LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 1 (5) KEMI-TORNION SEUDUN HANKINTAPALVELUT Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymä Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia Tervolan kunta Tornion kaupunki Ylitornion kunta RUUAN TARJOILU- JA SÄILYTYSPAKKAUKSET HANKINTAKAUDELLE 01.02.2016 31.01.2018 JA MAHDOLLISET OPTIOT AJALLE 01.02.2018 31.01.2019 JA 01.02.2019 31.01.2020 Pyydämme tarjoustanne käyttämistämme ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkauksista hankintakaudelle 01.02.2016-31.1.2018 ja mahdolliset optiot 01.02.2018 31.01.2019 ja 01.02.2019 31.01.2020. Tuotteet tulee tarjota samoilla ehdoilla kaikkiin Kemi-Tornion seudun hankintapalvelujen laitoksiin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken syksyllä 2017 ja 2018. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kokonaisarvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohde ja laajuus on selvitetty tuote- ja jakopaikkaluettelossa (liite 1). Tarjous tulee tehdä oheisessa tuoteluettelossa mainituista ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkaustarvikkeista. Luettelossa ilmoitetut kulutusmäärät vastaavat arvioitua vuoden kulutusta. Hankintamäärät saattavat vaihdella vuosittain, joten tilaaja ei sitoudu ostamaan tarjouspyynnössä mainittuja määriä. Liitteen 1 osiossa Jakopaikat on esitetty nykyiset jakopaikat ja ajat, jotka saattavat muuttua vaihtuvien olosuhteiden vuoksi. Tarjotut hinnat / hintojen muutokset Tarjouksessa pyydämme ilmoittamaan tarjotut hinnat arvonlisäverottomina euroina tuoteluettelossa mainittua yksikköä kohti. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki kuljetukseen, rahtiin ja kuljetusvakuutuksiin liittyvät kustannukset. Tuoteluettelo sisältää ainoastaan hankintarenkaassa käytettävät volyymituotteet. Luettelon ulkopuolelle jääville tuotteille on ehdottomasti ilmoitettava pyydetyt tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 2 (5) Tarjottujen hintojen tulee olla sitovia vähintään kahdentoista (12) kuukauden ajan alkaen 01.02.2016. Jos hintoja muutetaan kahdentoista (12) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä on ilmoitettava kirjallisesti ostajille kolme (3) kuukautta ennen muutosta. Hinnat on laskettava samoin, etukäteen ilmoitetuin perustein koko toimitusajan. Hankinta- ja toimitusehdot Toimitukset TOP tilaava toimipaikka/yksikkö. Rahtivapaasti. Pientoimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto vähintään 21 pv netto, viivästyskorko ilmoitettava. Mikäli tarjottua tuotetta ei ole saatavilla (joko tilapäisesti tai lopullisesti), on puuttuvan tuotteen tilalle automaattisesti saatava tarjousta vastaava ja tarjouksen hinnalla samaa laatua oleva korvaava tuote. Muilta osin noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT) Toimitukset tapahtuvat kunkin tilaajayksikön ilmoittamina aikoina ja erinä kulutuskauden aikana. Tarjouksessa pyydämme ilmoittamaan seuraavat asiat Ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkaustuotteiden on oltava ekologisesti valmistettuja (joutsenmerkintä) ja niillä on oltava kierrätysmahdollisuus. Tarjouksessa tulee myös kertoa miten nämä on toteutettu. Omavalvontasuunnitelma Tarjoaja on velvollinen toimittamaan pyydettäessä omavalvontasuunnitelman. Tilaukset Tarjouksessa on selvitettävä toimittajan nettitilausjärjestelmä, puhelinmyynti ja miten tilauksen varmennus tapahtuu. Laskutus Laskutus osoitetaan toimituserittäin suoraan kullekin ostajaosakkaalle. Toimipaikkakohtaisesti eritelty koontilasku tulee sisältyä tarjouksen hintaan. Osa hankintarenkaan jäsenistä on siirtynyt käsittelemään ostolaskuja sähköisesti. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Tilastointi Kuntakohtainen tilastointi on toimitettava kuukausittain ostajan nimeämälle henkilölle. Koko hankintarenkaan ostotilasto on toimitettava kaksi kertaa vuodessa hankintarenkaan ruokapalvelun asiantuntijatiimin nimeämälle henkilölle. Raportit on toimitettava xlsmuodossa.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 3 (5) Viestintä Valitun toimittajan tulee järjestää vähintään kaksi informaatiotilaisuutta (Kemi ja Tornio) ennen uuden hankintakauden alkua. Tilaisuudessa käsiteltäisiin mm. yhteystietoja, päivitettyjä tuotetietoja, logistiikkaa, reklamaatioasiat ym. Sopimuksen tekemisen perusteet Kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Hinta 95 %, max. 95 pistettä. Hintapisteet lasketaan kaavalla: halvin hinta/tarjottu hinta x 95. Tilausjärjestelmät 5 %, max. 5 pistettä. 5 pistettä: sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan 15 min sisällä 3 pistettä: sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan tilauspäivän sisällä, päivätyöajan puitteissa. 1 piste: sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Varmennus jää epäselväksi 0 pistettä: vain puhelinmyynti. Vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjous Tarjousten käsittely Tarjoajan kelpoisuus Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tuoteryhmäkohtaiset (positiot 1-5) osatarjoukset otetaan huomioon. Tuotekohtaisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksia käsiteltäessä avoimeksi jääviin kohtiin sijoitetaan samalta riviltä kallein kilpailijan tarjoama tuote. Ostaja pidättää oikeuden jakaa hankinnat tarkoituksenmukaiseksi katsomallaan tavalla toimittajien kesken. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y- tunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä sekä todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 4 (5) Mikäli tarjoaja on rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi palveluun, voidaan palvelusta saatava yritysraportti esittää tarjouksen liitteenä. Lisätiedot Tarjoajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 7.12.2015 sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: Ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkaukset". Vastaukset ovat luettavissa 14.12.2015 klo 16.00 mennessä verkko-osoitteessa: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html tai www.lpshp.fi - Hankintapalvelut - Avoimet tarjouspyynnöt. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa 11.1.2016 klo 12.00 mennessä neljänä kappaleena osoitteella: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hankintatoimisto Kauppakatu 25 94100 KEMI. Kuoreen pyydetään merkitsemään tunnus "TARJOUS RUUAN TARJOILU- JA SÄILYTYSPAKKAUKSET". Tarjous on jätettävä suomenkielisenä. Mahdolliset esitteet ja kuvastot tulee lähettää tarjouksen mukana kolmena kappaleena. Tarjoukseen on liitettävä oheiset tarjouspyynnön täydennettävät liitteet 1 ja 2. Lisäksi tarjous liitteineen on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kuoressa paperiversion kanssa. Tarjouksen sähköinen versio tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi doc/.docx, xls./.xlsx / pdf, ppt/pptx tai jpeg tiedostoiksi. Täydennettävät liitteet tulee toimittaa xlsmuodossa. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 5 (5) Tarjoukset on jätettävä pyydetyssä muodossa ja määräajassa tullakseen huomioiduksi. Puutteelliset tarjoukset hylätään. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. Hankintapäätöksen tiedoksianto Hankintasopimus Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa sähköinen yhteystieto (liite 2). Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Tarjouskilpailussa toiseksi tulleen tarjoajan kanssa teemme lisäostosopimuksen mahdollisista lisäostoista. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat, esimerkiksi kokemuksellinen luottamus tuotteeseen, toimittajaan tai laadun tasaisuuteen. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja LIITE Liite 1 Tuotteet ja jakopaikat, täydennettävä Liite 2 Toimittajatiedot, täydennettävä