Tavoitteena on solmia palveluntuottajan / -tuottajien kanssa sopimus loppuvuodeksi 2011.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(6) MARKKINOINTIVIESTINNÄN ASIANTUNTIJAPALVELUT 1. Taustaa Karkkilan kaupungin elinkeinopalvelut vastaa kaupungin markkinoinnista, johon kuuluvat yleismarkkinointi, asumisen markkinointi sekä elinkeino- ja rekrytointimarkkinointi. Markkinointiviestintää toteutetaan mm. printtituotantona, lehti-ilmoituksina, suoramarkkinointina sekä osallistumalla erilaisiin markkinointitapahtumiin, kuten messuihin. Karkkilan kaupungin markkinointiviestinnän linjaukset on tehty v toteutetussa yhteistyössä valitun mainostoimiston kanssa. Graafinen ohjeisto on vuodelta 2006 ja sitä käytetään edelleen. Katso myös ja sivustot. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo alittaa hankintalaissa määritellyn kansallisen kynnysarvon. Hankinnassa noudatetaan Karkkilan kaupungin hankintaohjetta. Tavoitteena on solmia palveluntuottajan / -tuottajien kanssa sopimus loppuvuodeksi Tarjouspyynnön kohde ja tarjouksen sisältö Pyydämme tarjoustanne Karkkilan kaupungille tuotettavista MARKKINOINTIVIESTINNÄN ASIANTUNTIJAPALVELUISTA seuraavasti. Katso tarkempi erittely hankittavista tuotteista ja palveluista Liitteessä. Kaupunki kilpailuttaa painotuotteiden painatukset erikseen. A. Graafiset palvelut (AD) Olemassa olevaan markkinointiviestinnälliseen ilmeeseen soveltuvan markkinointimateriaalin tuotanto: a. Koti Karkkilassa lehti, laajuus n sivua b. Ura Karkkilassa lehti, laajuus n sivua c. Karkkilan Palveluhakemisto, laajuus n sivua d. tonttimarkkinoinnin materiaalit (n. 4-5 kampanjaa) i. esitteet ii. kirjeet iii. julisteet iv. messuosastolle banderollit tms suurtulosteet, mainoslahjat, kilpailulipukkeet ym. messuosastolla jaettava materiaali e. karkkila.fi, kotikarkkilassa.fi ja urakarkkilassa.fi -sivujen visuaalisen ilmeen muokkaaminen f. optio: kausikampanjoiden materiaalien suunnittelu ja ilmoitusvalmistus i. Aurinkorinne-asuntoalueen kampanjaesite ii. kesä iii. joulu, joulutabloid g. A-ständijulisteet, kampanjakausien mukaan ~ 2-4 kappaletta Tarjouksenne tulee sisältää myös markkinointimateriaalien painokuntoon laittamisen ja painoyhteydet. Lehtien osalta tarjouksenne tulee sisältää myös projektin kustannuslaskennan ilmoitusmyyntiä varten sekä ao. projektien mediakortit.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(6) B. Sisällöntuotanto (copywriter) Tekstintuotanto seuraaviin markkinointimateriaaleihin: a. Koti Karkkilassa lehti, laajuus n sivua b. Ura Karkkilassa lehti, laajuus n sivua c. Karkkilan Palveluhakemisto, laajuus n sivua d. kotikarkkilassa.fi ja urakarkkilassa.fi -sivujen päivitystekstit e. optio: mahdollinen kausikampanja i. tonttimarkkinoinnin sähköinen uutiskirje ii. Aurinkorinne-asuntoalueen kampanjaesite iii. kesä iv. joulutabloid Vastuuhenkilö/ vastuuhenkilöt tulee eritellä, samoin aikaisempi kokemus vastaavista tehtävistä. 3. Hinnoittelu ja hintaerittelylomake jaoteltuna hankinnan kohteiden mukaisesti (Liite) Liite havainnollistaa ja täsmentää niitä vaatimuksia ja yksityiskohtia, joita kaupunki edellyttää hankittavilta tuotteilta ja palveluilta. Hinnat tulee ilmoittaa jaottelun mukaisesti ryhmiteltynä ko. hintaerittelylomakkeella. Tarjouksesta tulee ilmetä kaikki toimeksiantajalle aiheutuvat kustannukset sopimuksen alkamisesta lähtien sekä sisältää myös kertaluonteiset kustannukset. Kiinteät kokonaishinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina eurohintoina, verokanta on ilmoitettava erikseen. Hintaerittelylomakkeessa esitetään siis ainoastaan kokonaishinnat, joiden pitää sisältää esimerkiksi luonnokset, kuva-aihevalinnat ja hankintatyö, kuvien käsittely/sijoittelu, taitto, oikoluku, trafiikki, kuvankäsittely-, materiaali-, aineistonsiirtoyms. suunnittelu-, yhteys-, tuotanto- tai valvontakulut. Kokonaishintoihin ei voi lisätä mitään muita kuluja tai lisiä (matka-, majoitus-, laskutus-, toimitus- yms. kuluja/lisiä) tai hinnan varaumia. Mikäli ostatte /käytätte kuvia, kuvituksen pitää sisältyä käyttöoikeuksineen tarjotun materiaalin hintaan. Tarjoukseen tulee liittää käyttämänne hinnasto, josta selviää lisätuntihinnat. Hinnasto ja muuta oheismateriaalia lisätään tarjouksen liitteeksi, ei korvaamaan hintaerittelyä. Tarjouksen hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina. 4. Alihankinta Alihankintakumppanit ja sovitut vastuusuhteet on ilmoitettava tarjouksessa Toimittajan tulee ilmoittaa tehtävässä sopimuksessa, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmansille osapuolille sekä hyväksyttää mahdolliset tulevat alihankkijat ja sen ao. henkilöt tilaajalla. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä toimittajan käyttämät alihankkijat Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. 5. Valintaan vaikuttavat tekijät Valinnan kriteerinä on kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin kiinnitämme huomiota ammatilliseen osaamiseen, kokemukseen, referensseihin sekä hintaan.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(6) Pidätämme itsellämme oikeuden hyväksyä tai hylätä tehdyt tarjoukset osittain tai kokonaan. 6. Toimitusehdot Palvelujen tuotoksien toimittamisesta sovitaan tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti toimitus tapahtuu sähköisesti joko tilaajalle tai tilaajan osoittamalle yhteistyökumppanille, kuten painotalolle. Toimitus- ja tallennuskustannukset sisältyvät tarjoukseen. 7. Toimitusaika Toimitus tapahtuu erikseen sovittavassa aikataulussa. 8. Vaadittavat selvitykset Tarjouksesta tulee selvitä yrityksen Y-tunnus todistuksena kaupparekisteriin ja ennakkoperintärekisteriin rekisteröitymisestä. Tarjouksen liitteenä tulee olla veroviraston todistus yrityksen maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta (2 kk) vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna ja ne on toimitettava myös mahdollisista alihankkijoista. 9. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kaksi kuukautta tarjousten sisäänjättöpäivästä lukien. 10. Osatarjoukset Osatarjoukset ovat mahdollisia. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden joko hyväksyä tai hylätä kaikki annetut tarjoukset. 11. Maksuehdot ja laskutus Toimittaja ilmoittaa tarjouksessaan maksuehdot, kuitenkin vähintään 14 päivää netto. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Laskutuslisää ei hyväksytä. Laskutus postitse osoitteeseen: Karkkilan kaupunki / Laskut PL KARKKILA viite: elinkeinopalvelut 12. Noudatettavat asiakirjat ja sopimusehdot Hankinnassa sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE Tarjousasiakirjat. Karkkilan kaupungin hankinnoissa otetaan huomioon, mitä julkisia hankintoja koskevissa lainsäädännöissä säädetään.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(6) 13. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Toimittaja voi ilmoittaa liikesalaisuudet erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan hintaa koskevat tiedot ovat julkisia. 14. Valintaperusteet Sopimuksen tekemisen perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin arvioidaan laatua (kohdat 1-4) (painoarvo yhteensä 40%) sekä kohta 5. kustannuksia (60%). Laadullista arviointia tehdään arvioimalla: 1. Tarjouksen antajaa toimistona a. Toimittajan on lyhyesti esiteltävä, miten toimintavarmuus, laatu ja projektinhallinta pystytään osoittamaan ja takaamaan esimerkiksi resurssien, kokemuksen ja vastaavien hankkeiden avulla b. Tarjouksen antaja pystyy tarjoamaan konsulttipalveluja Karkkilan kaupungin imagoon ja brandin rakentamiseen liittyvissä asioissa (kommentointi ja sparraus) c. Toimittaja pystyy tarvittaessa tarjoamaan laajaa tekstisuunnittelua (esimerkiksi esitetekstit, kotisivun sisällöntuotanto, asiakaslehti jne) d. Mukaan liitetyt työnäytteet antavat yleiskuvaa toimistosta ja sen esittämästä yleisestä suunnittelutasosta ja laadusta. e. Mahdolliset laatusertifikaatit tai alan tunnustukset 2. Tarjouksen antajan asiakasreferenssejä niiden vakuuttavuuden ja vaativuuden avulla a. Kunta saattaa ottaa yhteyttä referenssiasiakkaisiin laadun, palvelukyvyn, ammattitaidon, proaktiivisuuden, työnäytteiden ja toimeksiantojen vastaavuuden sekä toimintavarmuuden toteamiseksi. b. Toimittaja voi liittää tarjouksen osaksi valittujen asiakkaidensa yhteystietoja tai kirjallisia suosituksia niin halutessaan. c. Referensseinä mainitut asiakkaat ovat kokeneet tarjouksen antajan visuaalisen ja/tai copy -työpanoksen laadukkaana ja ammattitaitoisena. Hinnan ja laadun vastaavuus on koettu vähintään hyvänä. 3. Tarjouksen antajan työnäytteiden laadukkuuden, hinta-laatu suhteen, suunnittelujäljen ja toimeksianto-vastaavuuden avulla. a. Mukaan liitettyjen työnäytteiden pitää vastata tarjouksessa annettuja hintoja. Tämä tarkoittaa sitä, että hintaerittelyssä annetulla suunnitteluhinnalla ja tuntimäärällä työnäytteenä olevan tuotteen suunnittelutyö olisi voitu toteuttaa. Näin kunta pystyy määrittelemään tarjottujen palveluiden ja tuotteiden hinta-laatu -suhteen/vastaavuuden, eikä toimittajien tarvitse suunnitella tarjouksen osaksi spekulatiivisia esite/ ilme-ehdotuksia tai mallitöitä. b. WWW-työnäytteissä arvioidaan suunniteltujen visuaalisten ilmeiden soveltumista ja käytettävyyttä internet-sivuston käyttäjien, ylläpitäjien ja järjestelmätoimittajan näkökulmasta (soveltuvuus, käytettävyys sekä tekniset vaatimukset) 4. Suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvan henkilöstön kokemuksen, erityisosaamisen ja pätevyyden avulla. a. Palvelun tuottamiseen osallistuvat henkilöt tulee nimetä jo tarjouksen jättövaiheessa, jotta ammattitaito ja erityisosaaminen on arvioitavissa kokemuksen ja alalla toimittujen vuosien kautta.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(6) b. Toimittajan käytettävissä olevat erityisosaajat c. Tarjouksen antaja kykenee antamaan riittävästi resursseja Karkkilan kaupungin käyttöön kiireisimpinäkin aikoina. 5. Kustannukset. Tarjoushinta muodostuu hintaerittelyn (liite) mukaisesta kokonaishinnasta. Arviointiperusteet eivät ole tärkeysjärjestyksessä. Kaupungilla on oma 3-4 hengen arviointityöryhmä, joka kokoontuu arvioimaan ja vertailemaan tarjouksenne. Vertailu- ja arviointityö perustuu liitteen mukaisiin tarjouksiin ja niihin kuuluviin liitteisiin, ja se toteutetaan kolmessa vaiheessa: A. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuus arvioidaan lakisääteisillä, taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksilla sekä perusvaatimuksilla kokemukselle ja osaamiselle. Edellytykset arvioidaan tarjouspyynnössä ja liitteessä mainituin perustein. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. B. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitettä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä, tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Kaikki pyydetyt dokumentit tulee olla toimitettu tarjouksen jättöaikaan mennessä. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. C. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointi Edullisuutta arvioidaan kokonaistaloudellisuuden kriteerein. Hinnan painoarvo on 60 % ja laatutekijöiden sekä toimitusajan yhteensä 40 %. Kustannuskohdassa tarjoushinta muodostuu hintaerittelyn mukaisesta kokonaishinnasta. Tarjousten kokonaistaloudellisuutta arvioidaan pisteyttämällä valintaperusteiden arviointikohdat. Kohdat 1-4 saavat yhteenlaskettuna maksimissaan 40 pistettä. Tarjoushinta muodostaa maksimissaan 60 pistettä. Nämä pisteet lasketaan yhteen (maksimissaan 100 pistettä), jonka perusteella tarjoukset laitetaan paremmuusjärjestykseen. Hinta-laatusuhteeltaan edullisin on korkeimman pistemäärän saanut tarjous. Mikäli yksikään tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, Karkkilan kaupunki pidättää itsellään oikeuden käynnistää jatkoneuvottelut tarjousten tekijöiden kanssa. 15. Muut ehdot Tilaajalla eli Karkkilan kaupungilla on oikeus käyttää hankinnan tuloksia jatkossa tapahtuvissa hankinnoissa. Tilaajalle siirtyy täydelliset omistus- ja käyttöoikeudet tilattuihin tuotoksiin. Karkkilan kaupungilla on kaikki oikeudet toimeksiantojensa perusteella valmistettuun aineistoon sitä mukaa, kun se on suorittanut sovitun maksun. Tilaajalla on tuolloin oikeus muokata toimeksiantotyön tuloksia sekä tehdä nii-

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(6) hin haluamiaan muutoksia. Lisäksi aineisto voidaan luovuttaa myös kolmannen osapuolen käyttöön ilman eri korvausta tilaajan sitä halutessa. Toimittaja vastaa, että toimeksiannon perusteella valmistetun aineiston tekijänoikeuksiin ei kohdistu vaateita kolmansilta osapuolilta. Jos ostatte/käytätte kuvia, kuvitus pitää sisältyä tarjotun materiaalin hintaan. Hankinta suoritetaan projekteittain ja optioittain. Kaupunki pidättää itsellään oikeuden toteuttaa vain harkitsemansa määrän projekteja ja optioita. Toimittajan tulee ilmoittaa hyvityskäytännöt, joita sovelletaan, kun sovitut toteutukset/tilaukset eivät ole käytettävissä, ovat myöhässä tai eivät vastaa laatuvaatimuksia tilaajasta riippumattomista syistä. Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Helsingin käräjäoikeus. Tilaajan yhteyshenkilönä ja lisätietojen antajana toimii kehittämispäällikkö Satu Sarin, p tai sähköposti 16. Tarjouksen jättäminen Tarjousta pyydämme maanantaihin kello 12 mennessä osoitteella Karkkilan kaupunki, Kirjaamo, Valtatie 26 B, PL 50, Karkkila tai sähköpostilla Kirjekuoreen tai sähköpostin aihekenttään merkintä ELINKEINOPALVELUT, TARJOUS. Tarjouksen tekemisestä ei makseta palkkiota eikä korvausta. Karkkilan kaupunki pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä kaikki saadut tarjoukset, samoin kuin oikeuden hyväksyä saaduista tarjouksista vain soveltuva(t), tarjouspyyntöä parhaiten vastaava(t) osa(t). Kaupunki hylkää tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Ystävällisin terveisin KARKKILAN KAUPUNKI Satu Sarin kehittämispäällikkö LIITE Hintaerittelytaulukko sisältäen hankinnan kohteet