ELINTARVIKKEET HANKINTAKAUDELLE JA MAHDOLLISET OPTIOT AJALLE JA

Transkriptio

1 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 15/11 1 (5) KEMI-TORNION SEUDUN HANKINTAPALVELUT Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymä Palvelukeskus Purola Tervolan kunta Tornion kaupunki Ylitornion kunta ELINTARVIKKEET HANKINTAKAUDELLE JA MAHDOLLISET OPTIOT AJALLE JA Pyydämme tarjoustanne käyttämistämme elintarvikkeista hankintakaudeksi ja mahdolliset optiot ja Tuotteet tulee tarjota samoilla ehdoilla kaikkiin Kemi-Tornion seudun hankintapalvelujen laitoksiin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken syksyllä 2013 ja Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa osoitteessa: Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kokonaisarvoltaan EU kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinnan kohde ja laajuus Tarjous tulee tehdä oheisessa tuoteluettelossa (Liite 1) mainituista elintarvikkeista. Luettelossa ilmoitetut kulutusmäärät vastaavat arvioitua vuoden kulutusta. Lisäksi tarjoajan tulee täyttää toimittajaselvitykset lomake (Liite 2). Tarjouksessa pyydämme ilmoittamaan Arvonlisäverottomat hinnat kulutusmääräluettelossa mainittua yksikköä kohti. Luettelo sisältää ainoastaan hankintarenkaassa käytettävät volyymituotteet. Luettelon ulkopuolelle jääville tuotteille on ehdottomasti ilmoitettava tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit. Tarjous on tehtävä oheista luetteloa käyttäen. Luettelo on myös toimitettava sähköpostilla osoitteeseen merkillä ELINTARVIKETARJOUS. Rahti ilmoitettava erikseen "pudotusmaksuna", mikäli rahti peritään. Tuotteiden hintoihin ei saa sisällyttää kuljetuskustannuksia.

2 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 15/11 2 (5) Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internet-osoitteesta Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä sekä todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. (Liite 2). Tarjotut hinnat/ hintojen muutokset Tarjotut tuotteet Poikkeusolot Omavalvontasuunnitelma Hinnat tulee ehdottomasti antaa tuoteluetteloissa pyydetyille yksiköille. Tarjottujen hintojen tulee olla sitovia vähintään kuuden (6) kuukauden ajan alkaen Jos hintoja muutetaan kuuden (6) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä on ilmoitettava kirjallisesti ostajille kaksi (2) kuukautta ennen muutosta. Ostajat pidättävät oikeuden muuttaa ostopaikkaa kesken toimituskauden, jos tuote voidaan edullisemmin ostaa muualta. Lihajalosteista, ruokapakasteista, ruokavalmisteista sekä eineksistä pyydämme käyttöömme ravintotiedot, rasva %- pitoisuuden, suolapitoisuuden tuotteittain sekä soveltuvuuden erityisruokavalioihin. Lihajalosteiden osalta pyydämme ilmoittamaan sisältääkö tuotteet natriumglutamaattia. Kypsien lihojen osalta edellytämme merkintää soveltuuko tuote käytettäväksi kylmävalmistukseen. Kaikkien tuotteiden osalta pyydämme merkitsemään pääraaka-aineen osuuden/määrän ja alkuperämaan. Puuttuvan tuotteen tilalle on automaattisesti saatava tarjousta vastaavan ja tarjouksen hinnalla samaa laatua oleva korvaava tuote. Maitotaloustuotteiden osalta valitun tarjoajan tulee hoitaa EU-koulumaitotuen hallinnointi. Toimittajan tulee selvittää miten yritys on varautunut poikkeusoloihin esim. työseisaus, sähkökatkokset, luonnonkatastrofit, vaarallinen tartuntatauti, ydinvoimalaonnettomuus, tietoverkkohäiriö. Pyydämme tarjouksessa ilmoittamaan, onko toimittajalla omavalvontasuunnitelmaa. Tarjoaja on velvollinen toimittamaan pyydettäessä omavalvontasuunnitelman.

3 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 15/11 3 (5) Toimitukset Laskutus Toimitukset tapahtuvat kunkin ostajalaitoksen ilmoittamina aikoina ja erinä kulutuskauden aikana. Tarjouksesta on myös käytävä selville toimittajan nettitilausjärjestelmä. Laskutus osoitetaan toimituserittäin suoraan kullekin ostajaosakkaalle. Toimipaikkakohtaisesti eritelty koontilasku tulee sisältyä tarjouksen hintaan. Osa hankintarenkaan jäsenistä on siirtynyt käsittelemään ostolaskuja sähköisesti. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Hankinta- ja toimitusehdot Laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko ilmoitettava. Muilta osin noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT) Viestintä Valitun toimittajan tulee järjestää vähintään kaksi (Kemi ja Tornio) informaatiotilaisuutta ennen uuden hankintakauden alkua. Tilaisuudessa käsiteltäisiin mm. yhteystietoja, päivitettyjä tuotetietoja, logistiikkaa, reklamaatio asiat ym. Sopimuksen tekemisen perusteet Vaihtoehtoiset tarjoukset Kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Kriteerien painoarvoprosentit ovat seuraavat: Hinta 95 % (hintaan otetaan huomioon myös rahti/pudotuskustannukset) Tilausjärjestelmät 5 % 3 pistettä, sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan 15 min sisällä 2 pistettä, sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan puolen tunnin sisällä 1 piste, sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Varmennus jää epäselväksi 0 pistettä, puhelinmyynti Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.

4 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 15/11 4 (5) Osatarjous Tuoteryhmäkohtaiset osatarjoukset otetaan huomioon. Tarjouksia käsiteltäessä avoimeksi jääviin kohtiin sijoitetaan samalta riviltä kallein kilpailijan tarjoama tuote. Ostaja pidättää oikeuden jakaa hankinnat tarkoituksenmukaiseksi katsomallaan tavalla toimittajien kesken. Ostaja pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus kesken toimituskauden, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet, muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat, kuten kokemuksellinen luottamus tuotteeseen ja toimittajaan muuttuu sekä laadun epätasaisuus. Lisätiedot Tarjoajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen jättäminen Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään sähköpostitse osoitteella Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: Elintarvikkeet". Vastaukset ovat luettavissa mennessä verkko-osoitteessa: tai - Hankintapalvelut - Avoimet tarjouspyynnöt. Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjous tulee toimittaa klo mennessä neljänä kappaleena osoitteella: Länsi- Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Hankintatoimisto, Kauppakatu 25, KEMI. Kuoreen pyydetään merkitsemään tunnus "ELINTARVIKETARJOUS". Tarjous on jätettävä suomenkielisenä. Tarjoukset on jätettävä pyydetyssä muodossa ja määräajassa tullakseen huomioiduksi. Puutteelliset tarjoukset hylätään. Hankintapäätöksen tiedoksianto Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa sähköinen yhteystieto, (Liite 2).

5 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 15/11 5 (5) Tilastointi Kuntakohtainen tilastointi kuukausittain ostajan nimeämälle henkilölle. Koko hankintarenkaan ostotilasto kaksi kertaa vuodessa hankintarenkaan ruokapalvelun asiantuntijatiimin nimeämälle henkilölle. Raportointi pyydetään Microsoft Excel 2000 muodossa. Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Merja Erholtz hankintasihteeri LIITE Tuote-/ jakopaikkaluettelo Liite 1 Toimittajaselvitykset Liite 2