Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 1 (14) KIRJASTON LAINAUSAUTOMAATIT Tarjouspyyntö
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 2 (14) SISÄLTÖ 1 YLEISTÄ... 3 2 HANKINTAYKSIKKÖ... 3 3 HANKINNAN KOHDE JA HANKINNAN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET... 4 3.1 NYKY- JA TAVOITETILA... 4 3.2 VAATIMUKSET... 4 3.3 TOIMINTAYMPÄRISTÖ... 5 3.4 KÄYTTÖÖNOTTO... 5 3.5 HUOLTO-, TUKI- JA YLLÄPITOPALVELUT... 5 3.6 OPTIO: AIKUISTEN LAINAUSAUTOMAATTI KALUSTEINEEN SISÄLTÄEN KÄYTTÖÖNOTON SEKÄ HUOLTO- TUKI- JA YLLÄPITOPALVELUN LAAJENNUKSEN... 5 3.7 OPTIO: LASTEN LAINAUSAUTOMAATTI KALUSTEINEEN SISÄLTÄEN KÄYTTÖÖNOTON SEKÄ HUOLTO- TUKI- JA YLLÄPITOPALVELUN LAAJENNUKSEN. 5 3.8 OPTIO: SOPIMUKSENAIKAISET ASIANTUNTIJAPALVELUT... 5 3.9 HANKINTAPROSESSIN TAVOITEAIKATAULU... 6 4 TOIMITTAJAN SOVELTUVUUDELLE ASETETTAVAT VAATIMUKSET... 6 5 HANKINNAN MUUT EHDOT... 6 5.1 HANKINNAN MUIDEN EHTOJEN TARKENNUKSIA:... 7 6 TARJOUSKILPAILUN VALINNAN PERUSTEET... 8 6.1. VERTAILUHINNAN MUODOSTUS... 8 6.2. KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAN VAATIMUKSET... 10 7 TARJOUS... 10 7.1 YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA... 10 7.2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ... 11 7.3 TARJOAJAN LIIKE- JA AMMATTISALAISUUDET... 11 7.4 TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN... 12 8 SOPIMUS... 13 9 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS... 13 10 LISÄTIEDOT... 13 11 LIITTEET... 14
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 3 (14) 1 Yleistä pyytää sitovaa kirjallista ja sähköistä tarjoustanne tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatuista lainausautomaateista sekä niihin liittyvistä palveluista Kuopion kaupungille. Tarjouspyyntö sisältää optioina lisäautomaattien hankinnan, huolto-, tukija ylläpitopalvelun laajentamisen sekä sopimuksenaikaista asiantuntijatyötä. Hankinnan tekemisessä noudatetaan seuraavia säännöksiä: - Laki julkisista hankinnoista (348/2007) - Laki julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010) - Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä eli ns. tilaajavastuulaki (1233/2006) Hankinnassa toteutettava hankintamenettely on avoin menettely. Hankinta on hankintayksikön arvion mukaan kokonaisarvoltaan kansallinen tavarahankinta. Osatarjoukset eivät ole mahdollisia. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole mahdollisia. Hankinnasta on ilmoitettu HILMAssa www.hankintailmoitukset.fi sekä Kuopion kaupungin tietohallinnon www-sivuilla osoitteessa www.kuopio.fi/tietohallinto 2 Hankintayksikkö Kuopion kaupunki Kuopiossa on noin 105 000 asukasta. Koko Kuopion vaikutusalueella elää 600 000 ihmistä. Kuopio on yksi valtakunnallisista osaamiskeskuksista ja merkittävä yliopistokaupunki. - Pohjois-Savon maakuntakirjasto on yksi Suomen suurimmista yleisistä kirjastoista. Kirjastolaitokseen kuuluu pääkirjasto, 14 lähikirjastoa, 3 kirjastoautoa ja yksi laitoskirjasto. Lisäksi kirjastossa toimii kotipalvelu, joka huolehtii yksinasuvien liikuntaesteisten kirjastopalveluista. Kirjaston kokoelmissa on n. 743 000 nidettä: kauno- ja tietokirjoja eri kielillä, aikakaus- ja sanomalehtiä, musiikkiäänitteitä, nuotteja, partituureja, karttoja, VHS- ja DVD-aineistoa, dioja sekä mikrofilmejä. Kieliaineistolle on oma osasto, joka sisältää yli 80 kielen kielikursseja ja sanakirjoja eri muodossa. Vuonna 2012 ssa tehtiin n. 2 milj. lainaa ja lainausoikeuttaan käytti n. 38 000 asukasta. Kaupunginkirjasto toimii tästä hankinnasta vastaavana hankintayksikkönä. Kuopion kaupungin tietohallinto
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 4 (14) Kuopion kaupungin tietohallinto toimii asiakkaidensa, Kuopion kaupungin palvelualueiden ja organisaatioiden tukena määritellen IT-palveluiden ja tiedonhallinnan periaatteet, toiminnot, järjestelmät ja tekniikat. Tietohallinto määrittelee asiakkaidensa kanssa, mitä ICT-palveluita hankitaan sekä varmistaa, että asiakkaan varsinainen substanssitoiminta saa riittävän tuen tietoteknisistä ratkaisuista. Istekki Oy Istekki Oy on Kuopion kaupungin ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin vuonna 2009 perustama yhtiö. Yhtiön toimialana on tuottaa julkiseen terveydenhuoltoon ja kuntien toimintaan liittyvien ja yhteistyötä tukevien informaatioteknologian ja lääketieteellisen tekniikan palveluja omistajilleen. 3 Hankinnan kohde ja hankinnan vähimmäisvaatimukset Hankinnan kohteena ovat kirjaston lainausautomaatteja kalusteineen ja niiden käyttöönottoon sekä takuunaikaiseen että takuuajan jälkeiseen huoltoon, tukeen ja ylläpitoon liittyvät palvelut tavoitteena lainausautomaattien tuotantokäytön aloitus 30.12.2013. 3.1 Nyky- ja tavoitetila n kirjastojärjestelmänä on Axiell Finland Oy:n Origo versio 5.3.4. Kirjastossa on tällä hetkellä käytössä 3 lainausautomaattia, jotka sijaitsevat pääkirjastossa (lastenmusiikki ja aikuistenosastolla). Automaatilla lainattujen lainojen osuus on kokonaislainauksesta n. 10 %. Tavoitteenamme on lisätä merkittävästi lainausautomaattien käyttöä ja asiakkaiden itsepalvelua. Itsepalvelulainauksen käyttöönotto edellyttää, että automaatilla voidaan lainata kaikkea kirjaston aineistoa tallennelajista riippumatta ja että lainauksen valvonta toimii luotettavasti ja mahdollisimman häiriöttömästi. Automaattien tulee olla toimintavarmoja sekä helppokäyttöisiä. Hankittavat lainausautomaatit korvaavat nykyiset automaatit. Lainaajan tunnistautuminen tapahtuu tällä hetkellä kirjastokortilla ja PIN-koodilla. Tavoitetilassa on mahdollista tunnistautua myös muilla korteilla kuten ajokortilla ja KELAkortilla. Tunnistautuminen kortilla edellyttää jatkossakin PIN-koodin käyttöä. 3.2 Vaatimukset Kirjaston lainausautomaatit tulee olla toiminnallisia kokonaisuuksia sisältäen mm. automaatin, kalusteet, viivakoodinlukijan, mahdollisen erillisen koodinsyöttölaitteen ja kuittikirjoittimen, kaiken sen, jolla vaadittu toiminnallisuus voidaan hoitaa. Lainausautomaattien ja niihin liittyvien palvelujen vaatimukset on kuvattu liitteessä 2. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa lainausautomaattien esitteet, joihin sisältyy lainausautomaattien sekä kalusteiden kuvat, mitat (korkeus, leveys, maksimit ja minimit) sekä värivaihtoehdot. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa automaattien toiminnalliset (sis. lainaustapahtuman kuvaukset) sekä tekniset kuvaukset (sis. käytetyt tietoturvaratkaisut).
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 5 (14) 3.3 Toimintaympäristö Lainausautomaattien sijoitustilat on kuvattu liitteessä 3a. Viivakoodimallit on liitteessä 3b. Kuopion kaupungin tietotekninen toimintaympäristö on kuvattu liitteessä 4. 3.4 Käyttöönotto Käyttöönottoon tulee sisällyttää kaikki Tarjoajan suunnittelu- ja toteutustyö (mm. toimitus, asennus, määrittelyt, käyttöliittymien muokkaukset, ohjeanimaatiot, dokumentointi, testaus sekä tilaajan pää- ja vastuukäyttäjien koulutukset 1 pv sekä ohjeet ja koulutusmateriaalit) sekä niiden kustannukset (mm. matka- ja majoituskustannukset sekä matka-ajan korvaukset), jolla 3 aikuisten ja 1 lasten lainausautomaattia voidaan ottaa tuotantokäyttöön sekä huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelujen piiriin 30.12.2013 alkaen. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa käyttöönoton suunnitelma kohdan 6.2 mukaisesti. 3.5 Huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelut Lainausautomaatteihin liittyvien palveluiden takuunaikaiset että takuuajan jälkeiset palveluvaatimukset on kuvattu liitteessä 2. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa lainausautomaattien huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelujen kuvaukset. 3.6 Optio: Aikuisten lainausautomaatti kalusteineen sisältäen käyttöönoton sekä huolto- tuki- ja ylläpitopalvelun laajennuksen Lainausautomaattien ja niihin liittyvien palvelujen vaatimukset on kuvattu liitteessä 2. 3.7 Optio: Lasten lainausautomaatti kalusteineen sisältäen käyttöönoton sekä huolto- tuki- ja ylläpitopalvelun laajennuksen Lainausautomaattien ja niihin liittyvien palvelujen vaatimukset on kuvattu liitteessä 2. 3.8 Optio: Sopimuksenaikaiset asiantuntijapalvelut Tarjoajan tulee kuvata sopimuksen aikana käytettävissä olevat asiantuntijapalvelut, joita Tilaaja voi käyttää esim. koulutukseen ja järjestelmän muutostöihin.
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 6 (14) 3.9 Hankintaprosessin tavoiteaikataulu Tarjouspyynnön julkaisu Mahdolliset lisäkysymykset 16.9.2013 Lisäkysymysten vastausten julkaisu 18.9.2013 Tarjousten sisäänjättöpäivä 2.10.2013 Tarjousten avaus 3.10.2013 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 3.10.2013 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 4.10.2013 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 7.10.2013 Hankintapäätös 10.10.2013 Hankintapäätöksestä ilmoittaminen 10.10.2013 Sopimuksen valmistelu alkaa 10.10.2013 Sopimuksen allekirjoitus 28.10.2013 Sopimuskausi alkaa 28.10.2013 Tuotantokäyttö alkaa 30.12.2013 4 Toimittajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset Toimittajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 :ssä todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tässä hankinnassa tarjoajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset ovat seuraavat: Taloudelliset edellytykset: - Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. - Tarjoaja on suorittanut veronsa, eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset maksut taikka tarjoajalla tulee olla veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma tai muun maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma. Muut, tekniset ja ammatilliset edellytykset: - Tarjoajalla tulee olla vähintään 2 enintään 6 yksilöityä referenssiä tarjoamistaan aikuisten ja/tai lasten lainausautomaatista viimeisen 3 vuoden ajalta. 5 Hankinnan muut ehdot Hankinnan muissa ehdoissa ja myöhemmin tehtävässä sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa: JYSE 2009 TAVARAT. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 7 (14) 5.1 Hankinnan muiden ehtojen tarkennuksia: Hintojen sitovuus ja tarkistaminen - Tarjouksessa ilmoitettavat hinnat pyydetään kiinteinä, sitovina 48 kk ajalle tuotantokäytön aloituksesta lukien. Alihankinnan mahdollisuus ja ehdot - Toimittaja voi hankkia määrittämänsä osan palvelusta alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin toimittajaa. - Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. - Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan käyttämänsä alihankkijat. - Hankinnassa noudatetaan tilaajavastuulain velvoitteita. Velvoitteet koskevat myös alihankintoja. Kaupalliset ja muut ehdot - Toimitusehto TOP Maaherrankatu 12, 70100 Kuopio o pakkauksista purettuna, paikoilleen toimintakuntoon koottuna, asennettuna, säädettynä ja testattuna sekä pakkausmateriaalit pois kuljetettuina - Laskutusvaluutta euro - Lainausautomaatit ja käyttöönotto voidaan laskuttaa tuotantokäytön alkaessa. - Takuuaika alkaa lainausautomaattien tuotantokäytön aloituksesta lukien. - Takuuajan huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelun veloitukset alkavat järjestelmän tuotantokäytön alkaessa. Laskutusjakso on neljännesvuosi. Laskun päiväys on laskutusjakson viimeinen päivä - Lainausautomaattien varaosien saanti on taattava vähintään viideksi vuodeksi lainausautomaattien tuotantokäytön aloituksesta. - Muut erikseen Toimittajalta tilatut palvelut laskutetaan kuukausittain jälkikäteen Tilaajan tilauksen yhteydessä ilmoittamaan laskutusosoitteeseen. - 1.6.2013 alkaen Kuopion kaupunki ottaa vastaan laskuja vain sähköisessä muodossa: o Kuopion kaupungin verkkolaskutusosoitteet: http://www.kuopio.fi/web/asiointi-ja-neuvonta/verkkolaskut o Kuopion kaupungin tarjoama maksuton verkkolaskujen lähettäminen Pagero Free Web Portal palvelulla: http://www.pagero.fi/fi/projekt/kuopionkaupunki/ Sopimuksen laajentaminen - Tilaajalla on oikeus laajentaa sopimusta myös vähintään 50 % omistamalleen Oy:lle, liikelaitokselle, tai kuntayhtymälle, jossa pääjäsenenä sekä organisaatioille, joille Kuopion kaupunki tuottaa palveluja Isäntäkuntamallilla tai toimii alueellisen yhteistyön vetovastuullisena. Tilaajan tarkastusoikeus - Tilaajan toimintaa tarkastavalla ulkoisella ja sisäisellä tarkastuksella tai tilaajan valtuuttamalla tarkastajalla on oikeus valvoa sopimuksen toteutumista.
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 8 (14) Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Pohjois-Savon käräjäoikeuteen. 6 Tarjouskilpailun valinnan perusteet Tarjouskilpailussa valinnan perusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet: - Hinta, painoarvoltaan 70 % o vertailuhinnan muodostus kappaleessa 6.1 o alhaisin hinta saa 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta X jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla Y ja kerrottuna 70 pisteellä. Laskukaava: X/Y * 70 pistettä - Vähimmäisvaatimusten ylittävä taso painoarvoltaan 30 % o vaatimukset ja niiden pisteytys on kuvattu liitteessä 2: Vaatimukset Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäismääriin ja pidättää oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. 6.1. Vertailuhinnan muodostus 1. Lainausautomaatit - liitteen 2: Vaatimukset mukaisesti - / aikuisten lainausautomaatti, vertailuhinnassa käytetään 3 kpl veloituksia - / lasten lainausautomaatti, vertailuhinnassa käytetään 1 kpl veloitusta 2. Takuuajan huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu - liitteen 2: Vaatimukset - Palveluja koskevat vaatimukset mukaisesti - /automaatti/kk, vertailuhinnassa käytetään 4 lainausautomaatin 24 kk:n veloituksia 3. Takuuajan jälkeinen huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu - liitteen 2: Vaatimukset Palveluja koskevat vaatimukset mukaisesti - /automaatti/kk, vertailuhinnassa käytetään 4 lainausautomaatin 24 kk:n veloituksia 4. Käyttöönotto - hintaan tulee sisällyttää kaikki tarjoajan suunnittelu- ja toteutustyö (mm. toimitus, asennus, määrittelyt, käyttöliittymien muokkaukset, ohjeanimaatiot, dokumentointi, testaus sekä tilaajan pää- ja vastuukäyttäjien koulutukset 1 pv sekä ohjeet ja koulutusmateriaalit) sekä niiden kustannukset (mm. matka- ja majoituskustannukset sekä matka-ajan korvaukset), jolla 3 aikuisten ja 1 lasten lainausautomaattia voidaan ottaa tuotantokäyttöön sekä huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelujen piiriin. -
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 9 (14) 5. OPTIO: Aikuisten lainausautomaatti kalusteineen sisältäen käyttöönoton - liitteen 2: Vaatimukset mukaisesti - /aikuisten lainausautomaatti kalusteineen sisältäen käyttöönoton, vertailuhinnassa käytetään 1 kpl veloitusta - takuuajan huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu liitteen 2: Vaatimukset - Palveluja koskevat vaatimukset mukaisesti - /automaatti/kk, vertailuhinnassa käytetään yhden automaatin 24 kk:n veloituksia - takuuajan jälkeinen huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu liitteen 2: Vaatimukset Palveluja koskevat vaatimukset mukaisesti - /automaatti/kk, vertailuhinnassa käytetään yhden automaatin 24 kk:n veloituksia 6. OPTIO: Lasten lainausautomaatti kalusteineen sisältäen käyttöönoton - liitteen 2: Vaatimukset mukaisesti - / lasten lainausautomaatti kalusteineen sisältäen käyttöönoton, vertailuhinnassa käytetään 1 kpl veloitusta - takuuajan huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu liitteen 2: Vaatimukset - Palveluja koskevat vaatimukset mukaisesti - /automaatti/kk, vertailuhinnassa käytetään yhden automaatin 24 kk:n veloituksia - takuuajan jälkeinen huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu liitteen 2: Vaatimukset Palveluja koskevat vaatimukset mukaisesti - /automaatti/kk, vertailuhinnassa käytetään yhden automaatin 24 kk:n veloituksia 7. OPTIO: Sopimuksenaikainen asiantuntijatyö pv - päivä = 7 h - matka- ja majoituskustannukset korvataan toteuman mukaan, matka-aikaa ei korvata - /pv, vertailuhinnan käytetään 1 pv:n veloituksia 8. OPTIO: Sopimuksenaikainen asiantuntijatyö h - /h, tuntihintaa ei käytetä vertailuhinnassa Tarjoushinnat ilmoitetaan kiinteinä ja sitovina 48 kk ajalle tuotantokäytön aloituksesta lukien. Huom! Tarjoaja ei saa ottaa huomioon tarjouksessaan ja hinnoittelussaan Tilaajalla mahdollisesti jo olemassa olevia käyttöoikeuksia ja/tai käyttöönottoon tehtyä työtä esim. integraatioita tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi. Kaikki hinnat on ilmoitettava nettomääräisinä eurohintoina, ilman arvonlisäveroa, liitteessä 5 ilmoitetun jaottelun mukaisesti. Lomaketta ei saa muuttaa millään tavoin.
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 10 (14) 6.2. Käyttöönottosuunnitelman vaatimukset Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa lainausautomaattien käyttöönottosuunnitelma pohjautuen tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin tietoihin. Suunnitelmassa tulee olla kuvattuna vähintään seuraavat asiat: 1. Käyttöönoton hallinta ja työskentelymenetelmät - yhteistyö ja viestintä - dokumentointi - laadunvarmistus 2. Käyttöönoton tehtävät, aikataulu ja resursointi - käyttöönoton vaiheet ja aikataulut - vaiheiden tehtävät, vastuut, työmäärät, resurssit ja vaiheiden tuotokset jaoteltuna asiakkaan, Istekki Oy:n, Axiell Finland Oy:n ja toimittajan/alihankkijoiden osuuksiin 3. Käyttöönoton rajaukset 4. Riskien hallinta 7 Tarjous Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja. Hankintayksiköllä on oikeus luottaa siihen, että tarjoaja allekirjoituksellaan sitoutuu kohdissa 3 ja 4 asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin ja kohdissa 5 ja 5.1 esitettyihin hankinnan muihin ehtoihin. 7.1 Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat suomenkieliset kysymykset tulee toimittaa 16.9.2013 mennessä osoitteeseen tietohallinto(at)kuopio.fi. Kaikki kysymykset tulee osoittaa tähän osoitteeseen otsikolla Kirjaston lainausautomaattien kysymykset. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavalla esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan Kuopion kaupungin tietohallinnon www-sivuilla osoitteessa www.kuopio.fi/tietohallinto viimeistään 18.9.2013. Tarjoajilla on velvollisuus käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväksi mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 11 (14) 7.2 Tarjouksen sisältö Tarjoukseen tulee sisällyttää seuraavat asiat ja liitteet: - Tarjoajan yleisesittely, max 1 A4 - Lainausautomaattien esitteet (sis. kuvat, mitat (korkeus, leveys, minimit, maksimit) ja värivaihtoehdot) - Lainausautomaattien toiminnalliset kuvaukset (sis. lainaustapahtuman kuvaukset) - Lainausautomaattien tekniset kuvaukset (sis. käytetyt tietoturvaratkaisut) - Käyttöönottosuunnitelma (kohdan 6.2 mukaisesti) - Huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelun kuvaukset (sekä takuunaikainen että takuuajan jälkeinen) - Tarjoajan käyttämät alihankkijat - Lomake, jolla tarjoaja vakuuttaa tarjoajan kelpoisuuden ja soveltuvuuden täyttymisen. Liite 1 - Lomake, jolla tarjoaja osoittaa vaatimustenmukaisuuden täyttymisen. Liite 2 - Lomake, jolla tarjoaja ilmoittaa tarjousten vertailussa tarvittavat hintatiedot. Liite 5 - Lomake, jolla tarjoaja ilmoittaa yksilöidyt referenssit. Liite 6 - Tarjoajan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös toimitetaan - Allekirjoitukset ja lisätietojen antajat ja heidän yhteystietonsa sähköpostiosoitteineen ja puhelinnumeroineen Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2013 saakka. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjouspyynnön liitteistä tekniset kuvaukset voivat olla suomen- tai englanninkielinen. 7.3 Tarjoajan liike- ja ammattisalaisuudet Mikäli tarjoajan mielestä tarjousasiakirjat sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia, pyydämme, että tarjous toimitetaan kahtena versiona: 1. Julkinen tarjous, joka on kaikilta osiltaan julkinen 2. Salainen tarjous, joka sisältää salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuustietoja Huom. Viranomainen päättää, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjousten vertailussa käytettävät tiedot eivät voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia. Tässä hankinnassa julkisina tietoina käsittelemme Tarjoajan toimittamista asiakirjoista seuraavat: - Tarjoajan tarjous - Tarjoajan yleisesittely - Lainausautomaattien esitteet - Tarjoajan ilmoittama vastaus (Kyllä, Ei, Osittain) hankinnan kohteen vaatimuksiin (Liite 02) - Tarjoajan ilmoittama vertailuhinta (Liite 05)
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 12 (14) ja salaisina tietoina käsittelemme Tarjoajan toimittamista asiakirjoista seuraavat: - Lainausautomaattien toiminnalliset kuvaukset - Lainausautomaattien tekniset kuvaukset - Käyttöönottosuunnitelma - Huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelun kuvaukset - Tarjoajan käyttämät alihankkijat - Lainausautomaatteihin liittyvät asiantuntijapalvelut - Tarjoajan kelpoisuuden ja soveltuvuuden täyttyminen (Liite 01) - Tarjoajan ilmoittamat kuvaukset vaatimusten ratkaisuista (Liite 02) - Tarjoajan ilmoittamat yksikköhinnat (Liite 05) - Tarjoajan ilmoittamat referenssit (Liite 06) 7.4 Tarjouksen toimittaminen Kirjallinen allekirjoitettu tarjous pyydetään toimittajaan sekä kirjallisessa että sähköisessä muodossa suljetussa kirjekuoressa yhtenä (1) kappaleena 2.10.2013 klo 14:00 mennessä osoitteeseen: Kuopion kaupunki Kaupunginkanslia PL 228 70101 KUOPIO Kuoreen merkintä TARJOUS Kirjaston lainausautomaatit ja Tarjoajan nimi Myös muut tarjousasiakirjat tulee toimittaa sähköisessä muodossa joko CD:llä tai muistitikulla käyttäen Microsoftin Officen tai Adobe Acrobatin tiedostomuotoja. Jos kirjallinen ja sähköinen tarjous poikkeavat toisistaan, noudatetaan kirjallista tarjousta. Kirjallinen tarjous ei saa sisältää web-linkkejä, vaan kaikki tieto on oltava tarjouksessa tai sen liitteissä. Tarjousta ei voi jättää sähköpostilla. Tarjouksia ei oteta vastaan myöskään telefax lähetyksinä. Tarjouksen toimittaminen annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajalla on vastuu tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta ja vaadittujen selvitysten toimittamisesta.
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 13 (14) 8 Sopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan laatia vasta sen jälkeen kun päätös hankinnasta on saanut lain voiman eikä siitä ole vireillepanoa Markkinaoikeudessa. Ennen sopimuksen solmimista pyydetään valittua toimittajaa toimittamaan seuraavat selvitykset: - selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - kaupparekisteriote - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. 9 Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun viranomaiselle toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 10 Lisätiedot Hankintaprosessiin liittyen lisätietoja antaa: Tietohallintopäällikkö Jarkko Karhemaa puh. 044 718 4007 jarkko.karhemaa(at)kuopio.fi Kuopiossa Marja Tiittanen-Savolainen kirjastotoimenjohtaja
Kuopion kaupunki Tarjouspyyntö Sivu 14 (14) 11 Liitteet LIITE 1 Lomake, jolla toimittaja vakuuttaa tarjoajan kelpoisuuden ja soveltuvuuden täyttymisen. Liite pyydetään palauttamaan tarjouksen mukana. LIITE 2 Lomake, jolla toimittaja vakuuttaa hankinnan kohteen vaatimuksenmukaisuuden täyttymisen ja antaa tarjousten vertailussa tarvittavat tiedot. Liite pyydetään palauttamaan tarjouksen mukana. LIITE 3a Lainausautomaattien sijoituspaikkojen kuvaukset LIITE 3b Viivakoodimallit LIITE 4 Kuopion kaupungin tietotekninen toimintaympäristö LIITE 5 Hintalomake. Liite pyydetään palauttamaan tarjouksen mukana. LIITE 6 Tarjoajan referenssit. Liite pyydetään palauttamaan tarjouksen mukana. LIITE 7 JYSE 2009 TAVARAT