YTHS pyytää kirjallista tarjoustanne suunterveyden tarveaineista.

Transkriptio

1 (9) TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N SUUNTERVEYDEN TARVEAINEISTA YTHS pyytää kirjallista tarjoustanne suunterveyden tarveaineista. I. Hankinnan kuvaus Kyseessä on avointa hankintamenettelyä käyttävä puitejärjestely. Hankinnat toteutetaan ilman erillistä kilpailuttamista puitejärjestelyn sisällä tässä asiakirjassa esitettävien perusteiden mukaisesti. Tilaukset tehdään tuoteryhmittäin ensisijaisesti parhaat pisteet saaneelta tarjoajalta, mutta jos se ei pysty toimittamaan tuotteita sovitusti, tilaus tehdään seuraavaksi parhaat pisteet saaneelta tarjoajalta. Hankinnan kohteena ovat hammashoidossa käytettävät tarveaineet. Ne on lueteltu tuoteryhmittäin tarjouslomakeliitteessä (liite 4). Tarjoajien valinnat tehdään tuoteryhmittäin. Jokaiseen tuoteryhmään valitaan kolme (3) tai useampia toimittajia siten, että kaikille tuotteille saadaan toimittaja. Tehtävää puitesopimusta voivat käyttää kaikki YTHS:n suunterveyden toimipisteet, jotka on lueteltu liitteessä 5. Toimipisteisiin voi tulla sopimuskauden aikana vähäisiä muutoksia. Puitejärjestely ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta + yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokaudet. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta alkuperäisin ehdoin. Optiokauden käytöstä päättää tilaaja, joka ilmoittaa sen käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Toimittajan tulee toimittaa tilaajalle vuosittain sovittuun päivämäärään mennessä (esim. tammikuun loppuun mennessä) selvitys hankintojen toteutumisesta tuoteryhmittäin. II. Hankintamenettely 1. Hankinnasta ilmoittaminen Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma.fi -sivustolla Tarjouspyyntö julkaistaan myös tilaajan kotisivuilla 2. Tarjousten jättäminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan kahtena kappaleena ja lisäksi sähköisenä versiona virustarkistetulla CD-levyllä tai USB-muistitikulla, Excel-taulukot Microsoft Excel tai edellisessä versioformaatissa. Tarjous ja sähköinen versio on oltava toimitettu klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä "YTHS:n suunterveyden tarveaineet". Toimitusosoite:

2 (9) Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A Helsinki Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa , joka ei ole julkinen. 3. Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely ja kaikki siihen liittyvät asiakirjat ovat suomenkielisiä. 4. Asiakirjajulkisuus Hankintamenettelyä koskevat asiakirjat ovat asianosaisjulkisia. Liikesalaisuudet eivät ole asianosaisjulkisia. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään tarjoukseensa selkeästi merkinnällä "ei-julkinen" ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 5. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Tarveaineiden tuoteryhmiin kohdistuvat osatarjoukset otetaan huomioon. Hankinta voidaan jakaa ja toimittajia voidaan valita useita. Tarjoaja voi tarjota kaikkia tuoteryhmiä tai vain osaa tuoteryhmistä. 6. Hankintalaki ja mahdollisuus hylätä kaikki tarjoukset Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä. YTHS pidättää oikeuden perustellusta ja todellisesta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 7. Korvaus tarjouksen tekemisestä Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 8. Tarjousten käsittely Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu

3 (9) III. Tarjoajien kelpoisuus Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: 1. Selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin. 2. Selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero- ja kaupparekisteriin. Jos tarjoajalla ei ole velvollisuutta rekisteröityä em. rekistereihin, tulee sen toimittaa selvitys perusteista, joiden vuoksi sillä ei ollut rekisteröitymisvelvollisuutta. 3. Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista. Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. IV. Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjous edellytetään tehtäväksi tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja siten, että tarjotut tuotteet vastaavat tarjousta ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 1. Tarjouksen kieli ja muoto Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksessa on käytettävä oheisia tarjousliitteitä (liitteet 1-4). Tarjouksessa tulee käyttää tarjouslomakeliitteessä (liite 4) käytettyjä yksiköitä (ml, g, tusina jne.) tai ilmoittaa muuntokerroin, jolla tuotteita voidaan vertailla. Tarjottujen tuotteiden pakkauskoko ei saa poiketa merkittävästi tarjouslomakeliitteessä mainituista. 2. Vaadittavat tuotetiedot Tarjoukseen tulee liittää tarjotuista volyymituotteista tuoteselosteet ja -esitteet (mieluiten kuvalliset), joista selviävät tarjottujen tuotteiden tuotetiedot, tekniset ja toiminnalliset selvitykset sekä tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon, mutta käyttötarkoitukseltaan vastaavia tai siihen sopivia rinnakkaistuotteita voi tarjota. 3. Koekäyttömahdollisuus ja käytönopastus Tarjoukseen tulee sisältyä maksuton tarjouslomakeliitteen (liite 4) mukaisten volyymituotteiden koekäyttömahdollisuus ennen hankintapäätöstä. Viimeisen vuoden aikana käytössä olleet tuotteet ja parhaillaan käytössä olevat tuotteet katsotaan koekäytetyiksi. Tarpeelliset koekäytöt sovitaan tilaajan aloitteesta.

4 (9) Tarjoukseen tulee sisältyä maksuton tarjottujen tuotteiden tuotekoulutus/esittely ja käytön opastus sopimuskauden alussa tilaajan tiloissa. Käytön opastus sovitaan erikseen tarvittaessa. 4. Hinnat ja niiden voimassaolo Tarveaineiden volyymituotteiden arvonlisäverottomat kiinteät hinnat tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 4). Hintavaraumia ei hyväksytä eikä muulla tavalla ilmoitettuja hintoja oteta huomioon. Volyymituotteet on yksilöity tarjouslomakeliitteessä 4. Hinta-vertailussa otetaan huomioon tarjouslomakkeen vuosikulutusarvion mukainen volyymituotteiden kokonaishinta. Mikäli volyymituotteille tehdään rinnakkaistarjouksia (tarjotaan eri tuotemerkkejä), tulee jokaisesta tarjottavasta tuotteesta tehdä liitteen 4 mukainen oma tarjouslomakkeensa ja merkitä selvästi, että on kyse rinnakkaistuotteesta. Muista kuin volyymituotteista tulee tarjoukseen liittää nettohinnasto samoilla tarjouspyynnön ehdoilla. Nettohinnaston apuna voi käyttää YTHS:n tarveaineiden vuosikulutustietoja (liitteet 6 ja 7). Nettohinnastossa tulee olla tarjouslomakkeella tarjottujen tuotteiden lisäksi volyymituotteille tarjotut vaihtoehdot sekä volyymituotteiden ulkopuoliset tuotteet. Nettohinnaston volyymituotteiden ulkopuoliset tuotteet valitaan tämän tarjouskilpailun perusteella valituilta toimittajilta. Kaikkien tarjottujen hintojen tulee olla kiinteinä voimassa ensimmäisen sopimusvuoden ajan, jonka jälkeen toimittaja voi esittää tilaajalle perustellusta syystä hinnan muutosta tuotteiden yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Esitykset muutoksista ja selvitys kustannuskehityksen ja hinnanmuutoksen syistä on esitettävä kirjallisesti vähintään neljä (4) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Perustellusta syystä tuotteiden hintoja voidaan korottaa enintään kerran vuodessa. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki käsittely-, toimitus- ja kuljetuskustannukset. Sopimuskauden aikana tapahtuva tuotekehitys tulee huomioida tuotevalikoimassa. Tuotepäivitykset tehdään vuosittain erikseen sovittavana ajankohtana. Uusien tuotteiden tulee täyttää tämän tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset. 5. Toimitusaika Tuotteiden toimitusaika tilauksesta saa olla enintään neljä 4) arkipäivää. 6. Ympäristöasioiden huomioon ottaminen Mikäli tarjoajalla on käytössä ympäristöhallintajärjestelmä, se pyydetään ilmoittamaan tarjouslomakkeella. Jos sellaista ei ole, pyydetään esittämään lyhyt selvitys siitä, miten tuotteiden elinkaaressa on pyritty ottamaan huomioon ympäristöasiat. 7. Tarjotuille tuotteille asetetut vaatimukset Tarjottavien tuotteiden tulee olla EU-direktiivin mukaisia, CE-merkinnällä varustettuja ja niistä tulee olla potilasturvallisuustiedotteet, mieluiten sähköisenä. Tarveaineiden tarkemmat ehdottomat vaatimukset on lueteltu tarjouslomakeliitteessä (liite 4).

5 (9) 8. Toimitusehto Varastotoimitukset YTHS:n toimipisteisiin liitteessä 5 oleviin toimitusosoitteisiin neljän (4) arkipäivän kuluessa tilauksesta. Toimitusosoitteisiin voi tulla vähäisiä muutoksia sopimuskauden aikana. Tavarankuljetusvakuutuksesta vastaa ja sen maksaa toimittaja 9. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Laskutuksen tulee tapahtua jälkikäteen kuhunkin toimipisteeseen erikseen. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto laskun päiväyksestä. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen Jos toimitus viivästyy sovitusta neljästä (4) arkipäivästä, tilaajalla on maksuton oikeus perua toimitus ja tilata se toiselta toimittajalta. 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. V. Tarjousten vertailu Hankinnan ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellisuus tuoteryhmittäin. Ratkaisuperusteet on tarkemmin määritelty tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjouslomakeliitteen (liite 4) tuoteryhmiin kuuluvat muut kuin volyymituotteet valitaan volyymituotteiden valinnan pohjalta. Näihin tuoteryhmiin kuulumattomien tuoteryhmien tuotteet valitaan tapauskohtaisesti sopimustoimittajilta. Tuotevertailut tehdään aina samoilla kriteereillä. VI. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankintasopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen

6 (9) Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. VII. Tilausten tekeminen Kun yhtä useampi tarjoaja on tullut valituksi, ja hankintayksikkö on tehnyt niiden kanssa hankintasopimuksen, määräytyy tilauksen tekeminen tämän tarjouspyynnön kohdassa V. osoitettuja perusteita hyödyntäen niin, että hankintayksikkö tiedustelee ensin parhaat pisteet saaneelta toimittajalta, pystyykö tämä toimittamaan tuotteet hankintayksikön edellyttämässä ajassa. Jos parhaat pisteet saanut tilaaja ei pysty toimittamaan tuotteita, tiedustelee hankintayksikkö toimitusmahdollisuutta toiseksi parhaat pisteet saaneelta toimittajalta. Näin jatketaan, kunnes hankintayksikkö löytää hankintasopimuksen tehneiden tarjoajien joukosta sellaisen, joka pystyy toimittamaan pyydetyt tuotteet hankintayksikön tarvitsemassa ajassa. VIII. Lisätiedot Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään sähköpostitse alla mainituille henkilöille. Tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastaavat talousjohtaja Olli-Pekka Luukko ja johtajahammaslääkäri Anne Komulainen (etunimi.sukunimi@yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa tilaajan kotisivuilta IX. Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liitteet Liite 1: Hankinnan ratkaisuperusteet Liitteet 2 ja 4 Tarjouslomakkeet Liite 3: Tarjouksen antajan tiedot Liite 5: Toimitusosoitteet Liitteet 6 ja 7: YTHS:n tarveaineiden vuosikulutustietoja Liitteet 8-12: YTHS:ssä käytettyjä tarveaineita tuoteryhmittäin

7 (9) LIITE 1 HANKINNAN RATKAISUPERUSTEET SUUNTERVEYDEN TARVEAINEILLE: Ratkaisuperusteita käytetään toimittajien valitsemiseen. Ratkaisevina tekijöinä valinnassa ovat seuraavat perusteet: Tuoteryhmät 1-5 Hinta (=60 pistettä); 60 % Edullisin volyymituotteiden yhteenlaskettu hinta tuoteryhmittäin, edullisin hinta = 60 pistettä. Muut suhteessa vähemmän, kaava edullisin hinta / tarjoushinta x 60 Laatu / käyttöominaisuudet (=40 pistettä); 40 % Jokaisen tuoteryhmän volyymituotteet arvioidaan erikseen tarjouslomakeliitteessä mainituin kriteerein. Laadunarviointi tehdään koekäyttöjen pohjalta. Koekäytöksi katsotaan kuuluvaksi tällä hetkellä käytössä oleva tai koekäytössä viimeisen vuoden aikana ollut tuote. Tuoteryhmien volyymituotteet voivat saada pisteitä 0-5 (maksimi 5 pistettä) tuoteryhmissä 1-3, 0-10 (maksimi 10 pistettä) tuoteryhmässä 4 ja 0-8 (maksimi 8 pistettä) tuoteryhmässä 5, jolloin eniten pisteitä tuoteryhmittäin saanut saa 40 pistettä. Muut saavat pisteitä suhteessa vähemmän, kaava eniten pisteitä saaneen pisteet / tarjoajan pisteet x 40 Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä tuoteryhmittäin; 100 %

8 (9) LIITE 2 Tarjouksen hinnan ja tarjouksen voimassaoloaika kyllä ei Tuotteilla sähköiset potilasturvallisuustiedotteet kyllä ei Toimitusaika tilauksesta enintään neljä (4) arkipäivää kyllä ei Toimitusehdot tarjouspyynnön mukaiset kyllä ei Rinnakkaistarjouksia sisältyy tarjoukseen kyllä ei

9 (9) LIITE 3 Tiedot ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä kyllä ei Tiedot kaupparekisteriin merkitsemisestä kyllä ei (arvonlisäverotunnus, Y-tunnus) Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja /tai kyllä ei Velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista Vakuutusyhtiön/ -yhtiöiden todistukset lakisääteisten kyllä ei vakuutusmaksujen suorittamisesta Esitteet ja tekniset tiedot kyllä ei Yhteyshenkilöt (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Muut mahdolliset asiat (erilliset liitteet) kyllä ei Tarjouksen allekirjoitus Tarjouksen tekijä Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennös Sähköpostiosoite, johon päätös lähetetään tiedoksi