitteluvaiheen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisen tavoiteajassa pysyminen Rakentamisen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisprosessin laatu Prosessin vaiheiden toimivuus Ohjelmoinnnin onnistuminen Suunnitteluvaiheen kesto suhteessa tavoiteaikaan Suunnitteluvaiheen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisen tavoiteajassa pysyminen Rakentamisen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisprosessin laatu Yksittäisten työmaiden suoritukset kootaan yhteen raporttinäkymään Koko prosessin tuottavuus Tot. Tav. Tot. Tav. Tot. Tav. Tot. Tav. YKT-sopimuksen kustannustavoitteessa pysyminen YKT-sopimuksen aikataulutavoitteessa pysyminen Tilapäisten järjestelyjen lupaehtojen toteutuminen Kaivuutyön haitat Rakentamisten aikaisten lisä- ja muutostöiden haitta Tav./ tot. Prosessin vaiheiden toimivuus Ohjelmoinnnin onnistuminen Suunnitteluvaiheen kesto suhteessa tavoiteaikaan Suunnitteluvaiheen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisen tavoiteajassa pysyminen Rakentamisen kustannustavoitteessa pysyminen Rakentamisprosessin laatu

21 Haasteita kehitystyössä Miten löydetään eri toimijoiden yhteiset tavoitteet ja mittauskohteet? erilaiset toimintakulttuurit yhdessä tekemistä vasta opetellaan kenellä on vetovastuu verkostosta? mittaaminen ei saa johtaa syyllisten etsintään Miten saadaan kerättyä data eri toimijoiden järjestelmistä? esim. projektien budjetissa pysymisestä ei koottua tietoa järjestelmien välillä ei vuoropuhelua pakko rakentaa uusi raportointijärjestelmä tärkeää määritellä mittarit tarkkaan

22 Oppejani teknisen toimen mittaamisesta Mittausdataa on paljon, varsinkin operatiivisella tasolla Mittareiden hyödyntämistä pitäisi parantaa: o mittarit eivät muodosta aitoja mittaristoja ja kokonaiskuvaa tuloksellisuudesta o mittaamisen yhdistäminen johtamiseen, tietotarpeiden tunnistaminen Yleisiä viisauksia mittaamisen kehitysprojekteista o käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen o tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen o mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota o valmiiden järjestelmien käyttöönottoon ja tehokkaaseen hyödyntämiseen on panostettava Aki Jääskeläinen