Analytiikka osana muutosjohtamista ja tiedonhallintaa Kuinka me teimme sen ja mihin olemme menossa? Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Erik Semenius

Transkriptio

1 Analytiikka osana muutosjohtamista ja tiedonhallintaa Kuinka me teimme sen ja mihin olemme menossa? Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Erik Semenius

2 AGENDA. Elintarviketurvallisuusviraston esittely Hankkeen lähtötilanne Kuinka käytämme Qlik -järjestelmää? Hankkeen edut Mihin olemme menossa? Mitä olemme oppineet?

3 Elintarviketurvallisuusviraston esittely

4 Elintarviturvallisuusvirasto EVIRA toiminta Evira toimii valatakunnallisesti Maa- ja Metsätalousministeriön alaisuudessa. visio Ihmiset, eläimet ja kasvit ovat terveitä ja voivat hyvin. Elintarvikkeiden ja maatalouden tuotantopanosten turvallisuus, laatu ja jäljitettävyys, eläinten terveys ja hyvinvointi sekä kasvinterveys ovat huipputasoa maailmassa. Suomen elintarvikeketju toimii asiakas- ja kuluttajalähtöisesti ja on kansainvälisesti kilpailukykyinen ja noudattaa kestävän kehityksen periaatteita. vuoden 2018 avainluvut Htv-kehys on 642 htv:tä Toimintamäärähat 40 M euroa Ennuste tuloista 22,5 M euroa

5 Evira muutoksessa Vuoden 2019 alussa Evira yhdistyy Maaseutuviraston (Mavi) ja Maanmittauslaitoksen Mitpa palvelukeskuksen osien kanssa uudeksi Ruokavirastoksi. Evirassa on meneillään toimintakulttuurinmuutos, jonka opit halutaan viedä uuteen virastoon.

6 Evira muutoksessa Uusi toimintakulttuuri Asioita tehdään yhdessä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa Organisaatiorakenne tukee asiakaslähtöistä toimintaa Sisäisen toimintakulttuurin muutos on osa kokonaisuutta Vastuunottamisen ja yhdessä tekemisen korostaminen Tietojärjestelmähankkeita viedään läpi uudella tavalla

7 Hankkeen lähtötilanne

8 Lähtökohdat hankkeelle Kieku järjestelmässä (SAP) oleva datan analysointi on haasteellista. Käytössä excelillä tehtyjä raportteja ja taulukoita, datan analytiikka oli vähäistä. Muita tietokokonaisuuksia ei ole integroitu Kieku-dataan. Meillä oli paljon substanssidataa, jota analysoidaan excelissä ja muilla järjestelmillä, mutta järjestelmät eivät keskustelleet keskenään. Substanssipuolen järjestelmäkehityshankkeiden analytiikka eli omaa elämäänsä. Meillä ei ollut työkaluja järkevään budjetointiin ja ennustamiseen. Ministeriön tulosohjaus ja sen raportointi tapahtuu kokonaan Office -työkaluilla.

9 Lähtötilanteen haasteet Ymmärrys Prosessi Sitoutuminen Muutos

10 Miten menimme eteenpäin Käynnistäminen Vaatimusmäärittely Kilpailutus Demo Erakko Projektin vaatimukset Hankkeen sisäinen myynti Tarjoukset Hankinta

11 Tärkeimmät vaatimukset järjestelmää varten Tiedolla johtaminen Tietojen analysointi ja visualisointi Upotetut ja ohjatut analyysit Analytiikkaa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille Perinteinen raportointi

12 Mihin käytämme Erakkoa?

13 Avainluvut Ohjausnäkymä

14 Avainluvut Strategisten KPI-indikaattorien analyysi

15 Avainluvut Talous - sovellukset

16 Avainluvut Talous - päänäkymä

17 Avainluvut HR- sovellukset

18 Avainluvut HR päänäkymä

19 Avainluvut HR Työajan käyttö

20 Avainluvut HR Eläköitymisennuste seuraaville 5 vuodelle

21 Avainluvut Laboratorio: Läpimenoajat sovellukset

22 Avainluvut Läpimenoaika mittaristo Sisäisen tehokkuuden monitorointi

23 Avainluvut Laboratorio: Luonnonvaraiset eläimet näytteet: susi

24 Avainluvut Laboratorio: Viljavalvonta - GeoAnalytiikka käytössä

25 Avainluvut Ruokamyrkytykset Suomessa

26 Hankkeen edut

27 Hankkeen edut Käyttäjä voi vapaasti analysoida käytettävissä olevaa tietoa esim. vapaan tiedonhaun, rajausten tekemisen, porautumisen sekä katselunäkökulmien vaihtamisen avulla. Hanke mahdollistaa datan yhdistelyn eri lähteistä, jolloin voimme analysoida tietoa monista eri lähdejärjestelmistä. Hanke tarjoaa meille mahdollisuuden tiedon ja valmiiden analyysien jakamiseen ja esittämiseen.

28 Hankkeen edut Yhteen teknologiaan perustuva ratkaisu takaa meille ympäristön hallittavuuden ja tietoturvan kaikilla eri päätelaitteilla. Suurin hyöty on kuitenkin meille se, että pystymme vapauttamaan merkittävän osan työajasta tiedon tuottamisesta sen analysointiin ja hyödyntämiseen.

29 Miltä tulevaisuus näyttää?

30 Nykytila Olemme edenneet hankkeessa oletettua nopeammin ja laajemmalla rintamalla. Onnistuneet pilotit ovat lisänneet mielenkiintoa hanketta kohtaan viraston sisällä. Hallinnon kehityshankkeita jatketaan kuluvana vuonna henkilöstöhallintopainotteisesti. Loppuvuodesta aloitetaan uuden Ruokaviraston analytiikkahanke. Laboratoriojärjestelmä Elmossa (LIMS) olevan datan analysointi etenee useiden eri pilottien kautta. Osaa piloteista tehdään asiakkaiden kanssa. Eviran substanssipuolella on tarkoitus toteuttaa pilottihankkeita elintarvike- ja kasviosastoilla.

31 Roadmap Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 HR/Talous kehitystyö käyttöönotto Jatko projektit Suunnittelu ja kehitystyö Ruokavirasto Data-driven management Toimittajan valinta Talousraportti Uudet liiketoimintamallit AI Laboratorio Määrittely Toteutus - Käyttöönotto BI Roadmap Pilotti projektit Asiakas-projekti pilotit BI Organization

32 Yhteistyö asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa Jatkossa tulemme tarjoamaan asiakkaille mahdollisuuden saada paremmin käyttöönsä nykyisissä Eviran järjestelmissä olevaa tietoa sekä mahdollisuuden kyseisen tiedon analysointiin. Tarkoituksena on avata nopeasti käytössämme olevaa tietoa eri tasoisesti, sen mukaan kun se on mahdollista lainsäädännön puitteissa.

33 Yhteistyö asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa Tulemme lisäämään asiakasprojekteja tiedon hallinnan ja käytettävyyden osalta siten, että saatavilla oleva tieto tuottaa aidosti lisähyötyä asiakkaiden liiketoiminnalle. Olemme aloittaneet ensimmäiset pilottiprojektit asiakkaiden kanssa. Olemme saaneet valmiiksi ensimmäisenä valtionhallinnossa tulossopimuksen sähköistämisen siten, että tulossopimuksen ja sen toteutumisen kommentointi on mahdollista myös sähköisesti. Ominaisuuden käyttöönotto menee uuden Ruokaviraston aloittamisen yhteyteen vuoden 2019 alkuun.

34 Mitä olemme oppineet?

35 Tähän mennessä opittua 1. Organisaation johto tulee sitouttaa ensimmäisestä päivästä hankkeeseen. 2. Vaatimusmäärittely on ehdottoman tärkeä osa hanketta. 3. Kilpailuttaminen kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisin ja siihen kannattaa sisällyttää organisaation omalla datalla toteutettava Proof of Concept. 4. Valittavan analytiikkajärjestelmän tulee pystyä mukautumaan organisaation tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa.

36 Tähän mennessä opittua 5. Hankinta kannattaa toteuttaa riittävän laajana, sillä tarpeet kasvavat toteutuksen edetessä. 6. On eduksi, että oma organisaatio on erittäin tärkeä järjestelmän toimittavan yrityksen liiketoiminnan kannalta. 7. Valittavan toimittajan kanssa tapahtuva avoin ja hyvä vuorovaikutus on ehdoton edellytys hankeen onnistumisen sekä sen jatkokehityksen kannalta.

37 Lisätiedot: Erik Semenius