RUOKAKULJETUKSET LÄHTÖPAIKKANA ALUEELLISET KESKUSKEITTIÖT

Transkriptio

1 1 (11) RUOKAKULJETUKSET LÄHTÖPAIKKANA ALUEELLISET KESKUSKEITTIÖT Seutukeskus Oy Häme pyytää Linnan Ateria Oy:n toimeksiannosta tarjoustanne oheisen liitteen mukaisista ruokakuljetuksista. Sopimuskausi on yksi (1) vuosi sekä yksi (1) optiovuosi. Sopimuksen on tarkoitus alkaa tai kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinta koskee Linnan Aterian alueellisten keskuskeittiöiden ruokakuljetuksia. Hankinta on jaettu neljään osakokonaisuuteen: 1. Iittalan keskuskeittiön arkipäiväkuljetukset 2. Rengon keskuskeittiön arkipäiväkuljetukset 3. Hauhon keskuskeittiön arkipäiväkuljetukset 4. Hakkalan keskuskeittiön sekä Lammin vanhainkodin keittiön arkipäivä- ja viikonloppukuljetukset Kuljetusreitit ja pisteet on kuvattu liitteessä nro 1. Palvelulle ja kuljetuskalustolle asetettavat vaatimukset on kuvattu liitteessä nro 2. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus) 2. Tarjousvertailu 3. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hinnoitteluliite Hinnat tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite nro 3). Muussa muodossa hinnoiteltuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjouslomakkeella on valmiit kirjaussarakkeet hinnoille ja muille tarvittaville tiedoille. Hinnoitteluliitettä ei saa muilta osin muuttaa tai muokata. Hinnat ja hinnoittelumekanismi sekä hinnanmuutokset Tarjouslomakkeella hinnat on ilmoitettava alv 0 %. Tarjoajaa pyydetään tarjouslomakkeella ilmoittamaan yhden päivän aikana ajettavat reitit yhteensä (päivähinta) sekä lisäksi kuljetustyön veloituksen /h. Reitille voidaan sopimusaikana lisätä tai siitä voidaan poistaa pudotuspisteitä, ilman että sillä on vaikutusta palvelun hinnoitteluun, mikäli ajamiseen käytetty aika ei oleellisesti muutu. Hinnat ovat voimassa koko varsinaisen sopimusvuoden kiinteänä. Mahdolliselle optiovuodelle on tehtävä hinnanmuutosesitys viimeistään neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden loppua. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Linnan Ateria Oy:n toimitusjohtajan hyväksymisen jälkeen.

2 2 (11) Sopimusehdot Hankinnassa joudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjoukset hyväksytään osakokonaisuuksittain. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoukset vertaillaan osakokonaisuuksittain, jolloin jokaisesta osakokonaisuudesta tehdään oma päätös. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. sopimusasiakirja 2. tarjouspyyntö 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 4. tarjous Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja toimittajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus, joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta kirjallisesti pureta. Purkaminen voi perustua vain toimittajan sopimusrikkomukseen. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos tarjoaja ei täytä sovittuja velvoitteita tai toistuvasti syyllistyy sopimuksen vastaiseen toimintaan. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopijapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopijapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta.

3 3 (11) Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Alihankinta Toimitusehto Maksuehto Laskutus Toimittaja vastaa mahdollisesta alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Maksuehto on 21 pv netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutus kahden viikon välein jälkikäteen. Laskutusperusteet tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, mikäli ne poikkeavat normaalista kuukausilaskutuksesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä yms. kustannuksia ei hyväksytä. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on niistä mainittava tarjouksessa erikseen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan voimassa olevan taksan mukaisesti. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot on esitetty tarjouslomakkeessa liitteessä 3. Valintaperusteet on esitetty liitteessä numero 4. Valitun toimittajan/valittujen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen, mm. tilausten, toimitusten, jakeluteiden, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Hankintapäätös ja -sopimus Linnan Ateria Oy:n toimitusjohtaja tekee hankinnasta hankintapäätöksen. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen klo 12 mennessä. Viestin otsikoksi tulee merkitä Kysymykset alueellisten keskuskeittiöiden ruokakuljetuksista. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan hankintayksikön internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa:

4 4 (11) Tarjouksessa esitettävät tiedot Tarjous tehdään liitteen nro 3 mukaisesti tarjouslomakkeella. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että tarjouslomake on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Vastausaika Tarjoukset on jätettävä klo mennessä. Tarjous on voimassa 3 kuukautta jättöpäivästä lukien. Vastausosoitteet Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena tai sähköpostitse (jos sähköiset yhteydet on tarjoajalla käytettävissä) Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Palvelu sopimusaikana on annettava sujuvalla suomen kielellä. sähköposti osoite johanna.tuomola@seutukeskus.fi Seutukeskus Oy Häme Johanna Tuomola Arvi Kariston katu 1 b HÄMEENLINNA Kuoreen/Viestiin tulee merkitä Kuljetustarjous alueellisten keskuskeittiöiden ruokakuljetuksista SEUTUKESKUS OY HÄME psta Jussi Oksa hankintajohtaja LIITTEET 1) kuljetusreitit ja pisteet 2) palvelun ja kuljetuskaluston laatu 3) tarjouslomake 4) valintaperusteet

5 5 (11) KULJETUSREITIT : IITTALA (OSAKOKONAISUUS 1) LIITE 1 IITTALAN KESKUSKEITTIÖ, Hollaajantie 2, Iittala Kaikkien reittien palautuskuorma (palautetut kuljetusastiat, mahdollinen kirjallinen aineisto tms.) tuodaan takaisin Iittalan keskuskeittiölle reitin päätteeksi. Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai: Reitti 1 lähtö klo Iittalan keskuskeittiö Yksi pudotuspiste Palvelukoti Koivurinne Iittalantie 404, Iittala Reitin kuorma koostuu 6 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 50 kg. Reitti 2 lähtö klo Iittalan keskuskeittiö Neljä pudotuspistettä Päiväkoti Peukaloinen keittiö Norstedtintie 2 (Pk Peukaloinen, Peipposet uusi tila ja Tiaiset) (kolme pudotusta) (Vilkkilä Antintie 1) ( yksi pudotus) Reitin kuorma koostuu 14 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 110 kg.

6 6 (11) KULJETUSREITIT : RENKO (OSAKOKONAISUUS 2) RENGON KESKUSKEITTIÖ, Urheilutie 2, Renko Kaikkien reittien palautuskuorma (palautetut kuljetusastiat, mahdollinen kirjallinen aineisto tms.) tuodaan takaisin Rengon keskuskeittiölle reitin päätteeksi. Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai: Reitti 1 lähtö klo 9.50 Rengon keskuskeittiö Kirkonseudun koulun väestö Rengonraitti 7 Yksi pudotuspiste Reitin 1 kuorma koostuu 12 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400 mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 100 kg. Reitti 2 lähtö klo Rengon keskuskeittiö Nevilän koulu Hyvikkäläntie 1282 Nummenkylän koulu Härkätie 169 Kaksi pudotuspistettä (eri pisteet) Reitin 2 kuorma koostuu 5 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400 mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 40 kg. Reitti 3 lähtö klo Rengon keskuskeittiö Palvelukoti Raitaharju Rengonraitti 21 A Vanhustentalo Rengonraitti 19 Kaksi pudotuspistettä (eri pisteet) Reitin 3 kuorma koostuu 3 mustista laatikoista (pohjan ala 450x330mm ) sekä 4 mustasta laatikosta (pohjan ala 650x400 mm). Kuljetuksen keskimääräinen kg-määrä 25 kg.

7 7 (11) KULJETUSREITIT JA PISTEET: HAUHO (OSAKOKONAISUUS 3) LÄHETTÄJÄ HAUHON KESKUSKEITTIÖ Punnanmäentie 12, Hauho Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai Reitti 1 lähtö klo 9.30 Hauhon yhtenäiskoulu Tanhuantie 2 Alvettulan koulu ja esikoulu Alvettulantie 183 Päiväkoti Lastentupa Alvettulantie 171 A5 Hauhon keskuskeittiö klo Reitin 1 kuorma koostuu: 1 lämpökuljetusvaunu, 12 kpl isoa laatikkoa, 2 kpl pientä laatikkoa Reitti 2 lähtö klo Päiväkoti Myllytupa Sullitunkuja 4 Koivukoto Kurrenkuja 1 Sullittu Sullituntie 5 Hauhon keskuskeittiö n. klo Reitin 2 kuorma koostuu: 15 kpl isoa laatikkoa ERI KULJETUS REITILLE 3 Reitti 3 lähtö klo Tenavatupa, Tuulos ( ryhmikset 2 kpl, esikoulu) Lakkolantie 26 Tuulos Hoivatuuli ja Birgittakoti Syrjäntaantie 62 Hauhon keskuskeittiö n. klo Reitin 3 kuorma koostuu: 10 kpl isoa laatikkoa Kuljetettavien vaunujen ja laatikoiden koot: lämpökuljetusvaunu ( 492 x 769 x 1448 mm) iso laatikko ( 40 x 60 x 30 mm) pieni laatikko ( 40 x 32 x 32 mm )

8 8 (11) KULJETUSREITIT JA PISTEET: LAMMI (OSAKOKONAISUUS 4) LÄHETTÄJÄ Hakkalan keskuskeittiö, Lamminraitti 35, Lammi Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai Reitti 1 lähtö klo Konnarin koulu Mommilantie 21 Kataloisten koulu Kataloistentie 683 Reitin 1 kuorma koostuu: 2 lämpökuljetusvaunua, 6 kpl isoa laatikkoa ja 2 kpl pieni laatikko LÄHETTÄJÄ Lammin vanhainkodin keittiö, Evontie 33, Lammi Päivittäiset kuljetusreitit maanantai-perjantai Reitti 1 klo Naskalin asumisyksikkö Naskalintie 5 Reitti 2 lähtö klo Naskalin asumisyksikkö Naskalintie 5 Päivittäiset kuljetusreitit lauantai-sunnuntai Reitti 1 lähtö klo Naskalin asumisyksikkö Naskalintie 5 Palkkisillan palvelutalo Viisarintie 3 Reitin 1 kuorma koostuu: 6 kpl isoa laatikkoa Reitti 2 lähtö klo Naskalin asumisyksikkö Naskalintie 5 Palkkisillan palvelutalo Viisarintie 3 Reitin 2 kuorma koostuu: 4 kpl isoa laatikkoa Kuljetettavien vaunujen ja laatikoiden koot samat kuin osakokonaisuudessa 3.

9 9 (11) PALVELUN JA KULJETUSKALUSTON VAATIMUKSET LIITE 2 Kuljetuskaluston tulee osakokonaisuuksien 3 ja 4 (Hauho ja Lammi) kuljetuksissa olla varustettu perälautanosturilla, koska kuljetukset pakataan osittain pyörillä varustettuihin lämpökuljetusvaunuihin. Osakokonaisuudessa 4 kuljetuskaluston tulee olla varustettu perälautanosturilla, jonka lavan on noustava vähintään 115 cm korkeuteen. Osakokonaisuuksien 1 ja 2 (Iittala ja Renko) kuljetukset voidaan hoitaa paketti- tai kevytkuorma-autolla. Kuljetushenkilöstön tulee huomioida ruoankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia huolellisesti ja sovitussa aikataulussa. Kuljetushenkilöstöllä tulee olla suoritettuna hygieniapassi viimeistään sopimuskauden alkaessa. Kuljetuksen tarjoajan tulee osoittaa voimassa oleva todistus elintarvikevalvontaviranomaisten hyväksynnästä elintarvikekuljetuksiin ennen sopimuskauden alkua. Kuljetuskalusto tulee pestä päivittäin elintarvikekäyttöön hyväksyttävällä pesuaineella. Kuljetuksen tarjoajan tulee osoittaa voimassa oleva pesuohjelma siihen liittyvine hygieniavarmistuksineen Linnan Ateria Oy:n omavalvonnan liitteeksi (minimivaatimus).

10 10 (11) LIITE 3 TARJOUSLOMAKE Toimitetaan tarjouspyynnön toimittamisen yhteydessä erillisenä tiedostona.

11 11 (11) VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET LIITE 4 Kokonaistaloudellisesti edullisin osakokonaisuuksittain seuraavin perustein: HINTA 80% LAATU 20% Hinta Edullisin päivän hinta saa vertailussa 80 pistettä, muut pisteytetään suhteessa edullisimpaan hintaan. Laatu Laadun osalta arvioidaan tarjoajan luotettavuutta tarjoajan tarjoukseensa liittämän varasuunnitelman kuvauksen perusteella. Jokaiselle tarjottavalle reitille on tehtävä oma varasuunnitelmansa ja kuvauksesta on selvittävä mitä reittejä se koskee. Varasuunnitelmasta on mahdollista saada maksimissaan 20 pistettä. Täydet pisteet saa, mikäli kuvauksessa on esitetty selkeästi ja yksityiskohtaisesti varasuunnitelma seuraavissa usein toistuvissa poikkeustilanteissa: 1. Kuljettajan loma-aika 2. Kuljettajan sairastuminen 3. Kuljetuskaluston rikkoontuminen