Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus KPK THH perustettava yhtiö. Liiketoimintasuunnitelma esitys (tiivistelmä) v

Transkriptio

1 1 Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus KPK THH perustettava yhtiö Liiketoimintasuunnitelma esitys (tiivistelmä) v

2 Sisällysluettelo 1. Johdanto 2. Tavoiteltavat hyödyt 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 6. Omistaminen, ohjaus ja hallinto 7. Palvelutarjonta 8. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri 9. Taloudelliset laskelmat 10. Toteutussuunnitelma 2

3 Hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnossa Lähtökohtana kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluyhtiön (myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö ) perustamiselle on hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorilla. Valtakunnallisen palvelukeskusmallin avulla pystytään tuottamaan kustannustehokkaasti luotettavaa ja oikea-aikaista informaatiota kunnan toiminnan ohjaamiseksi. Talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila kuntasektorilla. Kuntasektori koostuu hyvin erilaisista ja erikokoisista toimijoista. Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää 1). Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä Kuntien erilaisuus näkyy myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta kuntien välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista 1) Lähde: syyskuu Johdanto 3

4 Palvelukeskusmalli tuo tutkitusti lukuisia hyötyjä Tutkimus palvelukeskusmalliin siirtyneiden organisaatioiden kokemista hyödyistä verrattuna siirtymistä edeltävään tilanteeseen Lähde: BearingPoint White Paper -julkaisu 2005 Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done and Plan to Do Euroopassa toteutetun tutkimuksen mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan nähden. Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä. Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut, tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden osaamistaso on kasvanut. Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä. 2. Tavoiteltavat hyödyt 4

5 KPK THH:n tuottamat hyödyt KPK THH:n tuottamat hyödyt ulottuvat ydintoimintoihin saakka Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen ja toiminnallinen toteuma- ja ennusteinformaatio Informaation parempi läpinäkyvyys Ydintoiminnot Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen KPK THH Hyödyt olemassa oleville palvelukeskuksille Oman toiminnan laajentaminen osana palveluyhtiön toimintaa Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen Talous- ja henkilöstöhallinto Palvelukeskukset Yhteiskunta Hyödyt yhteiskunnalle Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi kun tiedot ovat yhteismitallisia ja ajantasaisia Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun sitä keskitetään Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä 2. Tavoiteltavat hyödyt 5

6 Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle Kuntatoimija Kunnat, kuntayhtymät ja kuntakonsernien yksiköt Kuntatoimijoiden palvelut Palvelutarpeet ja -sopimukset KPK THH Palvelukulttuuri ja Asiakaslähtöisyys Yhtenäistetty talous- ja henkilöstöhallinto Kuntatoimija Kuntatoimija Kuntatoimija Palvelujen toimittaminen sopimuksen mukaisesti Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta Keskitetyt rakenteet, toiminnot ja vastuut Tuotteistettu palvelutarjooma ja tehokkaat palveluprosessit Yhtenäistetty järjestelmäympäristö Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset kuntatoimijoiden palveluiden tehokkaalle johtamiselle Ajantasainen tieto Yhteismitallisuus ja vertailtavuus Rapotointiprosessin ja raportoinnin tietosisällön kehittyminen Tiedon analysointiedellytysten huomattava koheneminen Suurin hyöty saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen/prosessien palvelut tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla Perustuen ylivertaiseen kuntasektorin tarpeiden ymmärtämiseen yhtiö toimittaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita ja tuotteita keskitetysti nykyaikaisinta tietotekniikkaa hyödyntäen 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 6 6

7 Strategiset tavoitteet ja mittarit vision saavuttamiseksi Tahtotila KPK THH:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä Strategiset tavoitteet 2015 Visio Toiminta-ajatus Arvot KPK THH on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Talous ja vaikuttavuus Kustannustehokas toimintamalli KPK THH tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Asiakkaat Ainutlaatuinen asiakastuntemus Prosessit Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet Asiakaslähtöisyys Avoimuus Vaikuttavuus Ihmiset ja osaaminen Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta Kriittiset menestystekijät Toimiva omistajaohjaus Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen Palvelujen riittävä läheisyys Palvelujen tuotteistaminen ja suunnitelmallinen kehittäminen Tietojärjestelmien yhteensopivuus Kehityshenkinen kulttuuri Optimaalisen henkilömäärän ja oikean osaamisen varmistaminen Esimerkkejä mittareista Kpl / htv Eur / kpl Asiakastyytyväisyys Asiakaskannattavuus Asiakkaiden pysyvyys Läpimenoaika Poikkeamat palvelusopimuksesta IT-kustannukset /kokonaiskustannukset HTV/prosessi Osaamisprofiilien ajantasaisuus Henkilöstötyytyväisyys 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 7

8 Kuntasektorin erityispiirteet asettavat lisävaatimuksia KPK THH:n toiminnalle KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA PALVELURAKENNEUUDISTUS RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT KUNNALLISET TYÖ- JA VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ ELÄKEJÄRJESTELYT YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON POLIITTINEN LUONNE Toimintaympäristön erityisvaatimukset KUNTALAIN JA KIRJANPITO- LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON ANTAMAT OHJEET JA LAUSUNNOT KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN EPÄTASAPAINO PALVELUITA TUOTETTAVA AINAKIN KAKSIKIELISESTI KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN MONIMUOTOINEN RAKENNE 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 8 8

9 Asiakas- ja toimittajasuhteet Asiakkaat Palvelutuottajat Toimittajat KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA MUUT KUNTAKONSERNIEN YKSIKÖT Laadukas ja oikea-aikainen informaatio palveluiden johtamiseen Taloushallinnon perus- ja lisäpalvelut Henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalvelut KPK THH Asiakkuuksien hallinta Palvelutuotanto Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen Kumppanit/Kilpailijat Yksityiset palvelutuottajat Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt Kuntien sisäiset palvelukeskukset Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy Perintätoimisto Verkkolaskuoperaattori Skannauspalvelun tuottaja Muut asiantuntijat 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 9

10 Liiketoiminnan ansaintalogiikka KPK THH tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti omistajakunnille ja niitä lähellä oleville kuntatoimijoille. Toiminnan alkuvaiheessa jotkin kuntatoimijat saattavat tulla ainoastaan KPK THH:n omistajiksi, mutta nämäkin toimijat siirtyvät sovitun aikataulun mukaisesti myös palvelujen käyttäjiksi. Pelkkänä palvelujen ostajina kuntatoimijat eivät voi olla. Tuotteistuksen kautta KPK THH pystyy myös tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi. Palvelut hinnoitellaan lähelle omakustannusarvoa Kustannukset kohdennetaan tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa Hintoihin sisällytetään toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset (sis. henkilöresurssit) Toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot ja investoinnit Tulos ennen veroja pyritään minimoimaan, kuitenkin niin että jatkuva kehittäminen turvataan toiminnasta saatavilla tuloilla Yhtiön tavoitteena ei ole jakaa osinkoa, vaan palvelujen kustannustehokas, laadukas ja asiakaslähtöinen tuottaminen 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 10

11 Hyvä asiakastuntemus varmistetaan pääsääntöisesti asiakasomistajilta siirtyvän henkilöstön avulla KPK THH:n henkilökunta muodostuu pääsääntöisesti KPK THH:n omistaja-asiakkaiden nykyisestä henkilökunnasta. Esimiestehtäviin (palvelupäällikkö), asiakasvastuu- sekä kehitystehtäviin jouduttaneen mahdollisesti rekrytoimaan siirtyvien henkilöiden lisäksi uusia henkilöitä KPK THH:n omistaja-asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden henkilöstö siirtyy KPK THH:n palvelukseen vanhoina työntekijöinä Kultakin asiakkaalta voi KPK THH:oon siirtyä vähintään asetetun tavoitetehokkuuden mukainen henkilömäärä. KPK THH:oon voi siirtyä myös yksittäiseltä kuntatoimijalta tätä enemmän henkilöstöä, mutta tästä osuudesta kuntatoimijoita laskutetaan erikseen KPK THH:n henkilöstölle tullaan rakentamaan uusiin tehtävän-/toimenkuviin pohjautuva palkkausjärjestelmä, jonka piiriin pyritään siirtymään heti toiminnan käynnistyttyä. 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 11

12 Asiaksvastaavat Asiakasvastaavat Asiakasvastaavat Organisaatiorakenne: Useamman alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö KPK THH Yhtiöpalvelut Prosessikohtaiset ohjausryhmät (asiakkaan edustajat) Alue A Alue N Alue B Kirjanpito Ostolaskutiimi Kirjanpito Myyntilaskutiimi Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Kirjanpito Myyntilaskutiimi Ostolaskut Palkanlaskutiimi Myyntilaskut Palkanlaskenta Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Asiakkaat Käynnistysvaiheen organisaatio on maksimissaan 5 alueellisen keskuksen ja mahdollisesti useiden toimipisteiden malli, jossa toimipisteet voivat tavoitetilassa tuottaa kaikkia prosesseja Käynnistysvaiheessa toimipisteiden sijainti määräytyy mukaan tulevien asiakkaiden mukaan. Toimipisteillä tulee olla riittävä kyky muokata toimintansa KPK THH:n toimintamallin mukaiseksi sekä mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa huomattavasti nykyistä laajemmaksi ja toimia monikuntamallisena Tavoitetilassa pienimpiä toimipisteitä yhdistellään riittävän suuriksi (n. 150 htv), jotta volyymien kautta saavutetaan kustannustehokkuus Tavoitetilan organisaatio on maksimissaan 5 alueellisen toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluyhtiö. 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 12

13 KPKTHH asiakkuuden hallinta: Asiakassuhteen hallinta, tuotekehitys, toimitusprosessi ja peruselementit KPK THH:n asiakkuuden hallinnan osa-alueet: 1. Asiakassuhteen hallinta 2. Tuotekehitys (ohjausryhmät) 3. Toimitusprosessi ( service desk ) KPK THH:n asiakkaita ovat: kuntasektorin toimija Toimialojen johto Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat Kuntatyöntekijät Kuntalaiset E D U S T A J A T Uusien asiakkaiden hankintaprosessi Asiakkaat Toimitusprosessi Asiakassuhteenhoitoprosessi Asiakaspalveluprosessi Yhteistyön peruselementi 1. Palvelusopimus (KPK THH aluejohtaja, asiakasvastaavat, kuntatoimijoiden palvelukeskusvastaavat) 2. Asiakaspalvelun ja yhteistyön korostaminen (kaikilla organisaatioiden tasolla) 3. Toiminnan mittarit (kaikilla organisaation tasoilla) Ohjausryhmät Tuotetarjooman hallinta- ja kehitysprosessi Henkilöstö 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 13

14 Toimitusprosessi ( service desk ) KPK THH:n käytössä on service desk -palvelu ja työväline erilaisten palvelupyyntöjen käsittelyyn Palvelupyynnöt tulevat joko 1. KPK THH:n asiakasomistajan talous-/henkilöstöhallinnon työntekijöiltä 2. Yksittäiseltä asiakasomistajan työntekijältä/viranhaltijalta tai 3. Yksittäiseltä kuntalaiselta Palvelupyynnöt ovat luonteltaan joko 1. Informatiivisiä (esim. tiedoksianto, että tiedosto ajettu pääjärjestelmään) 2. Toimenpiteitä edellyttäviä (esim. asiakas pyytää viemään kirjanpitoon muistiotositteen tai kuntalainen tiedustelee saamastaan laskusta) Palvelupyynnöt ohjautuvat siihen KPK THH:n alueelliseen toimipisteeseen, jonka asiakas ko. palvelupyynnön luonut henkilö on. Alueellisessa toimipisteessä palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti ko. palvelupyynnön aihealuetta hoitavaan palvelukokonaisuuteen. Service Desk työvälineen kautta palvelupyynnön lähettäjä pystyy seuraamaan oman palvelupyyntönsä käsittelyprosessin tilannetta Service Desk -palvelu tarjotaan sekä suomen että ruotsin kielellä Alueellinen toimipiste Service Desk Asiakkaat 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 14

15 Palvelukeskuksen juridinen rakenne toteutetaan osakeyhtiömuotoisena, missä kuntatoimijat toimivat yhtiön perustajina ja omistajina KPK THH Oy On kuntatoimijoiden omistama osakeyhtiö Järjestää in house -palvelua vain omistajilleen, jolloin omistajatahojen ei tarvitse kilpailuttaa yhtiöltä hankittavia palveluita Ei voi osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan in house -markkinalla tuottaen palveluita, jotka omistajatahot ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia Alkupääomitus tapahtuu kuntien oman pääoman ehtoisella sijoituksella 1 /kuntalainen. Myöhemmin toisessa vaiheessa mukaan tulevat kunnat sijoittavat 3 ja vastaavasti kolmannen vaiheen kunnat 6 per kuntalainen Kunnat merkitsevät (ostavat) yhden osakkeen kutakin kuntalaista kohden. Muut kuntatoimijat merkitsevät (ostavat) kukin yhden osakkeen. Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen yhtiölle. Omistajakunnat antavat rahoitusjärjestelyn edellyttämän takauksen tai muun vakuuden Omistamisen periaatteet määritellään yhtiöjärjestyksessä ja tarvittaessa osakassopimuksessa Sitra Markkinaehtoiset rahoittajat Kuntasektori 100 % omistus Oman/vieraan pääoman ehtoinen rahoitus KPK THH Oy perustettava yhtiö 6. Omistaminen, ohjaus ja hallinto 15

16 Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessit ja palvelutarjonta PALVELUYHTIÖÖN SIIRTYVÄT PERUSPROSESSIT: Palveluyhtiötoiminnan käynnistäminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon perusprosessien yhtenäistäminen ja tehostaminen ASIAKKAALLE JÄÄVIEN PERUSPROSESSIEN OPTIMOINTI: Asiakkaan puolelle jäävien talous- ja henkilöstötoimintojen tehostaminen ja niistä saatavan lisäarvon parantaminen PALVELUJEN JOHTAMISEN TUKI: Yhteismitallisen raportoinnin ja johdolle tuotetun toteuma- ja ennusteinformaation kautta kunta pystyy toteuttamaan omien toimialojensa palvelut tehokkaammin Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi koostuu toiminnoista, jotka ovat siirrettävissä palvelukeskukselle sekä toiminnoista, jotka jäävät edelleen asiakkaan hoidettavaksi. KPK THH:n palvelutarjonta koostuu yhtenäisistä peruspalveluista ja niihin liittyvästä raportoinnista sekä kehitystyöstä. Peruspalveluiden lisäksi KPK THH tarjoaa lisäpalveluita, joiden tarkemmasta sisällöstä ja hinnoittelusta sovitaan erikseen. KPK THH vastaa perus- ja lisäpalveluiden tuottamisen lisäksi asiakkuuksien hallinnasta ja muista keskitetyistä tukipalveluista, joita tuotetaan myös KPK ICT:lle. Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi tarkastellaan mahdollisuuksia tehostaa myös asiakkaalle jääviä toimintoja. 7. Palvelutarjonta 16

17 KPK THH ja KPK ICT järjestävät molemmat THH-alueen palveluita asiakaskuntatoimijoille THH-alueen ICT-palveluita järjestetään (KPK ICT) ja tuotetaan (KPK THH) omistaja-asiakaskunnille kahdella eri tavalla: 1. KPK THH tuottaa asiakkaalle THH-alueen kokonaispalvelun sisältäen THH ICT -palvelut. Tässä vaihtoehdossa KPK ICT järjestää THH ICT palvelut sisäisesti yhtiöiden välillä. 2. KPK ICT järjestää asiakkaalle THH-alueen ICT-palvelut, jolloin asiakas operoi omalla organisaatiollaan ja toimintamalleillaan hyödyntäen THH ICT palveluita Lisäksi KPK THH ja KPK ICT suunnittelevat ja konseptoivat yhteisen asiakkuuden hallinnan hoitomallin, jonka avulla luodaan yhteiset näkemykset ja toimintatavat asiakkuuden hallinnan sekä asiakaspalvelun osalta. Omistaja-asiakas / Kuntatoimija ASIAKKUUDEN HALLINNAN HOITOMALLI 2. ICT-alueen kokonaispalvelu (ml. THH ICT) 1. THH-alueen kokonaispalvelu (ml. ICT-palvelut) KPK ICT 1. THH -alueen ICT-palvelut KPK THH 7. Palvelutarjonta 17

18 Palvelusalkku KPK THH:n palvelutarjonta edllyttää kaikkien proseessien osalta kuntatoimijoiden järjestelmien integroinnin KPK THH:n järjestelmiin. Taloushallinnon peruspalvelut Taloushallinto (sis. prosessien perus-ja viranomaisraportoinnin ja tavoitetason ylläpitävän kehittämisen) Ostolaskut ja ostoreskontra Sopimusten hallinta Tilauksesta maksuun Sisäisten taloustapahtumien hallinta Myyntilaskut ja myyntireskontra Perintä Sisäisten taloustapahtumien hallinta Maksuliikenne Käyttöomaisuus Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Sisäisten taloustapahtumien hallinta Taloushallinnon lisäpalvelut Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Muu talousraportointi (esim. Benchmarking) ja operatiivinen raportointi (BI ) Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki: Talousarvio ja taloussuunnitelma Ennustaminen ja seuranta Kustannuslaskenta Muut taloushallinnon neuvontapalvelut, esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta Henkilöstöhallinnon peruspalvelut Palkkahallinto (palkat ja palkkiot) Matkalaskut Perustietojen ylläpito Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut (yhteistyössä Kuntaliiton kanssa) Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki Rekrytoinnin tuki Tulevaisuuden mahdollisia palveluja Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmätukipalvelut Työvoimavuokraus KPK THH:n tukipalvelut: Yhtiötoiminnot, asiakkuuksien hallinta, kehittäminen, koulutus, yleishallinto ja muut tukipalvelut 7. Palvelutarjonta 18

19 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta Asiakasvolyymi (väestön kattavuus) ~10 % ~15% ~20% ~25% ~25% Palvelutuotanto Järjestelmäympäristö Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, Alihankintana on mahdollista ostaa myös taloushallinnon palveluita Palkanlaskennassa olemassa olevat järjestelmät, (Personec F.K./R, Pegasos), matkalaskujen käsittelyprosessissa uusi yhteinen järjestelmä, taloushallinnon ja suunnittelun osalta tehdään järjestelmäkehitystä Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, taloushallinto *, taloussuunnittelu * Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus: - ERP * - järjestelmäpalveluna hankittava vaihtoehto Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoimavuokraus) taloushallinto, taloussuunnittelu Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus: - ERP -Järjestelmäpalveluna hankittava vaihtoehto Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoimavuokraus) taloushallinto, taloussuunnittelu Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus: - ERP -Järjestelmäpalveluna hankittava vaihtoehto Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoimavuokraus) taloushallinto, taloussuunnittelu Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus: - ERP -Järjestelmäpalveluna hankittava vaihtoehto * Huom! Taloushallinto ja taloussuunnittelu palvelutarjonnassa vuonna 2012, mikäli hyödynnetään olemassa olevia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä palvelut palvelusalkussa vasta Palvelutarjonta 19

20 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta Asiakasvolyymi (väestön kattavuus) ~10 % ~15% ~20% ~25% ~25% Toimipisteet Henkilöstö Vähintään 3 aluetta Enintään 5 aluetta, joilla mahdollisesti useampia toimipisteitä Kultakin asiakkaalta siirtyy tavoitetehokkuuden mukainen määrä työntekijöitä, loput henkilöt voidaan myös siirtää KPK THH:oon, mutta lisäresursointi laskutetaan erikseen 5 aluetta, Noin 150 htv/toimipiste Tavoitetehokkuuksien mukainen henkilöstömäärä (saavutetaan eläköitymisen kautta) 7. Palvelutarjonta 20

21 Tietojärjestelmien tehostuminen näkyy eri käyttäjäryhmille eri tavoin Kunnan johdolle Laadukas ja oikea-aikainen informaatio päätöksenteon tueksi Talous- ja henkilöstöjohto voi keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen sijaan Kunnan talous- ja henkilöstötoiminto Keskittyminen tiedon tuottamiseen ja hyväksikäyttöön palvelukeskuksen keskittyessä tapahtumakäsittelyyn Kunnan työntekijät Mahdollisimman pitkälle automatisoidut talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, mikä mahdollistaa keskittymisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin Henkilöstöhallinnon itsepalvelutoiminnot Palvelukeskuksen työntekijät Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät mahdollistavat keskittymisen omaan ydinosaamiseen 8. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri 21 21

22 Järjestelmäratkaisut tarjoavat kuntatoimijoille vaihtoehtoja Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta: Kehityspolku I ja Kehityspolku II. Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta. Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia. KPK THH ei itse hanki järjestelmiä vaan ostaa nämä palvelut KPK ICT:ltä. KPK ICT vastaa myös KPK THH:n perustietotekniikasta ja IT-arkkitehtuurista (nämä kuvattu KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelmassa). KPK THH Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku I: Pohjautuu yhtenäiseen järjestelmäratkaisuun, jolle luodaan edellytykset palvella laajaa kuntatoimija asiakaskuntaa. Toimintaa kehitetään yhtenäisen konseptin mukaiseksi. Fokusalueena paremman informaation tuottaminen. Tuotteet räätälöity kaupungeille (kuntakonsernin osaaminen, BI, järjestelmä-integraatio kaupungin sisällä). Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku II: Pohjautuu palveluna hankittavaan järjestelmään. Tuotteet räätälöity kunnille ja kaupungeille. Fokusalueena toimintojen tehostaminen. Järjestelmäratkaisu/Alihankintaverkosto: KPK THH:n alihankinkkijoiden järjestelmäratkaisut. Asiakkaat 8. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri 22

23 Oletukset markkinaosuudesta Peitto 0 % 10 % 15 % 20 % 25 % 25 % Asiakkaiden asukasmäärä Asiakkaiden henkilöstön määrä Yleiset oletukset Palveluyhtiön omistavat kuntatoimijat, jotka liittyvät palveluyhtiön asiakkaiksi vaiheittaan neljän vuoden aikana. Ensimmäisenä täytenä toimintavuonna 2011 kuntatoimijat edustavat n. 10 % Suomen kuntien väestöstä. Tavoitetilassa vuonna 2014 kuntatoimijat edustavat n. 25 % Suomen kuntien väestöstä. Asiakkaiden henkilöstömääräksi on arvioitu 1 kunnan työntekijä per 15 kunnan asukasta. Tässä laskelmassa asiakkaiden henkilöstön määrässä on huomioitu vain kunnat. Palvelut kattavat myös kuntayhtymät ja konserniyhteisöt. Niiden tullessa asiakkaaksi korvaavat ne kuntien volyymiä tässä laskelmassa. 9. Taloudelliset laskelmat 23

24 Palvelujen tehokkuus ja hinnoittelu PALVELUJEN HINNOITTELU JA TEHOKKUUS VUONNA 2013 Suoritemäärä Tehokkuus kpl/htv Liikevaihto t Kustannukset t Palkkalaskelmat 21 per hlö , Palvelussuhdeasiat 1,6 per hlö Matkalaskut 2 per hlö , Henkilöstöhallinnon palvelut Suoritemäärän yksikkö Alustava suorite-hinta /kpl Myyntilaskut 3,1 per asukas , Ostolaskut 21 per hlö , Kirjanpito 13 vientiä/as , Taloussuunnittelu Taloushallinnon palvelut Johto ja tuki Yhteensä Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen on kriittinen menestystekijä KPK THH:lle Yksittäisten palvelujen hinnat on asetettu siten, että palvelun kate on 14 %. Tällä katteella katetaan KPK THH:n johto- ja tukihenkilöstö, asiakkaille kohdistamattomat yleiskulut, rahoituskulut ja välittömät verot. 9. Taloudelliset laskelmat 24

25 Tuloslaskelma t TULOSLASKELMA Liikevaihto Henkilöstökustannukset htv Tilakustannukset ICT-kustannukset (Kehityspolku I) ICT-kustannukset (Kehityspolku II) Ostopalvelut (asiakkaille kohdistettu) Muut kustannukset (asiakkaille kohdistumaton) Käyttökate Poistot Tilikauden tulos Rahoituskulut Tilikauden tulos ennen veroja Välittömät verot Liikevoitto Tilakustannukset 3600 /htv/vuosi. Ei poistoja, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK ICT:n palveluveloituksiin. Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski). 9. Taloudelliset laskelmat 25

26 Tase t TASE Osakepääoma Aikaisempin vuosien voitot Tilikauden voitto Oma pääoma Ostovelat Velat rahoituslaitoksilta Vieras pääoma Käyttöomaisuus Pysyvät vastaavat Rahoitusomaisuus Myyntisaamiset Vaihtuvat vastaavat Kuntien pääomasijoitus 1 /asukas. Ei käyttöomaisuutta, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK ICT :n palveluveloituksiin. Pääomalainaa ja vierasta pääomaa ei jaoteltu (sama tulosvaikutus samalla korolla). Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski). 9. Taloudelliset laskelmat 26 26

27 Rahoituslaskelma t RAHOITUSLASKELMA Käyttökate Käyttöpääoman muutos Operatiivinen kassavirta Muut investoinnit Investoinnit Osakepääoman muutokset Lainojen nostot Lainojen lyhennykset Maksetut korot Välittömät verot Rahoituksen kassavirta Kassavirta Kassa vuoden lopussa Lainojen nostot yhteensä t vuonna Takaisinmaksu alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla. Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski). 9. Taloudelliset laskelmat 27 27

28 Rahoituslaskelma t RAHOITUSLASKELMA Käyttökate Käyttöpääoman muutos Operatiivinen kassavirta Muut investoinnit Investoinnit Osakepääoman muutokset Lainojen nostot Lainojen lyhennykset Maksetut korot Välittömät verot Rahoituksen kassavirta Kassavirta Kassa vuoden lopussa Lainojen nostot yhteensä t vuonna Takaisinmaksu alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla. Vieraan pääoman korko 10 %. 9. Taloudelliset laskelmat 28 28

29 10. Toteutussuunnitelma KPK THH:n vaiheistettu perustamisen aikataulu Tieto ensi vaiheessa mukaan aikovista kuntatoimijoista Yhteistyöneuvottelut kuntatoimijoiden kanssa Kuntatoimijoiden päätöksenteko Päätös ensi vaiheessa Mukaan lähtevistä kuntatoimijoista, Aiesopimus Taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmäselvitys KPK THH ja osakaskuntatoimijat KPK THH Oy:n perustamistoimet KPK THH Oy perustettu KPK THH:n alihankintana hoidettu palvelutuotanto mahdollista KPK THH:n alihankintana hoidettu palvelutuotanto KPK THH:n oma palvelutuotanto Alihankkijoiden sopimukset KPK THH:n kanssa KPK THH:n palvelutuotannon aloittaminen 1. vaiheen palvelutarjonnalla KPK THH:n palvelutuotannon aloittaminen 2. vaiheen palvelutarjonnalla 10. Toteutussuunnitelma 29 29

30 Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a toteutuu suunnitelmallisesti ja hallitusti Siirtymisen johtaminen ja laadunvarmistus, muutoshallinta ja kommunikointi Analyysi Siirtymisen suunnittelu Siirtyminen Toiminnan tuki Analysoi uuden asiakkaan nykytilan toiminta- ja järjestelmäympäristö Arvioi siirtymisen vaikutukset sekä uuden asiakkaan että KPK THH:n näkökulmasta Määritä siirtymisstrategia Määritä yksityiskohtainen siirtymissuunnitelma Henkilöstö Toimitilat Tietojärjestelmät, liittymät ja konversiot Prosessit Siirtyminen Toiminnan tuki Ongelmien ratkaisu 3 12 kuukautta 0,5 kk 2 kk 1 kk - 4 kk 1,5 kk - 6 kk Jatkuva toiminta KPK THH:n ja asiakkaiden siirtymä- ja tukitiimit 10. Toteutussuunnitelma 30