TARJOUSPYYNTÖ. Kirjaston lainausautomaatit ja itsepalvelukirjastojärjestelmä

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Kirjaston lainausautomaatit ja itsepalvelukirjastojärjestelmä Viitasaaren kaupungin tilapalvelu pyytää tarjoustanne tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti lainausautomaateista sekä niihin liittyvistä palveluista. Tarjouspyyntö pitää optiona lisäautomaattien hankinnan, huolto-, tuki-, ja ylläpitopalvelun sekä sopimuksen mukaista asiantuntijatyötä. 1. Tilaaja Viitasaaren kaupunki/tilapalvelu Keskitie VIITASAARI Yhteyshenkilöt: Juho Tenhunen tai Kari Liimatainen 2. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja hankinta-asetusta (614/2007) sekä lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjouksen yhteydessä on toimitettava kaikki tilaajavastuulain edellyttämät todistukset. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjouksen sisältämät tiedot liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta, tulevat julkisiksi asianosaisille sen jälkeen kun hankintapäätös on allekirjoitettu ja muille kuin asianosaisille kun sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Tarjoajaa pyydetään toimittamaan liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa tiedot erillisenä liitteenä merkinnällä ei julkinen. Asiakirjojen julkisuus ratkaistaan julkisuuslain (621/1999) nojalla. Tarjouksen hinta ei ole salassa pidettävä asia. 3. Tarjouspyynnön kohde Hankinnan kohteena ovat kirjaston RFID-koodeja lukeva lainausautomaatti kalusteineen ja käyttöönottoon sekä takuuaikaiseen että takuuajan jälkeiseen huoltoon, tukeen ja ylläpitoon liittyvät palvelut. Lisäksi järjestelmään kuuluu sisääntulojärjestelmä kirjastokortilla, sisääntulokamera, yleiskamera kirjastosaliin, kuulutuslaitteisto, kulunvalvontaportti ja RFID-tunnisteita tarvittava määrä. Tarjous voidaan laskea 5000 kpl EFID-tunnisteita. Määrä tarkentuu myöhemmin. Tavoitteena on Järjestelmän tuotantokäytön aloitus Viitasaaren kirjastossa on käytössä kirjastojärjestelmänä Axiell aurora versio Tavoitteenamme on pidentää kirjaston aukioloaikoja muuttamalla kirjastoa enemmän itsepalvelukirjaston suuntaan. Kirjaston kävijä pääsee kirjastokortilla kirjautumalla sisään pääovesta. Lainaaminen tapahtuu iltakäytöllä omatoimisesti RFID-tekniikkaa lukevalla lainausautomaatilla. Väärinkäytöksen estämiseksi pääovella on hälyttävät portit jotka ilmoittavat valo-, ja äänimerkillä jos portin läpi yrittää viedä tuotetta jota ei ole lainattu. Itsepalvelulainauksen käyttöönotto edellyttää, että automaatilla voidaan lainata kaikkea kirjaston aineistoa tallennelajista

2 riippumatta ja että lainauksen valvonta toimii luotettavasti ja mahdollisimman häiriöttömästi. Automaatin pitää olla toimintavarma ja helppokäyttöinen. Lainaajan tunnistautuminen tapahtuu kirjastokortilla. Tavoitetilassa on mahdollista tunnistautua myös muilla korteilla kuten ajokortilla ja KELA-kortilla Vaatimukset Lainausjärjestelmä tulee olla toiminnallinen kokonaisuus sisältäen mm. automaatin kalusteineen, viivakoodinlukijan, mahdollisen erillisen koodinsyöttölaitteen ja kuittikirjoittimen, kaiken sen, jolla vaadittu kokonaisuus voidaan hoitaa. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa lainausautomaattien esitteet, joihin sisältyy lainausautomaattien sekä kalusteiden kuvat, mitat sekä värivaihtoehdot. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa automaattien toiminnalliset (sis. lainaustapahtuman kuvaukset) sekä tekniset kuvaukset (sis. käytetyt tietoturvaratkaisut) 3.2. Toimintaympäristö Liitteessa 1 on kirjaston pohjakuva 3.3. Käyttöönotto Käyttöönottoon tulee sisällyttää kaikki tarjoajan suunnittelu-, ja toteutustyö (mm. toimitus, asennus, määritellyt, käyttöliittymien muokkaukset, ohjeanimaatiot, dokumentointi, testaus sekä tilaajan pääja vastuukäyttäjien koulutukset 1 pv sekä ohjeet ja koulutusmateriaalit) sekä niiden kustannukset Huolto-, ja tuki ja ylläpitopalvelut Lainausjärjestelmään tuki ja ylläpitopalvelu on oltava voimassa vähintään 3 vuotta hankinnasta. Järjestelmän varaosien saatavuus on taattava vähintään viideksi vuodeksi tuotantokäytön aloituksesta Toimitusehto. toimitusosoite on Viitasaaren kirjasto koulukuja Viitasaari. - pakkauksista purettuna, paikoilleen toimintakuntoon koottuna, asennettuna, säädettynä ja testattuna sekä pakkausmateriaalit pois kuljetettuina - Laskutusvaluutta on euro - Lainausjärjestelmä voidaan laskuttaa vasta tuotantokäytön alkaessa. - Takuuaika alkaa järjestelmän tuotantokäytön aloituksesta lukien 4.1. Tarkastusoikeus ja erimielisyydet

3 Tilaajalla tai tilaajan valtuuttamalla tarkastajalla on oikeus valvoa sopimuksen toteuttamista. Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Keski-Suomen käräjäoikeuteen. 5. Tarjoushinta Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvolisäveroton euromääräinen hinta hankinnalle. Optiot yms. esitetään erillishintoina. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Toimittaja voi hankkia määrittämänsä osan palvelusta alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin toimittajaa. Toimittaja vastaa alihankinnan työstä kuten omastaan. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan käyttämänsä alihankkijat. Hankinnassa noudatetaan tilaajavastuulain velvoitteita. Velvoitteet koskevat myös alihankintoja Optio lasten lainausautomaatista kalusteineen sisältäen käyttöönoton sekä huolto-, tuki ja ylläpitopalvelun laajennuksen 5.2. Optio sopimuksenaikaiset asiantuntijapalvelut Tarjoajan tulee kuvata sopimuksen aikana käytettävissä olevat asiantuntijapalvelut, joita tilaaja voi käyttää esim. koulutukseen ja järjestelmän muutostöihin. Tarjoukseen on liitettävä seuraavanlaiset selvitykset ja todistukset 1. selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; ( /469) 2. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; ( /469) 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; 4. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. 5. Tekniset tiedot laitteista ja varusteista, joista ilmenee tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset 6. Selvitys takuuajoista ja ehdoista Jos tarjoajana/sopimusosapuolena toimii ulkomainen yritys, yrityksen on toimitettava edellä todettua vastaavat tiedot yrityksen sijoittumismaan lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. 7. Tarjoajalla tulee olla vähintään 2 referenssikohdetta lainausautomaateista viimeisen 3 vuoden ajalta. 8. Tarjoajan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan

4 6. Valintaperuste Valintaperusteena pidetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet: - Hinta, painoarvoltaan 70% - Alhaisin hinta saa 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta X jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla Y ja kerrottuna 70 pisteellä. - Vähimmäisvaatimusten ylittävä taso, laadulliset pisteet, painoarvo 30% Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäismääriin ja pidättää oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. 7. Hylkäämisperusteet Tilaaja pidättää oikeuden hylätä tarjouspyynnöstä poikkeavat ja määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset. Tilaajalla on myös oikeus hylätä kaikki tarjoukset, mikäli hanketta ei aloiteta. 8. Maksuehdot, viivästyskorko ja maksut Maksuehto on 21 vuorokautta. Viivästyskorko on korkolain mukainen kulloinkin voimassa oleva viivästyskorko. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että hankinnan kohteena olevat autot vaadituin ominaisuuksin on toimitettu ja tilaajan toimesta hyväksytysti tarkastettu. Laskutusosoite on: Viitasaaren kaupunki Pl PIHTIPUDAS 9. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. 10. Sopimusehdot Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella. 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Tarjous 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, tavarat (JYSE209 TAVARAT) 11. Tarjousten voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 6 kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä.

5 12. Tarjouspyyntöasiakirjat Tarjouspyyntöasiakirjoina on seuraavat asiakirjat 1. Tarjouspyyntö 2. Kirjaston pohjakuva Tarjouspyyntöasiakirjat ovat tulostettavissa osoitteessa kohdasta hankinnat ja kilpailutukset. Mahdolliset rakennuttajan lisäkirjeet julkaistaan osoitteessa kohdassa hankinnat ja kilpailutukset. Lisäkirjeessä vastataan mahdollisiin tarjoajien esittämiin kysymyksiin. 13.Tarjousten palautus Tarjous on jätettävä viimeistään to klo mennessä toimittamalla se osoitteeseen: Viitasaaren kaupunki Keskitie VIITASAARI tai Tarjous voidaan toimittaa postitse tai sähköpostin välityksellä kaupungintalon neuvontaan. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Myös muut tarjousasiakirjat tulee toimittaa sähköisessä muodossa joko CD:llä tai muistitikulla käyttäen Microsoftin Officen tai Adobe Acrobatin tiedostomuotoja. Jos kirjallinen ja sähköinen tarjous poikkeavat toisistaan, noudatetaan kirjallista tarjousta. Kirjallinen tarjous ei saa sisältää web-linkkejä, vaan kaikki tieto on oltava tarjouksessa tai sen liitteissä.tarjousta ei voi jättää sähköpostilla. Tarjouksia ei oteta vastaan myöskään telefax lähetyksinä. 14. Tarjouskuoren merkitseminen Tarjouksen sisältävään, suljettuun kuoreen vasempaan alareunaan tulee merkitä "Kirjaston itsepalvelujärjestelmä 15. Tarjousten avaaminen Tarjoukset avataan suljetussa tilaisuudessa päätöksen valmistelua varten. Tilaajaa pidättää itsellään oikeuden hylätä tarvittaessa kaikki tehdyt tarjoukset ilman korvausvelvollisuutta.

6 16. Lisätietoja antaa Lisätietoja tarjouskilpailutuksesta antaa Juho Tenhunen p Lisätietoja kirjaston toiminnasta antaa Jari Eskelinen p Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään tekemään kirjallisena sähköpostilla osoitteeseen otsikolla kirjaston itsepalvelujärjestelmän kysymykset. Kysymyksiin vastataan kootusti osoitteessa Viitasaarella Kunnioittavasti VIITASAAREN KAUPUNKI Juho Tenhunen Kiinteistörkm