Sidosryhmien merkitys taloushallinnon palvelukeskusten toiminnassa

Transkriptio

1 Place for a picture Sidosryhmien merkitys taloushallinnon palvelukeskusten toiminnassa Jukka Rautavalta 1 First Name Last Name

2 Fazer-konserni lyhyesti Vuonna 1891 perustettu perheyritys Ruokailupalveluja, leipomo- ja makeistuotteita Toimintaa kahdeksassa maassa Liikevaihto vuonna ,58 miljardia euroa Yli 50 % liikevaihdosta Suomen ulkopuolelta Henkilöstöä on noin Taloushallinnon palvelukeskus toimii Suomessa ja Ruotsissa 40 talouden ammattilaisen voimin. (Kattaa n. 75 % Fazerin liikevaihdosta) Toiminut 3 vuotta First Name Last Name 2

3 Palvelukeskuksen sidosryhmät Järjestelmätoimittajat Ulkoistuspalveluiden toimittajat Konsernijohto konsernin IT konsernin HR Konsernin talousfunktio Liiketoimintojen talousfunktiot Konsernin liiketoiminnot ja funktiot Pankit Toiminnan konsultointi Työntekijät PALVELUKESKUS TILINTARAKASTAJAT VIRANOMAISET ASIAKKAAT TOIMITTAJAT 3 First Name Last Name

4 Palvelukeskuksen olemassaolon oikeutus tavoitteet Miksi palvelukeskus on perustettu? Kustannussäästöt (tyypillisesti haetaan %:n säästöjä) Laadun parantuminen, johtuen standardiprosessiajattelusta sekä parhaiden käytäntöjen omaksumisesta Joustavuus muutoksiin, skaalautuvuus ylös ja alaspäin Konsernin laajuinen datan ja toimintatapojen harmonisointi 4 First Name Last Name

5 Alku aina hankalaa, suhteet koetuksella Palvelukeskuksen perustamisvaihe, muutosjohtamista Suuri henkinen ja taloudellinen satsaus palvelukeskukseen Toimintatapojen huomattava muutos myös liiketoimintayksiköissä Palvelukeskus aloittaa uutena organisaationa, uusin toimintatavoin Globaaleilla palvelukeskuksilla haasteena lisäksi kulttuurierot Projektissa luodut odotukset konkretisoitava Projektit myydään usein etukenossa, säästöjä ja hyötyjä odotetaan välittömästi Onko prosessit ja järjestelmät heti valmiita? Alku aina hankalaa, pois oppiminen vanhasta toimintatavasta sekä palvelukeskuksissa että liiketoimintayksiköissä Talouspäälliköistä onnistuneesti liiketoimintayksiköiden controllereita Osaava palvelukeskuksen johtoryhmä ja ylimmän johdon tuki ratkaisee hankkeen onnistumisen 5 First Name Last Name

6 Yhteistyö ja yhteinen maali liiketoimintayksiköiden kanssa välttämätön Palvelukeskuksen tulee toimia kuten ulkoinen alihankkija Sen on ansaittava olemassaolonsa Palvelukeskuksen itsenäisyys on tärkeää, palvelukeskus ajaa konsernin, ei yksittäisen liiketoimintayksikön, etua Henkilöstön on oltava asiakaspalveluhenkistä, toimittava pro aktiivisesti, myytävä palveluitaan. Toimimalla oman alansa ylimpänä osaamiskeskuksena, varmistaa olemassaolonsa, palvelukeskus myös ohjaa yrityksen toimintaa Toimintamallin oltava läpinäkyvä ja hinnoittelun oikeudenmukaista, KPI:t ja muut mittarit käytössä Sisäiset asiakkaat mukaan päätöksentekoon Hallituksessa oltava vahva liiketoimintojen ja konserninjohdon edustus Säännölliset kokoukset asiakkaiden edustajien kanssa, asiakastyytyväisyystutkimukset 6 First Name Last Name

7 Toimittajilla merkittävä vaikutus palvelukeskuksen kehittämisessä Palvelukeskuksen kustannusjakautuma karkeasti Henkilökustannukset 60 % Tietotekniikkaan liittyvät kustannukset 30 % Muut kustannukset (kuten vuokrat) 10 % Palvelukeskuksen toimittajat IT toimittajat merkittävässä roolissa, päivittäinen työ tehdään tietotekniikkaa hyväksikäyttäen automaatio Prosessi- ja tehokkuuskonsultoinnissa mahdollisuuksia Palvelukeskuksen päämäärään (tavoitteiden) ymmärtäminen Toimittajan proaktiivisuus ja palvelukeskusmaailman ymmärtäminen tärkeää Tehokkuus, investoinnit suunnitellaan perustuen saavutettaviin säästöihin Suomen palvelukeskukset suhteellisen pieniä (alle 100 hlö), offshoring ei monesti kannata konseptit prosessien osittaiselle ulkoistamiselle mielenkiintoisia. Suomi-ulkoistaminen ei monesti kannattavaa 7 First Name Last Name

8 Tärkeät suhteet toimittajiin Palvelutaso IT- ja kehitysprojektien läpivienti (palvelukeskuksen omat kehitysresurssit rajallisia) Useita osallistujia: palvelukeskus, IT, liiketoimintayksiköt, useita ulkopuolisia tahoja Virheettömyys ja keskeytymättömyys päivittäisessä toiminnassa nopea reagointi Järjestelmien tehokas käytettävyys, kouluttaminen Kansainvälistyminen ja lokaalisuus Konsernin yhteneväisyys sama prosessi kaikkiin maihin Palvelukeskus toimii usein globaalisti, konseptien pitää myös olla globaaleja Paikallinen lainsäädäntö ja valmiudet kuitenkin huomioitava (esim. tuki paikallisella kielellä. Palveluiden skaalautuvuus Yritysjärjestelyt väistämättömiä ennemmin tai myöhemmin Skaalautuvuus myös alaspäin Uudet toimintamallit tietotekniikassa (pilvipalvelut, SaaS) 8 First Name Last Name

9 Lopuksi Palvelukeskuksia on totuttu pitämään yrityksen back office -toimintona. Sellaisena toimintona palvelukeskuksilla ei ole tulevaisuudessa menestymisen eväitä. Palvelukeskusten on proaktiivisesti kehitettävä omaa ja liiketoimintayksiköiden toimintaa ja autettava omalta osaltaan yritystä toteuttamaan strategiaansa. Palvelukeskuksen pitää olla edelläkävijä, ei seuraaja Oikeilla teknologia- ja toimittajavalinnoilla on saatavissa merkittävää tehokkuuden ja laadun parantumista palvelukeskuksissa. Jatkuva, saumaton yhteistyö on avain molemminpuoliseen menestykseen 9 First Name Last Name

10 Kiitos! Kysymyksiä, kommentteja? 10 First Name Last Name