VAKUUTUSTEN KILPAILUTTAMISPROSESSIN HOITAMINEN

Transkriptio

1 1 (8) VAKUUTUSTEN KILPAILUTTAMISPROSESSIN HOITAMINEN HANKINNAN KOHDE Seutukeskus Oy Häme pyytää Hattulan kunnan ( ja Janakkalan kunnan ( toimeksiannosta tarjoustanne vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitamisesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja, joka hoitaa sekä Hattulan kunnan että Janakkalan kunnan vakuutusten kilpailuttamisprosessin. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hattulan kunta ja Janakkalan kunta kilpailuttavat vakuutusyhtiöt neljäksi (4) vuodeksi. Tällä hetkellä vakuutukset hoitaa Pohjantähti Keskinäinen Vakuutusyhtiö ja sopimukset ovat voimassa saakka. Hankinnan kohde on vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitaminen vuosien vakuutusten osalta. Hattulan kunnan osalta vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitaminen koskee kunnan lisäksi Hattula-Kiinteistöt Oy:tä. Janakkalan kunnan osalta vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitaminen koskee kunnan lisäksi Janakkalan Vesi -liikelaitosta, Janakkalan Asunnot Oy:tä, Janakkalan Teollisuusalueet Oy:tä ja Janakkalan Palvelutalosäätiötä. Vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitamiseen kuuluvat seuraavat asiat: - tarvittavien tietojen kokoaminen/olemassa olevien tietojen päivittäminen kuntien ja muiden yhteisöjen kiinteistöistä - kuntien ja muiden yhteisöjen vakuutusten/riskien selvittäminen - vakuutustarpeen selvittäminen ja täsmentäminen yhdessä kuntien ja muiden yhteisöjen edustajien kanssa - tarjouspyynnön laatiminen yhteistyössä kuntien ja muiden yhteisöjen edustajien kanssa - tarvittavat hankintailmoitukset (varsinainen vakuutusten kilpailuttaminen on todennäköisesti EU-kynnysarvon ylittävä hankinta) - tarvittava asiakirjahallinto kilpailuttamisprosessin osalta - tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen - tarjousvertailun tekeminen ja ehdotuksen laatiminen kuntien edustajille (sisältäen hankintalain mukaisen vertailun ja perustellun päätösesityksen) siten, että kilpailutetut vakuutukset saadaan voimaan alkaen Liitteessä numero 1 on taustatietoja Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan vakuutuksiin liittyen.

2 2 (8) Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, joten hankinnassa ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVE- LUT), vaikka hankinnassa ei sovelletakaan lakia julkisista hankinnoista. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan ostajan sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja toimittajan välille. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kahden (2) kuukauden ajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti.

3 3 (8) HINTA JA HINNOITTELU MAKSUEHTO JA LASKUTUS SOVELTUVUUSPERUSTEET Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 2). Hinnan tulee olla kiinteä maksu kilpailuttamisprosessin hoitamisesta, joten sitä ei saa sitoa vakuutussummiin tai muihin muuttuviin tekijöihin. Hintaan tulee sisältyä kaksi (2) kokousta Hattulan kunnassa kaikkine kuluineen ja kaksi (2) kokousta Janakkalan kunnassa kaikkine kuluineen. Mikäli valitun toimittajan tulee osallistua useampaan kuin kahteen (2) kokoukseen per kunta, voi niistä matkoista veloittaa verohallinnon hyväksymän kilometrikorvauksen ja mahdolliset päivärahat, mutta ei mitään muita korvauksia (esimerkiksi työvoimakustannuksia). Muut hankinnan kohteen mukaisen työn suorittamiseen liittyvät matkakustannukset ja päivärahat sisältyvät tarjottuun kiinteään kokonaishintaan. Maksuehto on 21 päivää netto. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Laskutus hyväksytyn toimeksiannon jälkeen. Laskun/laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Mitään muita kustannuksia kuin kiinteä tarjottu hinta ei voi laskuttaa, ellei siitä ole erikseen sovittu Hattulan kunnan osalta kunnan talousjohtajan kanssa ja Janakkalan kunnan osalta kunnan talousjohtajan kanssa. Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajalla tulee olla riittävästi kokemusta julkishallinnon vakuutusten kilpailuttamisesta vuosina Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kolmen (3) julkishallinnon vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitamista em. vuosien aikana. Tarjoajan on pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä toimitettava luettelo referenssikilpailutuksista yhteyshenkilöineen vuosilta 2009.

4 4 (8) HANKINTAPÄÄTÖKSEN PERUSTEET 5. Tarjoajayhteisön on oltava riippumaton vakuutusyhtiöihin nähden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys tarjoajayhteisön riippumattomuudesta vakuutusyhtiöihin nähden (sisältäen yleisselvityksen riippumattomuudesta, omistuspohjaselvityksen ja kirjallisen vakuutuksen riippumattomuudesta). Hankintapäätöksen perusteet ovat tärkeysjärjestyksessä seuraavat: - Kokonaishinta - Tarjoajan palvelutiimin koulutus sekä kokemus julkishallinnon vakuutusten kilpailuttamisesta vuosina 2009 Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekevät Hattulan kunta ja Janakkalan kunta. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 4.6. klo 9.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitamisesta. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 2). Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoukset liitteineen on jätettävä klo 9.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään neljä (4) kuukautta em. päivästä lukien.

5 VASTAUSOSOITE 5 (8) Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous vakuutusten kilpailuttamisprosessin hoitamisesta ). sähköposti: Aapo.Korte@seutukeskus.fi PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa SEUTUKESKUS OY HÄME puolesta TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Mika Kantola toimitusjohtaja LIITE 1 LIITE 2 Taustatietoja vakuutuksiin liittyen Tarjous- ja hinnoittelulomake

6 TAUSTATIETOJA VAKUUTUKSIIN LIITTYEN Hattulan kunta Kunnan asukasluku (tilinpäätös 2011): asukasta 6 (8) LIITE 1 Kunnan ja muiden yhteisöjen työntekijöiden lukumäärä: vakinaiset 391 henkilöä (talousarvio 402 henkilöä) + määräaikaiset 47 henkilöä + sijaiset 44 henkilöä + työllistetyt/oppisopimuskoul. 20 henkilöä = 502 henkilöä Kunnan luottamushenkilöiden lukumäärä: 107 henkilöä Vakuutettavien kiinteistöjen lukumäärä: 39 omaa rakennusta (kokonaispinta-ala m 2, vuoden 2013 aikana voi tapahtua muutoksia), vuokrattua tilaa yhteensä m 2 Vakuutettavan maa- ja metsäomaisuuden määrä: peltoa noin 59 ha, metsää noin 476 ha, hoidettavia kaavateitä 58 km, kevyen liikenteen väyliä 10 km, leikkipuistoja 14 kpl, rakennettuja puistoja ja suojaviheriöitä 24 ha, hoidossa olevia kenttiä 15 kpl, uimarantoja 5 kpl, vuokrattavia venepaikkoja 85 kpl Vakuutettavien ajoneuvojen lukumäärä: 30 ajoneuvoa (mukaan luettuna peräkärryt ja ei-rekisterissä olevat ajoneuvot) Vakuutettavien taide-esineiden tms. lukumäärä: 134 kpl sijoitettuna eri yksiköihin ja toimipisteisiin (tilinpäätöksen 2011 kirjanpitoarvo yhteensä ,61 euroa, yksittäinen arvokkain teos ,55 euroa) Janakkalan kunta Kunnan asukasluku (tilinpäätös 2011): asukasta Kunnan ja muiden yhteisöjen työntekijöiden lukumäärä: henkilöä (Janakkalan kunta) + 15 henkilöä (Janakkalan Vesi -liikelaitos) + 3 henkilöä (Janakkalan Asunnot Oy) + 2 henkilöä (Janakkalan Teollisuusalueet Oy) = henkilöä Kunnan luottamushenkilöiden lukumäärä: 43 henkilöä (valtuutettujen lukumäärä) Vakuutettavien kiinteistöjen lukumäärä: 66 kpl Vakuutettavien ajoneuvojen lukumäärä: 55 kpl (luettelo alla) Vakuutettavien taide-esineiden tms. lukumäärä: 246 kpl Vakuutettavien museoesineiden lukumäärä: noin 200 kpl Janakkalan kunta: - lakisääteinen tapaturmavakuutus - vapaaehtoinen työnantajan vakuutus omaishoitajat - vapaaehtoinen työnantajan vakuutus kuntouttava työtoiminta - kunnan omaisuus (kiinteistöt + irtaimisto), metsät, vastuuvakuutus, kuntalaisen tapaturmavakuutus, kunnan työntekijöiden matkavakuutus - terveysaseman koneet ja laitteet - omaisuus eri paikoissa Janakkalassa - taide-esineet ja Ida Ahlbergin museoesineet

7 - kunta: o 14 kpl perävaunuja o 2 kpl kuorma-autoja o 9 kpl moottorityökoneita o 5 kpl pakettiautoja o 4 kpl henkilöautoja - kunta/konepalvelut: o 2 kpl traktoreita o 6 kpl henkilöautoja o 1 kpl moottorityökone o 3 kpl moottorikelkkoja - kunta/perusturva, työpaja: o 1 kpl pakettiauto Janakkalan Vesi -liikelaitos: - omaisuus- ja jouduttamiskuluvakuutus - 5 kpl pakettiautoja - 3 kpl perävaunuja Janakkalan Asunnot Oy: - lakisääteinen tapaturmavakuutus - hallinnon vastuuvakuutus - kiinteistövakuutus - toimiston irtain + matkatavaravakuutus Janakkalan Teollisuusalueet Oy: - lakisääteinen tapaturmavakuutus - omaisuus, vastuu, oikeusturva, hallinnon vastuu - sokeritehtaan kiinteistö ja omaisuus 7 (8) Janakkalan Palvelutalosäätiö: - lakisääteinen tapaturmavakuutus - potilasvakuutus - omaisuus (kiinteistö + irtaimisto), oikeusturva, vuokratulonmenetys, henkilövakuutus (palkattomat työntekijät)

8 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 8 (8) LIITE 2 Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: